Categoria(s) do post: GTD™, Dicas de produtividade, Ferramentas de organização

De tempos em tempos acho bom dar uma revisada um pouco mais aprofundada em todas as ferramentas que utilizo, de modo que eu não caia na inércia de manter as coisas iguais apenas por manter, sendo que eu poderia trazer melhorias e adaptar de maneira mais eficaz às minhas atuais necessidades.

Eu já uso a agenda do Google há pelo menos 15 anos e ela vem sendo a minha companheira fiel em termos de ferramenta de produtividade. Tentei outros calendários ao longo dos anos (Fantastical, iCalendar, Outlook, até mesmo planners e agendas de papel), mas não adianta: acho a agenda do Google prática, fácil, muito simples de manter e com recursos que me atendem. Por isso, não vejo motivo para trocá-la.

Logo, pensei: quais as minhas necessidades pessoais em termos de calendário?

Categorias padrão

Em primeiro lugar, usar as categorias padrão de uso do calendário que aprendi no método GTD™, que são:

  • ações para fazer em um horário específico
  • ações para fazer em um dia específico
  • informações relevantes e úteis de se saber em um dia específico

Com base nisso, formatei três agendas:

A primeira delas é a minha agenda principal: aquela agenda padrão que existe quando criamos uma conta no Google. A razão para isso é que já tenho bastante informações nela e não via motivo para mudar. Antes ela se chamava “Agenda da Thais” ou algo do tipo, e eu apenas mudei para “Hour-Specific Actions”, que me ajuda a centralizar exatamente o que deve ser categorizado nela.

Eu até poderia colocar tudo dentro dessa categoria e continuar chamando de “Agenda da Thais” ou “Agenda Principal”. Mas eu compartilho essa agenda com o meu marido, de modo que ela saiba quando eu tenho alguma reunião, aula ou outro compromisso em que estarei alocada. Isso permite que ele também consiga fazer seus agendamentos sem ficar me perguntando toda hora (não que ele não prefira perguntar algumas vezes rsrsrs continuamos em treinamento).

Por isso, as outras duas agendas contêm ações e informações que dizem mais respeito a mim mesma e eu não preciso compartilhar com ele. Com o passar dos anos, achei que era uma maneira prática de fazer e funciona bem por aqui.

Migração de agendas

Uma mudança que fiz foi migrar os vencimentos de contas. Antes eu tinha uma agenda chamada “Vencimentos de contas”, onde inseria todas as contas. Resolvi simplificar e colocar tudo dentro de “Day-Specific Infos”, porque na verdade é o que elas são. Então aproveitei para fazer essa migração e excluir a agenda específica de contas que eu tinha antes.

Para saber que se trata de um vencimento de conta, eu apenas coloco um cifrão $ no início do título, e fica claro para mim do que se trata. Basta inserir a recorrência, quando for uma conta mensal, por exemplo, e não preciso mais me preocupar com esse vencimento porque serei sempre lembrada dele.

Para fazer essa migração de agendas garantindo que não deixou nada para trás, você pode ir navegando nos meses ou semanas seguintes, ou clicar para visualizar os compromissos em formato de “lista” (o Google chama agora de “programação”), pois assim ele mostra mais facilmente o que vem no futuro. Depois de migrar tudo, basta excluir a agenda.

Eu tinha outras agendas que acabei migrando para as categorias anteriores e então excluindo: rotina da casa, rotina de trabalho, revisões, atividade física e menu semanal. Achei melhor centralizar. Eu também tinha outras agendas que não estavam mais sendo usadas, como a agenda de cursos presenciais (que parei de fazer em dezembro) e uma agenda de log, que eu usava para manter o que foi feito (atualmente faço isso no Bullet Journal porque prefiro).

Vale sempre lembrar: antes de excluir uma agenda, verifique na visualização “programação” se ela não tem nenhum evento futuro que você não pode perder, e migre apropriadamente.

Quero explicar porque tirei a programação do menu semanal da agenda. Durante a quarentena, meu marido assumiu novamente o preparo das refeições dele e do filhote. As minhas refeições estão relativamente padronizadas, dentro de uma orientação do Ayurveda. Eu preparo as refeições diariamente de maneira muito prática, sem receitas. Bem resumidamente, funciona assim: no almoço, que é a refeição mais substanciosa do dia, preciso ter um cereal, uma leguminosa, uma verdura um legume, especiarias, uma raiz etc. Então eu simplesmente vejo o que tenho mais perto do vencimento na minha despensa e vou cozinhando em cima disso. Funciona bem para mim e, quando quero fazer alguma receita específica, isso surge de maneira espontânea. Logo, não havia mais necessidade de planejamento do menu.

