Como estou usando o Trello para gerenciar os meus projetos dentro do método GTD

Tem uns posts que eu sei que, quando escrever, serão sucesso garantido, e este é um deles. Sucesso no sentido de reverberação, porque sei que alguns temas são bastante procurados, geram muitas dúvidas, então os posts se fazem necessários justamente para poder ensinar e esclarecer.

Vale lembrar, gente, que por mais que eu seja professora do método GTD e, modéstia a parte, entenda bastante do método, a minha visão é apenas a minha visão pessoal. Cada um deve personalizar toda prática e todo método para a sua própria vida, e nem sempre a maneira que o outro faz pode funcionar para a gente.

No caso de métodos (qualquer um), sinceramente eu acho importante respeitar o que o autor ensina. De verdade. Não porque estou dizendo “amém”, mas porque se ele diz algo, é porque estudou e mergulhou naquele tema para nos trazer algumas afirmações e orientações. Tudo sempre deve ser colocado à prova, mas eu acho importante primeiro conhecer as regras antes de quebrá-las, porque no MEU caso, já quebrei regras antes e fiz papel de boba porque na verdade as regras (que eu não conhecia) funcionavam muito bem para o que eu precisava, mas na ânsia de me provar rebelde e diferente eu perdi a oportunidade de aprender. Por isso, hoje, eu respeito muito mais a opinião e o conhecimento do autor e testo do jeito que ele propõe durante algum tempo antes de fazer qualquer tipo de “disrupção”.

Agora, vale lembrar que disrupções são sempre bem-vindas, quando fazem sentido. 😉

Beleza, vamos ao Trello.

O Trello é apenas uma ferramenta. O Trello não faz milagres. Ele é uma ferramenta assim como uma caneta, uma régua, um lápis ou um caderno.

Nós aprendemos técnicas e métodos que nos ajudam a usar as ferramentas de maneira melhor. Ponto.

No caso do Trello, de nada adianta falar “use o Trello!” se você não souber como usar a ferramenta, e isso independe de recursos incríveis que ela tenha. De nada adiantar eu ter uma Ferrari na garagem se eu não souber dirigir.

De modo geral, o Trello foi criado inspirado no kanban, que eu ainda pretendo desenvolver mais aqui no blog, antes de sair indicando. Logo, se você já conhece e curte a ideia do kanban, o Trello é ótimo.

Mas não só de kanban vive o Trello. Gosto de vê-lo de maneira mais simplificada, como um painel mesmo, onde crio vários outros painéis, e os cartões dentro dele funcionam como se fossem post-its. Se eu tivesse uma versão física do Trello, eu o imaginaria assim, como um painelzão na minha parede, talvez com uma cartolina, e post-its colados, que eu poderia mover para lá e para cá de acordo com as minhas vontades.

Logo, PARA QUE usar o Trello? Mais uma vez, depende dos métodos, técnicas e processos pessoais que você usa.

Para o caso do GTD e do planejamento de projetos, que é o tema deste post, vou falar como eu faço. Veja então a especificidade da coisa toda: método GTD, planejamento de projetos, meu jeito pessoal de fazer. Vamos lá.

Eu tenho um painel com todos os meus projetos em andamento. Cada coluna dentro desse painel tem uma categorização, que muda sempre que sinto necessidade.

No momento está organizado por áreas que fazem sentido para mim (casa, pessoal, família, trabalho, eventos), mas mudo (sinceramente) sempre que sinto necessidade. Depende do que quero revisar, da visão que quero ter etc. e o Trello é super bom para isso, porque permite mexer nos cards com facilidade.

Eu reviso os projetos semanalmente na minha Revisão Semanal, que é uma prática do método GTD. Na Revisão Semanal, meu papel é revisar cada projeto e garantir que cada um deles tenha pelo menos uma próxima ação definida. De modo geral, cada projeto tem mais de uma próxima ação que já dá pra executar, mas alguns realmente têm apenas uma, e ela é suficiente para cada caso. Ter uma próxima ação definida é o que faz com que eu saiba que o projeto está efetivamente em andamento.

Vale dizer a definição de projeto para o método GTD, que é todo resultado que quero ver concluído em algumas semanas, geralmente no prazo máximo de um ano (ou pode passar um pouquinho). Esse é o horizonte dos projetos dentro do método GTD (se passar de um ano, vai para os horizontes mais elevados).

