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Qual a diferença entre um projeto que tem prazo e um projeto que tem tempo livre de conclusão no GTD?

Nenhuma. Ambos entram no sistema. A diferença não está no projeto em si, mas no CALENDÁRIO, que é onde entram os prazos e ações com prazo, sejam de projetos ou avulsas, e nas listas de Próximas Ações, que é onde entram as ações de projetos ou avulsas também, para fazer o quanto antes.

Se a execução do GTD diz respeito ao calendário + listas de Próximas Ações nos intervalos, tudo que tem prazo será executado no tempo certo e o que não tem prazo também será, dependendo apenas de você estar no contexto certo.

Uma coisa incrivelmente importante é que você pode ter projetos mais complexos que tenham cronogramas de execução. Um cronograma, montado em uma planilha ou em um arquivo robusto do MS Project, é apenas um arquivo de suporte ao projeto. Você revisa semanalmente para identificar próximas ações. Uma vez identificadas:

  1. Faça na hora, se levar menos de 2 minutos
  2. Delegue, se for para outra pessoa fazer
  3. Adie para você fazer no momento mais apropriado, se não puder delegar – e esse “momento mais apropriado” pode ser 1) em um dia ou horário específico, então você colocaria no seu calendário, ou 2) apenas estar no contexto apropriado, o quanto antes, então você colocaria em uma lista de Próximas Ações por contexto.

Perceba que você não “executa” projetos, mas apenas as ações relacionadas a cada um deles. Então o que vai te dar controle dos cronogramas não é revisar cada um dos seus projetos diariamente (que loucura!), mas sim fazer uma boa Revisão Semanal e garantir que o que já pode ser feito foi destinado ao lugar correto – seja fazendo na hora (< 2 minutos), delegando (lista Aguardando Resposta) ou adiando (Calendário ou Próximas Ações). Uma boa Revisão Semanal te deixa tranquilo até a próxima.

E ei! Nada impede que você acesse um projeto ou outro antes da próxima Revisão Semanal se você sentir necessidade. Só não precisa ser regra ficar preocupado com todos eles todos os dias, ao mesmo tempo.

Essa é a maravilha do GTD: todos os projetos caminham. O que tem prazo você faz, e o que não tem prazo você também faz, com liberdade de escolha. Você não precisa simular prazos nos que não têm. Basta entrar no fluxo de execução.

Thais Godinho
16/02/2017
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Esta foi uma questão levantada em um webinar de perguntas e respostas feito em 2012 com o David Allen e, como ouvi recentemente, quis compartilhar a visão dele com vocês.

Alguns temas postados aqui podem parecer GTD avançado, mas na verdade são apenas reflexões sobre o nosso workflow e qualquer pessoa, mesmo que não use o GTD, pode se beneficiar delas.

Uma dúvida comum entre os usuários de GTD é se as ações com prazo devem entrar no calendário ou na lista de ações por contexto. A resposta do David foi a seguinte:

“Quando eu faço minha revisão semanal ou vejo meu calendário, eu não quero ficar pensando no que está ali. Eu quero ver que o que está no meu calendário é o que eu tenho que fazer naquele dia, e não ter que ficar confuso repensando naquilo.

Se você coloca na sua lista de próximas ações uma ação que você precisa fazer e pode fazê-la apenas em um dia específico, sempre que você olhar para ela em sua lista (e não puder executá-la), isso gera um processo mental de “repensamento” que te confunde. Se você só pode executar essa ação em um determinado dia, faz mais sentido que ela esteja em seu calendário.

Agora, é claro que você pode ter uma próxima ação com prazo que pode ser executada antes. Nesse caso, faz sentido inserir a ação em uma lista de próximas ações por contexto (com o prazo atrelado a ela), porque você pode visualizar e executar antes.

Outra alternativa é inserir os prazos sempre no calendário e, a cada revisão semanal, estabelecer próximas ações de acordo com os prazos que estão ali. Mas, para isso, sua revisão semanal precisa ser uma constante e você precisa confiar no seu sistema.”

Eu achei essa questão pertinente porque muitas vezes me vi nessa situação de não querer inserir ações no calendário, mas penso que às vezes pode ser necessário para tirar as coisas da cabeça. Da mesma maneira, é chato ficar olhando para ações na minha lista por contexto que eu não posso resolver agora.

O que vocês acham? Como vocês manuseiam ações com prazos específicos?

Thais Godinho
27/08/2015
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