GTD

16 Jun 2015

(Vídeo) Escritório móvel GTD

Esta semana estou viajando para fazer um curso com o David Allen e tirar minha certificação como GTD Master Trainer pela Call Daniel. Aproveitando o ritmo, gravei um vídeo mostrando como manuseio o que eu chamo de “escritório móvel” do GTD, com tudo o que levo comigo quando vou trabalhar em outro lugar que não seja meu home-office. Espero que gostem!

Se você não estiver vendo o vídeo, clique aqui.

Você pode trocar ideias sobre GTD no grupo criado no Facebook (aqui!) para ser uma comunidade de usuários brasileiros vinculada à David Allen Company. É importante falar que o grupo não existe para concorrer com ninguém – acreditamos que uma comunidade deva ser composta por pessoas que tenham um bem comum e queiram apenas trocar ideias, tirar dúvidas e fazer amizades. Clique aqui para fazer parte!

10 Jun 2015

Respondendo dúvidas dos leitores sobre o GTD

Reuni algumas dúvidas enviadas por leitores nos últimos dias e resolvi responder em forma de comentário para ajudar outras pessoas que possam ter as mesmas dúvidas também.

Projetos e outlines no Toodledo

“Estou tentando implementar o GTD e ainda sinto algumas dificuldades. Talvez, por trabalhar na área acadêmica eu tenha estranhado um pouco a terminologia, por exemplo: “projeto”, usamos muito para outra coisa. Enfim, vou errando aqui, acertando ali e sempre seguindo em frente.
Estou usando o Toodledo+Evernote e no Toodledo vi que existe a função outlines, aliás muito parecido com o workflow, como posso usar esta função?” – Letícia

Letícia, o conceito de projeto no GTD é bem mais simples mesmo que o acadêmico ou corporativo. O David considera projeto tudo aquilo que leva mais de um passo para ser concluído e dura até um ano, mais ou menos. Essa diferenciação entre projeto e tarefa é essencial no GTD para conseguir trabalhar sem procrastinação. Se você não destrinchar as ações de um projeto, é muito provável que ele acabe ficando de lado durante muito tempo, porque você nunca terá pique, vontade ou ânimo para trabalhar nele.

Sobre a guia Outlines no Toodledo, eu costumo usar para checklists.

Pastas suspensas

“Olá Thais,
Bom, acompanho o blog já há algum tempo, aplicando várias dicas de organização ao meu dia a dia. Porém, mais recentemente, após ler o seu livro, resolvi comprar o livro do David Allen e tentar aplicar o método GTD à minha vida. Ainda o estou estudando e aprendendo, e apanhando (rsrsrs), mas deixa eu aproveitar o comentário e te perguntar o porque do David criticar as pastas suspensas? Pois eu, infelizmente, não consigo visualizar nenhuma outra estrutura para implementação da sistemática…
As pastas que ele fala, que ficam em pé sozinhas na gaveta, sustentadas por chapa móvel, você tem ideia que pastas seriam essas?
Obrigado e abraço!” – Danniel

São manila folders, pastas que são vendidas apenas nos Estados Unidos. Mais ou menos assim:

manila-folder

Não se prenda a isso. Não é que ele é contra – é que a maioria das pessoas usa errado. A gente vê aquele monte de pastas em arquivos entupidos de papéis. Fica difícil de atualizar, manusear. O importante é você conseguir montar um arquivo que seja prático para você – ou seja, você consegue atualizar sem problemas, consegue criar novas pastas sem obstáculos, o arquivamento faz sentido etc.

Tanto meu arquivo físico de referência quanto meu tickler estão em formato de pastas suspensas.

Tickler para quem tem pouco espaço

“Primeira vez que comento por aqui e já tenho que te agradecer por compartilhar sempre que pode dicas tão boas para nos organizar! Obrigada!
Então, eu gosto bastante do método GTD e estou tentando aplicá-lo na minha rotina, porém gostaria de sugestões para o uso de um tickler. Não tenho espaço suficiente no meu quarto (ambiente de trabalho/estudo) para ele no momento. Você tem alguma sugestão?” – Beatriz

Bia, quando eu não tinha espaço, providenciei uma caixa para pastas suspensas que ficava em um cantinho e não ocupava quase nada do espaço que eu tinha. No último post da série Aprenda GTD, coloquei uma foto de um modelo que pode servir. Não ocupa mais do que 50x30cm.

