ou
GTD

O seu sistema de organização deve ser simples o suficiente para que você se mantenha organizada(o) mesmo nas situações mais extremas.

Algum tempo atrás (quase dois anos!), eu fui surpreendida com uma pneumonia e fiquei dez dias no hospital. O que me permitiu renegociar tudo o que eu tinha para fazer foi ter um sistema de organização simples.

Renegociar é uma ótima palavra para se ter sempre em mente. Não dá pra fazer tudo e cumprir todos os prazos o tempo todo. Eu faço o meu melhor, mas mesmo assim tem dias em que algo acontece (como ficar doente ou qualquer outro imprevisto) e eu não consigo cumprir prazos. Então eu renegocio, sempre.

Renegociar significa ser honesta(o) consigo mesma(o) e assumir que você infelizmente não conseguirá fazer aquilo. Talvez você tenha definido muitos prazos para um mesmo dia. Talvez o prazo que te deram não tenha sido factível. O fato é que a produtividade é um aprendizado que nunca acaba – a gente vai cada vez entendendo o que dá e o que não dá para fazer, e mesmo o que dá pode precisar ser renegociado algumas vezes.

Quando eu estava no hospital, o que me permitiu ficar tranquila foi pegar o meu celular e ver todos os compromissos que eu tinha no meu calendário para as próximas duas semanas. Eu tinha treinamentos, eventos, prazos importantes de atividades, coisas em casa que envolviam nosso filho (ex: trabalho da escola, reunião de pais). Em meia hora, por ter um calendário simples, eu resolvi tudo o que tinha ali. Enviei uma mensagem para a pessoa que aloca instrutores para os treinamentos dizendo que eu não poderia fazer, deleguei muitas coisas para o meu marido, enviei mensagens a algumas pessoas dizendo que não poderia estar em determinados compromissos e assim tudo foi se ajeitando.

Depois, no outro dia, com mais calma, acessei minhas listas de projetos e ações pelo meu celular, para ver se algo ali tinha a minha atenção e se precisaria ser renegociado. Estava tudo tranquilo. E vejam, sou empresária, consultora, mãe, escritora, blogueira, instrutora. Tenho coisas pacas para fazer. Mas em pouco tempo resolvi a minha vida por quê? Porque sou organizada. É para isso que a organização serve – para dar segurança e tranquilidade nesses momentos mais difíceis.

Por isso é importante ser catedrática(o) com o que entra no seu calendário. Não é para colocar coisas desejáveis, e sim o prazo real das atividades – tudo aquilo que eu tenho que fazer em determinado dia ou horário. Se eu encher de coisas que simplesmente pretendo fazer, a confiança no que está ali cai por terra.

“Seu sistema deve ser mais simples que a sua mente para você conseguir usá-lo”, David Allen, autor do método GTD, diz. E é bem parecido com o que eu falo sobre a bagunça: a organização tem que ser mais fácil que a bagunça para você manter sua casa arrumada. Não adianta reclamar do filho que joga a roupa suja no chão do banheiro – coloque um cesto ali. Eu proponho que hoje você analise “que cestos de roupa suja” estão faltando em seu sistema de organização, de modo que para você ele se torne simples e intuitivo para você.

Quando eu fui para Amsterdam realizar o curso de Fundamentos do GTD, no comecinho de 2015, eu jamais imaginaria que eu aprenderia tanto. Afinal, eu já usava GTD há nove anos. Mas o que eu aprendi lá é que as listas, tudo, devem ser simples, cada vez mais, pois de complexa já basta a nossa vida. E “simplificar” tem sido meu lema desde então. Se eu complicar as minhas listas, minha mente inconscientemente vai querer reter tudo dentro dela, pois sentirá uma repulsa pelo complexo.

Hoje eu estou escrevendo este post na minha cama. Sim, uma gripe forte me pegou, mas pelo menos serviu de inspiração para o post. Há prazos vencendo esta semana que provavelmente não conseguirei cumprir. Mas estou ok com relação a isso. E acho que esse “estar ok” tem muito a ver com a aceitação das coisas em seu estado mais simples. Pode não ser poético, mas assumir uma postura pragmática pode ser muito útil. Demanda ação? Não. Então delete, arquive ou incube. E assim vamos vivendo.

