Thais Godinho

Posts por Thais Godinho.

30 Oct 2014

Como eu estou me organizando atualmente – outubro 2014

Ocasionalmente eu escrevo um post mostrando como tenho me organizado atualmente, e esta é a versão de outubro. As coisas estão bem organizadas por aqui, o momento está ótimo, então achei que valeria a pena compartilhar.

Agenda

Utilizo a agenda do Google para me organizar (veja aqui como você também pode usá-la). Minha técnica de usar duas cores tem funcionado muito bem. Basicamente, eu faço assim: o que for compromisso com data e hora marcados, que não dá para mudar para outro horário, eu deixo de uma cor padrão (azul). Quando se trata de algum compromisso, atividade ou tarefa que eu designei para o dia ou a semana em questão, eu deixo em uma cor de menos destaque (cinza). A ideia é a seguinte: se alguém quiser marcar alguma reunião ou compromissos comigo, se eu bater o olho na minha agenda, eu sei o que eu posso mudar de horário ou não, alocando o novo compromisso. Eu expliquei com mais detalhes aqui.

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Sempre visualizo a minha agenda semanalmente, pois assim tenho uma ideia mais precisa do que está no foco no momento. Faço um planejamento também uma vez por semana, como estou acostumada a fazer no método GTD (veja aqui como fazer a sua revisão semanal). Gosto de fazer esse planejamento às sextas-feiras pela manhã mas, quando não posso (porque vou ter um compromisso, por exemplo), faço na quinta à noite ou no sábado pela manhã. Nesse planejamento, é quando eu vejo a minha semana seguinte e tomo algumas providências com relação ao que está lá – insiro tempos de deslocamentos, coleto tarefas que identifiquei relacionadas a compromissos já existentes, vejo se todas as reuniões estão marcadas ali, resolvo compromissos em conflito (duas coisas marcadas para o mesmo horário) e por aí vai. Também reviso minha lista de projetos e tarefas para ver o que vou priorizar nos próximos sete dias.

Por isso, no dia a dia, a primeira coisa que olho quando começo a trabalhar é a minha agenda. Sei que, o que está nela, programado para o dia, é o que eu realmente tenho que fazer. Só depois disso eu vou para outro sistema. E ah: trabalho com a agenda aberta o tempo inteiro. Não uso alertas e vou controlando meu tempo com o relógio mesmo, pois acho que os alertas distraem muito.

Para mim, o que tem funcionado muito bem com a agenda é reservar pelo menos duas horas por dia para imprevistos (prefiro sempre deixar duas no horário comercial e uma depois disso). Nunca mais me atrasei ou deixei de cumprir algum prazo por causa disso e os meus dias têm sido bem tranquilos. Caso eu não tenha tais imprevistos, uso as horas para trabalhar nas minhas tarefas normalmente. Outra coisa que tem funcionado é respeitar meu nível de energia. Se eu sei que estarei cansada em tal dia e horário, por quaisquer fatores que sejam, não vou ficar agendando coisas para aquela data em questão.

Tarefas, projetos

Depois de um uso intensivo durante um ano do Evernote para tarefas, voltei ao Toodledo. Eu o utilizo desde 2006 ou 2007 e é uma ferramenta criada para o GTD, então até hoje não conheci outra melhor. Vou esperar um tempo para fazer uma nova imersão como fiz com o Evernote (talvez com o Todoist, mas ainda estou pensando). O fato é que eu me organizo e me sinto muito produtiva com o Toodledo. Até publiquei um post sobre como utilizar o método GTD na ferramenta.

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O Toodledo tem suas vantagens e desvantagens. Já falei aqui sobre por que eu acho que ele é a melhor ferramenta para usar com o GTD, então não há outros argumentos. Mas o uso de ferramentas é bem pessoal e não existe certo ou errado quanto a isso, mas o que funciona para cada um.

Um hack que tem me ajudado bastante com o Toodledo é selecionar a pasta (folder) referente a cada área de atividade e, enfim, clicar no título da tabela das tarefas em “Status” (imagem acima). Isso me traz uma lista do que é tarefa / próxima ação (next actions), projeto (deixo como “active” no status para saber o que é projeto em andamento), algum projeto que é certo mas ainda não começou e não está em andamento (planning), o que está esperando resposta ou condições específicas (waiting), o que está na minha “lista de desejos” para executar (someday) e o que é apenas uma informação de referência (reference).

Ainda não cheguei a um modelo ideal de integração do Toodledo com o Evernote, mas postarei aqui assim que isso acontecer.

Também utilizo o Toodledo para gerenciar rotinas e tarefas recorrentes.