Projetos x objetivos

“Olá Thais. Primeiramente, parabéns pelo blog. Eu acompanho faz tempo, apesar de ser a primeira vez a postar algum comentário!rs. Pois bem, estou empolgada a implementar o GTD junto com o seu acompanhamento, porém estou com uma dúvida cruel sobre projetos e como consequência as ferramentas para gerenciar. Nao consigo identificar o que seja um projeto e como que vou gerenciar isso, entende ? Por exemplo, qndo penso em algo que quero da minha vida, acho que caio mais em objetivos (pois são de longo prazo).
Será que vc poderia me dar alguns exemplos e como seria gerenciar tal projeto ??” – Jéssica

Jéssica, vou falar bastante sobre esse temas em próximos postas da série Aprenda GTD. Caso queira estudar a respeito antes disso, recomendo os seguintes passos:

  • Ler o livro do GTD inteiro
  • Estudar o capítulo sobre Processar e o fluxo do processamento até ficar claro
  • Estudar os capítulos 3 e 10, específicos sobre projetos

Espero que ajude!

Demandas do dia

“Estou acompanhando o seu blog e quase terminando de ler o livro do David e me surgiu uma dúvida a respeito do processo de coleta. Normalmente, antes de ler a respeito do método GTD, eu processava imediatamente as tarefas que chegavam até mim em vez de deixar em uma caixa de entrada. A minha dúvida é o que faço, por exemplo, com as demandas que chegam e precisam ser feitas no mesmo dia, mas que não posso concluir no momento em que elas chegam. Qual solução você sugere?? Jogar na caixa de entrada e processar a mesma todo dia? Criar uma lista para tarefas do dia?? Só quero uma alternativa, que como li no livro, me faça confiar no sistema.” – Rhayana

Rhayana, seguir o fluxo do processamento não tem erro. Se leva menos de 2 minutos, faça na hora. Se leva mais, e é para o mesmo dia, coloque na sua agenda ou calendário. Trabalhe com seu calendário aberto, usando-o como guia para execução. Essa é a recomendação do GTD.

Obrigada a todos que sempre enviam comentários e trazem a oportunidade de esclarecer dúvidas como estas do post de hoje. Caso tenha perguntas, por favor, poste nos comentários!

04 Jun 2015

Aprenda GTD: Como encontrar as ferramentas para implementar e quais você vai precisar

Hoje em nossa série Aprenda GTD, ainda no nível Ground (“pé no chão”), vamos falar sobre como escolher boas ferramentas para implementar o GTD e quais você irá precisar, para poder fazer as melhores escolhas para você. Esse assunto sempre rende bate-papos apaixonados porque cada um gosta mais de uma ferramenta do que de outra, mas meu objetivo aqui é falar sobre o que você vai precisar, para que possa escolher de acordo com o que você gostar mais. É muito importante gostar das ferramentas utilizadas, e não escolher uma porque todo mundo diz que é “a melhor”.

Aliás, o primeiro mito que quero derrubar neste post é a ideia de usar uma única ferramenta para o GTD. O próprio David diz: escolha boas ferramentas para as diversas funções. Quem faz a sincronização entre uma e outra é você, sem dramas. O GTD vem da época que não existiam apps e nada sincronizava com nada, e sempre funcionou. Não é uma “limitação” técnica que fará com que alguém deixe de usar uma ferramenta ótima para implementar o GTD.

Vamos então falar sobre as ferramentas que você vai precisar para implementar o método GTD. A ideia é que, com esse post, você já as providencie, para que possamos continuar com o método.

Uma ou mais ferramentas para fazer a coleta

É importante que você anote tudo aquilo que não pode esquecer, no GTD. Quando você for começar a usar o método mesmo, vai fazer uma super coleta guiada, que será o tema do próximo post, provavelmente. E a ideia é que essa coleta vire um hábito para você. Portanto, faz sentido que você tenha sempre com você uma ferramenta para coletar.

A ferramenta de coleta mais comum que existe é o papel. Eu acho mais rápido de escrever, transportar, não dependo de bateria nem de limitações como “desligue seus aparelhos eletrônicos”. Minha ferramenta preferida para coletar é um simples bloco de papel e caneta, que tenho sempre comigo.

Você pode comprar bloquinhos ou usar folhas reaproveitadas de trabalhos ou impressões que não usará mais. Eu faço as duas coisas. Gosto de comprar um pacote da marca Spiral que vende na Kalunga, com 10 bloquinhos, e custa uns 9,50 reais. Sempre que sobra algum papel que não será mais usado por aqui, eu recorto cada folha em umas oito partes e utilizo para coleta também.

bloquinho-coleta

É importante fazer a coleta em cada pedaço de papel porque, ao processar, você já se livra dele. Além disso, você consegue se concentrar em um único item de cada vez. Mas claro que isso é a minha prática. Existem outras ferramentas de coleta, tais como:

  • Caderno (usei durante muitos anos)
  • Aplicativos de notas no celular (o próprio Evernote pode ter um caderno chamado “entrada”)
  • Aplicativos de tarefas que tenham uma área para entrada (o Todoist tem)
  • Gravador de voz
  • Enviar e-mail para si mesmo

Além dos bloquinhos, onde anoto ideias, coisas a fazer e lembretes diversos, gosto de usar folhas de sulfite para notas de reuniões e mapas mentais diversos que faço no dia a dia. Como gosto de digitalizar e enviar para o Evernote, a folha de sulfite é a ideal – fica bem certinha digitalizada.