Thais Godinho
22/02/2017
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Sempre que eu posto o meu setup atual no Todoist, surgem muitas dúvidas especialmente com relação a projetos, então já há algum tempo venho planejando este post, que tem até um vídeo demonstrando como fazer no Todoist e esclarecendo as principais dúvidas. Assista aqui:

Não existe forma certa ou errada de gerenciar projetos no Todoist. Eu passo a minha abordagem, que é a do método que eu uso (GTD). Você pode não utilizar GTD ou usar outras metodologias, então seu uso e organização serão diferentes.

O David Allen ensina primeiro o que é um projeto: um resultado que leva mais de um passo para concluir, geralmente dentro do período de um ano. E diz que cada projeto deve ter pelo menos uma próxima ação – a próxima ação física e visível que vai mover alguma situação adiante.

Isso significa que, se eu tiver um projeto “Organizar viagem para a Disney”, “reservar hotel” não é uma próxima ação, mas “pesquisar preços de hotéis na região” é. Esse esclarecimento é chave.

Uma vez que você tenha o resultado definido (“Organizar viagem para a Disney”) e uma próxima ação identificada (“pesquisar preços de hotéis na região”), cada um desses dois elementos (que são diferentes) deve ser organizado em uma lista respectiva – uma lista de Projetos e uma lista de Próximas Ações.

Uma lista de Projetos deve ter apenas o título dos projetos em andamento. Serve para te dar uma visão geral de tudo aquilo que você quer concluir, não perder de vista os resultados, especialmente em sua Revisão Semanal (outro ponto que tem que ser hábito para tudo funcionar com seu sistema).

A lista de Próximas Ações pode ser quebrada em outras listas de acordo com o contexto onde você precisa (ou prefere) estar para se engajar naquela ação. Então, em vez de acessar uma única lista de próximas ações, você acessaria listas como Computador, Telefonemas, Escritório, Casa etc.

Você terá ações relacionadas a projetos e ações avulsas nessas listas. A ideia é que, estando no contexto X, você consegue executar com agilidade todas as ações que estão ali, andando com diversos projetos ao mesmo tempo. Se você colocar as ações dentro de cada projeto, terá que entrar de projeto em projeto para saber o que precisa fazer. Além de perder mais tempo, isso te tira da agilidade de execução e cognitivamente te coloca no terreno do planejamento. Se você tiver déficit de atenção, lascou-se! Aí que você dispersa e não volta à execução das ações.

Você não executa projetos – você executa apenas as ações dos projetos.

Então há várias dúvidas quando explico isso nos posts, como: “mas como posso saber que uma ação pertence a um determinado projeto?”. Bem, se a ação estiver clara, você saberá. Além disso, o projeto não é composto apenas de próximas ações. Existe o planejamento do projeto, que inclui diversos elementos, inclusive as “to-dos” do projeto, que não são próximas ações ainda – você as usa para identificar próximas ações.

Além disso, a Revisão Semanal te dará essa visão atualizada dos seus projetos, pois você começa revisando as suas próximas ações.

Enfim, como falei no outro post sobre o tema (listas separadas), é questão de testar e ver a diferença. Eu falando fica muito teórico.

Se tiver a oportunidade, veja o vídeo, onde explico todas essas questões e procuro responder essas dúvidas mais comuns.

Obrigada!

Thais Godinho
21/02/2017
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Como fazer: planejamento de projetos no GTD
Resumo de janeiro 2015 aqui no blog
Tudo começa com uma decisão

Qual a diferença entre um projeto que tem prazo e um projeto que tem tempo livre de conclusão no GTD?

Nenhuma. Ambos entram no sistema. A diferença não está no projeto em si, mas no CALENDÁRIO, que é onde entram os prazos e ações com prazo, sejam de projetos ou avulsas, e nas listas de Próximas Ações, que é onde entram as ações de projetos ou avulsas também, para fazer o quanto antes.

Se a execução do GTD diz respeito ao calendário + listas de Próximas Ações nos intervalos, tudo que tem prazo será executado no tempo certo e o que não tem prazo também será, dependendo apenas de você estar no contexto certo.