Arquivos (digital)

Nada jamais baterá o Evernote nesse quesito, eu acredito. Voltei ao meu uso inicial de Toodledo para ações e Evernote para arquivos de referência, suporte a projetos, notas de reuniões etc. Ainda não estruturei nada extraordinário em termos de tags e cadernos, porque estou fazendo isso aos poucos. Tenho montado uma estrutura mais intuitiva mesmo, de acordo com a necessidade, mas ainda não estou satisfeita com ela também. Prometo postar, quando estiver.

Continuo digitalizando diariamente e coletando toda sorte de coisas para o Evernote. Já comentei que um aplicativo que me ajuda a fazer isso é o Cam Scanner (disponível para Android e iOS), que formata o documento quando fotografado, deixando ele com carinha de escaneado mesmo. Também tenho utilizado o recurso de apresentação para fazer apresentações informais de projetos, em reuniões.

Como comentei anteriormente, ainda não cheguei a uma integração total do Toodledo com o Evernote e ainda estou estudando a melhor maneira de fazê-la. Uma das razões que me levaram a separar as coisas, além de eu ser muito acostumada com o Toodledo e gostar da ferramenta, é que o próprio David Allen recomenda que a gente não guarde itens que demandam ação junto com materiais de referência, porque isso tem a grande tendência de nos confundir. Ainda acho a estrutura que montei para o guia definitivo excelente. Cheguei a tentar outra depois e até cheguei a uma versão mais simples (que ainda pretendo postar aqui), mas nada tão completo como aquela. Aí vai de cada um mesmo. Essa coisa de escolher ferramenta depende de vários fatores, todos pessoais.

Também estou me organizando com os arquivos de trabalho com a Call Daniel, pois lá utilizamos outras ferramentas (Outlook, Google Drive e Asana). Para conciliar, não tem muito jeito: tem que ter o trabalho de jogar na caixa de entrada que eu uso e processar dentro do meu sistema. Não é tão prático, mas acho que o ganho é melhor do que usar várias ferramentas diferentes. Fico meio maluca com esse procedimento.

Arquivos (papel)

Estou estruturando meu home-office em casa e essas coisas levam tempo, especialmente em decorrência do $$$. Como eu quero montar algo bonitinho e adequado, tenho que fazer aos poucos. Em outubro, eu finalmente comprei um arquivo com três gavetas para pastas suspensas, que estou usando para (nesta ordem): tickler, contas pagas e arquivo geral (documentos, certidões, garantias e outras coisinhas do tipo).

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Esse arquivo aí em cima foi exatamente o que eu comprei, tanto o modelo quanto as cores. Eu ainda pretendo comprar um armário da mesma linha e uma mesa em L, pois preciso de um espaço maior para trabalhar. Além do computador, gosto de desenhar, rabiscar, fazer brainstorms e mapas mentais, além de ter o resto (impressora, telefone, scanner etc).

Tenho usado também duas pastinhas no dia a dia. Mantenho uma pasta grande para documentos e outros papéis que preciso carregar para lá e para cá muitas vezes. Também estou deixando uma pastinha transparente A5 dentro da bolsa, aconteça o que acontecer, para juntar os papéis que chegam até mim. Em casa, coloco todas na minha caixa de entrada física e processo diariamente (ou a cada dois dias).

Caixa de entrada

Tenho quatro em andamento: meu fiel caderno (atualmente, usando o Moleskine do Evernote), o caderno Entrada no Evernote (para coisas que vêm da web), a caixa de entrada de e-mails e a caixa de entrada física (para papéis, contas etc). No geral, a caixa mais difícil de administrar é a de e-mail, porque tenho quatro. Infelizmente elas precisam ser separadas por diversos motivos (o que envolve também não usar um agrupador, como o Outlook, para gerenciar todas). Porém, tenho feito de acordo com o que ensinamos nos treinamentos e separado em pastinhas de ações, arquivo e aguardando resposta. Funciona, mas ainda fico me questionando se devo processar para o Toodledo ou gerenciar apenas ali mesmo. Como tenho centralizado no Toodledo todo resto, talvez faça sentido. Estou nessa fase de testes, justamente.

Leituras

Como vocês bem sabem, sou uma pessoa que lê muito. Esse mês eu fiz uma limpa na minha estante de livros, cataloguei outros tantos no Skoob (ainda faltam alguns) e separei mais de 200 livros para troca. Quem tiver interesse, pode ver a minha lista aqui (vivo atualizando). Estou dando preferência para quem mora em São Paulo, pois não quero gastar dinheiro com frete enviando pelos correios. Troco muito livro e isso ficaria meio inviável para mim. Tenho pensado inclusive em organizar algum evento para trocas. Me avisem nos comentários se têm interesse na ideia, por favor.

Utilizo também o Skoob para ir controlando o que estou lendo. Na medida do possível, atualizo diariamente meu histórico de leitura por lá.

