Qual a diferença entre planner, agenda e caderno de organização, e qual deles é o melhor para começar a se organizar?

Eu recebi essa pergunta por e-mail e, como não consigo atender individualmente todas as perguntas que recebo, capturo algumas ideias para abordar em formato de posts, quando for o caso. Desta vez, recebi essa dúvida, que é bem comum, e achei que daria um ótimo post. Espero que você que me escreveu possa ver utilidade nele, assim como outros leitores.

Penso que o mais importante quando a gente está começando a se organizar e a buscar ferramentas é entender que a organização não está na ferramenta em si, mas em você desenvolver um processo individual de organização, que vai abrigar quem você é, seu estilo, suas necessidades, suas atividades, e então abrigar tudo isso usando ferramentas que você já esteja acostumada(o) a usar, porque são naturais para você.

Então, antes de se perguntar qual das ferramentas do título é melhor ou mais indicada, vale a pena a gente pensar no propósito de uso de cada uma delas.

Em teoria, um planner serve para você “se planejar” – o que pode parecer óbvio, mas não é tanto assim. Se você ler o meu texto que explica a diferença entre organizar x planejar x registrar, verá que o buraco é um pouco mais embaixo. Muitas pessoas ficam confusas usando um planner justamente porque o planner, em si, não resolve problemas de organização. É isso o que acaba fazendo as pessoas ficarem confusas com um bullet journal também, por exemplo. Falta algo, sabem? Então vamos falar sobre esse processo.

Nota da autora: Pode ser que você fique confusa(o) com alguns termos usados aqui ao longo do texto. Planners e bullet journals são apenas ferramentas. Não se prenda a essas definições agora. Leia o restante do texto e, caso alguma dessas ferramentas te interesse, uma busca no blog por esses termos trará tudo o que você precisa saber a respeito de cada uma delas. 😉

Minha recomendação para você começar a se organizar e encontrar as ferramentas mais adequadas:

1 – Tenha algo (um caderno) para anotações do dia a dia. Essas anotações vão desde lembretes (“preciso comprar pilha!”) até notas em sala de aula, reuniões, pensamentos. Esse caderno de notas não será usado para organização, mas apenas para a captação de ideias. Depois que você passar para esse caderno, a recomendação é que você tenha uma rotina diária para esclarecer o que aqueles itens escritos significam para você e, só então organizá-los em outro lugar. Tenha esse bloco de notas sempre com você, pois boas ideias e lembretes podem surgir a qualquer momento e a ideia é você capturar para não esquecer e, assim, deixar a sua mente mais tranquila.

2 – Aí entram as ferramentas de organização. Você pode ter uma agenda (para anotar tudo o que precisa ser feito em um dia ou horário específico, ou informações referentes a um dia específicos), um aplicativo (ou caderno só para esta finalidade – diferente do caderno de captura) onde anotará suas listas de tarefas, projetos, objetivos e coisas a fazer de modo geral, e também ferramentas (pastas, Google Drive, Dropbox etc) para armazenar textos, artigos e materiais de referência, que não demandem ação, mas sejam apenas consulta. Veja que, antes de organizar, você precisa capturar, depois esclarecer, e só então organizar. Se você tentar fazer tudo isso ao mesmo tempo, seu sistema vai ficar confuso e bagunçado, o contrário do que você queria.

3 – Só depois de ter suas informações organizadas você pode querer (e é totalmente opcional) ter ferramentas para planejamento, como planners, bullet journals e outros. Outra coisa que também é opcional são as ferramentas de registro, onde você pode querer, por exemplo, registrar quais atividades (log) fez no dia ou os hábitos (beber mais água, meditar etc). Tudo isso é opcional e depende do que é importante para você no momento, se você tem a necessidade (pela natureza do seu trabalho ou estudos) registrar e por aí vai.

Nota: Todas as minhas recomendações são baseadas essencialmente no método GTD, criado por David Allen, com toques pessoais meus. 😉

O que causa confusão é não ter esse processo pessoal, pois é esse processo que vai direcionar as ferramentas que você vai usar.

Minha recomendação de processo então é a seguinte:

Desde a hora que você acordar, você vai se guiar pelas suas ferramentas de organização: o que tem na agenda (e vai cumprindo o que está na agenda) e o que tem para fazer em suas listas de coisas a fazer. E veja, existem diversas maneiras de você decidir o que é mais importante executar momento a momento, de acordo com as suas prioridades. Você pode começar inicialmente seguindo a sua própria intuição (que é fortíssima – não a menospreze) e, depois, ir acompanhando os textos diariamente aqui no blog que ajudam com essas questões.

Ao longo do dia, vai receber informações e fazer anotações de tudo isso nas suas ferramentas de captura. O tempo todo. Por isso é importante ter sempre seu bloquinho com você.

Quando tiver um tempinho, nos intervalos do seu dia, vá processando (esclarecendo) o que capturou. Isso vale não apenas para anotações, mas para e-mails, mensagens, What’s App etc. Quado você esclarecer, já organiza no lugar certo (se entrar na agenda, põe na agenda – se for tarefa, põe na lista de tarefas e assim por diante).

Se sentir necessidade, faça planejamentos do seu dia, da sua semana… mas apenas se você sentir essa necessidade. De modo geral, se você tiver um sistema organizado, ele por si só já deverá suficiente para o seu dia a dia. Mas, mesmo assim, algumas pessoas gostam de montar planejamentos. “Ah, para hoje quero tentar fazer tais tarefas”. Ou, “para esta semana, tantas outras”. “Quero pegar esse projeto e planejá-lo com mais calma”. Fica ao seu critério. O que estou dizendo é que o planejamento é algo totalmente opcional a ser feito DEPOIS que você tem as suas informações organizadas. Não dá para fazer isso antes porque no processo de organizar que nasce a clareza. E para esses planejamentos você pode usar as mais diversas ferramentas – de planner a mapa mental no papel ou no computador.

Da mesma maneira, se precisar fazer um registro do que faz, faça à medida que as coisas forem acontecendo, ou reserve um período de noite para revisar o que foi feito. Também é totalmente opcional.

Perceba que, então, para escolher quais as melhores ferramentas para você, você precisa entender o que fazer com cada uma delas, porque apenas desta maneira o uso fará sentido na sua vida.

Espero que este post tenha deixado essa relação mais clara e tenha dado um direcionamento para você começar a se organizar.

Para uma exploração mais aprofundada, conheça o meu livro “Vida Organizada” (2014) ou acesse o curso online “Organize-se em 2018”. Obrigada!