Thais Godinho

Posts por Thais Godinho.

26 Feb 2015

Aviso: Por que eu não estou gravando mais vídeos

Muitos leitores têm me perguntado por que eu não gravei mais vídeos, então resolvi que a melhor maneira de explicar seria gravando um vídeo a respeito, que segue:

Obrigada pela compreensão.

25 Feb 2015

5 dicas de organização para quem trabalha em casa

Esse tema tem sido frequente por aqui porque sempre fiz questão de usar minha própria experiência para aprender e compartilhar a respeito no blog. Como estou trabalhando em casa, não poderia deixar de ser diferente. Desta vez, reuni dicas que, ao meu ver, podem fazer toda a diferença quando a gente se organiza para trabalhar em modelo home-office.

1. Não é para todo mundo

Quando se tem que acordar às 06:00 de uma segunda-feira chuvosa para trabalhar, é comum pensar como seria maravilhoso trabalhar em casa. Porém, fazer isso demanda muita disciplina, controlar os horários e ficar um pouco maluco por não encontrar com as pessoas – mesmo os chatos do escritório. Faz diferença não ver pessoas e ficar o tempo todo apenas conversando pela Internet. Além do que, nem toda profissão é compatível com o modelo home-office e não é porque a sua não é que você vai largar tudo para viver de algo que ainda não sabe direito o que é.

2. Gerencie seus prazos com rigor

Use o GTD. Tenha controle dos prazos, das entregas, antecipe projetos. Tenha um inventário de tudo o que precisa ser feito – estabeleça prioridades. Gerencie direito seus e-mails.

3. Não “delargue”

É muito comum, para quem trabalha em home-office, dar tanta autonomia às pessoas da equipe que o trabalho acaba ficando um pouco largado. Não seja essa pessoa! Não se trata de controlar e ser chato(a), mas saber o que foi delegado a quem, quando cobrar, quando apoiar. A conversa olha-no-olho não vai existir todos os dias, mas vocês precisam se falar.

4. Utilize boas ferramentas

Hoje acho imprescindível utilizar a melhor ferramenta do mercado, que é o Evernote Business, na minha opinião. Todos os outros são excelentes e têm suas funções, mas o EB é o mais completo. Não “economize” aqui. Como todo o gerenciamento é na nuvem, vale ter algo legal, confiável e com bastante recursos.

5. Tire o home do office

Trabalhar em casa não é sinônimo de home-office. Encontre as pessoas em outros lugares, trabalhe na padaria, na cafeteria, na livraria. Alugue um espaço de coworking uma ou duas vezes por semana. Visite seu amigo no escritório. Você tem essa mobilidade!

Você trabalha em casa? Como costuma se organizar?

24 Feb 2015

Como se organizar para estudar em uma faculdade à distância

faculdade-distancia

Este é um tema que muitos leitores me pedem para escrever a respeito, então seguem dicas pontuais para ajudá-lo(a) a se organizar para estudar em uma faculdade à distância. As dicas servem também para quem estiver fazendo outros cursos online, como idiomas, pós-graduação e cursos livres.

