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Revistas que eu (ainda) leio

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O mercado publieditorial tem sofrido muito com a Internet. As pessoas têm lido menos e consumido menos conteúdo impresso. Blogs e canais no YouTube têm trazido conteúdos tão ou mais ricos que os das revistas, quando não em tempo real, quando se fala em notícias e acontecimentos. Mesmo assim, eu ainda gosto do prazer que é pegar uma revista na mão, desconectada, e aproveitar sua leitura. Muitas delas têm a ver com o tema do blog (organização e produtividade). Por isso, resolvi escrever este post para compartilhar quais são as revistas que eu ainda leio e comentar um pouco sobre os motivos.

Casa & Comida (Ed. Globo)

Esta revista é da família da revista Casa & Jardim, que também gosto bastante, porém é mais focada em decoração. A Casa & Comida fala sobre comer, beber e receber bem. O que eu mais gosto na revista são as novidades para a vida real em termos de gastronomia, conhecer coisas novas e receitas diferentes, tudo com uma diagramação muito bonita e fotos incríveis. Para mim, é a revista nacional mais bem feita atualmente.

Quatro Cinco Um

Essa revista foi um dos melhores achados dos últimos meses. Trata-se de uma publicação praticamente independente sobre literatura, que traz resenhas e reportagens, além da divulgação dos lançamentos nas áreas de humanas, psicologia, educação, teatro, entre outras. Surgiu para fomentar o mercado e trazer textos e entrevistas maravilhosos sobre livros novos e clássicos. Ela não é vendida em bancas, mas você pode assinar pelo site ou comprar em livrarias como a Cultura e a Martins Fontes.

Roadie Crew

Da mesma maneira que eu gosto de acompanhar os lançamentos editoriais, eu também gosto de acompanhar o que acontece no mundo da música ou, mais especificamente, rock e metal. Uma revista que leio há pelo menos 18 anos é a Roadie Crew, que segue firme e forte mês após mês nas bancas e traz sempre reportagens, colunas e entrevistas fantásticas, além de fazer resenhas de discos novos e trabalhos independentes.

Mente e Cérebro (Ed. Segmento)

Uma revista sobre psicologia, psicanálise e neurociência que tinha tudo para ser técnica, mas traz textos que podem ser lidos por quem não é da área também, e são sempre assuntos muito pertinentes, do dia a dia, e que podem nos introduzir a um tema que nos fará ter vontade de pesquisar mais. Vale nem que seja a título de curiosidade para você se conhecer melhor e entender os outros seres humanos ao seu redor.

Você S/A (Ed. Abril)

Apesar de ter mudado muitas vezes de editores ao longo dos últimos anos, a Você S/A ainda é a única revista nacional que trata sobre temas relacionados ao mercado de trabalho com foco na formação profissional de cada um. Os textos não trazem tanto conteúdo inovador quanto antes, mas são sim um bom aglomerado de dicas e de despertar de reflexões que podem ajudar quem está aí batalhando no mercado de trabalho.

Country Living

Saindo um pouco da esfera editorial brasileira, uma das minhas revistas preferidas é a Country Living americana (a inglesa também é ótima). Foco em decoração com ar rústico, traz sempre boas ideias para cuidar da casa. Como é uma publicação antiga, ela precisa estar sempre se reinventando. Como eu trabalho com conteúdo, acho demais acompanhar esse amadurecimento. Não compro a versão física porque é importada e chega no Brasil por um preço muito caro. Leio pelo iPad.

MS Living

Por último mas não menos importante está a revista da Martha Stewart (uma das), MS Living, que traz “coisas boas” a cada edição. Fala sobre cuidados pessoais, comida, receber bem, decoração, saúde e muito mais. Aqui no Brasil a Martha Stewart não é tão reverenciada quanto nos Estados Unidos, mas eu gosto muito da qualidade do trabalho dela, especialmente nessa revista. Também não compro a versão física e apenas leio no iPad.

E você, ainda gosta de ler revistas como eu? Que revistas você lê? Por favor, poste nos comentários!

Meu sistema GTD atual: Projetos (Julho 2017)

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Criei uma série para mostrar meu sistema atual, pois assim cada post não fica tão grande e eu também consigo mostrar direitinho o que tem em cada elemento do meu sistema. Hoje vou falar sobre projetos, que é o assunto que mais gera dúvidas.

No fluxo acima, estamos no Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Delegue Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Qual o resultado desejado? > Projetos e arquivos de suporte aos projetos.

Lembre-se da definição de projeto para o GTD: todo resultado desejado que demanda múltiplos passos para ser concluído em até um ano.

Ferramentas utilizadas:
Evernote de modo geral. Porém, tenho muito material de suporte em fontes diversas, em papel e digital. Ao longo do post, vou explorar mais esse assunto.

Como é a organização:
Eu tenho uma pilha de cadernos chamada “Projetos” e, dentro dela, cadernos para os projetos. Eu categorizo de acordo com o que faz sentido visualizar de maneira segmentada. Não categorizo por áreas de foco, por exemplo. Essa categorização muda com frequência, pois o sistema serve justamente para atender minhas necessidades de revisão. No momento, eu uso a seguinte categorização:

Se eu quiser visualizar quantos projetos tenho no total, basta clicar em cima da pilha “Projetos” e selecionar o total de notas.