Estudos

Por fim, gostaria de comentar aqui no blog que estou iniciando uma nova fase na minha vida, que é um MBA. Sei que postei sobre o estudo autodidata no meu outro blog (clique aqui para ler), mas isso venho fazendo com o que for hobby para mim. Eu terminei minha pós-graduação há quase dois anos e estava planejando uma nova formação (sou aquela pessoa que quer estudar para sempre). Como o ano de 2014 trouxe muitas mudanças profissionais, estava sentindo falta de um respaldo maior no que estou fazendo agora relacionado a produtividade, alta performance, competências e outros assuntos correlatos, então optei por um MBA na área de recursos humanos.

A segunda novidade relacionada a isso é que será um curso à distância. Muitos de vocês vêm me pedindo para falar a respeito, então agora finalmente vou ter a minha experiência pessoal para bolar estratégias para organizar, estudar, acompanhar as aulas e compartilhar por aqui.

Acho que eu falei sobre todos os pontos de organização atuais neste post mas, caso tenham dúvidas, por favor, deixem um comentário! Obrigada.

28 Oct 2014

O que eu aprendi sobre produtividade com Tim Ferris: parte 3

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Este é o terceiro post da série O que eu aprendi sobre produtividade com Tim Ferriss, esse cara incrível com dicas tão bacanas sobre a vida. Eu demorei um pouco para dar continuidade a esta série por dois motivos. Primeiro, porque estava tocando a série do GTD com o Evernote, que me tomava bastante tempo. Não dava para levar duas séries ao mesmo tempo. Segundo, que não gosto de escrever com pressa ou por obrigação. Essa é uma das vantagens de ter um trabalho como autônoma – construir meu próprio ritmo de acordo com o nível de energia, disponibilidade de tempo e criatividade.

Hoje eu gostaria de falar sobre o conceito que o Tim chama de “novos ricos” (NR), que basicamente são as pessoas que têm poder de escolha quando se trata de tempo. Pode reparar que, na maioria das vezes, achamos que temos esse poder, mas não temos. Se você consegue mobilidade para os seus compromissos, então você realmente tem. Se não, se você não pode mudar o horário do seu trabalho, por exemplo, você não tem.

“Ser financeiramente rico e ter a habilidade de viver como um milionário são duas coisas fundamentalmente diferentes.”

Ele tem um conceito relacionado que se chama “multiplicador de liberdades”. Bem, obtém-se esse resultado fazendo o cálculo entre o que você faz, quando você faz, em que lugar você faz e com quem você faz. Em termos práticos, se você trabalha 12 horas por dia para ganhar 10 milhões de reais por ano, você é menos rico que uma pessoa que trabalha seis horas por dia e ganha 10 mil por mês. Chocante? Riqueza não se limita a dinheiro, mas em abundância de tempo para fazer o que quiser e liberdade de escolha para fazer “como” quiser. Na verdade, o poder é a habilidade principal. É a coisa de você estar viajando pela Malásia e trabalhando pela Internet, por exemplo, ou vivendo seis meses na Inglaterra sem deixar de lucrar com o seu negócio.

Não existe um modelo certo e cada pessoa pode chegar ao que considera um trabalho ideal, mas tudo começa substituindo dogmas. Veja o post anterior, sobre regras desconstruídas.

Vale citar aqui uma reflexão chave que o Tim faz em seu livro, sobre a eterna questão “eu gostaria de mudar a minha vida, mas realmente não posso por X, Y, Z”. Ninguém nunca terá as condições perfeitas. Todo mundo que arriscou, tomou a iniciativa e assumiu os riscos. Porém, até lá, você pode ir se preparando. A primeira coisa que você deve fazer é definir qual seria a pior situação possível que você passaria. Se você largasse agora o que está fazendo para ir em busca do que você quer, o que de pior aconteceria? Tenha isso em mente para pensar em possíveis alternativas. Muitas vezes, a pior situação possível nem é assim tão ruim. É que, quando a gente não pensa nela, tendemos a superestimá-la.

Outro ponto importante que ele fala sobre empregos mal-pagos e frustrantes. A gente se mantém nesses empregos porque precisa pagar as contas, sustentar a família, porque espera um reconhecimento (e uma promoção), um aumento de salário. Analise seus últimos meses e anos e veja se isso aconteceu alguma vez com você ou com outras pessoas da mesma empresa. Se não aconteceu, o que te leva a crer (de verdade) que acontecerá um dia? E, se acontecer, quanto tempo você está disposto a esperar até que aconteça.

Ele fala uma frase muito legal no livro, que é: o cara trabalha dez horas por dia para ser promovido e trabalhar 12. Qual a vantagem? Ah, dois mil reais a mais no salário. E a vida que você deixa de viver cada vez mais a partir disso? Suas relações familiares, a atividade física que você deixa de fazer, a saúde prejudicada, os amigos que param de te chamar, sua casa em ruínas. Aqui vai uma notícia para você: as coisas não vão melhorar sozinhas. Não compactue com a mediocridade e tome uma decisão para mudar a sua vida. A não ser, é claro, que você queira continuar fazendo isso das 8 às 18 nos próximos 30 anos da sua vida.