  • Escolha uma boa instituição. Apesar de serem uma realidade (e não só uma tendência), os cursos online são novidade para muitas instituições e a maioria delas ainda não sabe lidar muito bem com essa demanda, tanto em termos de disponibilidade de plataforma quanto de organização para atender os alunos, agendar provas e outras atividades. Para escolher uma boa instituição, a melhor maneira é colher referências com outras pessoas que estudem lá. Converse com amigos ou procure depoimentos na Internet.
  • Tenha uma agenda para anotar os compromissos e datas relacionadas ao seu curso. Dependendo do que você estiver estudando, pode ser necessário entregar atividades diariamente ou diversas vezes por semana. Sem um controle desses prazos, você poderá se perder e deixar de entregar trabalhos.
  • Dedique diariamente um tempo aos seus estudos. Mesmo que você não tenha aulas todos os dias, habitue-se a estudar em um determinado horário para não perder o ritmo.
  • Faça anotações de aulas e resumos em folhas de sulfite e depois digitalize para o Evernote. Eu recomendo isso porque gosto de escrever no papel (me ajuda a estudar), mas você pode fazer diretamente no programa, se não quiser escrever no papel.
  • Utilize outros programas na nuvem como o Dropbox para guardar arquivos que estejam em andamento, como trabalhos e textos que você ainda está produzindo. Quando estiverem prontos, você pode arquivar no Evernote.
  • Utilize o Google Drive como plataforma para fazer trabalhos em grupo, caso seu curso tenha essa demanda.
  • Encontre aquele horário do dia em que você se sente mais disposto(a) e concentrado(a) para estudar. Nada de fazer isso quando estiver cansado(a).
  • Estabeleça limites quando estiver estudando. Avise a família para não interrompê-lo(a) se a porta do quarto estiver fechada, por exemplo. Avise que estudará até o horário X e atenha-se a ele!
  • Organize seu material de modo que fique de fácil acesso quando você estiver estudando. Se usar um notebook para estudar ao redor da casa, mantenha uma caixa com todos os suprimentos (folhas de sulfite, lapiseira, borracha, canetas, marca-textos) e leve-a com você quando mudar de cômodo.
  • Registre suas horas de estudos para analisar uma vez por semana e verificar se investiu seu tempo da melhor maneira possível. Promova mudanças para a semana seguinte, se for o caso.
  • Explore os recursos oferecidos pela instituição. Seu curso pode ser online, mas você pode utilizar a biblioteca presencial para emprestar livros ou estudar em períodos de dificuldades de concentração em casa.

Você já fez algum curso online? Como foi a sua experiência?

23 Feb 2015

Como estou fazendo a revisão semanal atualmente

Toda vez que preciso fazer alguma referência à revisão semanal aqui no blog, vejo que o último post que escrevi sobre ela era muito centrado no Evernote, então poderia não servir como guia geral para quem utiliza outras ferramentas. Ela também poderia parecer muito extensa para quem está aplicando o GTD inicialmente.

Depois de fazer um pouco do curso do David Allen (veja aqui o que eu aprendi com o DA em Amsterdam), eu passei a ver a revisão semanal como um momento para get clear, get current and get creative (algo como esclarecer, se atualizar e ser criativa). O próprio David disse que essas três fases podem ser divididas ao longo da semana, para não “estafar”. Aliás, a melhor coisa do GTD é essa permissão, né? Às vezes a gente ouve alguém falar “tenho duas revisões semanais” e você fica “qqqqq, e pode?”. Tudo pode, se facilita. As três fases descritas para a revisão semanal nada mais são que o agrupamento dos passos para a revisão semanal que já estão no livro, a saber:

Get clear

  • Colete papéis e materiais avulsos na sua caixa de entrada
  • Processe toda a sua caixa de entrada
  • Esvazie sua mente

Get current

  • Revise suas listas de próximas ações
  • Revise os acontecimentos na semana anterior
  • Revise os próximos acontecimentos na sua agenda
  • Revise a sua lista de coisas que estão aguardando resposta
  • Revise suas listas de projetos
  • Revise quaisquer checklists importantes

Get creative

  • Revise as listas de algum dia / talvez
  • Seja criativa e corajosa!

Quando conversamos com ele, perguntei qual seria o único passo que ele deixaria na revisão semanal, se tivesse que escolher. Ele disse: “revisar os projetos”. Yes! Então eu entendo que revisar os projetos seja aquilo que efetivamente tem que ser feito semanalmente, acima de tudo. Ou seja: se acontecer de eu ter meia hora para fazer a minha revisão semanal, o que eu vou olhar são os projetos, claro.

No livro “Making it all work”, ele dá algumas sugestões de revisões além da semanal. Eu tenho, como já postei aqui uma vez (minhas revisões no GTD), revisões diária, semanal, quinzenal, mensal, sazonal, semestral e anual. Todas elas me ajudam a manter meu sistema funcionando e meu dia a dia mais organizado, com tranquilidade. Portanto, o que eu tenho feito na minha revisão semanal é apenas:

1. Checar a agenda da semana e fazer um descarrego mental

Basicamente, isso significa ver a agenda da semana que estou planejando e ver se falta algum compromisso ali. Às vezes, vejo que tenho uma reunião na quarta das 15 às 17 horas, mas não inseri os períodos em que estarei me deslocando. Eu acho importante inserir esses períodos não só para ter a noção de tempo como para bloquear meu calendário, caso queiram agendar algum compromisso comigo naqueles horários. Ou então eu sei que vou jantar na sexta à noite com uma amiga, mas ainda não tinha colocado na agenda. Esse é o momento de inserir esse tipo de informação.

