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Esta foi uma questão levantada em um webinar de perguntas e respostas feito em 2012 com o David Allen e, como ouvi recentemente, quis compartilhar a visão dele com vocês.

Alguns temas postados aqui podem parecer GTD avançado, mas na verdade são apenas reflexões sobre o nosso workflow e qualquer pessoa, mesmo que não use o GTD, pode se beneficiar delas.

Uma dúvida comum entre os usuários de GTD é se as ações com prazo devem entrar no calendário ou na lista de ações por contexto. A resposta do David foi a seguinte:

“Quando eu faço minha revisão semanal ou vejo meu calendário, eu não quero ficar pensando no que está ali. Eu quero ver que o que está no meu calendário é o que eu tenho que fazer naquele dia, e não ter que ficar confuso repensando naquilo.

Se você coloca na sua lista de próximas ações uma ação que você precisa fazer e pode fazê-la apenas em um dia específico, sempre que você olhar para ela em sua lista (e não puder executá-la), isso gera um processo mental de “repensamento” que te confunde. Se você só pode executar essa ação em um determinado dia, faz mais sentido que ela esteja em seu calendário.

Agora, é claro que você pode ter uma próxima ação com prazo que pode ser executada antes. Nesse caso, faz sentido inserir a ação em uma lista de próximas ações por contexto (com o prazo atrelado a ela), porque você pode visualizar e executar antes.

Outra alternativa é inserir os prazos sempre no calendário e, a cada revisão semanal, estabelecer próximas ações de acordo com os prazos que estão ali. Mas, para isso, sua revisão semanal precisa ser uma constante e você precisa confiar no seu sistema.”

Eu achei essa questão pertinente porque muitas vezes me vi nessa situação de não querer inserir ações no calendário, mas penso que às vezes pode ser necessário para tirar as coisas da cabeça. Da mesma maneira, é chato ficar olhando para ações na minha lista por contexto que eu não posso resolver agora.

O que vocês acham? Como vocês manuseiam ações com prazos específicos?

Thais Godinho
27/08/2015
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Você não estima prazos – você os têm. Mesmo assim, todos os dias as pessoas perdem prazos ou deixam de cumprí-los. Veja quais são os principais motivos e como contornar essa situação.

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Motivo 1: Subestimar o tempo necessário para executar alguma tarefa

O problema: Geralmente, pessoas que não sabem dizer “não” acabam se sobrecarregando porque não conseguem estimar com muita exatidão quanto tempo elas levarão para executar suas tarefas. Aceitam sem critério para mostrarem que podem entregar e, no meio do caminho, outras coisas aparecem e ela se perde, quando não se estressa.

A solução: Sempre que se programar para executar alguma atividade, estime o dobro do tempo. Pode parecer um exercício quase infantil, mas quando você faz algo, especialmente pela primeira vez, não tem noção real de quanto tempo leva. Vale sempre a pena estimar mais tempo que fazer as coisas correndo e com risco maior de errar.

A solução 2: Com o tempo, se organizando, você aprenderá a identificar melhor as suas prioridades. Quando isso estiver acontecendo, ficará mais fácil dizer “não”. Quando você diz “sim” para tudo, não há organização que faça milagres – especialmente porque esse filtro faz parte da organização.

Motivo 2: Não inserir os prazos no calendário

O problema: Projetos, atividades, eventos e diversas ações podem ter prazos. Se você não anota esses prazos em algum lugar, eles certamente se perderão na sua cabeça. Ou você pode até mesmo anotar, mas uma coisa em seu caderno, outra em seu post-it – sem uma ordem. Aí os prazos se perdem mesmo.

A solução: Centralize todos os seus prazos em um único calendário, que pode ser uma agenda de papel ou o calendário do seu Outlook, por exemplo. O importante é centralizar todos os prazos em um único lugar para que você possa revisá-los sempre. Uma vez por semana, revise os prazos para as próximas semanas e antecipe-se no que puder.

Motivo 3: Valorizar mais o cliente que a sua própria equipe

O problema: Não existem critérios e um plano de negócios, então a pessoa se sente ansiosa para aceitar toda e qualquer requisição vinda de um cliente. Com isso, ignora a capacidade de produção da própria equipe e, além de prejudicar a qualidade da entrega, pode acontecer de ela simplesmente não acontecer, perdendo o prazo. Não preciso dizer que a equipe trabalha infeliz e estressada, sentindo-se desvalorizada e sem conseguir fazer um trabalho de qualidade.

A solução: Clientes são importantes, mas sua galinha de ovos de ouro também. Se você tiver um plano de negócios e seu workflow organizado, conseguirá abrigar novas demandas dos clientes e distribuir efetivamente entre a sua equipe. Pode ser necessário contratar mais pessoas ou treinar as que já estão com você. Aprender a dizer “não” para o cliente também é libertador. Se você tiver compromisso com a entrega, 90% dos clientes vão entender. Questione se os 10% valem a pena. Não dá para aceitar tudo sem critério, prejudicando todo o seu fluxo. Veja se sua equipe não está sobrecarregada e pense um pouco mais antes de aceitar tudo sem critério e distribuição de atividades.

Motivo 4: Não ouvir as pessoas que trabalham com você

O problema: Você é um gestor ou trabalha em equipe e acredita que ninguém tem tanta competência quanto você para gerenciar as entregas. Com isso, acaba se distanciando de seus colegas, conversando e acompanhando pouco. As pessoas sentem isso e a falta de controle de prazos se mostra no dia a dia.

A solução: Converse com sua equipe, discutam prazos em conjunto, vejam como conseguem se organizar com sugestões de todos.

Motivo 5: Deixar as coisas para a última hora

O problema: Tudo é urgente e não há qualquer tipo de priorização de atividades. Com isso, aquilo que era importante antes acaba sendo realizado um dia antes ou, muitas vezes, alguns minutos antes do limite do prazo de entrega! Isso gera um estresse enorme e pode causar mais problemas ainda caso haja algum imprevisto e você não consiga executar a atividade de última hora.

A solução: Revise seus prazos semanalmente e antecipe-se no que puder. Deixe sempre uma margem de alguns dias para conclusão. Se seu prazo é na quinta, procure terminar na terça. E por aí vai. Não tem muito segredo nesse caso, a não ser antecipar sempre que puder.

E você, identifica algum problema com relação a prazos na sua vida, com pessoas da sua equipe ou até mesmo conhecidos? Por favor, comente abaixo para trocarmos ideias e buscarmos soluções.
Thais Godinho
24/08/2015
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