Uma nota por projeto

Eu uso uma nota por projeto. Faço dessa maneira porque, assim, eu consigo mover facilmente projetos entre os horizontes ou entre a lista de projetos e algum dia / talvez. Esse ponto então é importante: usar o mesmo formato para todos os resultados desejados, para tornar a logística mais fácil.

Eu já usei o formato de um caderno por projeto e não uso mais porque:

  1. Nem todo projeto precisa de um caderno inteiro (tem projeto que não tem nem arquivo de suporte)
  2. Fica muito caderno e o Evernote tem limite de cadernos
  3. Acho que fica ruim a visualização na barra lateral

Atualmente uso uma nota por projeto e funciona bem.

Ainda sobre a categorização

A categorização da sua lista de projetos é algo adicional, que não é necessário, a não ser que você queira. É o tipo de personalização que você aprende fazendo o curso do Nível 2.

No meu caso, para mim faz sentido observar de maneira separada duas coisas em específico: meus processos de coaching em andamento e meus treinamentos em andamento. Vira e mexe crio categorias adicionais, como “eventos” ou “mudança”, como vocês podem conferir desta vez (estou mudando o escritório). Simplesmente pelo fato de que, para mim, faz sentido ver dessa forma (todos os projetos relacionados à mudança em um único lugar, por exemplo). Mas, de maneira geral, uma lista única de projetos funciona bem para a maioria das pessoas e frequentemente eu volto a usar uma lista única, porque é mais simples. O próprio David Allen diz que uma lista única funciona para a maioria das pessoas.

Eu reforço bastante isso porque a categorização precisa fazer sentido. Não fique tentando categorizar se for algo trabalhoso ou que você não esteja conseguindo chegar a um formato ideal. Se isso estiver acontecendo, é melhor usar uma única lista de projetos. Não force uma categorização.

Como planejo os meus projetos

O David Allen apresenta o Modelo de Planejamento Natural, que serve como ferramenta para planejarmos projetos. Existem projetos que não precisam de tanto planejamento, e se desdobram apenas com a identificação das próximas ações. Por isso o Modelo é apenas uma ferramenta, que você pode usar caso precise de mais planejamento. O Modelo é descrito em detalhes no capt. 3 do livro do GTD (A arte de fazer acontecer) e se resume em cinco estágios:

  1. Propósito
  2. Visão
  3. Brainstorm
  4. Organização
  5. Próximas ações

Basicamente, se você quiser planejar um projeto dentro do GTD, pode ser útil “verticalizar” seu pensamento e começar pelo propósito, e aí ir seguindo os estágios seguintes.

Muitas vezes, ao identificar um projeto, minha próxima ação é simplesmente “trabalhar no planejamento do projeto X”, pois efetivamente a primeira coisa que tenho que fazer é montar o planejamento. Essa é uma dúvida que muitas pessoas me perguntam. No momento em que você está esclarecendo sua caixa de entrada, você só deve executar ações que levam menos de dois minutos. Planejar um projeto não leva menos de dois minutos, então as outras opções são delegar ou adiar. Esse fluxo de pensamento precisa entrar em você para fazer as coisas acontecerem. Quando entrar, todo o seu GTD ficará muito mais fluido. Ou seja, “planejar um projeto” é uma ação em si que não dá pra ser feita na hora porque não leva menos de dois minutos. É isso.

Agora, a não ser que você queira (e possa) parar tudo o que você está fazendo para montar o seu planejamento do projeto. O que estou querendo dizer é que não precisa fazer na hora, se isso for mais te distrair e atrapalhar do que ajudar. A escolha deve ser sua, de acordo com as suas opções de coisas a fazer no dia.

Esse planejamento entra no que se chama de plano do projeto e eu coloco na parte de notas dentro do meu projeto. Assim:

A importância da organização do projeto

O estágio da Organização nesse Modelo serve para você saber o status do projeto. Você não controla esse status “pelas próximas ações”, mas sim pela organização.

É aqui na organização que entram cronogramas, listas de coisas a fazer, pipeline de ações e tudo mais o que geralmente as pessoas associam a “planejamento de projetos”.

O MPN (Modelo de Planejamento Natural) serve justamente para dar suporte aos outros itens que normalmente as pessoas não fazem com relação ao projeto (pensar em propósito, visão etc). Ele não substitui planejamentos formais em empresas – tais planejamentos entram dentro do MPN, na parte da organização. Esse entendimento também é importante. Ou seja: essas coisas entram dentro do MPN. Mas o MPN não substitui essas coisas. Elas se complementam. Só ter a parte de cronogramas e organização de modo geral pode não ser o suficiente. Mais uma vezm use o MPN como ferramenta.

Revisar todos esses passos listados na parte da organização dos projetos serve para você identificar as próximas ações. Eu dei um exemplo em um projeto de inglês, em um post anterior aqui no blog:

Na revisão semanal, eu olho essa parte da organização e me pergunto sobre cada item: Posso definir uma próxima ação para isto? E para aquilo? Se sim, eu esclareço a próxima ação e organizo adequadamente (= nas listas por contexto, no calendário, delego e vai pra aguardando resposta ou fazer em menos de dois minutos). O andamento do projeto é acompanhado por aqui (organização). Logo, se um item ainda não foi concluído, eu continuo definindo próximas ações até ele ser. Isso que me dá o controle do projeto. As próximas ações são apenas a operacionalização de cada um desses itens.