Keep, Tarefas, Lembretes

Uma coisa que quero comentar, pois sempre me perguntam quando falo sobre a agenda do Google, é sobre eu usar ou não as ferramentas de Lembretes, Tarefas e o Keep. Não uso. Só isso mesmo. Prefiro organizar a agenda dessa maneira como estou relatando no post.

Destralhar antes…

Vale lembrar que, antes de organizar, sempre é importante destralhar. Ao fazer essas migrações, eu vou destralhando não apenas agendas que não uso mais, mas também eventos criados. É uma ótima oportunidade de revisão para manter apenas o que faz sentido.

Agendas específicas?

Chegou a vez então de refletir sobre a necessidade de criar agendas diferentes para alguns assuntos específicos. Assim como no passado eu achei interessante ter uma agenda para as contas, por exemplo, acredito que neste momento eu tenha algumas necessidades específicas que a agenda possa me ajudar a gerenciar. E veja: o motivo para criar agendas diferentes é apenas para recursos de visualização. Você pode usar esse recurso se tiver que visualizar coisas em categorias separadas.

Desse modo, eu criei três agendas específicas para visualizar a programação sem separado sempre que eu sentir necessidade (de modo geral, elas ficam todas visíveis).

  • Uma agenda para a programação de conteúdos
  • Uma agenda com todas as aulas de cursos que estou participando (aulas ao vivo, lives, palestras, encontros do grupo e outros)
  • Uma agenda para gerenciar as aulas dos meus cursos, que eu ministro

Caso você ainda não tenha se perguntado, eu gosto de colocar os títulos em inglês para treinar o idioma e também porque acho que os nomes ficam mais curtos e práticos em inglês.

Essa divisão ficou excelente, porque faz tempo que queria controlar o calendário editorial na agenda do Google de uma maneira que me deixasse satisfeita. Sempre fiz várias tentativas, mas agora tem funcionado muito bem. É especialmente prático para conteúdos que preciso criar no celular (como o Instagram, por exemplo), porque eu posso digitar o texto no computador, salvar na agenda do Google e apenas copiar e colar pelo celular para postar. Eu antes estava fazendo isso no Trello, e dá super certo, mas faz mais sentido para mim no momento centralizar na ferramenta de calendário que eu uso como padrão, e nesse caso é a agenda do Google.

Por fim, uma última agenda criada é uma agenda para planejamento de atividades, que já ensinei há alguns anos aqui no blog como diferenciar. Basicamente, no planejamento semanal, se eu sentir necessidade de alocar algum bloco de tempo para alguma atividade específica naquela semana, eu tenho esse espaço para fazer isso. Uso apenas excepcionalmente. De modo geral, não sinto necessidade de criar esses blocos mas, em semanas mais cheias, com muitos compromissos, pode ser necessário.

Código de cores / color code

Bater um papo sobre os códigos de cores. De modo geral, a escolha é intuitiva, pessoal e, muitas vezes, aleatória. Já usei de outros modos antes, conforme a necessidade, mas hoje uso uma cor padrão para os eventos com horário (verde), azul para eventos relacionados ao Vida Organizada, amarelo para lembretes (para lembrar um post-it), cinza bem claro para atividades de planejamento e um cinza mais escuro para as ações de dia específico. As aulas ao vivo estão em abóbora, justamente para terem destaque.

Se algo ficou pendente de um dia para o outro, pinto de vermelho (é mais um “coral”, na verdade, que é aquele vermelho não tão forte da ferramenta).

Eu gostei de fazer assim, funciona para mim e gosto da harmonia das cores (sou uma pessoa muito visual e esse tipo de abordagem é eficaz no meu caso).

Você pode estar se perguntando quanto tempo levei para fazer essa reorganização. Cerca de uma hora. Aí é ir alimentando diariamente, sempre que apropriado.

Foi ÓTIMO fazer essa revisão e eu já inseri um lembrete para refazê-la daqui a um ano, caso eu não queira fazer espontaneamente antes.