Para finalizar o post, ficam as reflexões que eu mesma fiz, vivo refazendo e continuamente me ajudam a reposicionar as coisas:

  1. O que de pior aconteceria se você tomasse hoje aquela decisão que vem martelando na sua cabeça há muito tempo?
  2. Caso isso acontecesse, quais seriam as medidas que você poderia tomar para ter o controle da situação de novo?
  3. Quais são os benefícios que resultariam dos resultados mais prováveis das perguntas acima? Quais seriam os prós?
  4. Se você fosse demitido hoje, o que faria para manter a sua situação financeira sob controle?
  5. O que te custa – financeira e emocionalmente – adiar suas ações?
  6. O que você está esperando?

Lembre-se: o que mais tememos fazer é o que mais devemos fazer. Durma com essa! ;D

27 Oct 2014

5 maneiras de se motivar em um trabalho que não é o dos sonhos

Precisamos trabalhar em busca dos nossos sonhos e, até lá, passar por diversas situações que podem nos chatear ou estressar. Eu demorei para chegar em um nível de amor total ao que eu faço como hoje, então até aqui eu passei por elas. Hoje, vendo com um pouco mais de distância, identifico algumas maneiras de passar melhor por tudo isso sem prejudicar a saúde e a sanidade. São cinco:

1. Conheça suas responsabilidades

É muito fácil dizer “sim” para tudo quando começamos em um novo trabalho – queremos agradar, mostrar serviço etc. Porém, com o tempo, isso vai se tornando um comportamento nocivo para você. Além de não ter como abraçar o mundo (nosso tempo é limitado), podemos deixar de cumprir nosso papel para cuidar das responsabilidades dos outros. Por isso, a primeira coisa é conhecer seu papel na empresa e as suas responsabilidades oficiais. Essas devem ser feitas, independentemente das outras. As demais atividades devem ser vistas como segunda prioridade, ou até mesmo renegociadas. Para conseguir negociar, é importante ter seus projetos em ordem, para que eles sirvam como argumento para você conseguir se dedicar a eles.

2. Tenha relacionamentos sem dramas

Sei que é difícil e que passamos mais tempo no trabalho que em casa com a família. Porém, procure não ficar íntimo demais, se envolver em fofocas, falar do trabalho de outras pessoas, perder muito tempo no cafézinho, ir sempre para o happy-hour e por aí vai. Tenha uma certa distância até mesmo para se preservar. Discrição, neste caso, sempre será a melhor pedida.

3. Dê feedbacks positivos

Seja você um gestor ou um estagiário, é importante dar feedbacks positivos sempre que alguém realizar um bom trabalho. Não precisa fazer isso na frente de todo mundo, mas vale a pena mandar um e-mail, comentar no corredor ou durante o almoço. Você reforça seu relacionamento de uma maneira que todos cresçam, inclusive a confiança do time em você.

4. Aprenda a impôr limites

Não dá para a gente viver colocando a culpa nos outros pelas urgências que aparecem. Organize-se. Ninguém vai chegar para você e dar três horas a mais todos os dias para você organizar seus projetos. Não use a desorganização dos outros para não organizar as suas próprias atividades. Reserve tempo para imprevistos, trabalhe com margens de erro com relação a prazos e antecipe-se o máximo que puder. Se você não colocar limites e criar sua própria organização, ninguém fará isso por você.

5. Saia um pouco do computador

Dê uma volta, trabalhe offline, revise textos, faça mapas mentais, pesquise, leia, desenhe, exercite a criatividade fora da telinha também. Pode até mudar de lugar para fazer isso, indo para outra mesa ou área da empresa.

São cinco dicas que eu aprendi só depois, mas que teriam me ajudado quando eu estava nessa situação. Espero que ajude algum leitor em situação semelhante. Me contem!

24 Oct 2014

Facilitando a rotina de lavanderia para quem não tem máquina de secar (e ainda economizando água)

Esses dias eu respondi o e-mail de uma leitora que me fez diversas perguntas sobre a rotina de lavanderia. Eu já comentei aqui no blog sobre como é a nossa rotina, mas ela mudou um pouco com o passar do tempo (especialmente agora em Sâo Paulo, com a falta de água). Eu escrevi tantas coisas no e-mail que achei que valeria a pena trazer o assunto para o blog.