Há itens que eu eu já posso definir próximas ações e outros não, porque são itens que dependem da conclusão de outros. Nesse caso, eu não coloco ações que não sejam próximas ações nas minhas listas de próximas ações. Esse entendimento aqui não é apenas importante – ele é chave. Se você inserir nas suas listas de próximas ações ações que não sejam “próximas” (ou seja, que ainda dependam de outros acontecimentos antes), você vai travar suas listas de próximas ações. Então esta parte aqui da organização é essencial por isso – você pode inserir ações futuras e outras categorizações, como sequências, prioridades etc.

Um exemplo de próxima ação baseada na organização do projeto acima:

A ação está lá na lista do contexto em que quero ou preciso estar para executá-la. Como eu reviso as próximas ações antes dos projetos durante a minha Revisão Semanal, eu já sei quais estão definidas quando chego na parte dos projetos.

Pode linkar ações aos projetos?

Essa é uma das perguntas que eu mais recebo. Claro que você pode linkar. No Evernote, por exemplo, você pode copiar o link da nota das próximas ações e colocar no plano do projeto. Assim:

Agora, a pergunta é: Precisa? É necessário? Ou vai te dar mais trabalho? Avalie por aí e veja como funcionaria melhor para você.

Eu às vezes tento fazer isso (apenas para ter um registro das ações dentro do plano do projeto), mas sempre desisto porque não tem necessidade. Como faço o controle pela organização do projeto em si, as próximas ações são coisas muito voláteis e desnecessárias de se manterem registradas. Se cada vez que eu fizer uma alteração na ação (esclarecendo-a melhor, por exemplo) eu tiver que copiar e colar a nota novamente, vou perder mais tempo organizando meus projetos do que efetivamente trabalhando neles. Considere essa questão por aí também.

E linkar os projetos às áreas de foco? Ou aos objetivos relacionados?

Tudo, tudo pode ser feito. Depende apenas de você pensar: Preciso? Qual a necessidade? Vai ser eficiente? Vai dar retrabalho?

No Evernote, se eu fosse fazer, faria por tags (para as áreas de foco). Criaria uma tag para cada área e, no projeto, inseriria a tag. Poderia inserir em outros itens se eu quisesse também (ações, objetivos etc). Isso pode ser legal para dar uma visão do que “existe” para cada uma das áreas. Mas, mais uma vez: eu não faço. As revisões regulares de todo o meu sistema garantem que esteja tudo integrado sem precisar fazer isso por meio de tags ou outros artifícios. Mas, mais uma vez: é como eu faço (e procuro fazer como o David Allen recomenda). Não tem problema nenhum usar tags.

Arquivos de suporte ao projeto

Uma última coisa legal de se falar sobre projetos é sobre os arquivos de suporte.

Os projetos podem ter arquivos diversos de suporte, que servem justamente como apoio. Por exemplo: se eu for realizar uma viagem, as passagens compradas (o documento em si) são arquivos de suporte. Isso tem que ser organizado em algum lugar.

De modo geral, você pode organizar esses arquivos em qualquer ferramenta, tanto em formato de papel quanto em formato digital. Onde você vai listar onde estão esses documentos? Isso mesmo, no plano do projeto.

Exemplo de um projeto que tenho (“reformular a plataforma dos cursos online”):

Eu digitalizo bastante coisa para o Evernote, então copio e colo o link da nota no próprio plano do projeto.

Se o arquivo estiver em outra ferramenta, não há qualquer problema – eu registro onde está. Algo como:

  • Suporte ao projeto:
    • Mapa mental: link
    • Cronograma da equipe no Google Drive: link
    • Caderno no Evernote: Projeto X
    • Pasta: Projeto X
    • Dropbox: Projeto X

Você pode ter arquivos de suporte literalmente em qualquer lugar! Podem ser pastas de plástico cheias de papéis sobre o projeto, podem ser pastas no Dropbox, arquivos no seu e-mail, arquivos no seu Google Drive etc. Contanto que você tenha isso listado para identificar rapidamente (como mostrei no exemplo acima), as informações ficarão organizadas.

Eu trabalho com outras pessoas e, por isso, outras pessoas usam ferramentas diversas que elas compartilham comigo. Por esse motivo, essa organização é essencial. Eu não me obrigo a passar tudo para uma só ferramenta, o que pode dar mais trabalho que apenas linkar ou fazer referência no meu plano do projeto.

Lembre-se que esses arquivos devem ser revisados na Revisão Semanal para garantir que eles em si não desencadeiem próximas ações. Cronogramas de projetos (e outros afins que entram na parte da organização do projeto) também se enquadram como arquivos de suporte aos projetos.

Vale a pena dizer que, no Evernote, tenho uma pilha de “Suporte a projetos”, onde crio cadernos para alguns projetos. Apenas para alguns, por alguns motivos: 1) compartilhar com terceiros ou 2) disponibilizar off-line. Esses são os motivos de criar cadernos a parte. Do contrário, apenas uso tags nas notas, coloco dentro do arquivo de referência normal e linko a nota no plano do projeto.

Para viagens, por exemplo, é muito útil ter o caderno off-line no meu tablet ou celular.

