Fundamentos do GTD™: próximas ações e contextos

Estou muito motivada no momento a estudar os fundamentos do GTD™ de modo que eles se tornem o básico bem feito e sempre a ser aprimorado.

Na página 330 do livro do GTD™ (A arte de fazer acontecer), o David diz o que são os fundamentos bem estabelecidos:

Eu estou então revisando as minhas listas de próximas ações, que são as listas que costumamos organizar por “contexto”. Sigo os contextos básicos que ele indica no livro, personalizando para o meu caso.

Vale dizer que não se trata de ter então UMA lista de próximas ações e sim VÁRIAS listas, descritas abaixo.

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Telefonemas. Eu não tenho necessariamente muitos telefonemas para fazer, mas personalizo esse contexto como Ligações / iPhone – ou seja, não apenas telefonemas, mas próximas ações que posso fazer quando estiver com meu celular em mãos. Isso inclui me cadastrar em determinado podcast que me indicaram e enviar mensagens para algumas pessoas (lembrando que são ações que levam mais de 2 minutos, senão nem estariam nessa lista, e sim são ações a serem feitas no momento que eu as identifiquei como próximas ações).

Essa lista de telefonemas ou ações que podem ser feitas ao telefone são muito úteis para intervalos como quando estou esperando para entrar no avião, estou avulsa esperando meu marido terminar de se trocar para a gente sair, esperando meu filho sair da escola, em trânsito no Uber, na fila do banco e outras situações do tipo em que normalmente pegamos o celular na mão. Em vez de ficar navegando no Facebook sem um foco específico, eu abro essa lista e adianto algumas coisas. Particularmente acho bem útil.

Claro que tem vezes que eu prefiro simplesmente não fazer nada e navegar no Facebook, jogar Candy Crush ou outras coisas desse tipo, mas toda vez que quiser aproveitar o tempo de outra maneira, essa lista me ajuda a sentir que essas janelas de tempo podem ser aproveitadas de uma maneira mais útil, que fará alguns projetos avançarem.

Eu também tenho uma listinha de ações recorrentes para fazer com o celular em mãos em que insiro tudo o que posso fazer no celular “quando não tiver o que fazer com ele”. Inclui coisas como organizar as fotos, os contatos, ler horóscopo, ver a situação do meu time nos campeonatos (no app), ouvir podcasts que estou inscrita, responder mensagens no Insta e outras que já faço automaticamente, mas é legal ter listado em algum lugar.

Computador. Acho que a lista de próximas ações a serem feitas no computador é sempre a maior lista de todas, porque praticamente 90% do que temos que fazer (especialmente no trabalho) pode ser feita quando a gente está no computador. Eu já tentei separar as listas (criando sub-contextos como “computador online”, “computador concentrada”), mas o que tenho feito atualmente é usar corretamente os verbos das ações, pois pelos próprios verbos eu consigo visualizar que outras condições preciso ter ao computador para executar aquela ação. Exemplo: “E-mail para a pessoa X” ou “Revisar tal texto”. Só de ver o verbo já dá pra saber se preciso estar concentrada ou com o e-mail aberto, por exemplo.

Tenho tentado cada vez mais me sentir mindfullness com os contextos e escolher onde prefiro estar para executar determinado tipo de ações. Tem coisas que eu poderia fazer pelo celular, mas prefiro estar sentada em frente a um computador, porque me sinto mais concentrada. Assim como existem ações que prefiro imprimir o negócio e revisar sentada no sofá do que me forçar a ler na tela do computador. Isso é entendimento do próprio trabalho. Não é o GTD™ que ensina isso, mas a nossa experiência do que funciona melhor para cada um. O GTD™ te fala: então agora coloca nesta lista aqui.

Quero falar mais um pouquinho sobre o lance de verbos e contextos porque acho que isso foi uma ótima mudança de mindset por aqui. Vou explicar.

Eu costumava ter contextos como:

computador-online
computador-offline (para avião)
computador-deep work
computador-escrevendo
computador-emails

São alguns exemplos de contextos que já usei, nem sempre todos simultaneamente, mas que já testei em algum momento. Considero todos úteis, de verdade, mas são muitos listas para olhar. Quanto mais eu estudo GTDâ„¢, mais eu volto ao que ele (David) recomenda originalmente. O contexto é computador – pronto. Dentro desse contexto computador, podem existir outras condições – ações que posso fazer mais rapidinho, sem tanta concentração, enquanto existem outras que são puro deep work. Em vez de criar diferentes listas, tenho pensado melhor nos verbos. É apenas isso mesmo, mas fez bastante diferença para mim.

