Eu aprendi sobre: começar a se organizar

Acho que uma das grandes ironias de quando você se torna professora de algum tema é que, quanto mais você se aprofunda nele, mais corre o risco de se distanciar da simplicidade didática para ensinar quem está começando. O Da Vinci já dizia que a simplicidade é o último grau da sofisticação, e nesse ponto específico eu concordo porque você tem que saber muito e realmente ser muito bom para conseguir ensinar quem não conhece nada, ou muito pouco, daquilo que você se considera especialista.

Eu sou uma pessoa que gosta de métodos. Não me considero necessariamente metódica para todas as coisas, mas se algo que estou estudando tem um método, eu sinto um calorzinho no coração. Vejo os métodos como caminhos coerentes para se fazer as coisas.

Apesar de eu usar e ser apaixonada pelo método GTD™, sei que não é toda pessoa que se afeiçoa a este ou a qualquer outro método. Depois de anos indo em salas de aula, especialmente as corporativas, eu percebi que, muitas vezes, a pessoa só precisa de uma bóia para não se afogar. Ela pode até se interessar por um aprofundamento das técnicas futuramente, mas neste primeiro momento ela precisa apenas de algumas recomendações básicas para que não fique doente no trabalho. Neste post de hoje eu pretendo então trazer tais recomendações.

A primeira delas é a recomendação de sempre focar no que for mais importante. Pode parecer uma recomendação óbvia, mas o óbvio nem sempre é feito. Funciona da seguinte maneira: você tem coisas para fazer no dia. Reuniões, compromissos, alimentação, atividade física, prazos no trabalho. A orientação para focar no mais importante é que você, desde o início do dia, sempre se pergunte qual é a coisa mais importante que deve fazer a seguir. E essa orientação mental é importante porque nós, humanos, tendemos sempre a fazer o que for mais fácil ou mais rápido, e aí a gente pode passar um dia inteiro só fazendo essas pequenas coisas que, talvez, não façam diferença nas coisas maiores. Por exemplo, você pode concluir 18 tarefas, mas não concluiu justamente aquela mais importante que deveria ter sido feita.

Se você sempre pensar que deve focar no que for mais importante antes, pode elaborar estratégias para executar de maneira mais fácil aquilo que parece complicado (e que normalmente nos leva a procrastinar). Uma dica é quebrar uma tarefa grande em tarefas menores e ir fazendo cada um dos passos. Outra é marcar 25 minutos no seu celular e trabalhar focada(o) naquela tarefa até terminar (o nome dessa técnica é pomodoro).

Muitas vezes, ao fazer a pergunta “qual é a coisa mais importante a fazer a seguir?”, você pode responder coisas como “deitar 15 minutos para descansar um pouco antes de começar a estudar” ou “ir ao banheiro fazer xixi”. A coisa mais importante nem sempre é uma tarefa de trabalho. Lembre-se que ser uma pessoa produtiva não significa fazer mais coisas, mas sim aproveitar de maneira sábia o tempo que você tem. Muitas vezes, a melhor maneira de aproveitar é sim descansando ou realizando atividades de lazer ou contemplação. E, fazendo essa pergunta momento a momento, você deixará o seu corpo, a sua mente e o seu espírito responderem.

Outra maneira de focar no mais importante é responder a seguinte pergunta, no início do dia: “o que, se eu chegar até o final do dia tendo concluído, me deixará a sensação de dever cumprido para este dia?”. Pode ser 1, assim como podem ser 5 coisas. Mas são coisas que você estabeleceu como prioridades, e a ideia é focar nelas até concluí-las, deixando (dentro do possível) todo o resto para fazer na sequência.

A segunda recomendação tem a ver com o foco. Foco (ou a falta dele) é um dos principais motivos de estresse no trabalho hoje em dia. Somos constantemente interrompidos pelas outras pessoas ou por pensamentos nossos, internos. Minha orientação aqui é para que você não seja multitarefa, o que já foi provado cientificamente que se trata de uma falácia – não é que a gente faz duas coisas ao mesmo tempo, mas sim que nosso cérebro alterna entre uma atenção e outra, e isso nos deixa exaustos. Além do que, fazer isso pode demorar mais do que simplesmente focar em uma atividade até concluí-la.