Bom, gente, procurei esclarecer todas as dúvidas neste post. Caso tenham perguntas, sintam-se à vontade para escrever nos comentários. Posso ir complementando o post à medida que as dúvidas forem surgindo. Muito obrigada pela leitura e espero que o post tenha ajudado de alguma maneira.

O que é essencial para você hoje?

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Este é um post para você analisar a sua vida como um todo. Que tal agora?

Lembrando que:

Inerente a alguém, básico para você no momento

  • Quais são os relacionamentos essenciais na sua vida?
  • Quais são os projetos pessoais essenciais na sua vida hoje?
  • Quais são os projetos profissionais essenciais na sua vida hoje?
  • Quais são as atividades da sua rotina extremamente essenciais no momento?
  • Quais são os hobbies que são essenciais para você e talvez você não esteja dando atenção?
  • Quais são as decisões e atividades relacionadas à sua saúde essenciais neste momento?
  • Quais são os problemas que você realmente precisa resolver atualmente?
  • Quais são os processos do seu dia a dia que precisam ser melhorados para tudo em volta melhorar?
  • Quais são as habilidades profissionais essenciais que você precisa dominar no momento?
  • Quais são as contas essenciais que você precisa manter nesse momento?
  • Quais são as oportunidades essenciais que você precisa aproveitar?
  • Quais são os prazos essenciais que você precisa cumprir esta semana e hoje?
  • Quais são os objetos essenciais que precisam estar na sua mesa de trabalho no momento?
  • Quais são os objetos essenciais que você precisa ter em casa atualmente para a vida que você leva?
  • Quais são os sentimentos e afirmações essenciais que você precisa ter por si mesma(o) nesse momento?

Talvez seja desnecessário dizer mas, para tudo o que não for essencial, talvez seja a hora de dizer adeus. Busque a sua essência e encontre tempo. 😉

GTD e Estudos: Aprendendo a esclarecer tudo o que você captura

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Este post faz parte da série GTD e Estudos. Hoje vamos falar sobre o que fazer com cada uma das coisas que você captura, novos inputs e informações que chegam até você em formato de aulas, textos, notas e outros formatos.

A captura é um processo ativo, que você faz, quando toma notas em sala de aula, registra coisas que não pode esquecer ou traz um novo texto para ler, por exemplo, mas também é algo que acontece por você, quando você recebe e-mails, mensagens, demandas, interrupções etc. Por isso vimos, no primeiro post da série, a importância de ter lugares apropriados para fazer essa captura, através de caixas de entrada. Tenha sempre uma ferramenta de captura com você, que seja um caderninho ou algum aplicativo no celular.

Mas não basta apenas capturar esses inputs. Você precisa processar e esclarecer com uma frequência diária. Esclarecer diariamente é o ideal, pois não deixa que o volume acumule. Esclareça, no máximo, em até 48 horas, caso não consiga esclarecer no dia.

Esvaziar suas caixas de entrada não significa fazer ou resolver tudo o que você capturou. Significa apenas que você pegou cada um dos itens e esclareceu o que ele significa para você, organizando no lugar mais adequado do seu sistema. E como fazer isso?

Como esclarecer qualquer item da sua caixa de entrada

O GTD tem um fluxo que basta seguir e dá tudo certo! Veja a seguir:

Pegue o primeiro item da sua caixa de entrada ou ferramenta de captura e pergunte-se: o que é isso? Ou seja, o que significa para você? Responder, mesmo em voz alta, ajuda a deixar mais claro. Nunca volte nenhum item para a caixa de entrada. Esclareça assim que o pegar.

Depois pergunte-se: demanda ação? Você está comprometido(a) a agir com relação a esse item no momento? Porque isso é uma decisão. Você pode perfeitamente não saber também, ou não querer decidir no momento.

Caso o item não demande ação no momento, você tem três opções:

  1. Jogar fora, porque não vai mais precisar dele
  2. Arquivar, porque você quer guardar como referência
  3. Incubar, caso não demande ação no momento, mas pode ser que no futuro sim

Na sequência eu vou explicar como organizar cada uma dessas opções.

Caso demande ação, você precisa identificar: qual é a próxima ação? Qual é a primeira coisa que eu tenho que fazer para mover esse item adiante? Uma vez definida essa ação, que deve estar super clara, com verbos adequados, você tem também três opções:

  1. Fazer na hora, se levar menos de 2 minutos (mesmo que seja de baixa prioridade)
  2. Delegar, se você não for a pessoa mais apropriada para fazer
  3. Adiar para fazer no momento mais apropriado para você (ou seja, isso sim entra nas suas listas de coisas a fazer)

Na sequência eu também vou explicar como organizar cada uma dessas opções.

Sempre que você se deparar com algum item que por si só não conclua o todo, aquilo que você precisa fazer, é importante você se perguntar: qual o resultado desejado? Porque provavelmente você terá um projeto. Projeto, para o GTD, é todo resultado desejado que demande múltiplos passos para ser concluído, geralmente dentro do período de um ano. Então você vai ter projetos mais simples como “Finalizar disciplina X para o semestre” como projetos mais complexos como “Finalizar o TCC”.