Alguns verbos que costumo usar na minha lista de próximas ações a serem feitas no computador:

• Imprimir
• Baixar (fazer download)
• Subir (fazer upload)
• E-mail (enviar)
• Organizar
• Pesquisar (na web)
• Publicar
• Revisar
• Acessar / checar

Ficar ligada no uso dos verbos me ajuda até a identificar quando algo é próxima ação ou projeto. Outro dia mesmo me deparei com uma ação que era algo como “finalizar pendências no cadastro X”. Na verdade era “digitalizar documento para cadastro na empresa X” e o “finalizar cadastro” na verdade fazia parte de um projeto. As revisões me permitem ficar ligada nesse tipo de clareza cada vez maior.

Rua. Eu acho que esse é o contexto que eu mais uso no meu cotidiano. Nessa lista, agrupo tudo aquilo que tenho que fazer quando não estiver nem em casa nem no escritório – ou seja, circulando. Inclui coisas como “tirar dinheiro no caixa eletrônico”, “comprar leite no mercado” ou “tirar dúvida na secretaria da faculdade”. São lembretes para quando você estiver para lá e para cá, andando, de carro, de transporte público, de carona, enfim.

Da mesma maneira que uso os verbos na lista de coisas a fazer no computador para delimitar ainda mais o contexto, aqui eu gosto de criar sub-listas (checklists) com lugares que eu vou frequentemente (mercado, farmácia, escritório da Call Daniel, diferentes bairros, Leroy Merlin, faculdade). Dentro da lista, insiro os tópicos das coisas que preciso fazer quando estiver lá.

Na prática, funciona assim: vejo que vou sair (para almoçar, para ir para outro lugar), eu abro essa lista e reviso para ver se consigo adiantar alguma coisa, passar em algum lugar e resolver algo etc. Algumas vezes não dá, mas na maioria das vezes sim, e isso me permite encaixar pequenas ações ao longo de um dia, aproveitar deslocamentos e, por fim, andar com coisas que eu “não teria tempo” de fazer caso tivesse que escolher um dia para fazer especificamente aquilo.

Escritório. Se você não trabalha em casa, e sim em um escritório fora, pode ser útil ter uma lista como essa para tudo o que precisa fazer estando fisicamente no escritório. Se você tem coisas a fazer que não precisa estar fisicamente no escritório, então essas ações devem estar em outras listas como “computador” ou “qualquer lugar”. Veja a utilidade da lista para você, sempre.

O que eu coloco em “escritório” significa tudo aquilo que preciso fazer, no escritório fora ou no meu home-office, que depende de eu estar fisicamente nesses locais. Veja que, mesmo estando em casa, se eu estiver no meu home-office isso caracteriza uma situação de trabalho. Provavelmente estarei concentrada ou mexendo em coisas ali dentro (pastas, livros, papéis). Tudo isso é trabalho simplesmente, e eu separo da outra categoria de coisas para fazer em casa, como vou mostrar a seguir.

Já tentei ter uma lista “escritório” e outra “home-office” mas realmente senti que não havia necessidade de separar. Mas isso é para mim. Para você pode funcionar ter duas. A maioria das ações pode ser feita “em qualquer lugar” ou “no computador”, então essa lista do escritório não fica tão extensa para me permitir avaliar no dia a dia.

Assim como nos outros contextos, também me ajuda ter checklists de ações recorrentes nessa lista do contexto (que é onde eu tenho que estar para revisar tais listas). Na lista do escritório, tenho a minha rotina diária de trabalho, coisas que gosto de fazer em cada dia da semana e coisas que posso fazer quando “estiver sem nada para fazer” (checar o toner da impressora, limpar a cafeteira, passar espanador nos livros e outras do tipo).

Casa. Próximas ações que você só pode fazer quando estiver em casa (pessoal ou profissional). De “medir janelas para comprar cortinas” a “revisar relatório mensal para a reunião de segunda-feira” (caso você prefira fazer isso na sua casa em vez de ser interrompido a cada 5 minutos estando no escritório).

Claro que muito do que entra nessa lista vai depender da relação saudável ou não que você tem com o seu trabalho profissional, além da configuração de trabalhar em casa ou fora.

Nessa lista também entram próximas ações relacionadas a atividades domésticas como “limpar a parte de dentro da geladeira”, “fazer faxina no banheiro” ou “tirar o pó das prateleiras internas do armário da cozinha”.

Também insiro então checklists de atividades recorrentes, que me ajudam a buscar coisas a fazer quando estou em casa e acho que não tenho nada para fazer (rs). Vale sempre reforçar (porque sempre tem alguém que comenta) que não fico me obrigando a fazer coisas o tempo todo, viu? Ficar sem fazer nada é tão maravilhoso quanto fazer qualquer outra coisa. Mas quando eu quiser fazer algo, sei onde procurar, em vez de ficar tentando puxar da memória algo que seria importante ou legal de ser feito.

Garantir que as listas de próximas ações estejam claras, atualizadas e revisadas é um dos elementos que mais farão diferença no seu uso do GTD™.

Pretendo falar sobre os outros itens em posts futuros, ainda este mês. 😉