Outra coisa que gosto de fazer é deixar minha semana “pronta”, fluindo. Isso significa, por exemplo:

  • Segunda de manhã tenho uma reunião em um local que preciso pegar dois ônibus para chegar. Já entro no Google Maps, pego o número dos ônibus e deixo essas informações no meu calendário. Também já deixo separado o material que vou aproveitar para ler na condução (fica na minha pasta).
  • Terça de noite vou a um evento que fica perto do metrô X e dá para ir a pé da estação até lá. Eu salvo um print do percurso que fiz no Google Maps e insiro como anexo na minha agenda do Google, para consultar, se necessário.
  • Quarta eu agendei para fazer as unhas no salão Y. Coloco o nome da manicure e o telefone do lugar, caso precise ligar para reagendar, se tiver um imprevisto.
  • Etc.

Em resumo, o que puder ser providenciado para facilitar a minha semana, eu providencio. Essa etapa costuma durar de 10 a 40 minutos, dependendo da complexidade da minha semana (tem semana que eu tenho mais e semana que eu tenho menos compromissos, como todo mundo).

2. Checar as próximas quatro semanas para ver se algo demanda a minha atenção

É quase como uma visão do mês corrente para saber se tenho que antecipar algumas providências. Por exemplo: se daqui a três semanas farei uma viagem, o que falta? Se na segunda-feira da outra semana eu preciso entregar um trabalho, como vou organizar o meu tempo na próxima semana para me dedicar a ele?

O planejamento no GTD é semanal, mas isso não significa perder de vista o que vem a seguir. Não é para planejar o que vai fazer daqui a quatro semanas, mas para ver o que já está marcado e antecipar o que puder, para não deixar nunca nada de última hora. Se tiver algo a ser feito, eu coleto e coloco na minha caixa de entrada.

Esta etapa dura de 5 a 10 minutos, em média.

3. Revisar meus projetos

É neste momento que eu faço a revisão dos meus projetos. Todo projeto em andamento tem que ter pelo menos uma próxima ação definida. Se não tiver, ele muda de status. Como uso o Toodledo, ele pode ir para Someday, Hold, Waiting, enfim, depende do status do projeto mesmo.

Atualmente eu tenho registrado a quantidade de projetos que tenho ao final de cada revisão semanal. Minha meta é chegar sempre aos 30, mas acabo ficando na média de 50 a 60 (o que considero bastante).

Esta é a parte mais demoradinha da revisão semanal e eu costumo levar de 40 a 60 minutos nela. Faço questão que seja feita com atenção, também.

4. Checar o que está como status “Planning”

No Toodledo, quando eu processo algo que é um projeto, eu coloco como “Planning” (no status), porque assim sei que vou planejá-lo na revisão semanal seguinte. É claro que há projetos que já são processados com várias próximas ações, mas alguns não. Exemplo: comprar uma máquina lava e seca. Isso não é urgente – posso planejar daqui a sete dias, no máximo. Logo, coloco o status “Planning” e, na próxima revisão semanal, eu mudo o status para “Active” e insiro as próximas ações. Desta maneira, ele vira um projeto em andamento.

Em média, quando vou fazer minha revisão semanal, me deparo com 3 ou 4 projetos com o status de “Planning” para inserir as próximas ações, o que costuma durar cerca de 10 minutos.

5. Ver as principais próximas ações da semana para estimar o tempo na minha agenda

Esta é uma etapa que faço somente se já não tiver estourado as minhas duras horas de duração para a revisão semanal. Tem vezes que a revisão semanal dura uma hora, uma hora e meia e até duas horas. Nunca durou menos de uma hora, porque é meu momento de atenção a todos os pontos acima. Portanto, se ainda restar um tempinho, eu dou uma olhada no que tenho planejado de próximas ações (que são tarefas, em resumo) para a semana planejada para estimar o tempo. No geral, sempre sobra esse tempo e consigo fazer.