Em primeiro lugar, ela me perguntou como gerenciar a rotina de lavanderia no caso dela, que trabalha e estuda a semana inteira. Bem, eu já passei por isso. O que eu fazia era lavar minhas roupas aos sábados. Ao longo da semana, lavava somente peças íntimas à mão, pois prefiro. Se você economizar nas roupas e lavar semanalmente, dá para lavar somente uma carga.

Depois ela me perguntou como separar as roupas. Quando a gente tem que lavar tudo de uma vez, não tem como fazer muita distinção. Hoje a gente separa em roupas brancas (incluindo as roupas de cama), preta (incluindo as escuras, como jeans, cinza, marinho) e coloridas (incluindo toalhas). Uma vez por semana cada uma dessas cargas é suficiente. Muitas vezes, as coloridas se acumulam e lavo a cada duas semanas, porque são poucas peças e prefiro esperar encher a máquina. No caso de lavar somente uma vez por semana, vale a pena esta semana lavar as brancas, semana que vem lavar as escuras e, na outra, as coloridas. “Ah, mas é muito tempo sem lavar”. Nesse caso super específico de só lavar roupas uma vez por semana, vale a pena um investimento em mais peças para não ficar na mão enquanto uma está para lavar.

E vale a pena avaliar se a roupa está realmente suja para lavar. O que eu realmente lavo depois de usar são camisetas, uniforme do filhote, meias e peças íntimas. O restante, dá para usar mais de uma vez e ir gerenciando peça a peça. Tudo para economizar água.

Ela também me perguntou sobre a rotina de passar roupa e o que eu disse é que a coisa mais improvável é você me ver em casa passando roupa. Acho uma perda de tempo enorme, então o que eu fiz foi passar a comprar roupas que não amassem. É claro que tenho calças e camisas que precisam ser passadas, mas procuro não usar tanto. Se eu tiver uma semana com muitos compromissos profissionais, onde vou usar camisas, passo todas de uma vez. No geral, a cada duas semanas (ou quatro!) eu passo as minhas roupas específicas. Não perco tempo com isso. Sei que lençóis ficam maravilhosos quando a gente passa, mas realmente não tenho como dispender meu tempo no dia a dia para fazer isso.

Apenas algumas considerações sobre a rotina de lavanderia e como ir otimizando o processo.

23 Oct 2014

Guia para aplicar o GTD no Toodledo

Toodledo é uma ferramenta fantástica – a minha preferida para utilizar junto com o GTD. Não sei se é o visual retrô ou todas as features envolvidas, mas já utilizo a ferramenta há muitos anos e, mesmo testando outras, sempre volto para ela. Por isso, resolvi criar este guia sobre como aplicar o GTD no Toodledo.

1 – Crie uma conta na ferramenta. Sim, ela é toda em inglês, mas nada que um Google Tradutor não possa te ajudar. Quando você configurá-la, colocará tudo em português, então o inglês não deve ser impeditivo para utilizar.

2 – Você pode se perguntar sobre o tipo de conta que irá ter. O Toodledo tem 4 planos. Apesar de ter utilizado o gratuito durante muito tempo e ele atender bem, pela minha experiência, o plano Silver (15 dólares por ano) é o ideal. Se você pagar o dobro do preço, pode ter o plano Gold, que basicamente te permite anexar arquivos às tarefas. Eu assinei esse plano para testar e, sinceramente, não uso. Então, nesse momento, recomendo que você crie sua conta Silver (se realmente tiver interesse em implementar o GTD na ferramenta), porque ela te dá acesso a muitos recursos úteis para o GTD, que vou falar neste post.

3 – Depois de criar sua conta, clique em “Settings” para configurá-la. As primeiras configurações são as básicas de senha e outros mecanismos de segurança (como autenticação em duas etapas e criptografia). Não vou entrar neste assunto agora. Se você não entende nada sobre isso, deixe como está. Nós vamos mexer na terceira opção, que é a “Tasks”.

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4 – Edite cada um dos campos e deixe configurados como na imagem acima. O que você precisa saber sobre essa configuração: estamos selecionando os campos que vão aparecer para cada tarefa, o que acontece quando completamos uma tarefa, qual será o nosso modo de visualização padrão inicial e alguns outros padrões.

5 – Feitas essas configurações, basta clicar lá em cima em “Tasks”.

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6 – Desse menu, usaremos amplamente a aba “Tasks”, ou Tarefas. Em “Notes”, você pode inserir informações que quiser que auxiliem você em seus projetos. Quem utiliza outra ferramenta (como o Evernote, por exemplo) pode acabar não usando esse recurso. O mesmo vale para “Outlines” (referências) e “Lists” (checklists), mas você pode ficar à vontade para usá-los se estiver curioso. Se você não utiliza nenhuma outra ferramenta de suporte, pode ser interessante manter tudo aqui. O Toodledo fornece um amplo material de orientação para quem quiser utilizar qualquer recurso da ferramenta.