Se você já usa GTD, minha dica aqui é que você pense sempre no cenário maior. Tenha bom-senso ao definir projetos. “Finalizar trabalho para semana que vem da disciplina Y” pode parecer um projeto, mas na verdade ele é um sub-projeto que faz parte do cenário maior, que é “Concluir disciplina Y no semestre”. Usar esse horizonte de um ano ajuda bastante a definir o que é ou não um projeto. Outro critério a se considerar é: preciso revisar esse projeto toda semana na minha revisão semanal? Esse é o acompanhamento dos projetos.

Onde organizar o que foi esclarecido

O post anterior foi uma orientação para a escolha de ferramentas. Use sua ferramenta de escolha então para criar as listas.

Como organizar o que não demanda ação

Lixo = Auto-explicativo.

Arquivo = Use ferramentas de armazenamento (📁 pastas físicas ou eletrônicas). As boas práticas para arquivar são: crie pastas em ordem alfabética, sem muitas sub-pastas. Por exemplo, em vez de fazer assim:

  • 📁 Metodologia
    • 📁 Trabalhos
    • 📁 Provas
    • 📁 Artigos
  • 📁 Português
    • 📁 Trabalhos
    • 📁 Provas
    • 📁 Artigos

A recomendação é fazer assim:

  • 📁 Metodologia – Trabalhos
  • 📁 Metodologia – Provas
  • 📁 Metodologia – Artigos
  • 📁 Português – Trabalhos
  • 📁 Português – Provas
  • 📁 Português – Artigos

Pois assim as coisas não ficam ocultas e você encontra com mais facilidade. Siga esse padrão sempre e mesmo que você tenha ferramentas diferentes será muito fácil arquivar e depois resgatar o que você precisar.

Incubar = Você pode colocar em uma lista chamada 🗒 Algum dia / talvez (se precisar revisar regularmente o item) ou inserir um lembrete dele no 📅 Calendário (se precisar revisar esse item apenas em uma época específica, e não toda semana).

Como organizar o que demanda ação

O que leva menos de 2 minutos = Faça na hora e não precisa organizar em lugar nenhum. O objetivo de fazer na hora é justamente que é mais fácil resolver que inserir em uma lista para resolver depois.

O que você delegou = Insira o item na lista🗒 Aguardando resposta. Uma boa prática é inserir o nome da pessoa, o que foi delegado e desde quando. Assim: Bruno – Finalizar redação do TCC – desde 12/06/17.

O que você adiou para fazer no momento mais apropriado = Se precisar ser feito em um dia ou horário específico, insira no seu 📅 Calendário. Se não tiver que ser feito em um dia ou horário específico, ou seja, só precisa ser feito o quanto antes, insira em uma lista de🗒 Próximas ações organizada por contextos. Por exemplo, se você precisa ter um computador para executar determinada ação, ela entraria na lista @Computador. Essa ação também pode ter um prazo (seja criterioso aqui com os prazos reais). Se não tiver, deixe sem prazo.

Caso você identifique um projeto, insira-o em uma lista de🗒 Projetos.

Em posts futuros, falarei mais sobre outras listas citadas no post anterior, como os resultados maiores e checklists. Por hora, você precisa conhecer as orientações acima para esclarecer tudo o que foi capturado.

Fica de lição de casa então:

  • Esclarecer tudo o que você já capturou
  • Esclarecer diariamente para pegar o hábito
  • Testar a organização das suas ferramentas através das práticas ensinadas neste post
  • Fazer uma super captura (se quiser) para treinar o esclarecer

Até o próximo post, quando falaremos sobre a revisão semanal. Se tiver dúvidas, por favor, poste nos comentários.

Meu sistema GTD atual: Listas do “Ground” (Julho 2017)

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Neste post, vou mostrar como estou usando as minhas listas no Evernote. Criei uma série para mostrar meu sistema atual, pois assim cada post não fica tão grande e eu também consigo mostrar direitinho o que tem em cada elemento do meu sistema.

No fluxo acima, estamos no Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Delegue Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Adie > Listas de próximas ações.

Ferramentas utilizadas:
Apenas Evernote. Usei o Todoist por mais de dois anos e queria mudar um pouco de ferramenta. Como já usava o Evernote para o resto, resolvi voltar. Já estou usando há cerca de dois meses e tem sido satisfatório. A dinâmica para ações é um pouco diferente da de aplicativos para tarefas de modo geral, mas para mim funciona. Neste post, vou falar sobre a estrutura e o fluxo.

Como é a organização:
Neste post, falarei sobre duas categorias funcionais: aguardando resposta e próximas ações por contexto. Gostaria de lembrar os seguintes conceitos:

Quando definimos uma próxima ação, no fluxo do esclarecer (na imagem acima), temos algumas opções do que fazer com essa ação:

  1. Se levar menos de 2 minutos, faça na hora. Porque é mais fácil executar que guardar em qualquer lista para fazer depois. Então não precisa organizar em nenhum lugar – basta fazer.
  2. Se levar mais tempo, pergunte-se se você é a pessoa mais apropriada para executar tal ação. Se não for, delegue para a pessoa certa e insira essa ação em uma lista de aguardando resposta.
  3. Se levar mais tempo e você não puder delegar (ou seja, você mesmo tem que fazer), adie para fazer no momento mais apropriado para você, que pode tanto ser em um dia ou horário específico (então entra no calendário, que já vimos no post anterior) ou o quanto antes, dependendo apenas de estar no contexto apropriado.