Todos os projetos que eu quis colocar em stand-by durante um tempo são o que o David Allen (autor do método GTD) chamada de incubar e vai para uma lista chamada Algum Dia / Talvez, que na verdade é apenas outro painel que eu tenho no Trello e também reviso semanalmente, para reavaliar. É muito tranquilo mover um card do painel de projetos para o painel de incubados e vice-versa. Dessa maneira, consigo balancear bem o que preciso focar para estar em andamento.

Posso detalhar mais sobre as categorizações e modos de organizar o Algum Dia / Talvez, mas não neste post, cujo foco é mostrar como faço o planejamento dos projetos que estão em andamento.

Basicamente, vale dizer que a maioria dos projetos precisa de pouco planejamento. Só definir uma ação depois da outra já é suficiente. No entanto, projetos que fiquem travados de alguma maneira, ou que eu queira desenvolver um alinhamento melhor (comigo e com outras pessoas), ou simplesmente precise de mais inspiração, eu uso uma técnica do GTD chamada Modelo de Planejamento Natural. Trata-se de um modelo de cinco estágios que me permite planejar qualquer projeto.

1. Começo definindo o propósito, ou o motivo pelo qual eu quero concluir aquele projeto. É o “por quê?”. Ele é super importante porque traz motivação e, muitas vezes, serve até para a tomada de decisões. Junto com o propósito, posso também identificar princípios para o projeto, que seriam pré-requisitos, ou regras, para que o projeto aconteça dentro dos meus parâmetros de qualidade (ex: preciso me ater ao orçamento tal).
2. Depois vem a visão de sucesso, o que tem tudo a ver com o que todas as pesquisas da área das ciências cognificativas e psicologia positiva falam sobre o poder da visualização, telas mentais etc. É você desenhar, rascunhar, escrever, o melhor resultado desejado para o seu projeto, levando em conta como você e as pessoas relacionadas se sentem ao concluí-lo. A ideia aqui é realmente deixar a imaginação voar, pois assim você provavelmente terá ideias que, se não fizesse esse exercício, não apareceriam.
3. Só após o exercício de visualização que você vai fazer o famoso brainstorm, ou o “toró de parpite”, como dizem os meus amigos mineiros (rs), que é agrupar todas as ideias que podem ser relevantes ou não (sem filtro agora) para o projeto em questão. Pode ser feito sozinho ou em grupo. Aliás, como todos os estágios do planejamento. Depende do projeto e de você.
4. Depois do brainstorm, você vai organizar as ideias que fazem sentido. Quais devem ficar e quais não devem. Nesse estágio que entram as principais ferramentas e métodos de planejamento de projetos, como kanban, cronogramas, Gantt e outros. Você usa tais métodos e técnicas para organizar as etapas do projeto, e isso é super importante porque alguns projetos são sim demasiado complexos e precisam de um controle maior. O controle é feito aqui, e não com as ações. Alguns projetos mais simples podem ter uma simples lista de tarefas ou to-do list, que já serão recursos suficientes. Outros precisarão de um controle maior. Tudo depende do projeto. Mas vejam que todos esses métodos são apenas a organização do projeto, e o que este modelo do GTD traz é uma técnica mais completa que nos permite abrigar outros pontos importantes para qualquer planejamento.
5. Só depois dessa organização que você consegue olhar tudo o que tem que ser feito, todas as etapas e se perguntar: o que já dá pra fazer? Tudo o que já der pra fazer, que não tiver nenhum impeditivo, é o que o David Allen chama de “próxima ação”. Se algo ainda não dá pra fazer, ou é uma ação futura, pode continuar na organização do projeto, e você vai revisar e reavaliar à medida que o projeto for evoluindo, mas neste momento você não define como próxima ação, pois próxima ação é apenas aquilo que já dá pra você executar. E aí essa próxima ação você vai fazer (se levar menos de 2 minutos, na hora que a define mesmo), delegar (se outra pessoa for a mais apropriada – delegue por e-mail ou outro meio melhor e insira esse item em uma lista chamada AGUARDANDO) ou você mesmo fazer. Se tiver que ser feita em um dia ou horário específico (aqui entram blocos de tempo também), vai para o CALENDÁRIO. Se só tiver que ser feita o quanto antes, dependendo apenas de estar no contexto mais adequado para você, vai para uma lista de PRÓXIMAS AÇÕES, que você pode organizar como quiser (para a semana, uma lista geral, por contexto, por nível de energia, por duração etc).