7 – Clique em “Organize” e em “Folders”. Em “Folders”, vamos colocar nossas áreas de responsabilidade. O David Allen diz que é comum termos de sete a quinze áreas de responsabilidade na nossa vida. Eu tenho 14.

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8 – Não existe uma ordem correta (o Toodledo colocará automaticamente em ordem alfabética, mas você pode mudar através das setinhas ao lado esquerdo de cada área). Eu costumo deixar as áreas profissionais primeiro, para ficar mais fácil de acessar em um dia comum de trabalho, mas você pode organizar como quiser. Crie suas áreas, organize a ordem em que ficarão e clique em “Save changes”.

9. Depois, clique novamente em “Organize” e depois em “Contexts”. Aqui, você deverá inserir todos os contextos em que costuma realizar suas tarefas. Eu tenho um contexto chamado “@ Anywhere”, que acho muito útil, para coisas que posso resolver em qualquer lugar (refletir sobre uma decisão, por exemplo, ou ler um livro), e um outro chamado “@ Online”, para diferenciar do que preciso fazer offline, no computador. Procure inserir o mínimo possível de contextos, mas não deixe de ser atendido por eles. Se achar que está faltando um, coloque e depois tire, se achar que ficou demais. O David Allen utiliza o caractere “@” antes dos contextos, então mantenho a nomenclatura. Eu costumo ter três tipos de contextos: situações, pessoas com as quais sempre converso e reuniões periódicas. Para facilitar na hora de selecionar cada contexto, eu agrupo pelo número de arrobas, de acordo com o tipo de contexto. Assim:

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10 – Depois, clique novamente em “Organize” e, agora, em “Goals”. Aqui, vamos inserir nossos objetivos de curto (short-terms goals), médio (long-term goals) e longo prazo (lifelong goals). Não precisa fazer isso com pressa, nem agora. Aqui, estou apenas ensinando como fazer. A ideia é a seguinte: criar primeiro os objetivos de longo prazo (o que o David Allen chama de “nível 50 mil pés”) porque os seguintes estarão relacionados aos objetivos maiores. Toda vez que você inserir um objetivo de curto ou de médio prazo, aparecerá uma caixinha chamada “Contributes”, para você selecionar que objetivo de longo ou médio prazo está relacionado a esse novo que você está inserindo. É bem legal até para o planejamento, para você ver se está construindo objetivos coerentes. Às vezes a gente tem um objetivo de curto prazo que não contribui para nenhum objetivo de longo prazo. Aí a gente escolhe entre deixar em branco mesmo ou se questionar se está investindo o tempo hoje corretamente (ou não) em algo que significa algo para o futuro. À medida que você for acrescentando tarefas e projetos no seu sistema, o Toodledo vai mostrando embaixo de cada objetivo se você está trabalhando neles. É bem fantástico. Amo o Toodledo. <3

11 – Depois, clique em “Organize” e em “Locations”. Este é um recurso que você deve utilizar somente se fizer sentido para você. Quando eu morava em Campinas, passava muitos dias da semana em São Paulo, realizando algumas atividades. Logo, eu tinha dois “locations” aí, que eram essas duas cidades. Não confunda com contextos! É para colocar o lugar mesmo, especialmente se você trabalha em uma empresa com filial em outras cidades, se viaja com uma frequência periódica para outras e por aí vai. Se você nunca viaja e realiza sempre suas atividades em um único lugar, não precisa utilizar este recurso.

12 – Acabamos as configurações! Agora é hora de clicar em “Tasks” e começar a brincadeira! Clique em “Tasks” e, quando a página abrir, selecione o link “Folder” no menu esquerdo.

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13 – Perceba que, toda vez que você clica em um desses links, o menu abaixo dele muda completamente, de acordo com o que você clicou. “Main” é a configuração padrão, principal, que a gente configurou lá no começo. “Context” lista todas as suas tarefas por contextos. “Dua-date” lista as tarefas por prazos – ou seja, o que é para hoje, o que está atrasado, o que é para amanhã etc. “Tag” mostra as tarefas por tags. Falarei sobre isso adiante. “Sharing” mostra as tarefas compartilhadas. “Calendar” mostra as tarefas por prazo! “Folder” mostra as tarefas por áreas de responsabilidade. “Goal” mostra as tarefas relacionadas por objetivos. “Priority” mostra as tarefas por prioridade. “Status” lista as tarefas de acordo com cada status. ” “Search” é a busca do Toodledo. Todas essas definições são feitas quando criamos uma tarefa nova. Vamos fazer isso?