Funciona assim: no Toodledo, é possível colocar o tempo estimado para cada tarefa que você insere no sistema. É chato de fazer toda vez, mas ajuda muito.

Depois da revisão semanal, clico em “Calendar” no próprio Toodledo e vejo as atividades que tenho planejadas para os dias daquela semana. É aqui que eu posso ver, por exemplo, que tenho umas 6 horas planejadas de atividades para a minha segunda-feira mas, na minha agenda, eu vejo que vou passar a segunda-feira inteira fora, em compromissos! Isso me dá uma visão do tempo que eu tenho e posso tomar providências. Vejo o que pode ficar para terça, adianto algo na sexta, excepcionalmente faço hora extra no dia, enfim. Se eu não fizer esse balanço, como saberei?

Pode inserir atividades “sem data” na agenda?

O David Allen é catedrático sobre o que entra na agenda: o que tem data atrelada. Agenda não é lista de desejos. Porém, muitas pessoas gostam, somente na revisão semanal, de inserir as atividades da semana na agenda, para ficar mais fácil de executá-las no dia a dia.

Algumas pessoas gostam de inserir tais atividades na agenda. Eu às vezes faço isso – tenho fases. Atualmente, estou em um período de não inserir. Quando está na agenda, é fato que o compromisso acaba ficando maior porque a gente confia na agenda – deve ter algo de científico nisso. Portanto, se funciona com você, use. Eu recomendo o sistema de duas cores para organizar suas atividades na agenda, que serve justamente para esse manuseio de próximas ações. Essa “inserção” deve ser feita somente na revisão semanal, e não para um mês inteiro, por exemplo, senão vira bagunça mesmo.

Os critérios para inserir tais atividades (que eu recomendo) são os seguintes:

  1. Por tempo, ou seja, atividades que demoram para ser executadas. Penso que de 30 a 90 minutos seja um tempo considerável. Menos do que isso você consegue encaixar ao longo do seu dia e mais do que isso já pode ser quebrada em duas ou mais tarefas.
  2. Por nível de foco, ou seja, atividades que você precisa estar concentrado totalmente (e aí você coloca naqueles períodos do dia em que você vai estar mais disposto) e atividades que podem ser feitas com o cérebro “morto” (que você coloca naqueles períodos em que você geralmente fica exausto ou sem se concentrar direito, normalmente).

Também há a alternativa de colocar as atividades na agenda para ter uma visão da semana e tirá-las na sequência para não ficar uma coisa opressora (como particularmente me sinto às vezes, quando insiro as atividades).

E se tiver muita coisa para um mesmo dia?

Pode acontecer de você ter atividades para um dia que realmente precisam ser feitas naquele dia e tem tempo de menos? Sim, claro. Aliás, é bastante comum. Aí, para decidir o que fazer (sem ter que trabalhar 30 horas), basta aplicar os níveis do GTD:

  • Nível 0: compromissos, próximas ações
  • Nível 1: projetos
  • Nível 2: áreas de foco
  • Nível 3: objetivos de 0 a 2 anos
  • Nível 4: visão de 3 a 5 anos
  • Nível 5: propósito e princípios

Como fazer isso? Vá batendo uma tarefa com a outra utilizando os níveis como critério de decisão. Se você compara duas tarefas e uma delas diz respeito a um projeto e a outra não, você privilegia a do projeto. Se ambas têm a ver com um projeto, você privilegia aquela que contribui para o sucesso nas suas áreas de foco. Se ambas fazem isso, você privilegia a que tem a ver com seus objetivos. E assim vai. Muitas vezes, o critério de desempate é o último nível – seus princípios. Isso é bem legal! Dificilmente duas tarefas continuarão empatadas mesmo depois de terem passado pelo filtro de todos os níveis. É assim que se decide prioridades no GTD.

Existe dia certo para a revisão semanal?

Eu gosto de fazer na sexta de manhã, mas é flexível. Se por acaso eu tiver compromissos o dia inteiro na sexta, faço na quinta. Procuro não deixar para fazer aos finais de semana para não ficar “pensando em trabalho” quando, na teoria, deveria estar descansando. Já fiz muitas revisões semanais aos domingos e eu sentia que a minha semana mal tinha começado e eu já estava pensando no que ia fazer. Sobre fazer às segundas, não gosto (há quem prefira). Para mim, a semana tem que começar com tudo já planejado.

