Categoria(s) do post: Dicas de produtividade, Plenitude & Felicidade, Ferramentas de organização

De tempos em tempos eu gosto de fazer um post como esse mostrando as ferramentas que estou usando no momento para me organizar.

Gosto sempre de lembrar que as ferramentas apenas dão suporte a um processo pessoal consolidado de organização e que não fazem nada por si mesmas. De nada adianta uma pessoa usar uma ou 20 ferramentas se não estiver habituada aos comportamentos de produtividade que garantam um bom uso das mesmas. Vai se perder, vai misturar informações etc. Portanto, nunca paute sua organização apenas em ferramentas, mas nos hábitos e comportamentos diários, cujas ferramentas tanto faz.

Duas ferramentas são essenciais para gerenciar as coisas que eu preciso fazer todos os dias: minha agenda e uma to-do list. Elas são coisas diferentes porque o que entra em cada uma tem natureza diferente.

Na agenda entram apenas aquelas coisas que precisam *de qualquer maneira* serem feitas em um dia ou em um horário específico. A agenda também pode conter informações e lembretes relevantes, como vencimento de contas, aniversários e outros.

Desde 2004, mais ou menos, eu uso a agenda do Google para me organizar, mas você pode usar qualquer tipo de agenda.

Nos intervalos entre os compromissos, eu trabalho na minha to-do list que fica no Todoist. Após idas e vindas, eu ainda o acho imbatível para gerenciar as ações do dia a dia.

Rotina diária traz ações com recorrência diária que precisam de lembretes. Tenho pouca coisa porque geralmente são itens novos que ainda não me habituei a fazer. Todo o restante das recorrências diárias fica na checklist (lista seguinte), que deixo aberta ao longo do dia para só ir verificando se realmente estou fazendo no piloto automático. Isso é uma prática mais avançada de organização e produtividade que você acaba alcançando depois de anos praticando diariamente. Em resumo, você já faz boas coisas, hábitos e comportamentos sem precisar de um lembrete para isso.

Em próximas ações entram as ações pontuais, ou seja, as ações que não são recorrentes. Podem ser ações avulsas ou relacionadas a projetos e objetivos. Atualmente, na quarentena, fico brincando com os contextos. No momento em que estou escrevendo este post, tenho apenas três para gerenciar meu trabalho de manhã (quando faço um deep work, pois estou mais descansada depois de uma noite de sono), de tarde (quando resolvo mais pendências, contato pessoas etc, já me dirigindo ao encerramento do dia) e de noite em casa (quando faço coisas em casa, mais offline mesmo, ou estudo). A lista Petz foi criada porque nessa semana tive que levar o dog na veterinária e ia aproveitar para passar nessa loja e comprar coisas. Após ir à loja, eu deleto o contexto.

Ações em espera são ações minhas que eu não posso fazer por algum motivo. Estão incubadas. Follow-up é tudo o que estou aguardando de terceiros e preciso fazer um acompanhamento.

Quem me acompanha há algum tempo sabe que passei o último ano usando o Trello para gerenciar as minhas listas, e ainda gosto muito dele, mas de tempos em tempos gosto de migrar de ferramenta para conhecer recursos novos e também fazer uma limpa no meu sistema como um todo (não que eu já não faça isso semanalmente quando reviso as listas).

Painel de itens incubados no Trello
Painéis diversos de referência no Trello

No momento eu ainda mantenho no Trello as listas de projetos e de itens incubados (projetos ou ideias que não estão em andamento no momento). Também mantenho referências, como os calendários editoriais de cada canal (blog, YouTube etc). Fazer a migração desses elementos leva mais tempo e eu estou nesse exato momento de migração. Provavelmente a lista de projetos acabará indo para o próprio Todoist, visto que se trata de um índice simples de projetos em andamento e um índice de ideias incubadas em outra categoria. Planejamentos e arquivos de suporte aos projetos ficam em outro lugar, mais apropriado para esse tipo de informação (geralmente, Mind Meister quando for mapa mental ou Evernote quando forem arquivos diversos).

O Evernote é a minha ferramenta principal para armazenar informações de arquivo, textos, anotações, enfim, tudo o que for arquivo de consulta mesmo. Arquivos maiores, que não cabem em uma nota lá, armazeno no Dropbox (principalmente imagens e vídeos).

Caderno de entrada para capturar coisas diversas
Exemplo de tópico organizado no Evernote
Uso apenas os três cadernos acima e os assuntos organizo nas etiquetas (abaixo)
Exemplos de etiquetas

Objetivos de curto, médio e longo prazo, áreas da vida e mapas mentais de estudos de modo geral estão no Mind Meister.

