Thais Godinho

Posts por Thais Godinho.

18 Dec 2014

Como aproveitar os dias de folga no final do ano de maneira produtiva

Imagem: Vintage Paradise (Tumblr)

Imagem: Vintage Paradise (Tumblr)

Eu procuro tomar bastante cuidado com essa coisa de ter dias de folga produtivos porque acho que dia de folga é para descansar mesmo! Antes, gostava de aproveitar cada tempo livre para fazer determinadas coisas mas (felizmente) consegui organizar minha vida para não depender de dias de folga esporádicos para fazer isso. No entanto, apesar de aproveitar para descansar, também acabo sempre arrumando alguma coisa para fazer e, pensando sobre o assunto, tive a ideia para escrever este post. Seguem então sugestões para você tornar seus dias de folga no final do ano um pouco mais produtivos:

  • Resolva assuntos no banco. Mudar de agência, trocar o gerente, buscar cheques, resolver qualquer coisa, solicitar informações sobre financiamentos, empréstimos e investimentos. Sempre é bom ter um dia livre durante a semana para conseguir investir tempo nisso. Se for o seu caso, apenas verifique o horário de funcionamento do banco onde é cliente.
  • Organize o seu home-office. Ontem eu publiquei um post com recomendações para fazer isso dentro do GTD.
  • Destralhe a sua casa. Pegue uma sacola grande e circule pela sua casa, jogando dentro o que for lixo. Você vai se surpreender com a quantidade de embalagens, papéis e coisas avulsas que vai querer se desfazer.
  • Estude um idioma. Em casa mesmo, ou pela Internet.
  • Leia o livro do GTD. De verdade!
  • Conheça os pontos turísticos da sua própria cidade. Geralmente como as pessoas viajam no final do ano, as cidades que não são ponto turístico ficam vazias, como no caso de São Paulo. Aproveite o que a cidade tem de melhor sem trânsito, sem muita gente, mas com muito calor.
  • Faça o seu planejamento para o ano seguinte. Veja aqui um post sobre as minhas revisões do GTD – mesmo se você não usar o método, pode servir como guia.
  • Organize suas caixas de entrada de e-mails. Essa é boa, hein, mas precisa manter ao longo do ano para não crescer absurdamente (de novo).
  • Faça backup dos seus equipamentos eletrônicos. Computador, tablet, celular.
  • Monte uma planilha para registrar seus gastos e receitas em 2015. Há diversos modelos disponíveis na Internet.
  • Ajude alguém de alguma maneira. Aquele amigo a pintar a casa, o outro que está de mudança, um morador de rua pedindo comida.
  • Digitalize a papelada que está acumulando e coloque no Evernote, que agora dá 4Gb por mês para usuários premium. Utilize o aplicativo Cam Scanner para isso.
  • Faça uma super limpeza na sua casa. Pegue um dia em que estiver bem avulso e aproveite para esfregar chão, arrastar sofá, limpar embaixo da cama e todas aquelas tarefas que podem ser esquecidas ao longo do ano.
  • Agradeça pelo ano que passou. De preferência, bebendo água de coco e olhando para o céu, de pernas para o ar. Descanse. Você merece.

Boas festas!

17 Dec 2014

Aplicando o GTD ao seu espaço físico – como começar

Imagem: Restart GTD

Imagem: Restart GTD

Eu estava relendo alguns pontos do livro do GTD essa semana e me deparei com uma orientação que o David Allen diz sobre como colocar em prática o GTD no seu espaço físico, especialmente home-office. Achei tão legal que quis escrever um post sobre essas recomendações.

  • Arrume todo o seu espaço de trabalho pessoal. Se você trabalha em casa, seu home-office. Organize a sua estação de trabalho. Deixe nela somente o que você realmente usa – e eu sei que essa é uma dica manjada, mas nem sempre ela é seguida. Gosto de deixar computador, telefone, luminária, caneta, bloquinho e só. Veja o que funciona para você.
  • Providencie caixas de entrada – em casa e no trabalho.
  • Crie um bom sistema pessoal de arquivamento. Digitalize o que puder, livre-se do papel, mas organize direitinho aquilo que ainda precisa manter impresso (certidões, documentos).
  • Utilize, para administrar suas listas de tarefas e projetos, um programa que seja agradável para você, que você goste de usar. Você sabe que a ferramenta é a certa para você porque você fica com vontade de brincar com ela, mexer, descobrir coisas.
  • Rearranje o seu espaço de trabalho, promova mudanças, jogue tralha fora.
  • Reserve um tempinho ao longo da sua semana para atacar uma área específica do seu escritório. Depois, vá aplicando ao resto da casa, até ter organizado tudo. Jogue isso dentro do GTD: colete, processe, organize, revise e execute.
  • Divida com alguém o que você vem aprendendo nesse processo, não só para inspirar outras pessoas e trocar ideias, mas porque ensinar é a melhor maneira de absorver o que aprendeu.
  • Releia o livro do GTD sempre que tiver oportunidade. A cada leitura, com suas experiências, será um novo livro. Por experiência própria, isso é muito verdade.
  • Fique em contato com pessoas que usem o GTD e estão discutindo sobre melhorias da produtividade.

Achei as orientações simples e bem legais, para fazer hoje mesmo. Até me animei a reorganizar o escritório.

