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Será que, no mundo ideal, existe um sistema de arquivo que realmente funcione? | Imagem: Getty Images

Você já tentou montar um arquivo para organizar sua papelada? Certamente que sim, então sabe como é frustrante se dar conta de que ele não funciona! Os motivos são inúmeros e variam de acordo com o estilo de vida de cada um, mas o fato é que montar um sistema de arquivo é uma tarefa complexa e que envolve muitos, muitos fatores mesmo. Veja algumas dicas para fazer funcionar:

Apesar de ser uma usuária do sistema GTD, a experiência me ensinou que o melhor formato de arquivo para mim é organizar a papelada por categorias. Mas assim, papelada de arquivo morto, de referência, e não arquivo que eu mexo constantemente, como contas. Então tenho minhas pastas e caixas de material da faculdade, pós-graduação, trabalho, gravidez, decoração, receitas etc. Funcionam bem para mim e tenho uma regra básica: não guardo o que for supérfluo. E olha, é um exercício constante, porque vira e mexe acabo encontrando algum papel que me faz questionar a minha sanidade (“por que eu guardei isso?”).

O grande lema do blog se aplica aqui também, então: não é possível organizar tralha. Destralhe, e só então pense em organização. Isso significa encarar suas pilhinhas de papel (não tente fazer de uma vez, a não ser que queira entrar em crise – desculpe, David Allen) e jogar fora 80% do que está ali.

É trabalhoso, mas pense pelo lado positivo: você organizará sua papelada e terá um arquivo ok para você! Não vale a pena? Eu acho que sim.

Saiba o que encontrará pela frente

Você se deparará com todo tipo de papel, de documentos importantes a notas absurdas que você se perguntará os motivos pelos quais achou importante guardar. De todo modo, tenha em mente que cada tipo de papel deve ter uma solução específica. Uma coisa é jogar um post-it fora – outra totalmente diferente é se desfazer de uma fatura antiga do cartão de crédito.

Cuidado com a segurança de suas informações

Uma fragmentadora de papel é a melhor aquisição que você pode fazer neste caso, a não ser que queira ficar rasgando em pedacinhos cada papel com informações confidenciais que encontrar. Além do que for lixo, você precisará guardar papéis importantes, como documentos, certidões e comprovantes ainda válidos. Tome cuidado com esses artigos e não seja negligente com eles. Uma boa ideia é ter uma pasta grande (ou uma caixa) para documentos importantes. Pelo menos esse tipo de documento você garante que estará guardado e seguro.

Veja quanto espaço você tem

Uma coisa é certa: mesmo se desfazendo de muita coisa, pode ser que você não tenha espaço para guardar tudo. A única saída é priorizar o que fica e se desfazer sem dó do que não serve mais. Pense na possibilidade de digitalizar algumas coisas para otimizar o espaço. Essa ideia é especialmente boa para trabalhos escolares dos seus filhos, por exemplo.

Gerencie a papelada nova que chega

A melhor forma de se fazer isso é centralizando tudo em um só lugar. Nada pior que deixar contas em cima da mesa da cozinha, textos da faculdade na mesa do quarto e papéis do trabalho dentro da mochila. Se você deixar todos os papéis em uma única caixa de entrada, pode ter tudo bagunçado, mas sabe que ao menos o que procura está ali, e não espalhado pela casa.

Tenha um arquivo para contas

Eu tenho uma pastinha fina onde guardo as contas do mês, que ainda serão pagas. Chegando pelo correio, já coloco ali. Depois de pagas, coloco-as em uma pasta sanfonada (com 12 divisórias, uma para cada mês do ano), arquivadas. Funciona bem para mim e acho mais eficiente que organizar por categorias (TV a cabo, curso, luz, água etc).

Esqueça códigos de cores e outras ideias mirabolantes

Esse tipo de coisa funciona em determinadas situações e muito frequentemente quando a papelada já está em ordem. Tentar montar um esquema de cores sem uma ordenação básica, além de ser limitado, só vai bagunçar mais a sua cabeça. Atenha-se ao simples.

Use o que você tem

Essa é a continuação do item anterior. Não queira “comprar 12 pastas cor de rosa para arquivar a papelada” se, depois, precisar de mais e não encontrar modelos iguais. Isso não funciona.  Use as pastas e caixas que você já deve ter em casa e, se for o caso, no futuro você as substitui.

Não existe regra para o lugar onde guardar os arquivos

Pode ser que mantê-los todos juntos dê uma sensação maior de organização, mas atenha-se às suas necessidades. Não parece óbvio que o melhor lugar para guardar um fichário de receitas seja na cozinha? Então por que você o colocaria com os outros arquivos no escritório?

Você está bem resolvida(o) com o seu sistema de arquivamento? Dê algumas dicas!