Uma coisa incrivelmente importante é que você pode ter projetos mais complexos que tenham cronogramas de execução. Um cronograma, montado em uma planilha ou em um arquivo robusto do MS Project, é apenas um arquivo de suporte ao projeto. Você revisa semanalmente para identificar próximas ações. Uma vez identificadas:

  1. Faça na hora, se levar menos de 2 minutos
  2. Delegue, se for para outra pessoa fazer
  3. Adie para você fazer no momento mais apropriado, se não puder delegar – e esse “momento mais apropriado” pode ser 1) em um dia ou horário específico, então você colocaria no seu calendário, ou 2) apenas estar no contexto apropriado, o quanto antes, então você colocaria em uma lista de Próximas Ações por contexto.

Perceba que você não “executa” projetos, mas apenas as ações relacionadas a cada um deles. Então o que vai te dar controle dos cronogramas não é revisar cada um dos seus projetos diariamente (que loucura!), mas sim fazer uma boa Revisão Semanal e garantir que o que já pode ser feito foi destinado ao lugar correto – seja fazendo na hora (< 2 minutos), delegando (lista Aguardando Resposta) ou adiando (Calendário ou Próximas Ações). Uma boa Revisão Semanal te deixa tranquilo até a próxima.

E ei! Nada impede que você acesse um projeto ou outro antes da próxima Revisão Semanal se você sentir necessidade. Só não precisa ser regra ficar preocupado com todos eles todos os dias, ao mesmo tempo.

Essa é a maravilha do GTD: todos os projetos caminham. O que tem prazo você faz, e o que não tem prazo você também faz, com liberdade de escolha. Você não precisa simular prazos nos que não têm. Basta entrar no fluxo de execução.

Thais Godinho
16/02/2017
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Organizando um ano novo com os Horizontes de Foco™ do GTD™
Algo que tem me ajudado MUITO a trabalhar nos meus projetos atualmente
(Vídeo) Escritório móvel GTD

Frequentemente eu faço um post mostrando como está o meu sistema GTD. Eu postei em dezembro como estava meu setup e tive poucas mudanças desde então, mas sempre há pedidos dos leitores para que eu mostre como está a versão mais atual, então lá vai.

Para agenda e tickler, eu não utilizo o Todoist, e sim o Google Calendar. Prefiro a forma de visualização. Eu ainda coloco ações com prazo no Todoist e explico a diferenciação direitinho aqui.

Meu setup atual no Todoist está assim:

Pontos importantes a colocar:

  • Não uso mais etiquetas nem filtros. Não sinto necessidade. O objetivo é simplificar cada vez mais.
  • Está em inglês para eu treinar o idioma.
  • O único elemento diferente é a nova lista chamada “Reference lists” (listas de referência), que vou explicar mais para baixo.

Para quem não sabe, eu utilizo o método GTD (Getting Things Done) como método de produtividade pessoal. Você encontra mais sobre o método aqui.

Setup em detalhes:

Enxuguei um pouco os contextos das próximas ações:

Enxuguei um pouco os itens de Aguardando Resposta:

Organizei os projetos por macro-áreas que fazem sentido hoje para mim:

Enxuguei um pouco as listas de Algum dia / Talvez:

Não mudei nada aqui em Horizontes de Foco:

Enxuguei um pouco as checklists:

Criei essa categoria de listas de referências para diferenciar de checklists:

O que são listas de referência e como elas são diferentes de checklists?

Checklists são listas de referência também. Em teoria, elas poderiam ficar todas juntas. Em teoria (2), toda lista é uma checklist. Eu separei (e isso é coisa minha, não do GTD) porque eu queria ter uma visão de listas que eu verifico para saber se tenho feito determinadas coisas em piloto automático com a qualidade que eu espero em cada uma dessas áreas, enquanto as listas de referência são listas que apenas consulto em situações específicas. Vou citar alguns exemplos de checklists e de listas de referência:

Checklists:

  • Meu dia ideal (coisas que eu gostaria de fazer diariamente para ter um dia legal)
  • Contas a pagar todo mês
  • Rotina diária essencial em casa
  • Lista de compras de mercado
  • Manutenção do carro
  • Volta às aulas
  • Como planejar a minha semana
  • Revisão semanal
  • O que levar para uma reunião

Listas de referência:

  • Contatos importantes
  • Tamanhos de roupas da família
  • Livros lidos
  • Horários das aulas do Paul
  • Receitas favoritas
  • Shows que eu já assisti
  • Gadgets que eu tenho e números de série
  • Piadas divertidas
  • Frases preferidas

Faz sentido dando exemplos? Para mim, essa separação tem feito sentido por enquanto.

