Categoria(s) do post: GTD™, Ferramentas de organização

Em novembro, eu li o livro do autor do método Bullet Journal, Ryder Carroll, e voltei a me apaixonar por ele (pelo método) porque entendi alguns pontos que, antes, não estavam tão claros para mim. Desde que comentei que estava retomando o método, comecei a receber muitas mensagens de leitores do blog me pedindo para falar sobre como conciliar o Bullet Journal com o método GTD™, então este post de hoje é o primeiro de uma série em que pretendo falar sobre essa conciliação.

Vou explicar qual foi a minha metodologia usada para chegar aqui e afirmar as coisas que vou afirmar. O autor do método Bullet Journal recomenda que a gente aplique o método exatamente como ele recomenda durante três meses para poder enfim fazer mudanças e personalizacões. Eu fiz isso, justamente para testar e trazer os resultados. Então, durante esses três meses, eu não fiz qualquer tipo de personalização, justamente para testar os pontos que ele coloca como fundamentais no método.

Do meu ponto de vista, existem algumas maneiras de você usar um Bullet Journal conciliando com o método GTD™:

  1. Usando o Bullet Journal como gerenciador de listas. Você pode querer inserir no Bullet Journal todas as listas do GTD™, a saber: calendário, próximas ações, projetos, aguardando, algum dia/talvez, checklists e outras referências. A maneira de fazer isso é utilizando collections / coleções, como veremos nos posts futuros sobre o tema.
  2. Usando o Bullet Journal como ferramenta de captura. Através do log diário, você pode ir registrando as entradas ao longo do dia e, na reflexão diária, processar e organizar em outra ferramenta, onde estarão suas listas.
  3. Usando o Bullet Journal como ferramenta de registro. Em vez de organizar as suas informações no BuJo, você pode utilizá-lo para ir registrando suas atividades à medida que elas acontecerem.

Ações de planejamento, como o planejamento do dia, do mês e da semana, podem ser realizadas em qualquer uma das três opções acima.

Para mim, a primeira alternativa, apesar de super viável, não funcionou porque eu prefiro, para a organização das listas, usar ferramentas digitais. Veja, não é que acho MELHOR – é o que funciona melhor PARA MIM. Gosto da mobilidade do digital e, para consulta de informações, simplesmente prefiro. Mas se você gosta de organizar tudo no papel, essa primeira alternativa pode cair como uma luva para você.

A terceira alternativa pode parecer uma boa ideia, mas ela acaba tirando um pouco do sentido de registro geral do BuJo, que tem a ver com registrar sua qualidade mental dia após dia. Se eu usar apenas para registrar o que já aconteceu, fica mais fácil de esquecer de fazer o registro, além de tornar o caderno um pouco irrelevante para o dia a dia. Testei durante um tempo fazer desta maneira e não gostei. Pode ser que funcione para outras pessoas.

Hoje, o que realmente tem funcionado para mim, depois de todos esses testes, é a segunda alternativa. Todos os dias, abro um novo log diário e “esvazio a mente”. Depois, vejo o que tenho nas minhas listas de próximas ações para “planejar” o que fazer naquele dia (apenas como orientação) ou, se não tiver tempo ou não quiser, não preciso fazer desta forma (apenas as listas são suficientes). À medida que os compromissos do meu calendário forem acontecendo, eu faço uma marcação no meu log diário (por ex, se eu tenho uma reunião à tarde, eu não faço uma anotação sobre ela no começo do dia, como “planejamento”, mas sim apenas no momento em que ela acontece, para eu “quebrar” o dia e saber o que anotei antes e depois daquele compromisso).

O que eu tenho mais gostado no fato de fazer dessa maneira é que o log diário me ajuda a lidar com as coisas que são mais imediatas, que muitas vezes se resolvem antes que eu passe para as listas em si. Também me ajuda a ter a disciplina de logo cedo, ao criar o log diário, eu já esclareça os itens pendentes. O fato de capturar no BuJo também diminui a quantidade de capturas em outros locais, especialmente papel. A caixa de entrada física acaba servindo para itens físicos mesmo, como documentos impressos e outros.

Ter um caderno único para registrar ideias e planejamento também tem sido muito acertado. Se em um dia eu faço o planejamento de um projeto, por exemplo, escrevendo no BuJo, basta inserir essa coleção no índice e fazer uma anotação de referência no plano do projeto, que está na lista de projetos, em outro lugar.

Toda vez que faço uma revisão, eu registro o resultado dessa revisão no BuJo. Por exemplo, quando reviso meus objetivos de curto prazo, eu faço um registro no BuJo. Isso para mim tem sido muito enriquecedor porque as alterações que fazemos no digital muitas vezes se perdem, mesmo as ferramentas tendo seus históricos. Registrar em uma linha do tempo, como no caso do BuJo, como se fosse realmente um livro da minha vida, tem sido bem interessante para mim.

Quando estou afim, inclusive registro a lista de projetos em andamento. Reescrever a lista de projetos é uma boa prática que proporciona análise e reflexão maiores do que simplesmente “olhar” a lista.

Quando eu faço a reflexão diária, no início do meu dia, é muito satisfatório ver a quantidade de itens concluídos e, um a um, esclarecer e organizar aqueles que ainda não foram concluídos. Se eu pretendo fazer no dia em questão, insiro o símbolo > e registro novamente o item no dia de hoje. Se eu percebo que não devo fazer hoje, mas apenas estando no contexto adequado, em qualquer momento, eu coloco o símbolo E (de Evernote) e organizo o item na lista correspondente (ex: em casa).

Essa dinâmica tem funcionado muito bem para mim e pretendo continuar conciliando ambos os métodos dessa forma, mas nada me impede de mudar se eu sentir necessidade.

Quando eu voltar de viagem, pretendo fazer um post mostrando como você pode montar o seu Bullet Journal de acordo com o método GTD™, organizando as listas nele.

Qualquer dúvida, favor deixar um comentário. Obrigada.