15 Dec 2014

Como fazer as revisões no GTD

Olá pessoal,

Tenho há dias trabalhado em algumas revisões para o GTD para que eu pudesse postar aqui para vocês antes de o ano acabar. Afinal, estamos praticamente na última semana “útil” do ano e todo mundo com quem eu converso diz que está só resolvendo pendências! Fazer as revisões dentro do GTD nos ajuda a ter perspectiva sobre o controle que já exercemos no dia a dia, então venho trabalhando em algo que funcione para mim e que talvez funcione para vocês também.

Estas revisões vão de acordo com o Guia definitivo do GTD no Evernote. Estou preparando um curso sobre esta aplicação e esse estudo das revisões faz parte dessa pesquisa. Espero que gostem.

Revisão diária

Esta é uma revisão que faço todos os dias.

1. Verifique sua agenda para o dia com os compromissos e tarefas que estão ali. Foque neles.
2. Verifique seu tickler para o dia.
3. Verifique as tarefas que estão com a tag de prioridade alta, de acordo com seu contexto.
4. Verifique a tag Diariamente e priorize de acordo com o log.
5. Processe sua caixa de entrada (caderno e Evernote).
6. Trabalhe um pouco na pasta de @ Ações da semana do seu e-mail.
7. Atualize as tags do atalho para o dia seguinte.

Revisão semanal

Faço toda sexta-feira.

1. Verifique a agenda da semana que vem e atualize com os compromissos que estão na sua cabeça, mas ainda não estão lá.
2. Insira os tempos de deslocamento e colete providências que precisarão ser tomadas.
3. Veja sua lista de projetos em andamento e se todos têm uma próxima ação.
4. Verifique a lista de tarefas por duração e selecione as que têm duração de até 1h30 e têm prioridade alta. Encaixe essas tarefas na agenda. Se sobrarem tarefas com essas duas tags, reorganize as prioridades.
5. Verifique na lista de tarefas de prioridade alta o que ainda está pendente e precisa ser priorizado antes de a semana acabar.
6. Revise a lista de prioridade média para verificar se alguma tarefa deve ser repriorizada.
7. Verifique na tag Semanalmente se há tarefas pendentes para priorizar.
8. Verifique o que ainda está pendente na pasta de @ Ações da semana do seu e-mail para priorizar.
9. Revise o que está em @ Ações futuras para ver se algo virará @ Ações da semana.
10. Revise o que está na pasta @ Aguardando resposta para arquivar ou cobrar pessoas responsáveis.

Revisão quinzenal

Faço nos dias 1 e 15 de cada mês.

1. Verifique a tag Quinzenalmente e priorize de acordo com o log.
2. Revise a lista de prioridade baixa para verificar se alguma tarefa deve ser repriorizada.
3. Verifique as tags de projetos em espera, em planejamento, adiados e para acompanhar para verificar se precisa tomar providências.
4. Arquive projetos concluídos.

Revisão mensal

Faço no último dia do mês.

1. Atualize suas áreas de responsabilidade. Tire as que não fazem mais sentido, adicione novas áreas, divida uma em duas ou mais.
2. Verifique que áreas estão indo bem e quais áreas estão em desequilíbrio. O que precisa ser feito para mudar esse cenário?
3. Revise sua lista de Algum dia / Talvez para verificar se alguma ideia ali ajudaria no equilíbrio das suas áreas de responsabilidade.
4. Verifique a tag do mês no seu tickler para ver se algo pode ser distribuído para dias específicos.
5. Verifique a tag Mensalmente e priorize de acordo com o log.

Revisão sazonal

Esta é uma revisão que faço a cada mudança de estação.

1. Verifique sua lista de objetivos de curto prazo – de hoje a 2 anos.
2. O que você pretende alcançar em 3 meses?
3. O que você pretende alcançar em 6 meses?
4. O que você pretende alcançar em 12 meses?
5. O que você pretende alcançar em 24 meses?
6. Que projetos são maiores do que você pensava e acabaram virando objetivos?
7. Verifique a tag Hábitos a serem reforçados para ver se você está investindo tempo naquilo que se propôs a incorporar como hábito em sua vida.
8. Verifique se todos os seus objetivos têm projetos relacionados.
9. Arquive os objetivos concluídos.
10.
Verifique a tag Sazonalmente e priorize de acordo com o log.

Revisão semestral

Faço todos os dias 31/01 e 31/07.

1. Verifique a tag Semestralmente e priorize de acordo com o log.

Revisão anual

Faço todo dia 31/12.

1. Verifique sua tag Objetivos de 3 a 5 anos.
2. Calcule quantos anos você e os membros da sua família terão nesse período de tempo. Colete o que tem em mente sobre o que pensa em fazer com relação a essa informação.
3. Crie uma nota para cada área de responsabilidade refletindo sobre o que gostaria de conquistar dentro dela em 3 ou 5 anos. Talvez você perceba que não queira mais aquela área daqui a 3 ou 5 anos. Tudo bem, é só para ter uma visão mesmo.
4. Atualize e unifique as tags de Big picture do ano que está terminando. Crie uma nova tag e as notas para o ano que está começando.
5. Revise seus valores e princípios.
6. Revise seus objetivos de vida / legado.
7. Revise seus Objetivos de hoje a 2 anos para ver se estão adequados aos seus objetivos de vida e objetivos de 3 a 5 anos.
8. Verifique se todos os seus projetos em andamento estão relacionados a esses objetivos. O que precisa ser priorizado?
9. Verifique a tag Anualmente e priorize de acordo com o log.

O que acharam? Tem me ajudado bastante. Venho fazendo alguns testes e acredito que seja um bom modelo. Vou atualizando à medida que for identificando melhorias.

Qualquer dúvida, por gentileza, postem nos comentários. Obrigada por tudo, pessoal.