Vou mostrar abaixo como eu organizo as minhas listas no Evernote e, nos próximos posts, vou destrinchando todas. Hoje vou falar especificamente do nível “ground”, o térreo.

Eu basicamente trabalho com cadernos e pilhas de cadernos. Caso você não conheça a nomenclatura do Evernote, recomendo o tutorial básico no site da ferramenta.

O caderno “Entrada” é o meu caderno padrão, onde entram todas as coisas que eu capturo: ideias pelo celular, recibos, comprovantes, artigos da web, e-mails que eu envio para a ferramenta etc. Posso falar mais sobre esse fluxo em outro post, se vocês sentirem necessidade.

Hoje vou me ater só à pilha de cadernos para “Próximas ações” e, nos posts seguintes, explicarei o restante.

Esta é a minha pilha de cadernos para próximas ações:

Vale a pena falar que TODAS as listas são muito dinâmicas e eu crio e deleto à medida que sentir necessidade.

Pois bem, para os itens que estão aguardando resposta, eu tenho duas listas: uma padrão e outra para projetos de terceiros. Eu reviso semanalmente e, às quintas-feiras, costumo cobrar quem tem que ser cobrado.

Meu modo padrão de inserir o que está aguardando resposta é seguindo as boas práticas da David Allen Co., que são: nome da pessoa, o que está aguardando resposta e desde quando. Como o Evernote registra quando eu criei a nota, ela me basta para essa informação sobre a data. Caso eu insira depois do dia certo, eu apenas edito a data na própria nota. No exemplo abaixo, eu salvei um e-mail enviado no meu Evernote e ele está na minha lista de aguardando resposta.

Percebam que eu sempre insiro uma ação por nota. Também é recomendação da DAC fazer dessa forma. Toda a minha configuração foi baseada no guia oficial da ferramenta escrito por eles, pois isso me ajuda na hora de ensinar GTD nas turmas que ministro.

Em “Assuntos a tratar”, separo por pessoas e reuniões. Uma nota por pessoa, uma nota por reunião. Então eu basicamente crio uma nota para cada pessoa com a qual frequentemente tenho assuntos a tratar e uma nota para cada reunião recorrente que costumo participar. Isso me ajuda a organizar as ideias que eu possa querer abordar com determinada pessoa ou em determinada reunião. O legal de fazer isso no Evernote é manter um histórico dos assuntos tratados. Como comecei a fazer recentemente, não tem tanta coisa, mas ainda quero organizar melhor essa parte de arquivo de referência.

Os outros cadernos são todos de contextos. Por que eu prefiro usar cadernos em vez de etiquetas? Dois motivos: recomendação da DAC e possibilidade de deixar alguns cadernos offline e outros não. Por exemplo, no meu iPad, que uso quando viajo, eu deixo o caderno “ler/revisar” offline, pois assim aproveito para adiantar algumas leituras. No meu celular, deixo alguns cadernos offline, como “qualquer lugar”, “rua” e “telefonemas”.

A cereja do bolo: prazos

O que entra no ccalendário é o que deve ser feito (ou devo saber) em um dia ou horário específico. No entanto, eu posso ter próximas ações que não precisam ser feitas em um dia específico, mas têm um prazo. Nesse caso, uso o recurso de lembretes do Evernote, editando na nota, quando ela tiver um prazo. E, ao clicar na pilha de próximas ações, o Evernote me mostra tudo o que tem prazo.

Além disso, todo dia eu recebo um e-mail do Evernote com o resumo dos lembretes do dia. É pra não esquecer meeesmo de olhar.

Então meu fluxo de execução é:

  1. Agenda do Google
  2. Lembretes no Evernote
  3. Listas por contexto (se for o caso – tem dias mais lotados em que nem entro nelas)

Perguntas mais frequentes

Tenho mostrado meu novo sistema nos treinamentos e para outras pessoas e tenho recebido perguntas mais frequentes. Achei que seria útil trazer esses questionamentos neste post também, com as minhas respostas.

➡️  O que você faz com as ações concluídas?

Antes eu estava inserindo uma tag “Ações concluídas” na nota da ação e jogando-a para o caderno de “Referência Geral”. Porém, percebi que era besteira guardar essas notas e que isso acabava confundindo os contextos do Evernote (a semântica do programa). Por isso, agora eu simplesmente deleto as ações concluídas.

➡️  Mas você não gosta de manter um log do que você fez?

Mantenho para projetos e resultados maiores. Para ações, não mantenho mais. Isso era uma coisa legal e automática no Todoist, mas não faz diferença para mim atualmente. Eu costumo acompanhar os resultados e entregas maiores na minha vida, e não fazer acompanhamento de log de coisas como “ligar para fulano” ou “revisar documento X”. Mesmo quando eu tinha esse log antes, raramente eu o consultava, porque não é o tipo de acompanhamento que, para mim, faz diferença. Caso faça para você, recomendo fazer como eu citei na resposta anterior.

➡️  Nos cadernos por contexto você mantém as ações avulsas junto com as ações dos projetos?

Sim, são tudo ações, independente de serem avulsas, de projetos, de objetivos…

➡️  Mas como você sabe que uma ação pertence a um projeto?