Rápido glossário para entendimento:

  • Next actions = Próximas ações: O GTD não lida com “tarefas”, mas sim próximas ações claras e visíveis do que você deve fazer. Por exemplo: você não escreve “trocar pneus” em uma lista, mas sim “comparar preços de pneus na web”, que é uma próxima ação.
  • Contextos: As listas de próximas ações no GTD podem (não disse devem, percebam) ser categorizadas por contextos, ou seja, o lugar que você tem que estar para realizar aquela ação. Uma lista de mercado é uma lista por contexto – você tem que estar no mercado para comprar aqueles itens. Para o GTD, a lógica funciona com todo o resto, com coisas que você precisa fazer quando estiver em casa, ao computador, na rua, com um telefone em mãos etc. Dessa forma, você confere agilidade na execução, agrupando ações semelhantes. Por isso, na minha lista de próximas ações, você pode ver as divisões por contextos, que podem ser personalizados para cada pessoa.
  • Waiting for = Aguardando resposta: Tudo aquilo que estou aguardando resposta de terceiros.
  • Projects = Projetos: Tudo o que demanda mais de um passo para ser concluído em até um ano. Você terá projetos simples e complexos, desde “Trocar os pneus do carro” até “Implementar o novo sistema de intranet na empresa”.
  • Someday maybe = Algum dia / talvez: Tudo aquilo que não demanda ação agora, mas pode ser que no futuro sim. Está incubado.
  • Horizons of focus = Horizontes de foco: Maneira holística de dividir nossa vida em camadas, de acordo com os resultados que queremos alcançar dentro de horizontes de foco mesmo. As coisas formam uma escadinha que representa prioridades.
  • Checklists: Listas de verificação, não de lembretes. São coisas que já fazemos no piloto automático, mas valem a pena listar apenas para verificar para quando for fazer novamente. Exemplos: checklists de viagens, processos etc.

Qualquer dúvida, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
15/02/2017
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Como estou organizando meus projetos atualmente no GTD – Setembro 2015
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Aprenda GTD: Como gerenciar o calendário

Venho construindo aos poucos um mapa mental no Mind Meister sobre GTD™ e o tornei público para compartilhar com vocês.

Vou adicionar informações aos poucos, mas já tem bastante coisa, especialmente para quem está começando.

Clique aqui para acessar!

Thais Godinho
09/02/2017
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Um dos maiores aprendizados do GTD para mim, nos últimos dois anos, tem sido o conceito de definir o meu trabalho. Isso é incrivelmente importante porque o trabalho, ou o que quer que você queira ou precise fazer, não é auto-evidente. E, a não ser que você seja um robozinho e alguém digite exatamente o comando que você precisa executar, quando algo chega até você, você precisa esclarecer melhor o que aquilo significa, identificar ações, o que significa definir qual é o seu trabalho.

Vamos falar sobre e-mails. Eu recebo uma grande quantidade diária deles, e cada um é uma surpresa ou alguma coisa que eu preciso fazer, responder ou decidir. Quando eu abro um e-mail, às vezes uma simples pergunta pode significar que, para respondê-la, eu preciso fazer um monte de outras coisas antes. E, se eu não defino claramente, aquilo vai ficar martelando na minha cabeça indefinidamente, porque a mente não tem divisão. Ela não sabe que é para eu me lembrar daquele problema só quando eu abrir o e-mail novamente. Ela vai me lembrar dele quando eu estiver fazendo lição com o meu filho, ou em uma reunião, prestando atenção ao que um cliente está falando. E isso é péssimo, porque me tira o foco, a mente plena no momento. Portanto, definir o meu trabalho é fundamental porque, uma vez definido, eu fico tranquila que o organizei para fazê-lo no momento adequado, e isso me permite deixar a mente livre para focar no que eu quiser ou precisar.