14 – Clique em “Add task” (embaixo de “Tasks”). Abrirá uma janela assim:

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15 – Em “Task:”, a gente vai colocar a tarefa ou o nome do projeto. O que vai dizer se é tarefa ou projeto é se terá sub-taks. Por isso a inscrição Silver é importante, porque este não é um recurso disponível na conta gratuita. Na sequência explicarei como criar sub-tasks. Bem, em “Folder”, selecione que área de responsabilidade se refere a tarefa ou projeto em questão. Depois, o contexto. Depois, se há um objetivo relacionado – nem toda tarefa ou projeto terá um objetivo relacionado, então você pode deixar em branco. Em “Start date”, eu costumo colocar a data em que estou inserindo a tarefa no sistema, apenas para controle. Só preencho “Due date” se ela realmente tiver prazo, senão deixo em branco. Vale lembrar que, para o GTD, qualquer tarefa sem prazo é para ser feita “o mais rápido possível”, e não ser esquecida ali para sempre. Em “Repeat”, você pode colocar recorrência na tarefa. Ou seja, se for algo que você faz todo dia, uma tarefa de rotina, você pode selecionar a frequência “daily”. Deixe “Repeat from: Due date” como padrão. Em “Lenght”, você pode colocar a duração estimada da tarefa. Isso é muito útil para um recurso que o Toodledo tem e que explicarei mais para a frente, então pode valer o esforço. Em “Priority”, você seleciona a prioridade da tarefa. Em “Tag”, pode adicionar tags. Eu não costumo adicionar nenhuma, mas recomendo para gestores que coordenam muitas áreas diferentes. Em “Note”, você pode inserir informações que ajudem  concluir a tarefa. Pode clicar em “Save”. Pronto, você criou a sua primeira tarefa ou projeto!

16 – Se for um projeto, você pode colocar sub-tarefas da seguinte maneira: clique na flechinha para a direita que fica ao lado de cada tarefa/projeto:

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17 – Ao clicar nela, abrirá uma janela com opções. Clique em “Add sub-task”. Ao clicar nessa opção, abrirá uma janela de tarefa semelhante a que mostrei ali em cima. Escreva a próxima ação do projeto e clique em “Save”. Se você seguiu os passos anteriores, provavelmente terá algo assim:

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18 – Você pode inserir quantas sub-tarefas quiser e também pode inserir várias ao mesmo tempo – quando abrir a janela de nova tarefa, clique em “Multiple tasks” na frente do campo de tarefa.

19 – Agora eu gostaria de falar sobre os atributos de status e de prioridade das tarefas e dos projetos, para demonstrar como eu faço. As opções de status do Toodledo são as seguintes:

None - Nunca uso
Next action - Próximas ações. Sempre que for uma tarefa e tiver um contexto atrelado a ela, uso este status.
Active - Uso para projetos ativos. Nunca tarefas (supôe-se que uma tarefa é uma ação pontual, então ou ela está resolvida ou é próxima ação).
Planning - Uso para projetos que estou destrinchando as próximas ações. Ou seja, eles estarão em andamento nos próximos dias.

Delegated - Uso tanto para tarefas quanto para projetos tocados por outras pessoas. Neste caso, pode valer a pena usar tags com o nome das áreas ou das pessoas responsáveis.
Waiting - Uso para tarefas e projetos que não dependem de mim, mas de uma resposta de alguém.
Hold - Uso tanto para projetos quanto para tarefas que precisam que outra coisa aconteça para que elas possam prosseguir. Por exemplo: preciso escrever um relatório, mas dependo do fim de uma ação para fazer isso. Ele fica com status “hold” enquanto isso.
Postponed - Uso tanto para projetos quanto para tarefas que foram adiados.
Someday - É a tradicional atribuição de “Algum dia / Talvez” do GTD. Uso tanto para tarefas quanto projetos que eu gostaria de executar, mas não tenho tempo para investir neles agora.
Canceled - Quando um projeto ou uma tarefa é deletado, mudo o status para Canceled antes de tickar, porque o Toodledo registra para as estatísticas e eu posso ter um registro do que foi cancelado.
Reference - Se você gostar de utilizar o Toodledo para lembretes e informações rápidas, pode usar este status. Eu até uso, mas pode ser substituído pela agenda. Exemplo de como uso: “lembrar de nunca enviar os relatórios para o e-mail X do fulano” como referência dentro de um projeto. Como não tem data, não cabe na agenda então uso aqui. Acho prático!

20 – As opções de prioridades são as seguintes:

3 – Top - Coisas urgentes.
2 – High - Coisas importantes, de preferência para esta semana (se não tiverem data).
1 – Medium - Coisas importantes, mas menos relevantes que a High, podendo ser feitas na semana que vem  (se não tiverem data) ou em outro dia (se tiverem prazo flexível).
0 – Low - Para fazer quando der tempo, depois de todas as outras.
-1 – Negative - Nem uso. Se for prioridade baixíssima desse jeito, sequer merece estar na minha lista.