Veja então que foco é trabalhar naquela atividade até concluí-la. Nesse meio tempo, interrupções podem acontecer, você pode ter que parar para lidar com elas, mas assim que terminar, volte para a sua tarefa de foco. É simples assim – até concluí-la. Se você tiver de 1 a 5 prioridades para concluir naquele dia, e trabalhar em uma de cada vez, por mais caótico que seja o seu dia ao menos algumas coisas importantes você conseguirá terminar.

Nós temos um webinar muito bom (modéstia à parte) sobre como lidar com interrupções de maneira geral, no YouTube, feito por mim e pela Carol, que acredito que ajude bastante. Aproveite para se inscrever no canal.

Minha terceira recomendação tem a ver com você entender o seu papel na empresa naquele momento. Você é mais operacional ou mais gestor? Quais são as suas responsabilidades? Isso é super importante porque não dá pra gente ser várias coisas ao mesmo tempo – mesmo as empresas muitas vezes esperando isso de nós. Você precisa entender qual é a real demanda que chega até você e responder de acordo com o que esperam da sua função. Este é um ponto. Você não pode deixar de fazer algo que apenas você pode fazer apenas porque tem muita coisa acontecendo e os responsáveis não se responsabilizam por tais demandas. Não existem mártires no ambiente corporativo.

Por outro lado, é muito chato deixar de fazer atividades que sejam oportunidades apenas porque já estamos cheios de coisas a fazer. Assim como é muito ruim se sobrecarregar, aceitando mais tarefas do que o volume de tempo de trabalho comporta. Como fazer? Oras, sinceramente, não tem muito segredo: ou você delega atividades que não são mais as suas responsabilidades ou você se sobrecarrega. Depende do momento que você vive. Particularmente, eu prefiro não optar pela sobrecarga, e isso foi algo que aprendi da pior maneira possível, ficando doente por causa do estresse. Mas cada um sabe onde seu calo aperta.

No começo do ano passado, eu comecei a fazer meu mestrado e me senti incrivelmente sobrecarregada. Enquanto estava fazendo uma massagem, veio à minha mente a seguinte conclusão: não dá para colocar um negócio novo tão volumoso na nossa vida a não ser que a gente deixe de fazer outras atividades que talvez não deveriam mais ser feitas por mim. Foi quando eu tomei a decisão de contratar alguém. “Mas eu não posso contratar, Thais”, você pode me dizer, pois sua realidade é diferente. Veja como se aplica a qualquer realidade o que eu fiz: se eu não pudesse contratar uma pessoa para delegar, ou se não pudesse delegar atividades para outra pessoa em minha equipe (trabalhando em uma empresa), eu simplesmente teria que aceitar que não dava para fazer tudo. Talvez não fosse o momento do mestrado. Talvez eu tivesse que deixar atividades profissionais de lado. Mas eu não correria o risco de me sobrecarregar apenas para “pagar para ver”. Essa noção é importante.

O que eu posso dizer, com tranquilidade, é que a maioria das pessoas, não importa qual a sua função atual (se mais operacional ou mais de liderança), sempre acaba abraçando mais atividades do que é capaz de suportar. Ou é o operacional que quer ser mais estratégico, ou é o gestor que não larga o osso do operacional. A pergunta “o que estou fazendo que não deveria estar fazendo?” é muito poderosa. Mais uma vez, a gente cai no primeiro passo da organização como um todo, que é destralhar = tirar da vida o que não faz mais sentido. Você precisa se perguntar isso constantemente. Todos os dias podemos acrescentar novas atividades e elas vão se juntando às outras que já fazemos. Em muito pouco tempo, as coisas podem começar a explodir e você se sobrecarregar.

Minha orientação aqui é que você aprenda a negociar seus acordos com você mesmo, especialmente. Isso é pra vida. Talvez você não consiga mudar algumas coisas de imediato, mas se quiser mudar a curto ou médio prazo, precisa começar por algum lugar.

Como já escrevi em outro post, ser líder não tem a ver necessariamente com ser gestor de uma equipe de pessoas, mas com ter responsabilidade e inspirar os outros. Você precisa ter responsabilidade. Pode não ter uma equipe hoje, mas veja a si mesmo como uma equipe composta por cérebro, corpo, espírito, coração. Comece liderando e inspirando a si mesmo.