Ultimamente, por ter assumido uma nova responsabilidade (vendas dos cursos de GTD), tenho recebido um volume muito maior de e-mails e, por isso, tenho que acessar e processar a minha caixa de entrada com mais frequência. Caso você seja novo(a) no blog, saiba que eu tenho os seguintes hábitos:
- Zerar a minha caixa de entrada diariamente. Isso inclui e-mails e What’s App. A ideia de ter uma caixa de entrada zerada (e mantê-la assim) é que você tem controle de todas as demandas externas que chegaram até você e nada te pega de surpresa.
- Verificar meus e-mails em uma determinada frequência, em vez de ficar com as caixas abertas o dia todo (o que me distrai sempre que chega um e-mail novo).
Como vocês bem sabem, assim que a gente zera a caixa de e-mails, logo na sequência chegam uns 15 novos. Portanto, minha regrinha atual tem sido zerar uma vez por dia, pelo menos uma vez. Se novos e-mails chegarem depois, eu fico bastante tranquila de processar no dia seguinte, pois tenho uma regra pessoal de responder em até 24 horas o que precisa ser respondido.
Logo, no dia seguinte, quando vou processar meus e-mails (= com foco em esvaziar a caixa de entrada), começo pelos e-mails do dia anterior e, quando eu termino de processá-los, vou para os do dia em questão. Essa é uma pequena porém inofensiva maneira de burlar a regrinha do David Allen, que recomenda começar sempre pelo e-mail mais recente.
Também aumentei a minha frequência de leitura de e-mails. Em vez de processar duas vezes por dia, tenho processado quatro vezes (pela manhã, depois do almoço, no meio da tarde e à noite). Isso tem me ajudado a dar conta do volume.
Bem, quis compartilhar com vocês. 🙂 Mesmo com um grande volume de e-mails, continuo zerando a caixa pelo menos uma vez por dia e respondendo as pessoas em até 24 horas. Tem funcionado para mim!
Se quiser aprender GTD, verifique nossa agenda de cursos.
Muito legal essa meta de zerar a caixa de entrada diariamente =}
Melhor fazer isso assim que acordar? Ou no decorrer do dia?
Faço ao longo do dia.
Thais querida ,
Bom dia . Parabéns pelo blog .
Gostaria de saber como vc zera o whatsapp .
grata
Obrigada, Dree. A resposta começou a ficar meio grande, então escrevi em formato de post para publicar amanhã. Obrigada.
É primordial ter uma rotina em tudo, e com os emails então, dada a gama de informação que muitas vezes recebemos por ele, isso torna essencial. Zerar “Caixa de entrada” ainda é um desafio enorme para mim, mas tenho trabalhado no processo de criar uma rotina de verificação de emails, o que tem me ajudado bastante!
Vixe, Thais, pensei que o jeitinho brasileiro tinha chegado ao GTD! Penso que é melhor começar do email + antigo, no meu caso tenho clientes que se conhecem e comunicam, se um souber que foi preterido dá briga!
Thais, uma pergunta super especÃfica: Em qual parte do dia vc geralmente responde as mensagens do WhatsApp? Tenho muita dificuldade com isso. Tem coisa que dá pra responder na hora, tem coisa que leva tempo, e olhando o telefone toda hora eu me distraio e percebo que ainda acabo não dando conta de responder todo mundo. Vc tem alguém sisteminha pra isso?
Never mind, agora vi que a Dree teve uma dúvida parecida com a minha e vc vai responder em formato de post amanhã. Obrigada 🙂
ThaÃs, queria alertar sobre algo. Não sei se é o corretor, mas se você estiver se referindo ao app, o correto é WhatsApp e não What’s App. Abs,..
Sei bem como é ter a caixa cheia!! Recebo em media 100 a 200 e-mails por dia. Não vou dizer que consigo zerar todos os dias a caixa ,mesmo porque tem e-mail que preciso delegar a outro setor e fica na pasta de pendências que tenho que verificar todos os dias,mas fico ate contente quando consigo deixar uns 10!!
Tambem faço essa forma da Thais de pegar os emails anteriores logo quando chego.Infelizmente tenho que manter o e-mail aberto e ler todos que vao chegando, nem que seja uma olhadinha ,porque pode ser urgente ou do meu gerente.Mesmo tentando me organizar sinto que fico ” enrolada” com os e-mails,reunioes, palestras, certificações…preciso muito achar o equilÃbrio!!!!
Oi Thais, estou com um problema cronico no meu email.
Uso apenas um email (vinculado a outros) tanto pessoal como profissional e está “abarrotado” de inscrições comerciais (que eu mesma fiz).
Pra piorar, nunca consegui zerar, chegando a um absurdo de quase 30.000 mensagens. Muitos emais importantes que eu recebo vao para a caixa de spam, com isso preciso ficar checando la tbm diariamente.. estou extremamente perdida em como iniciar esse processo de organização e limpeza..
preciso de um socorro!!!
Procura aqui no blog sobre “backlog” que vai te ajudar! <3