A descrição da ação é a mais clara possível, de modo que descreva de que projeto ela faz parte. Exemplo: em vez de “comprar passagem”, tenho “comprar passagem para treinamento em Curitiba dia 12/8”. Isso deixa claro que a ação pertence a determinado projeto. Na Revisão Semanal, reviso as próximas ações antes de revisar os projetos, então fica claro que projeto tem próxima ação definida e qual não tem.

➡️  Por que você não usa uma tag para dizer que a ação é de um projeto?

Porque era uma coisa a mais para fazer e eu nunca senti necessidade. Gosto de simplificar cada vez mais meu sistema. Você pode fazer, se quiser. 😉

➡️  Como você controla o andamento do projeto?

Através do Modelo de Planejamento Natural do GTD, onde um dos estágios é a organização do projeto, onde entram listas, cronogramas etc. O acompanhamento do status do projeto no GTD não é feito pelas próximas ações, mas sim dessa forma. As próximas ações são apenas uma maneira física e visível de fazer o projeto (ou cada um dos componentes do projeto) andar.

Veja, algumas pessoas gostam de linkar suas ações aos seus projetos ou duplicá-las (deixar dentro do projeto e nas listas por contexto). Não há problema nenhum – eu apenas não faço dessa maneira. A única recomendação do David Allen é que você tenha as ações onde precisa vê-las – nas listas por contextos. Se você colocar apenas dentro do projeto, terá que entrar em cada projeto para saber o que fazer, e isso não é produtivo. Você revisa seus projetos na Revisão Semanal, e não diariamente. Sugiro a leitura do post sobre listas separadas que escrevi há algum tempo, além do capítulo 3 do livro do GTD (A arte de fazer acontecer), onde ele explica o Modelo.

No próximo post falarei sobre os projetos no Evernote, então algumas definições poderão ficar mais claras. Qualquer dúvida sobre este post de hoje, por favor, deixe um comentário. O objetivo de mostrar meu sistema é demonstrar exemplos reais, como o GTD pode ser adaptado a cada pessoa, e também inspirá-los nessa metodologia maravilhosa.

Principais erros que uma pessoa que empreende comete e nem percebe

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Aqui vai uma coletânea de erros que eu cometi ou vi colegas cometendo ao empreenderem em suas carreiras ou empresas. O objetivo é te ajudar a reconhecer se você está cometendo algum deles e mudar o curso o quanto antes!

Erro 1: Se distrair ficando ocupado

É muito comum, no dia a dia, a gente se perder em ocupações diversas – responder e-mails, assinar documentos, rever contratos, retornar ligações. Tome cuidado para não achar que isso é sinônimo do seu trabalho. Atividades assim fazem parte do dia a dia, mas se você ficar apenas nelas e não dedicar tempo àquilo que realmente importa e vai impactar o seu negócio, a tendência é você ir perdendo relevância (para o mercado e para você mesmo) sem nem perceber.

Erro 2: Cair no microgerenciamento

Detalhes sobre projetos, datas, arquivos organizados, pastinhas e tudo o mais que inventamos achando que isso vai nos dar uma sensação maior de controle – e até dá, mas não basta. Se você cair no microgerenciamento, não vai conseguir ter em vista a perspectiva das coisas, que é: por que estou fazendo isso? o que quero entregar? Controle é importante, mas não é tudo.

Erro 3: Abrigar tarefas que podem ser feitas por outras pessoas

Sei que nem todo mundo que empreende pode delegar tarefas ou contratar outras pessoas. Porém, essa deve ser uma das suas principais metas. Identifique tudo aquilo que só você pode fazer (pelo seu conhecimento ou talento) e busque maneiras de delegar todo o resto. Sempre pergunte-se se você é a pessoa mais apropriada para realizar determinada atividade. Muitas vezes não é, mas você ocupa seu tempo com ela e, com isso, deixa de fazer outras mais importantes. Que custo isso está tendo no seu negócio?

Erro 4: Remediar falta de treinamento com “ajudinha”

Eu adoro ajudar as pessoas e me sinto bem por estar disponível para determinadas orientações. Porém, ajudar uma mesma pessoa (ou várias) mais de uma vez sobre determinado assunto pode ser falta de treinamento, e sua ajuda nunca terá fim. Se isso acontecer, identifique de imediato e direcione adequadamente. Você pode promover um treinamento, gravar uma vídeo-aula ou terceirizar essa ação. Se forem pessoas que trabalham para você, pode ser útil criar regras, checklists e outros documentos de apoio.

Erro 5: Investir em coisas novas sem pavimentar o que já existe

A ânsia por lançamentos pode levar empreendedores a deixarem de lado bons produtos e serviços já existentes. Uma coisa não exclui a outra. Aperfeiçoe continuamente o que já existe, em paralelo com o lançamento de novos produtos ou versões. Você pode diminuir a quantidade de lançamentos? Sim, mas aumentará a quantidade de clientes retidos já satisfeitos, que podem comprar novamente de você.

Erro 6: Responder e-mails que podem ser automatizados

Respostas automáticas deveriam ser padrão para a maioria dos empreendedores! Muitas pessoas que te contatam precisam apenas de respostas que você já deu em outras ocasiões, ou que você tem em algum lugar do seu site. Desenhe respostas automáticas que você possa configurar em suas contas de e-mail ou tenha templates onde poderá facilmente copiar e colar a resposta, sem perder tempo digitando a mesma coisa pela enésima vez.