A pessoa começa a escrever sobre a revisão semanal e quer falar sobre o livro inteiro! Enfim, espero que o post possa servir como referência para a revisão semanal, tenha demonstrado como eu faço atualmente e tenha trazido boas dicas. Dúvidas e depoimentos sobre como vocês fazem, por favor, deixem nos comentários. Obrigada!

22 Feb 2015

Algumas mudanças nas categorias do blog

Os leitores mais atentos já devem ter notado que eu venho há algumas semanas trabalhando nas categorias do blog. Mexer com categorias no blog é um assunto que pode alterar nossa sanidade (quem tem blog sabe) e é um trabalho que nunca está “terminado”, porque os assuntos vão evoluindo e muitas coisas vão mudando. Porém, eu não estava satisfeita com a maneira como as categorias aqui estavam distribuídas e acho que *finalmente* cheguei a um consenso. Como foi uma mudança considerável, gostaria de explicar para vocês, para facilitar a navegação.

220215-novidades

O meu objetivo ao fazer essa alteração foi deixar o menu mais intuitivo a quem estivesse acessando pela primeira vez. Da mesma maneira, queria que os leitores continuassem se sentindo “em casa” buscando os conteúdos. Quis facilitar! Acredito que tenha dado certo.

Em primeiro lugar, temos a categoria Organize-se, onde estão todos os temas dentro de organização. Como organizar a casa, o carro, a rotina, trabalho, finanças. Dentro de cada um desses assuntos, sub-temas relacionados. Por exemplo: em finanças, vocês verão imposto de renda, aposentadoria, organização de contas, dicas para comprar direito e por aí vai. A ideia é cada assunto tenha seus sub-temas, que serão alimentados aos poucos. Aqui vocês também encontrarão uma categoria para iniciantes, chamada Comece aqui.

Em Dicas de organização, vocês encontrarão dicas mais genéricas para se organizar. Como se motivar, indicação de livros, o que é simplicidade e minimalismo, como conciliar pessoal e profissional etc.

Na sequência, Ferramentas / Apps centraliza em um único lugar tudo o que já foi falado sobre agendas, produtos organizadores, Evernote, Toodledo e todas aquelas ferramentas e aplicativos que amamos e usamos no nosso dia a dia. Como recebo muitos pedidos para resenhar aplicativos, essa área tende a crescer, porque tem utilidade imediata.

Finalmente o assunto GTD ganhou uma categoria macro para ele! Muitas pessoas me conhecem (e conhecem o blog) por causa do GTD, então achei justo valorizá-lo de acordo com a importância que o método tem tanto na minha vida quanto no blog, trazendo uma macro categoria inteirinha só para ele. Dentro dela, vocês podem conferir o que é o método, como começar, como implementar e outras dicas.

Participe é o local do leitor no blog! Se você quiser participar, clique nessa categoria e saiba como: através dos desafios mensais, interagindo no Facebook, enviando suas dúvidas e depoimentos.

Em Editorias, ficam todas as categorias relacionadas a seções fixas do blog, como a Linkagem de domingo e os editoriais.

Por fim, as categorias Minhas vida e O blog trazem informações sobre mim e sobre o blog Vida Organizada.

Como toda mudança, pode ser que gere um estranhamento no início, mas posso dizer que já estou bastante confortável com essa mudança. Ficou mais prático para pensar no conteúdo e escrevê-lo. Espero que facilite para vocês também.

22 Feb 2015

Linkagem de domingo {101}

A linkagem de domingo é um post que gosto de publicar semanalmente compartilhando com vocês textos, vídeos e outros conteúdos que tenham a ver com o blog, mas que não sejam necessariamente sobre organização. Também aproveito para compartilhar outros conteúdos que eu criei para outros canais, meus e de terceiros.

Imagem: http://www.tqsmagazine.co.uk

Imagem: http://www.tqsmagazine.co.uk


# Chegou o Ano Novo Chinês! Conheça alguns rituais para a chegada desse ano novo.

# Dicas muito importantes para quem estiver procurando um imóvel para comprar. Você sabe tudo o que precisa? Como funcionam os juros?