E outra coisa importante que eu aprendi foi que, quando eu pergunto se algo demanda ação ou não para mim, isso é uma decisão. Eu tenho permissão (vejam que palavra forte) de decidir que não, eu não quero fazer nada com relação a isso agora. E esse “poder de dizer não” vem de muitas questões, obviamente, mas vem principalmente do fato de eu saber que estou definindo o meu trabalho e, por isso, não vou abrigar qualquer coisa na minha vida. Quando eu recebo um e-mail me pedindo algo que eu não quero, não concordo, caramba, eu preciso dizer não. Eu parei de pensar no peso do não quando descobri que o custo do sim era muito maior pra mim.

Mas não me entenda mal: eu adoro dizer sim! Adoro dizer sim para coisas que sejam coerentes, que tenham a ver com o meu trabalho, com a minha vida. E justamente porque quero dizer sim para todas essas coisas, e por saber que vida, tempo, tudo é finito, eu preciso deixar espaço na minha vida para elas. Então, quando eu digo não, digo com a certeza de que sei que estou dizendo sim para tantas outras coisas muito legais ou que impactem mais positivamente na minha vida, se assim eu quiser.

Esse poder de dizer não que o GTD traz me ensina que: 1) eu posso desapegar daquilo e simplesmente jogar fora o que eu não preciso; 2) posso guardar numa boa, mesmo se não demanda nenhum tipo de ação, simplesmente porque acho melhor armazenar, quero ou preciso; 3) se eu não tenho como decidir agora, não preciso ficar me martirizando – basta eu incubar esse negócio para pensar depois. Muitas vezes, eu preciso de tempo, dinheiro, outra situação, outra cabeça para decidir. E é tudo bem adiar essa decisão de decidir, contanto que ela esteja ali, guardadinha, e vai voltar para mim em um momento mais apropriado. Cansei de decidir em segundos coisas que eu tinha incubado porque, quando me deparei com elas pela primeira vez, não tinha a menor ideia se demandariam algum tipo de ação ou não.

Recentemente eu estava iniciando meu processo de mestrado, que é algo que quero fazer, mas estava incubado há algum tempo. Este ano, decidi fazer. Porém, ao ingressar no processo como um todo, percebi que eu ainda precisava de um tempo maior para fazer algumas pesquisas e estudar alguns temas se quisesse aproveitar o mestrado com a qualidade que desejo ter. E isso me fez, de maneira super esclarecida para mim, definir que “definir o tema do meu pré-projeto de mestrado” fosse meu projeto em vez de “ingressar no mestrado” este ano, pois assim me sinto mais confortável e mais coerente com a minha vida como um todo. Faz sentido? Para mim, sim.

Ao mesmo tempo, quando eu decido que demanda algum tipo de ação, só decidir não adianta nada. Eu preciso identificar qual é a próxima ação que vai fazer aquele negócio andar. E, por próxima ação, entenda aquela ação que, se o mundo parasse nesse momento e você pudesse dedicar todo o seu tempo para resolver o que você precisa resolver, qual a primeira coisa que você faria? Que não depende de nada? Sempre temos uma próxima ação, nem que ela seja obter mais informações ou conversar com outra pessoa para decidir. Porque, se eu não definir essa próxima ação agora, vou ter que definir depois. Definir qual é a próxima ação é tornar claro o que eu preciso fazer, onde e escrever exatamente a ação. Eu finalizo o pensamento. Não preciso ter o retrabalho de pensar de novo ao analisar a minha lista de coisas a fazer.

E muitas vezes são ações tão rápidas de executar! E é para fazer isso mesmo – se levar menos de 2 minutos, faça na hora. Seja urgente, importante ou menos importante, faça na hora. Porque é justamente esse tipo de “categorização” de menos ou mais importante que faz a gente procrastinar coisas que acabam se tornando urgentes com o tempo. É mais rápido fazer agora e já tirar da sua frente que anotar em uma lista e ter que ficar revisando mais de uma vez.

Se for algo que demore mais tempo, eu sempre me pergunto se eu sou a pessoa mais apropriada para fazer aquilo. Porque, em inúmeros casos, não sou. Mas, se eu inserisse diretamente em uma “lista de tarefas”, eu assumiria aquilo como meu e teria que dar conta, mesmo me xingando eternamente por ter abrigado algo que não tinha nada a ver comigo. Se for o caso, se você tiver uma ação que você não é a pessoa mais adequada, indicada ou capacitada para fazer, delegue. Tire esse peso das suas costas. Eu também aprendi a delegar mais nesses últimos dois anos, porque percebi que abraçar tudo estava me fazendo deixar de lado coisas que eu realmente gostaria de fazer. E, muitas vezes, eu nem era a melhor pessoa para fazer aquilo. Demorava horas a mais para resolver, enquanto outra pessoa mais capacitada e que faz daquilo uma rotina fazia rapidamente. A ação nem entrou na minha lista de coisas a fazer. Foi para outra pessoa.