21 – O Toodledo tem algumas opções de visualização que ajudam bastante com as tarefas e projetos. Por exemplo, se você clicar em “Show”, no menu azul que fica abaixo de “Tasks”, aparecerão algumas opções. Eis como eu deixo:

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21 – Não deixo selecionada a caixinha de “Recently completed tasks” porque, se fizer isso, aparecerão as tarefas que já “tickei”. Acho que fica muito poluído visualmente, então prefiro tirar. Acho importante a configuração das sub-taks como “Hidden”, porque isso significa que eu só vejo as tarefas de cada projeto se eu clicar para desmembrá-lo. Você pode testar as outras duas configurações para ver o que te atende melhor. Eu prefiro assim, esteticamente falando.

22 – Vale lembrar que, clicando no nome das colunas, você filtra as tarefas e projetos de acordo com seu atributo. Então, por exemplo, se eu estou vendo todas as minhas tarefas e projetos na área de responsabilidade “Casa”, se eu clicar no título “Context” da coluna, o Toodledo vai separar todas as tarefas por contextos. Se eu clicar no título da coluna “Goals”, mostrará as tarefas separadas por objetivos, e por aí vai. Dá para ir brincando. Particularmente, gosto de clicar em “Due date” no menu lateral esquerdo e então filtrar por “Priority”. Ele me mostra todas as tarefas com prioridade top, high etc que devo fazer naquele dia, e isso me dá uma boa orientação de onde deve estar meu foco.

23 – Outro ponto que é importante destacar é que o Toodledo permite que você imprima as suas listas, caso sinta necessidade. Você pode selecionar a página que quiser, com os filtros que quiser, e clicar no ícone da impressora no menu azul. Ou então pode usar um recurso mais interessante, clicando em “Tools” > “More” > “Printable Booklets”.

24 – Aproveitando que estou falando dos recursos do Toodledo, vou falar de um dos que eu mais gosto, que é o “Scheduler”. Você pode acessá-lo clicando em “Tools” > “Scheduler” (outro recurso disponível somente a partir da versão Silver). Este recurso serve para o seguinte: se você estiver sem inspiração, pode selecionar quanto tempo tem disponível, a área de responsabilidade que quer trabalhar e o contexto em que se encontra. Basta clicar em “Schedule me” que o Toodledo te dará sugestões do que fazer primeiro, com base nos atributos que você especificou ao criar as tarefas. Não é incrível? Ele mostra inclusive tarefas dentro de projetos como resultados. Por isso é legal investir um tempinho colocando a duração estimada para cada tarefa, porque aí esta ferramenta fica mais precisa.

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25 – Outro recurso do Toodledo que acho fascinante é o “Tools > “Statistics”. Com ele, você pode analisar como está investindo seu tempo – o sistema gera gráficos de acordo com as áreas de responsabilidade, os contextos, os objetivos e todos os outros atributos. Ou seja, você pode verificar que tem investido pouco em uma determinada área de sua vida, enquanto outra está tomando quase todo o gráfico. Também pode ver se está realizando mais tarefas urgentes ou importantes, se está cumprindo as tarefas no prazo ou sempre atrasando. Dá para fazer um balanço mensal da sua vida com este recurso.

26 – O Toodledo também tem um sistema de alarmes e lembretes, que eu não utilizo porque fico o dia inteiro trabalhando na ferramenta. Mas ele existe, caso você goste de ser avisado sempre que precisa trabalhar em alguma coisa. Você também pode sempre fazer backup das suas informações (em formato Excel, olha que maravilha), entre outras possibilidades. Todos esses recursos podem ser encontrados no menu “Tools”. Vale a pena navegar. Outros recursos interessantes: enviar tarefas para o Toodledo direto do seu e-mail, usar receitas do IFTTT, linkar tarefas com o Google Calendar e todos os aplicativos disponíveis para dispositivos móveis.

27 – Em termos de material de referência, a FAQ do Toodledo é fantástica e vale a pena o estudo quando começar a usar. Está em inglês mas, mais uma vez, basta jogar no Google Tradutor e dá tudo certo. Eles também gerenciam um fórum com usuários entusiastas que vivem falando sobre novidades, soluções e recursos. Há diversos vídeos tutoriais (em inglês), que são bastante explicativos e didáticos.

28 – Vale lembrar que o Toodledo foi uma ferramenta construída para ser utilizada com o GTD, então por isso ela é tão perfeita. Para mim, ela tem somente um defeito, que é estar disponível somente através do acesso online, mas isso é contornável através dos recursos de impressão. Não é o ideal, mas é contornável.

Por fim, este foi meu tutorial para aplicar o GTD no Toodledo e eu espero que tenha servido a seu fim. Qualquer dúvida, por gentileza, postem nos comentários. Vou adorar melhorar este tutorial respondendo as dúvidas de vocês.