Erro 7: Trabalhar em casa

Home-office funciona se você tiver um local realmente separado de todo o resto da sua casa. Se você usar a mesa da sala ou um cantinho no quarto, pode funcionar apenas se for temporário. Agora, se você realmente estiver investindo em seu negócio, uma hora você vai ter que sair de casa ou separar em um cômodo diverso mesmo. Espaços de coworking são fantásticos para isso e oferecem uma alternativa com menor custo que uma sala própria comercial. Considere também visitas de clientes, se isso fizer parte do seu negócio.

Erro 8: Não revisar com frequência suas responsabilidades

O ideal é que a cada duas ou quatro semanas você revise as suas responsabilidades e passe um filtro em tudo aquilo que não deveria estar fazendo, para conseguir focar naquilo que só você pode fazer e terá um impacto significativo em todas as suas áreas de atuação.

Erro 9: Ser perfeccionista

Feito é melhor que o perfeito não feito. Analise suas entregas e, se você já deixou de entregar algo no prazo por buscar a perfeição, talvez seja hora ou de delegar ou de baixar as expectativas com relação ao seu produto. Entregue um arroz com feijão delicioso e vá refinando depois. Nem sempre um empreendedor sozinho tem estrutura para entregar caviar desde o começo.

Erro 10: Usar crises como desculpa

“Qualquer idiota pode enfrentar uma crise. O que é desgastante é a vida do dia-a-dia.” – Anton Chekhov. Apagar incêndios traz resultado e satisfação imediata, mas também serve como desculpa para deixar todo o resto de lado. Não use essa desculpa. Seja o rei (ou a rainha) do dia a dia.

Erro 11: Bloquear a agenda

Bloquear sua agenda inteira para se forçar a fazer algo traz um sentimento opressor e não deixa você livre para fazer escolhas espontâneas e abrigar imprevistos. Essas duas coisas acontecerão de qualquer maneira, com a diferença que você burlará sua agenda ou ficará sobrecarregada(o). Você pode se programar para realizar determinadas atividades, mas seja criterioso(a) – não planeje o dia inteiro. Deixe espaço para as atividades não planejadas.

Erro 12: Achar que você é o seu trabalho

Geralmente quem empreende o faz porque ama o que faz. Mas você não é o seu trabalho. Você tem outras coisas incríveis na vida que fazem com que você seja uma pessoa inteira, completa, e que fique bem para realizar todas as atividades que quiser – inclusive as do trabalho. Tire um pouco da pressão do sentimento de ser o salvador da pátria e abra espaço na vida para pequenas recompensas do dia a dia, como fazer uma caminhada ou simplesmente ficar sem fazer nada um pouco.

Se você quiser saber mais sobre como lidar com esses erros, estou desenvolvendo um curso com foco em organização para empreendedores, que iniciará em setembro, e que vai ensinar você a consertar todos os tópicos acima. As inscrições estão com valor promocional de pré-venda. Confira aqui.

Curso de GTD: Fundamentos em Curitiba

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Mês que vem estarei em Curitiba com uma turma aberta de GTD. Se você mora no estado do Paraná ou em Curitiba e quer aprender GTD, aproveite a chance!

Data: 12 de agosto de 2017 (sábado)
Horário: das 9h às 18h

GTD™ é a abreviação para “Getting Things Done™” (“A Arte de Fazer Acontecer”). Trata-se de um método de produtividade para a vida pessoal e profissional, criado pelo conhecido consultor americano David Allen, que fornece soluções concretas para transformar a agitação do dia-a-dia e as incertezas em um sistema integrado de gerenciamento da vida.

O QUE VOCÊ VAI APRENDER NESSE PROGRAMA
Os cinco passos fundamentais para obter mais controle do dia a dia
Coletar as “coisas” que chegam na sua vida em um lugar mais confiável que a sua mente
Esvaziar suas caixas de entrada e esclarecer o que você precisa fazer
Aplicar a regra dos 2 minutos
Aprender como lidar com interrupções e demandas urgentes
Trabalhar com ações de acordo com os contextos da sua vida
Ter controle sobre seus e-mails
Criar um arquivo de referência funcional
Enfrentar a procrastinação
Gerenciar suas prioridades adequadamente

DESCRIÇÃO DO PROGRAMA
1 curso presencial – 8 horas de duração (1 de Junho)
3 aulas online posteriores (ao vivo e gravadas) com os temas:

Laboratório de Instalação (3 horas)
Gerenciamento de Calendário (1 hora)
Revisão Semanal guiada (2 horas)

MATERIAIS DO CURSO
Você vai receber um kit com os seguintes materiais:
Apostila detalhada com todos os conceitos abordados no curso, exemplos, exercícios e artigos para aprofundamento
Livreto que será um pontapé inicial para o seu sistema GTD, com modelos de listas
Cards com guias da metodologia com o resumo dos conceitos mais importantes aprendidos durante o curso, para rápida consulta
Livro “A arte de fazer acontecer”, de David Allen

PRÉ-REQUISITO
Nenhum

INVESTIMENTO
R$1.000,00

FORMAS DE PAGAMENTO
Boleto (PagSeguro)
Cartão de crédito (PagSeguro)
Transferência Bancária

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