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Este post faz parte da série GTD e Estudos. Hoje vamos falar sobre a escolha de ferramentas para se organizar.

Muitas pessoas costumam dizer que o GTD é um método de organização, mas na verdade é um método de produtividade, cuja organização é um dos passos.

O GTD tem 5 passos:

  1. Capturar
  2. Esclarecer
  3. Organizar
  4. Refletir
  5. Engajar

Um erro comum que as pessoas cometem é organizar sem antes ter esclarecido as informações. Vejo muitos usuários dizendo que algo é um projeto sem mesmo ter processado aquela informação. Ou então, que considera as disciplinas da faculdade um projeto cada uma, ou que a leitura de um livro não é um projeto nunca. Como saber? Cada item deve ser processado individualmente e não devemos “achar” que algo é isso ou aquilo sem antes termos esclarecido, processado.

E aí a consequência disso é que as listas de próximas ações das pessoas na verdade são apenas listas de coisas incompletas que elas não conseguem executar porque, toda vez que abrem a lista, precisam repensar o que precisa ser feito. O negócio não foi esclarecido antes de entrar lá. O organizar não deve nunca vir antes do esclarecer, senão você corre o risco de prejudicar toda a sua execução.

Também é importante dizer que a organização não é algo que você faz de uma vez (ex: implementar o sistema) e nunca mais mexe. No! A organização é algo vivo e, sempre que você identificar possíveis melhorias, é legal fazê-las. Não se preocupe em criar o sistema perfeito, porque, para começar, ele não existe! Segundo, porque ele ainda vai mudar muito, e isso é normal. Faz parte da construção e da adaptação dele à sua vida.

No próximo post, eu vou falar sobre o tema do esclarecimento = como esvaziar as caixas de entrada. Mas, hoje, quis orientar sobre a escolha de ferramentas, pois essa escolha é necessária para que você possa esclarecer o que quer que seja depois, para ter onde organizar as informações.

Basicamente, tudo o que você precisa são listas e pastas. Portanto, o que você realmente precisa avaliar ao escolher uma ferramenta são os seguintes parâmetros:

  • Gosto de tecnologia ou prefiro papel?
  • Tenho que ter acesso offline a uma ferramenta digital ou fico o tempo todo online?
  • Estou disposto a pagar por uma ferramenta legal?

O GTD não tem “uma ferramenta específica” pois o foco é você aprender o método em si, que te permite aplicá-lo em qualquer ferramenta. Se existisse uma única ferramenta, isso limitaria muito o uso do método. O David Allen quer que você use o que você achar mais confortável e melhor para você.

Ferramentas de papel que funcionam bem:

  • Um único caderno com divisórias (cadernos tipo Arc são ótimos, para substituir folhas usadas)
  • Fichário ou pasta com divisórias
  • Fichas 3×5 pautadas

Ferramentas de papel que atendem apenas alguns pontos do GTD (são incompletas – pode usar mas precisa complementar com outras):

  • Agendas de papel
  • Planners
  • Bullet journals

Ferramentas digitais que fucionam bem:

  • Outlook combinado com One Note
  • Gmail combinado com Google Drive e Google Agenda
  • Evernote
  • Todoist
  • OmniFocus
  • Things
  • 2Do
  • Toodledo
  • Remember the milk
  • Nirvana
  • Asana
  • Trello
  • Facile things
  • Etc!

Basicamente, você pode escolher qualquer uma dessas ferramentas ou fazer um mix de várias que gostar para montar sua configuração básica do GTD, que vai contemplar as seguintes listas:

  • O uso de um calendário
  • Listas de próximas ações organizadas por contexto (ex: em casa, na faculdade, no trabalho)
  • Listas de assuntos a tratar com pessoas e em reuniões recorrentes
  • Lista de tudo o que estiver aguardando resposta de terceiros
  • Lista de projetos
  • Lista de algum dia / talvez
  • Listas de resultados maiores (ex: objetivos)
  • Checklists de apoio

Além dessas listas que gerenciam resultados, vamos trabalhar com muitos arquivos, textos etc. Então é bom que você tenha boas ferramentas para armazenamento, como:

  • Evernote
  • One Note
  • Dropbox
  • Google Drive
  • HD externo
  • Ferramenta para mapas mentais (ex: Free mind)
  • Cadernos diversos
  • Papel e caneta
  • Pastas diversas

Outra boa ferramenta que você pode querer adquirir é uma rotuladora, para gerar etiquetas impressas com rapidez e facilidade.

A lição de casa deste post então é você escolher que ferramentas pretende utilizar para as listas do GTD citadas acima e também as que pretende usar para armazenamento. Por favor, poste nos comentários o que você escolheu usar e também dúvidas, caso as tenha. Obrigada!