Categoria(s) do post: Dicas de produtividade

Quando defini o título deste post, o comentário que me veio à mente foi: “uau, essa é a pergunta do século!” rs Porque se tem algo que faz parte da realidade de todo mundo hoje em dia é o excesso de distrações, informações e coisas a fazer. Neste post, vou trazer minhas principais estratégias então para te ajudar, como se estivesse conversando com uma amiga tomando um café!

Desligue todas as suas notificações

Já li alguns textos e pesquisas que dizem que, uma vez que a gente se distraia, leva mais ou menos uns 20 minutos para se concentrar de novo. Isso se a gente não tiver nenhum distúrbio de déficit de atenção, o que piora ainda mais o quadro.

Hoje a gente vive em um momento da humanidade em que existe tanta notificação que, se a gente levar a informação acima a sério, entende que, basicamente, não fica concentrado em nenhum momento, porque a cada 15 segundos aparece uma notificação nova no celular ou no computador.

É por isso que eu desabilito todas as notificações do meu computador (e-mail, calendário etc). Só deixo a de atualização do sistema, e mesmo assim acho ela meio chatinha (mas suporto). No celular, tiro todas. Deixo apenas para Uber e serviços de entrega, pois considero úteis. Todo o resto – especialmente mensagens – eu tiro.

Acho que o que faz as pessoas ficarem receosas de tirar as notificações é o medo de receber algo importante e não ver de imediato. Pela minha experiência, o que funciona é olhar nos intervalos. Se tiver algo importante, eu vou responder. Mas toda a massa do não importante, que é a maioria, não vai me atrapalhar. Esse é o ponto.

Na prática, funciona assim: estou escrevendo este texto aqui para o blog. Estou concentrada. Quando acabar a primeira versão, eu levanto, pego algo para comer ou beber e dou uma olhada no celular. Nada urgente? Sigo trabalhando. É isso. Ou seja, eu olho direto as minhas mensagens, mas sou eu quem julgo o que é urgente e o que precisa da minha resposta imediata. E respondo quando puder.

Claro que, devido ao meu trabalho, por entender que tenho clientes que precisam de respostas imediatas, eu tenho algumas estratégias, que são:

  • Tenho uma pessoa que trabalha de segunda à sábado, em horário comercial, atendendo clientes e me repassando o que precisa da minha intervenção ou o que for mais urgente.
  • Coloco uma resposta automática em todos os meus e-mails, dizendo que não trabalho com a caixa aberta e que responderei assim que possível. Se for urgente contate X e Y de pessoas.
  • Vou educando as pessoas que trabalham diretamente comigo sobre a minha política de comunicação e, aos poucos, todo mundo vai conhecendo e respeitando.

Desligue as notificações e veja a paz que passará a reinar no seu dia. Fica até parecendo que tem algo estranho ou errado. Teste.

Depois que desliguei as notificações de maneira geral, meu foco aumentou em uns 300%.

Tenha paz sobre tudo o que você NÃO está fazendo

Nada tem o poder de me distrair mais do que ficar lembrando de coisas que preciso fazer ou ficar preocupada com coisas que eu deveria estar fazendo.

Existem muitas técnicas para que eu possa analisar tudo o que eu tenha para fazer e, momento a momento, escolha no que vou focar. Tudo o que escrevo aqui no blog tem essa finalidade, e eu não poderia resumir em uma frase ou post. Mas, uma vez que eu tenha decidido realizar uma atividade, quero estar completamente presente nela, focada. Para isso acontecer, eu dependo de duas coisas:

  1. Deixo meu Bullet Journal aberto do meu lado, enquanto estou no computador trabalhando ou fazendo alguma atidade offline (tipo ler um texto ou livro), porque tudo o que eu me lembrar de fazer, eu apenas anoto ali para lidar com a demanda mais tarde. Eu não paro o que eu estou fazendo para executar outra atividade, a não ser que a casa esteja pegando fogo, obviamente.
  2. Tenho que ter um painel com um inventário completo de todos os meus afazeres. Compromissos, ações, rotinas, projetos, tudo. Isso no GTD a gente chama de “sistema”. É um conjunto de listas e ferramentas que têm um foco diferente cada uma – ou seja, olho quando tenho que olhar, e não tudo ao mesmo tempo – que me permite olhar todo esse inventário de coisas a fazer e saber que tudo o que não estou fazedo está ali, sob controle. Toda semana, faço uma revisão para que as listas estejam atualizadas, e diariamente as alimento.