E sabe, vem muito do seu próprio entendimento do que o seu trabalho realmente é para você pegar algo assim que demande ação e pensar: “quem deve fazer isso é o meu chefe!”. Você não precisa ter uma equipe abaixo de você para delegar coisas – muitas vezes, seu chefe, sua esposa, sua mãe, seu pai, seu irmão, seu colega de equipe é a pessoa mais apropriada que você para fazer aquilo. Eu passei por esse exercício muitas vezes nos últimos dois anos, e tenho cada vez mais aprendido o que faz sentido eu fazer e o que não faz.

Porque eu sei o que vai acontecer com o meu dia se eu enchê-lo de coisas para fazer. Eu sei que minhas atividades não se resumem apenas ao que já defini. Telefones tocam, urgências acontecem, eu tenho novas ideias que preciso processar etc. E quero me manter produtiva, equilibrando essas diferentes atividades.

Se for uma ação que eu mesma preciso fazer, isso sim entra no meu inventário de coisas a fazer. Então vejam que, ao definir o meu trabalho usando esse filtro do GTD, nem tudo vai entrar nessa lista. Muita coisa vou dizer não, muita coisa vou resolver rapidinho, muita coisa vou delegar. E então vou assumir aquilo que defini como o meu trabalho mesmo. Passou pelo filtro. Entrou na minha lista. E quando eu penso que a maioria das pessoas não faz filtro algum e simplesmente coloca direto em suas listas apenas “porque é menos complicado”, eu fico pensando: “mas gente, complicado é abrigar tudo isso”. Eu levo menos de 30 segundos para passar qualquer coisa por esse filtro do esclarecer.

Outro dia escrevi um post divulgando uma ação do Todoist sobre a produtividade de quem usa o aplicativo, fazendo um resumão de 2016. E o Todoist analisa volume, especialmente porque não tem como ir além disso. E as pessoas ainda ficam *chocadas* porque eu não estava, sei lá, entre “os 2% dos usuários mais produtivos”, já que eu faço tantas coisas. Sim, porque eu faço muitas coisas, mas poucas entram lá. E eu faço coisas significativas, não em volume. Eu sei definir uma ação que vai efetivamente mover um projeto adiante, e não algo que só vai enganar meu nível de serotonina ao marcar a tarefa como concluída, como “lavar a louça”. Além das coisas que eu faço porque, justamente por ter tudo sob controle, escolhi fazer sem ter inserido em lista alguma.

Aliás, falando sobre projetos, é uma parte importante ao definir o meu trabalho, e também foi um entendimento crucial ao longo dos anos, que me fez ver o todo daquilo que eu estava trabalhando. Toda vez que uma próxima ação não conclui o que eu preciso fazer – ou seja, depois dela, tem mais coisas – eu tenho um projeto, de acordo com o GTD. E tomar esse tipo de coisa como projeto me ajuda demais a ter um inventário completo de todos esses veios abertos, pois assim eu sei definir as ações e saber para onde eu estou indo. Ou seja, eu defino um resultado desejado e ele vira o meu “alvo”. Afinal, essas ações estão servindo para quê? Para me fazer chegar naquele resultado. E assim vai, uma depois da outra. Mas, se eu não tivesse essa lista de projetos, como poderia saber?

Definir o meu trabalho, então, é mais do que pegar uma anotação na caixa de entrada e me perguntar “o que é isso?”. É o meu empoderamento como ser humano do século XXI que pensa nas coisas que precisa ou quer fazer, de modo que não desperdice o tempo apenas estando ocupada(o) desordenadamente, fazendo coisas sem sentido. E eu realmente acredito que, se todos tivessem esse tipo de comportamento, a vida teria muito mais significado e o propósito seria evidente, pulsante em cada atividade que cada um faça.

Thais Godinho
01/02/2017
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