Pode parecer complicado mas na verdade é muito simples e, em poucos minutos, você monta o planejamento completo de um projeto. Qualquer etapa que você parar no meio desse planejamento (por ex, foi interrompido na hora do brainstorm), você pode definir uma próxima ação “finalizar brainstorm do projeto tal” e voltar depois. Sem problemas.

Todo o resultado desse planejamento é o que o David chama de PLANO DO PROJETO e, no Trello, você pode colocar na descrição do card. Tipo assim:

O legal é que, na descrição do card, você pode colocar URLs de links diversos de arquivos de apoio que estejam em outros lugares, como mapas mentais no Mind Meister ou arquivos no Google Drive. O card também permite que você envie anexos e insira comentários.

Uma pergunta que pode surgir é se eu compartilho esses projetos. Não, este painel é o meu painel de controle pessoal. Se algum projeto demandar compartilhamento das etapas, eu crio um painel específico apenas para este projeto, para controle das etapas (e aí você pode organizar como quiser, usando um fluxo kanban, por exemplo), e aí sim compartilhar esse controle geral com quem quer que seja.

Acima você vê um exemplo simples que eu uso para a organização das aulas do curso online de Organização do Guarda-Roupa. Cada projeto pode ser organizado de um jeito diferente, como você quiser ou como sua equipe sentir necessidade.

Agora eu acredito que valha a pena falar sobre alguns recursos que eu utilizo dentro do card do projeto, voltando lá ao painel de projetos em andamento.

• Membros: não uso. Como falei, é o meu controle pessoal dos meus projetos em andamento. Se precisar compartilhar, faço como descrevi acima.
• Etiquetas: às vezes uso e às vezes não uso. As etiquetas podem ser úteis para categorizar, mas tem que tomar cuidado para não virar um microgerenciamento, a não ser que você precise desse microgerenciamento (cada um com as suas necessidades no momento). Eu já usei para estimar trimestres de conclusão (por exemplo, projetos que quero concluir neste trimestre, trimestre que vem etc), porque a cor da etiquetinha me mostrava os projetos que eu precisava concluir antes. Mas parei de usar. Cito só como curiosidade mesmo. Você pode querer usar as etiquetas para outras finalidades que sejam úteis para você.
• Checklist: esse é um dos melhores recursos e que mais uso! Uso a checklist do projeto para a etapa da organização, quando a organização do projeto é simples e pode ser feita por meio de listas. O mais legal desse recurso é que dá para copiar checklists de outros cards, o que é super super interessante para o método GTD, pois tenho um outro painel onde mantenho alguns cards de projetos recorrentes, com tais checklists dentro de cada card correspondente ao projeto. Aí basta copiar. Veja uma dica aqui no blog sobre esse assunto para otimizar o seu uso!
• Data de entrega: acho até ok usar para projetos que realmente tenham prazo, mas eu não uso e vou falar o motivo. Muitas vezes, eu até tenho um projeto que tenha um prazo, como por exemplo, uma viagem. Mas o projeto dificilmente é concluído na data da viagem, e sim depois de tomar algumas providências, quando volto. Logo, esse recurso não tem muita utilidade para mim. Prefiro colocar no título do projeto quando for algum evento ou viagem, para ficar como referência.
• Anexo: uso muito para anexar arquivos de suporte ao projeto. Um outro recurso interessante aqui é anexar os próprios cards do Trello ou outros painéis. Se você tiver um painel para próximas ações, por exemplo, pode anexar dentro do seu projeto as próximas ações relacionadas, linkando assim as ações aos projetos. É um trabalhinho adicional, mas para quem curte essa visualização vale a pena.
• Campos personalizados: eu simplesmente adoro este Power-Up do Trello e em cada painel personalizo de um jeito. No caso dos projetos em andamento, criei um campo chamado “Início”, onde gosto de colocar a data em que inseri o projeto no sistema. Eu sei que o histórico do card já me mostra, mas dessa maneira que falei fica mais visível. Apenas prefiro!
• Mover: por último, falo sobre o recurso de mover porque, quando concluo o projeto, em vez de arquivar o card (como eu fazia antes), agora eu o movo para um painel chamado “Concluídos”, onde arquivo tudo o que concluí de projetos. Tem sido bem bacana fazer dessa maneira para acompanhar um registro do que concluí ao longo do ano.

Pois bem, é assim que tenho gerenciado e planejado os meus projetos usando o Trello. Tentei fazer o post mais detalhado possível mas, caso você ainda tenha alguma dúvida, pode deixar nos comentários. Muito obrigada!