Uma técnica que me ajuda a ter foco momento a momento é: acabei uma atividade, eu me pergunto qual é a coisa mais importante que eu tenho para fazer agora. Muitas vezes, é comer, beber água ou fazer xixi. E, enquanto estou comendo, bebendo água ou fazendo xixi, eu já me pergunto qual é a próxima, que pode ser “finalizar arquivo para enviar para a impressão”. Finalizando o arquivo, eu já penso na próxima, que pode ser ënviar o contrato pelo motoboy”. Assim, ao longo do dia, tendo base em um sistema que me mostre tudo o que preciso fazer, consigo focar nas escolhas intuitivas do que for mais importante.

Veja suas mensagens e e-mails nos intervalos e processe tudo diariamente, apenas uma vez

Como eu deixo as notificações desligadas, sempre que termino alguma atividade concentrada, eu dou uma olhada em todas as minhas caixas de mensagens para ver se tem algo urgente que precisa de resposta. Se sim, respondo. Se não, deixo para responder depois. Que depois? No final da tarde, ou do meio da tarde para o fim do dia, gosto de zerar todas as minhas caixas.

“Zerar” uma caixa de entrada não significa resolver tudo o que chegou ali, mas endereçar corretamente. Abrir um e-mail, ver se ele demanda ação ou não e, se sim, decidir quando vou executar. Simples assim.

Existem alguns posts aqui no blog onde explico como fazer com mais detalhes. Vale a pena aprender, porque é uma prática diária que muda a vida e a maneira como nos relacionamos com as pessoas.

Outra prática que tenho sobre e-mails é: antes do almoço, gosto de disparar as mensagens. Ou seja, tudo o que tenho que solicitar a alguém, envio nesse horário. Depois de alguns testes, percebi que é o melhor horário, pois geralmente a pessoa volta do almoço e vê seus e-mails – e ela já tinha visto o montante pela manhã, quando começou a trabalhar. Então ela consegue focar melhor nos e-mails novos.

Outra dica que gosto de dar é a de agendar as mensagens. Eu trabalho em horários alternativos, mas já percebi que as pessoas gostam ou preferem receber mensagens em horários específicos – como na hora do almoço. Por isso, se eu responder um e-mail às 20h ou às 9h, eu prefiro agendá-lo para ir em um horário de preferência, pensando até em como quero receber essa resposta. No Gmail, existe uma extensão chamada Boomerang que permite isso (vale a busca). No Outlook, até onde eu sei, também dá para agendar mensagens.

Duas coisas atrapalham pacas: centralizar e querer ser perfeccionista

Sempre fui ambas as coisas, e isso sempre me atrapalhou muito.

Quando percebo que estou demorando muito para fazer algo (porque simplesmente não cabe na minha rotina), eu considero delegar para alguém. Se sou eu mesma que preciso fazer, eu penso melhor em como poderia executar, ou incubo a atividade (veja aqui um post recente sobre esse lance).

Sempre fui perfeccionista. E isso me fez sofrer muito, porque às vezes eu nem queria começar uma atividade porque “não ia fazer do meu jeito”. Ou então eu nunca conseguia concluir algum projeto porque achava que “nunca estava perfeito”. Quando eu me libertei disso, minha vida começou a andar! Porque eu aprendi um conceito que é sobre o “produto mínimo viável” (vem da cultura das start-ups), em que a gente define um resultado mínimo que a gente concorde para finalizar uma primeira versão daquilo, e depois vai melhorando. Meu lema hoje é “feito é melhor que o perfeito não feito”.

Ter na cabeça o princípio de que continuaria melhorando algo mesmo depois de supostamente tê-lo concluído me libertou e abriu o mundo para novas possibilidades.

Conclusão…

A organização existe justamente para que a gente não precise perder tempo ou se estressar com algo que, se a gente pensou e planejou antes, vai tornar tudo mais tranquilo, mais fácil e mais prático.

Ter foco não depende de ter algo simples, tipo uma lupa, e pronto, seus problemas foram resolvidos. É algo que você cria. Tem que ser pró-ativo. Não é algo que simplesmente acontece.

Espero que, com este post, eu tenha trazido dicas e técnicas que realmente te ajudem. Como eu comentei no início do post, tentei escrevê-lo como se estivesse dando essas dicas para uma amiga em um café. Por favor, deixe um comentário caso você já use algumas dessas técnicas, pois isso pode encorajar os outros leitores a tentarem também! Muito obrigada!