A reorganização das minhas atividades profissionais com o início do mestrado

Preciso escrever sobre este assunto!

O mestrado ou, na verdade, a vida acadêmica, entrou na minha vida com tudo. Toda vez que uma nova responsabilidade ou área de foco entra, eu sei que é hora de revisar tais áreas, a fim de não me sobrecarregar.

O conceito de áreas de foco vem do GTD e você pode ler mais sobre isso aqui.

Faz tempo que eu tinha feito essa reorganização (creio que há um ano, mais ou menos). Com o início do mestrado, se tornou necessário revisar as minhas responsabilidades, porque 1) não dá pra querer fazer tudo e 2) é necessário priorizar.

O print acima é do meu Evernote. Tenho um caderno para as minhas áreas de foco profissionais e uma nota por “papel”. Frequentemente reorganizo tais notas por áreas ou por papel – essa alternância me ajuda a refletir sobre as minhas responsabilidades. O que você pode ver acima, então, são os papéis que desempenho hoje profisisonalmente, que podem ser essencialmente divididos em três frentes.

Em primeiro lugar, a criação de conteúdo. Escrever para o blog, para os meus livros, gravar vídeos, e acredito que até o meu trabalho como pesquisadora entre aqui, porque faz parte dele escrever MUITO. Em segundo lugar, o ensino. Em ensino entram todos os meus trabalhos de capacitação do GTD, meu desenvolvimento como professora (em cursos livres de organização e em Comunicação, minha área do mestrado) e meu trabalho como coach de GTD.

Agora, a terceira frente e que eu só passei a ver como frente de trabalho mesmo no ano passado é a frente de liderança, de gestão do meu negócio. Demora, quando se é empreendedor, a perceber que você não é apenas um bom operacional, um bom especialista – mas que precisa cuidar também da direção do seu negócio. Isso ficou especialmente importante recentemente, com a entrada dos novos papéis associados à vida acadêmica, porque eu vou precisar delegar bastante coisa se quiser manter aquilo que só eu posso fazer com a qualidade que eu espero.

Como todo período de transição, há perdas e ganhos. Por exemplo, enquanto não contrato uma pessoa para trabalhar comigo na parte de vendas, eu tenho que fazer esse trabalho, então vou focar no mínimo necessário para ele rodar, e ainda assim eu sei que não sou a melhor pessoa para fazê-lo. Então é claro que esse trabalho pode ter algumas falhas. Tento não me cobrar tanto, porque sei que é temporário. Isso me ajuda muito a manter a sanidade no dia a dia.

Definir o seu trabalho é uma das coisas que mais fazem diferença em termos de produtividade. Se você não tiver seu trabalho definido, ficará muito mais fácil dizer sim para tudo e para todos e se sobrecarregar. Aliás, é fato: toda pessoa sobrecarregada não sabe de verdade qual é o seu trabalho. Provavelmente não tem todo o inventário de coisas que precisa completar e entregar a curto prazo, não tem ideia dos seus compromissos nem das suas responsabilidades. Uma vez que você defina seu trabalho, você consegue analisar cada uma dessas definições e se perguntar: tá tudo certo por aqui? Isso me lembra algo? Quando eu analiso essa área e penso em sua estabilidade, o que eu preciso fazer para alcançá-la?

E essa é uma análise fundamental, porque mudamos o tempo todo. Aprendemos coisas novas, evoluímos, queremos fazer coisas diferentes. Quando você é promovido ou muda de emprego, por exemplo, fatalmente precisará fazer uma nova análise das suas áreas de foco, pois tem muita coisa para colocar em ordem nos próximos meses.

Dentro de cada nota, estou listando as minhas principais responsabilidades para cada papel. Esse é um trabalho que eu estou fazendo exatamente neste momento. Ele me permite manter em foco aqueles pratinhos que não posso deixar cair, ao mesmo tempo que me ajuda a perceber o que precisa ser delegado (porque eu não vou mais ter como fazer, se quiser focar em outras atividades).

Aí vem a grande jogada da coisa toda: quando uma área não está em “estado de cruzeiro”, o que eu preciso fazer para que esteja? Posso identificar projetos, que são coisas que quero concluir em até um ano e que demandam múltiplos passos. Ao identificar projetos, anoto todas essas ideias para depois esclarecer adequadamente e organizar no meu Evernote (tenho uma pilha de cadernos para os meus projetos). Lá, cada projeto terá pelo menos uma ação definida que poderei trabalhar no dia a dia, e assim vou alcançando o que pretendo em cada um dos projetos e, com os projetos, a tranquilidade e estabilidade nas áreas de foco diversas.

Como eu determino o que posso ou devo delegar no momento, ou o que pretendo delegar em breve? Tenho alguns parâmetros:

• Se pode ser feito por outra pessoa, no sentido de que não sou apenas eu que tenho tal competência, ou eu devo delegar agora ou devo ter como meta poder contratar alguém em algum momento para delegar essa atividade.
• Se não é meu core principal (exemplo: editar vídeos), pode ser melhor delegar.
• “O que pode, deve ser delegado” – David Allen. Aqui, ele fala no sentido de que existem muitas atividades que apenas você pode fazer – pela competência, pela sua imagem… Tudo aquilo que não precisa necessariamente ser você, deve ser delegado. Minimalista mas eficaz!

Da mesma maneira que trabalho as áreas de foco profissional, faço das áreas de foco pessoal, mas essas são assunto para outro post. Hoje quis contar como tenho feito o reequilíbrio das minhas atividades depois da entrada no mestrado.

“Ah, mas isso é muito controle. Sou uma pessoa livre, criativa, não gosto de limites assim. Parece que você engessa tudo, não vive.” Eu ouço muito isso (o David Allen também). E vou usar a resposta dele para isso: justamente por eu ser uma pessoa livre e criativa também eu faço isso. Porque, se eu não fizer, esses pequenos detalhes chatos, burocráticos e às vezes até enfadonhos da minha vida vão ficar tomando meu tempo e energia que eu deveria estar dedicando às coisas realmente importantes para mim. Por outro lado, ao fazer essa análise, eu garanto que não vou me esquecer de nenhuma dessas coisas importantes. Vou ter sempre a oportunidade de refletir sobre as responsabilidades que eu tenho com relação ao meu filho, à educação dele, à minha saúde, à nossa casa e todas as outras áreas. Não se trata de limitação, mas de expansão.