Categoria(s) do post: GTD™

Percebi que muitas das perguntas que os leitores enviaram sobre FOCO orbitavam em torno de um mesmo tema, que é o título deste post.

“Como focar para ser escritora / arquiteta / engenheiro / adulto / nutricionista?”

“Posso focar em mais de um assunto ao mesmo tempo?”

“Como fazer quando o foco é o trabalho mas eu quero cuidar das outras áreas também?”

Todas essas perguntas me fizeram perceber que existe um entendimento geral que pode ser lapidado para melhor performance usando um conceito do GTD™ chamado “horizontes de foco”.

Basicamente, é como se a gente dividisse a nossa vida em camadas e cada camada representasse um nível de foco diferente, mas todos estão relacionados. Vou explicar melhor mais adiante.

Tive um aluno no meu último curso de Fundamentos do GTD, que aconteceu no final de julho, que compartilhou comigo e com a turma que o sonho dele era conhecer o Everest. Ele não queria subir no topo (“tenho filhos pra criar!”, ele disse, rsrs) – apenas ir até a base, conhecer a montanha mesmo. Perguntei quando ele gostaria de fazer isso (ele estava determinado) e ele respondeu “em uns três anos”.

Ótimo. Então colocamos esse objetivo em Visão, que é o Horizonte 4 da pirâmide ali em cima. Pois Visão, no GTD, representa aqueles resultados que você quer alcançar na sua vida de três anos à frente, até o fim dela. O médio ou longo prazo. Tudo são construções.

Com base nisso, eu perguntei para ele: “tá, para você conseguir chegar lá daqui a três anos, o que você gostaria que fosse verdade em até DOIS anos?”. Isso seria o Horizonte 3, metas e objetivos de curto prazo. Ele me respondeu: “quero estar com o preparo físico adequado e também quero ter feito algum pico de pelo menos 5 mil metros para saber como é”.

“Beleza”, continuei. “Para que você tenha isso em até dois anos, o que você pode fazer em UM ano? Não precisa demorar um ano para conseguir – podem ser semanas. Mas o que você gostaria de concluir com relação a esses objetivos de curto prazo em ATÉ um ano?” Ele me respondeu: “Preciso encontrar um preparador físico e iniciar um treino para me conhecer. Também já posso planejar essa primeira viagem.” Muito bem. Isso são os projetos (horizonte 1) para o GTD. Para cada projeto, você vai definir próximas ações que já pode fazer de imediato, de modo que os projetos avancem.

Coloquei tudo isso no quadro branco no dia do treinamento enquanto ele ia respondendo, interagindo com a pirâmide dos horizontes de foco:

As próximas ações, de projetos ou avulsas, podem estar em “quatro” lugares, de acordo com o método GTD:

  • se levar menos de 2 minutos, eu faço na hora que eu a defini, o que significa que não preciso organizá-la em nenhum lugar – basta executar e já definir a próxima.
  • se levar mais de 2 minutos, eu pergunto se eu sou a pessoa mais apropriada para fazer. se não, e puder delegar, eu delego para a pessoa mais apropriada e insiro em uma lista de aguardando, que pode estar tanto no seu e-mail (como pasta ou marcador) quanto em uma lista de tarefas mesmo.
  • se levar mais de 2 minutos e eu não puder ou não quiser adiar, vou inserir nas minhas listas de coisas a fazer, que são duas: calendário ou próximas ações. a ação entra no calendário se eu tiver que fazer em um dia ou em um horário específico. se não tiver essa limitação, eu coloco na lista de próximas ações, para fazer assim que puder, o quanto antes, bastando apenas estar no contexto mais adequado.

Agora que a magia acontece.

Veja que, no meu dia a dia, eu não vou ficar olhando o que está em visão, objetivo ou projeto. Eu vou olhar apenas o meu calendário e as minhas listas de próximas ações, pois lá estão as ações que eu efetivamente posso executar nesse cenário micro em que estou. De nada adianta ter os objetivos mais elevados se eu não dou um primeiro passo, depois o segundo…

Logo, o foco diário será sempre nas listas de próximas ações e no calendário. Por isso é importante que elas estejam sempre atualizadas.

Uma vez por semana, na Revisão Semanal do GTD, você revisa as outras listas – especialmente projetos e aguardando.

Os outros horizontes também demandam revisões diferentes. As revisões garantem o foco apropriado. Uma vez por mês, ou sempre que estiver me sentindo sobrecarregada ou passar por algum tipo de transição, eu reviso o horizonte 2: áreas de foco. Que são as diversas áreas da minha vida. É nessa revisão que eu vou ver se estou dando mais atenção ao trabalho que às outras áreas, se a área “lazer” está meio abandonada etc. Nessa revisão, que na verdade é uma reflexão, eu posso anotar as providências que preciso tomar, e isso será esclarecido depois como todo o resto, e poderá entrar nessa pirâmide dos horizontes igualmente.

A pirâmide dos horizontes funciona também como priorização. Os projetos que conversam com os horizontes mais elevados são mais importantes. Etc.

O horizonte 3: metas e objetivos pode ser revisado sempre que eu quiser sair daquela sensação de estar perdida no mundo, querendo saber se estou caminhando na direção certa. Isso depende muito do seu momento. Tem gente que gosta de olhar seus objetivos todos os dias. De modo geral, para mim bastante revisá-los a cada estação (é meu gatilho mental para revisar os objetivos).

O horizonte 4: visão diz respeito à construção de um estilo de vida. Os movimentos mais distantes são mais longos. Qualquer mudança leva mais tempo. O valor da gente pensar no futuro não é em engessá-lo (cruz credo), mas sim no valor que é esse impacto no nosso presente. Revisar o horizonte 4 é para quando você quer garantir que está vivendo nessa construção – que o estilo de vida que você quer viver está sendo construído. Que você está fazendo coisas, hoje, que possibilitarão o resultado que você quer no futuro.

Propósito, ou horizonte 5, é a intenção última. Por que estou neste mundo? Pode ser que você já tenha alguns insights – e pode levar a vida inteira para tê-los. Mas o horizonte 5 se refere a quem você é de verdade. Suas característica,s valores, pontos fortes. Você pode revisá-lo sempre que precisar tomar alguma decisão difícil, ou quando estiver meio baixo-astral.

Veja que os diferentes horizontes demandam diferentes focos, que vêm das revisões.

Quando as pessoas me perguntam como fazer várias coisas ao mesmo tempo, a resposta é esta. A vida é um todo complexo que pode ser gerenciado de modo mais fácil – simples assim. Ou eu posso deixar tudo isso na minha cabeça e fazer de conta que não quero nenhuma dessas coisas, e no dia da minha morte perceber que perdi tempo com besteiras e não fui atrás do que eu queria.

O foco diário será sempre nas listas de próximas ações e no calendário – mais uma vez. Se isso estiver funcionando, o resto você vai ajeitando nas revisões. Então cuide com carinho desses dois baldinhos.

Para te ajudar, obviamente você encontra um guia completo para calendário e próximas ações bem aqui no blog, porque Thaisinha pensa em tudo. Boa sorte. <3