Uma ou mais caixas de entrada físicas

É importante poder centralizar toda a papelada que você coleta em um único lugar, em vez de deixar tudo espalhado – uma coisa na bolsa, outra na mesa da cozinha, outra no escritório. Mesmo que você não faça a coleta do GTD em formato de papel, você ainda vai lidar com muitos deles no seu dia a dia, como contas, documentos, trabalhos dos filhos que vêm da escola, entre outros. É importante ter um lugar para centralizar o que chega até você, e esse lugar é a caixa de entrada física.

O ideal é ter uma em sua mesa de trabalho e outra em casa.

Eu utilizo uma comprada na Kalunga (que, na loja, está classificada como “organizador de escritório”), da marca Acrimet, que custa uns 45 reais:

caixa-de-entrada-gtd

Você pode usar uma bandeja de madeira ou de plástico ou até mesmo uma caixa de presente para ser a sua caixa de entrada. O importante é que ela seja de fácil acesso e sem complicações (como uma tampa). E deve ficar na sua mesa.

Como eu me desloco muito, também gosto de ter uma pasta dentro da minha bolsa ou mochila para os papéis, recibos e outros que chegam até mim ao longo do dia. Quando chego em casa, transfiro para a caixa de entrada. Eu uso uma pasta da David Allen Company que o Daniel me deu de presente (comprada nos Estados Unidos), mas você pode usar qualquer pasta.

Eu uso a vermelhinha desse jogo

Eu uso a vermelhinha desse jogo

Uma lixeira para papel

Pode parecer besteira falar assim, mas é importante ter perto de você uma lixeira para jogar fora papel. Eu recomendo que você já a deixe equipada com a sacola verde, que representa o lixo reciclável, e jogue somente papel ali dentro. Você vai usar bastante.

Algumas pessoas gostam de ter uma fragmentadora de papel. Ela não é necessária para o GTD, mas a lixeira sim. Use as variações que quiser.

Um tickler

O tickler é uma espécie de agenda física ou digital onde você insere documentos – bem resumidamente. A ideia é a seguinte: você assinou um documento que vai precisar novamente só daqui a 10 dias – onde você guarda? Você imprimiu o voucher do hotel para uma viagem que acontecerá somente em três dias – onde ele vai ficar? Você começará em um novo emprego no dia 27 e precisa levar muitos documentos – onde os colocará? Enfim, o tickler é para esse tipo de arquivo corrente que você vai precisar nos próximos dias ou meses.

Mais para a frente nesta série eu vou explicar cada uma das funções que estou citando neste post direitinho. O que será necessário você ter, no caso do tickler, é um sistema que acomode 43 pastas – 12 pastas para os meses do ano e 31 pastas para os dias do mês. Eu acredito que a melhor maneira de se fazer isso seja usando um arquivo para pastas suspensas, como este da Ordene:

tickler-ordene

Eu tenho um arquivo (o móvel mesmo) com três gavetas para pastas suspensas e uso apenas uma delas (a primeira) para o meu tickler. Comprei na Tok&Stok (da linha Boss):

bossaq3_cvbr

Algumas pessoas me perguntam se podem usar uma pasta com 12 divisórias apenas para os meses, e eu sempre digo que é melhor usar o que funciona para cada um (melhor isso do que nada, digamos assim). Porém, não é o GTD mesmo. A recomendação de ter divisórias para os dias é importante seguir, e à medida que você for se aprofundando no método vai ficar mais claro o motivo.

Também dá para fazer o tickler em formato digital (é legal ter os dois). Você pode fazer isso de algumas maneiras:

  • Pastas no computador representando os meses e os dias
  • Cadernos, tags ou lembretes no Evernote, com a mesma função
  • Anexando arquivos a um evento no seu calendário (no Google e no Outlook dá para fazer)

Um arquivo de referência

Referência é todo aquele material que, por algum motivo, você quer ou precisa guardar. Certidões, documentos, comprovantes e toda sorte de arquivos. Eu recomendo que você tenha um físico (para tudo aquilo que ainda precisa ser físico – cartões de crédito, passaporte, documentos assinados, certidões) e um digital, para tentar colocar a maioria das coisas e liberar espaço físico em casa e no escritório, além da possibilidade de compartilhar, se necessário.