Áreas da vida
Objetivos de médio a longo prazo
Planejamento do doutorado em formato de mapa mental

Outros aplicativos que tenho no meu celular e que uso como apoio, ou seja, pontualmente, quando preciso especificamente deles, e não diariamente:

  • CamScanner: de modo geral o Evernote atende bem todo tipo de digitalização que faço, mas uso o CS quando preciso digitalizar contratos com mais qualidade.
  • Insight Timer: tempo de meditação, quando lembro de marcar o tempo (geralmente faço meditações mais livres e espontâneas, mas às vezes gosto de colocar o timer ou fazer uma meditação guiada).
  • Feedly: para agregar os blogs que gosto de ler.
  • Spotify: não necessariamente um app de produtividade, mas uso muito para playlists que criam uma ambiência ao longo do dia (playlist para foco, para relaxar, para estudar etc).

No meu computador eu também tenho os seguintes apps:

  • Alfred: um sistema de busca incrível para Mac, que busca dentro do computador, nos arquivos, nos aplicativos e na web.
  • Anki: para estudos, crio cards para idiomas.
  • Notion: fazendo alguns testes para organizar o calendário editorial.
  • World Clock Pro: eu faço um monte de reuniões internacionais e é super útil ter esse app que faz a conversão fácil do fuso horário para planejar os melhores horários para as reuniões.
  • Google Chrome: para tudo, inclusive acessar meus e-mails (Gmail), Telegram e What’sApp Web (não respondo pelo celular na maior parte das vezes).

Em papel, uso basicamente três cadernos, para funções diferentes:

  • Bloco de anotações pequeno, de bolso, para levar comigo para todo lugar e nunca perder anotações quando me lembrar de algo e quiser registrar. Já escrevi textos inteiros esperando para ser atendida na dentista, por exemplo. E costumo “esvaziar a mente” antes de dormir, deixando o bloquinho ao lado d cama.
  • Bullet Journal, que uso essencialmente para registrar minha rotina. Não uso para lembretes, para planejamento ou organização de informações. Vejo o BJ como um livro da minha vida. Logo, registro a minha rotina, pois acho interessante revisar isso depois de alguns anos.
  • Commonplace Book: basicamente um caderno universitário que uso para anotações gerais de cursos, aulas, frases, planejamentos, rascunhos, textos que escrevo etc. A ideia dele é ter um registro cronológico do que está acontecendo no meu cérebro e ter um único caderno para carregar comigo ao longo do dia, quando quero escrever ou revisar o que já escrevi ali.
  • Bandeja de madeira no meu home-office para agrupar os papéis que chegam até mim (contas, contratos, folhetos etc).
Bloquinho de anotações
Bullet Journal
Commonplace Book
Exemplo de caixa de entrada física (bandeja de papéis)

“Nossa, Thais, mas você não se confunde com tantos apps?”
Não porque, como já comentei antes, não me organizo por ferramentas, mas por hábitos que já estão enraizados e as ferramentas apenas dão suporte ao que eu preciso fazer.

Um dia comum se resume a:

  • Trabalhar com a minha agenda e o Todoist abertos no computador o tempo todo.
  • O que tem na parte de cima da agenda do dia eu busco fazer antes da hora do almoço, assim como o que tem prazo no Todoist. Como não abuso dessas informações, consigo dar conta de tudo diariamente.
  • Os compromissos com horário vão sendo realizados ao longo do dia, conforme acontecem.
  • Na parte da tarde, trabalho em ações sem prazo ou de rotina que estão no Todoist.
  • Verifico minhas mensagens (e-mails, What’s e Telegram) ao longo do dia para responder urgências, mas sento ao computador para zerar as caixas antes do almoço e antes do final do dia.
  • Faço anotações nos cadernos ao longo do dia, sempre que algo me vem à mente ou aparece.
  • Digitalizo anotações e arquivos ao longo do dia também, conforme apropriado.

Acredito que valha a pena citar que eu não olhos todos os apps todos os dias. O segredo da coisa toda está em fazer revisões apropriadas.

  • Agenda e Todoist são revisados diariamente
  • Projetos e itens incubados são revisados semanalmente
  • Áreas da vida são revisadas no início do mês, mensalmente
  • Objetivos eu reviso quando muda a estação, trimestralmente
  • O planejamento do ano é feito anualmente, quando planejo os trimestre e aí vou revisando conforme apropriado, para fazer o planejamento do mês, da semana etc.

Esse post foi um resumão de como me organizo, mas é claro que não dá para trazer TUDO descrito em detalhes em um único post. Você pode me acompanhar diariamente aqui e nas redes sociais do Vida Organizada para ver na prática como faço e as mudanças que implemento através de auto observação, novos aprendizados vindos dos meus estudos e experiências cotidianas.