# Se você estiver empreendendo e um pouco desanimado esta semana, veja 11 grandes empresas que começaram em casa.

# Vídeo: Como organizar e limpar seus livros.

# Todo mundo está falando sobre água, então saiba por que esse assunto realmente deveria ser o_assunto de todo mundo no momento.

No blog da Call Daniel

Entrevista com Carmen Rodrigues – presidente da Buckman para a América Latina

Se você ainda não fez isso, não se esqueça de atrasar uma hora do seu relógio hoje. Finalmente acabou o horário de verão!

Boa semana para vocês!

21 Feb 2015

Montando dois cantinhos de estudos em casa

Como parte do desafio de organização de fevereiro, também fiquei motivada a organizar dois cantinhos de estudos aqui em casa. Não tive como promover grandes mudanças porque, em fevereiro, nós tivemos que fazer uma mudança em tempo recorde de casa, então todos os nossos esforços (especialmente financeiros) estavam voltados para isso. Faz parte!

Porém, em casa, eu tinha duas motivações para organizar um canto de estudos:

1 – O Paul não tinha um lugar para fazer a lição de casa, desenhar e brincar sentado. Ele fazia isso sentado na mesa da cozinha, com almofadas no banco para ficar na altura da mesa. Como ele está em idade escolar e já tendo que fazer lição de casa, era uma necessidade montar um cantinho, mesmo que simples, para ele. Já estava nos planos e dentro do nosso orçamento para isso.

2 – Desde que nos mudamos de Campinas, eu não tenho um cantinho de estudos religiosos em casa. Como alguns de vocês sabem, sou budista. Em Campinas, frequentava um curso de aprofundamento no Centro e participava das atividades diversas que o Centro oferecia – era muito engajada. Tudo porque, lá, nossa família tinha tempo para essas coisas. Meu marido ficava muito em casa, eu também, então conseguíamos nos organizar quanto a isso. Aqui em São Paulo, a disponibilidade fica diferente porque ele está estudando todos os dias, tem outras atividades, então eu tive que diminuir as minhas atividades fora de casa, como ele. Portanto, sentia falta de ter um cantinho desses em casa, para estudar e praticar meditação.

A mudança de casa atrapalhou um pouco os planos e achei que não conseguiria participar desse desafio, mas consegui. Foi até boa a mudança porque ela nos proporcionou o espaço que precisávamos para ambos os cantinhos. Este mês, não pretendo fazer mais nada além do que já fiz até aqui, porque preciso investir meu tempo e dinheiro em outras coisas da casa também:

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No quarto do Paul, colocamos uma mesinha adequada à sua idade e uma cadeirinha. Essa mesinha tem uma porta lateral com duas prateleiras, onde estou guardando seus cadernos de desenho, caixas com giz de cera e folhas para desenho. Não tirei foto ainda porque pretendo colocar tudo em cestinhas para deixar mais organizado. Não gosto de organização perfeita (nem existe), mas como vocês buscam o blog para esse tipo de referência, é importante eu mostrar o que posso ensinar para vocês, e não o “in progress” apenas.

Quando postei essa foto no Instagram, alguns leitores me perguntaram de onde são essas coisas. Mesa e cadeira: liquidação da Tok&Stok. Tabuada: loja Trenzinho. Caneca: não lembro. Copo de metal com furos de coração: Le Biscuit. Lápis: diversos.

210215-desafio01

O canto de meditação fica no nosso quarto, ao lado da cama. Ainda não arrumei direitinho porque faltam as oferendas e outras imagens, que estavam guardadas quando arrumei a mesinha. Como falei, estou fazendo devagar. Porém, só de ter um cantinho no quarto para acordar, fazer minha meditação e estudar com calma, quando eu quiser ou precisar, me deixou muito feliz. Fico contente por ter criado esse espaço novamente.

Mesa: Tok&Stok. Buda: comprado na cidade de Pedreira, SP. Mala e bolsinha: Centro de Meditação Mahabodi. Livros e sadanas: Editora Tharpa Brasil. Futon: Etna.

E você, está participando do desafio de organização de fevereiro? Quero ver!