Categoria(s) do post: GTD™, Tecnologia

Bem, quando fiz o post falando sobre o OmniFocus, comentei com vocês que o meu teste com a ferramenta tinha sido ok, mas que eu estava sentindo falta de ter uma ferramenta com elementos mais visuais. Por esse motivo, resolvi voltar a usar o Trello para as minhas listas do GTD™. Este post então traz um pouquinho como estou fazendo, e espero que sirva como um guia.

Eu criei um time para as listas, um time para arquivos de suporte a projetos e um time para referências.

Dentro do time de listas, eu coloquei todas as categorias e os horizontes do GTD. Ainda estou migrando os horizontes mais elevados e vendo se prefiro manter aqui ou no Mind Meister, que tem sido a minha preferência nos últimos anos. Não é um processo que me atrapalha, pelo contrário – adoro revisar essas informações e pensar na minha vida.

O que eu gosto muito no Trello é dessa possibilidade de deixar uma imagem linda e inspiradora de fundo em cada um dos quadros. Troco frequentemente, sempre que sinto vontade.

O quadro AGUARDANDO eu preferi separar do quadro de Próximas Ações porque eu coloquei um power-up (recurso) nele que me ajuda a gerenciar melhor. Aprendi com um aluno meu a fazer isso (obrigada, Bozo).

Está meio incompleto porque ainda não terminei de passar todos os itens para cá.

Dá para ver, em cada card, o power-up chamado “Custom Fields” em ação. Você pode personalizar campos dentro do card, e para este quadro de aguardando, onde coloco tudo o que estou aguardando de terceiros, eu deixo habilitado o campo de data (para saber desde quando estou aguardando aquilo) e o campo de texto para colocar o nome da pessoa.

Acho que é uma maneira bem bonitinha de armazenar essas informações. Reviso semenalmente, arquivo os cards que já me enviaram resposta, cobro quem eu tenho que cobrar.

As colunas estão com categorias avulsas, apenas para eu distribuir melhor os itens visualmente no quadro.

O quadro de PRÓXIMAS AÇÕES é muito importante e, junto com o calendário (que fica na agenda do Google), é o quadro que fica aberto o dia todo para eu ir escolhendo e executando as ações de acordo com o contexto em que eu estiver.

Cada coluna é um contexto.

A primeira coluna é a caixa de entrada. Eu pego o endereço de e-mail do quadro, salvo no meu Gmail como endereço na minha lista de contatos (“Caixa de Entrada – Trello”), pois assim todo e-mail que recebo que preciso armazenar no Trello, eu envio e cai diretamente aqui nessa coluna, que eu processo diariamente.

De acordo com o contexto em que estou ao longo do dia, vou revisando as ações que tem nele e escolho o que fazer entre os compromissos do meu calendário. Quando concluo uma ação, eu arquivo o cartão.

O quadro de PROJETOS traz todos os meus projetos que estão em andamento. Não vou me estender muito aqui porque eu tenho um post super detalhado que mostra como eu uso o Trello para gerenciar projetos.

Uso uma extensão do Google Chrome chamada “Total Cards” para saber quantos cartões tenho em cada quadro e em cada coluna. Me ajuda especialmente no caso dos projetos, para saber a quantidade deles.

Também uso o power-up de custom fields aqui para inserir a data de início do projeto. Sei que dá para ter essa informação dentro do card, no histórico, mas assim fica mais visível e prático para mim.

Lá no post que linkei sobre projetos no Trello eu explico sobre os quadros de suporte a projeto. Essa explicação será útil mais adiante, quando falarei sobre essa categoria de informações.

Em ALGUM DIA, TALVEZ estão todos os itens incubados. Cada coluna é uma categoria, que me ajuda a organizar melhor os itens que coloco ali dentro. Ainda não terminei de migrar tudo. Essa categoria é sempre a que mais tem coisas no GTD.

Os outros horizontes ainda estou migrando.

Nem todo projeto precisa ter um quadro só dele, mas existem projetos mais complexos que precisam. Quando é assim, crio o quadro e compartilho com outras pessoas, se for o caso.

Isso é bem útil para gerenciar informações de projetos maiores que estejam em andamento.

Como eu falei, no outro post que escrevi sobre projetos no Trello eu explico com bastante detalhes. Veja lá. 😉

O time de referências traz alguns quadros que são úteis para mim, especialmente a catalogação dos temas abordados no Vida Organizada e outros.

Eu sinceramente gosto muito de organizar o que é referência no Evernote, mas aqui no Trello também tem uma disposição interessante para algumas categorias. Como comentei ali em cima, não é um problema exatamente, porque eu tenho um processo mental que faz as ferramentas funcionarem para mim. Não fica confuso em nenhum momento, porque se eu quero encontrar algo para consulta, de referência, só pode estar em dois ou três lugares. É bem tranquilo.

Em “Concluídos 2019” eu jogo os cards de projetos e objetivos que eu for concluindo este ano. Desta maneira, consigo fazer esse balanço do que realizei e posso escrever aqueles posts de objetivos / projetos concluídos no trimestre aqui no blog. XD

Enfim, existe toda uma lógica que faz sentido para mim e, portanto, tem sido a minha ferramenta preferida atualmente. Lembrando sempre que o importante é ter um método ou processo pessoal seu, e que ferramenta nenhuma faz milagre.

Uma coisa que eu estranhava muito antes eram as próximas ações, mas consultando pelo celular qualquer quadro do Trello fica com aparência de lista, então tem funcionado super bem.

Seguem outros textos aqui no blog que podem te ajudar a usar o Trello junto com o GTD:

Tem também o guia oficial da David Allen Company, para quem quiser ler em inglês.

Mais alguém usa o Trello para o GTD? Por favor, deixe um comentário contando um pouco sobre a sua experiência.