Para o arquivo físico, você pode usar:

  • Um móvel para pastas suspensas, como o meu ali em cima
  • Um arquivo menor para pastas suspensas
Esse é da marca Dello e vende na Kalunga

Esse é da marca Dello e vende na Kalunga

  • Pastas de plástico
  • Caixas (tipo aquelas de presente, decoradas)
  • Pastas de arquivo morto, de papelão ou de plástico

Para o arquivo de referência digital, você pode utilizar as seguintes ferramentas:

  • Um HD externo
  • As pastas do seu próprio computador
  • Evernote
  • Dropbox
  • Google Drive

Eu utilizo diversas ferramentas dessas, porque cada uma tem uma função diferente. Por exemplo: como regra geral, tudo vai para o Evernote. Porém, trabalho com arquivos mais pesados (vídeos, imagens, áudios) que não cabem no Evernote, então uso o Dropbox. Na Call Daniel, é usado o Google Drive para referência do time, então também preciso manusear por lá. Não precisa ser uma única ferramenta, desde que faça sentido para você. Basta criar processos.

A recomendação do David Allen para o arquivamento é arquivar em ordem alfabética e de uma maneira que seja dedutiva para você.

O que é importante sobre o arquivo de referência é que deve ser muito fácil de armazenar coisas nele e criar pastas. Se houver limitações, você vai acumular coisas fora dele outra vez. Pense nisso!

Uma ferramenta para criar listas

Todo o sistema GTD se baseia no manuseio de listas. Portanto, escolha aquela ferramenta que simplesmente funcione para você ou que você gostar mais. Todas as ferramentas abaixo suportam listas e são recomendadas:

  • Todoist
  • Evernote
  • Toodledo
  • Wunderlist
  • Outlook
  • Google Tasks
  • IQTell
  • Lotus Notes
  • Trello
  • GQueues
  • Remember the milk
  • OmniFocus
  • Things
  • Caderno de papel
  • Fichário
  • Pastas catálogo
  • Fichas 3×5
  • Lembretes do celular
Toodledo

Toodledo

O recomendável é que a ferramenta tenha alguma forma de fazer anotações em um item da lista, para informações diversas e planos de projetos.

Eu acredito que o mais importante, quando se fala em uma ferramenta de listas, é que seja fácil o acesso a ela, para usar sempre que necessário. Não adianta uma lista de mercado, por exemplo, que fica na sua casa, por mais linda que seja, sendo que você vai precisar dela quando estiver no mercado. Da mesma maneira, de nada adianta uma ferramenta incrível que você use no seu computador mas não consegue acessar de outro. Tudo isso deve ser observado.

Um calendário

É necessário utilizar um calendário para ações e lembretes com data e hora no GTD. Todas as ferramentas abaixo podem ser usadas com essa finalidade:

  • Agenda de papel
  • Google Calendar
  • Calendário do Outlook
  • Calendário impresso
  • Filofax
  • Moleskine planner
Google Calendar

Google Calendar

A recomendação do David é que o calendário seja visualizado semanalmente, então busque por essa configuração ao comprar uma agenda de papel, por exemplo.

Uma ou mais ferramentas para manusear arquivos de suporte a projetos

Você vai manusear informações referentes aos seus projetos e é necessário organizá-las. Para isso, você pode ter pastas físicas ou manusear arquivos digitais. Podem ser as mesmas ferramentas que você utilizou para seus arquivos de referência. A função é parecida – a diferença é que os arquivos de suporte a projetos estão em uso corrente e pode ser mais adequado deixá-los com acessibilidade facilitada. No formato físico, isso pode significar uma pasta mais próxima de você do que dentro de um arquivo, por exemplo. Monte a sua configuração!

Algumas ferramentas de listas sincronizam com ferramentas comumente usadas para arquivos de referência. Isso é ok. Porém, uma maneira de “sincronizar” é você simplesmente escrever no campo de anotação da tarefa na sua lista o local onde está esse arquivo, ou inserir uma URL (se o arquivo for digital) no mesmo campo. Não deixe de usar uma ferramenta que você gosta apenas por esse detalhe.

Neste post, você viu quais são as ferramentas necessárias para usar o GTD. O que eu sugiro é que você faça testes e encontre seu setup ideal para prosseguirmos com os próximos posts. Encontre ferramentas que façam sentido para você! E nada é engessado – você pode mudar depois, especialmente no que diz respeito às listas. Porém, procure desde já encontrar a que gosta mais, porque isso é parte importante do processo.

Dúvidas? Poste nos comentários! :)