Venho comentando frequentemente sobre a implementação do método GTD no Evernote aqui no blog, pois ainda estou amadurecendo o sistema. Outro dia postei aqui o fluxograma do (meu) GTD, demonstrando como eu processo e organizo as informações que chegam até mim. Hoje, vou mostrar como está a minha estrutura de cadernos (notebooks) e etiquetas (tags) no Evernote, de modo que o meu sistema esteja funcionando lindamente.

Eu tive muitas dúvidas no início sobre usar cadernos ou etiquetas. Primeiro, tentei criar cadernos por áreas de foco (família, trabalho, casa etc), mas não deu certo. Eu gosto de associar alguns projetos a diferentes áreas da minha vida, assim como gosto de associar tarefas a mais de um projeto, se for o caso. Isso só seria possível com etiquetas.

Portanto, durante muito tempo eu utilizei somente dois cadernos: Inbox e Processed, segundo orientação do moço do site After The Book. Esse processo funciona bem, mas eu notei que estava tendo dificuldades mentais (haha) no dia a dia para separar o que era tarefa, arquivo, suporte a projetos etc. Aí, relendo (pela ENÉSIMA vez) o livro do David Allen (A arte de fazer acontecer), li um trecho onde ele diz que não podemos colocar tarefas junto com o que não for tarefa, porque confunde mesmo. Sei que parece óbvio, mas no meio do processo a gente não enxerga essas coisas. Foi então que, pensando muuuuito, cheguei à seguinte estrutura abaixo, que pode funcionar para alguns de vocês também.

Cadernos

Tenho seis cadernos atualmente muitíssimo bem resolvidos, e eles são os seguintes:

1. INBOX. Meio auto-explicativo. É a minha caixa de entrada, caderno default (padrão), onde entram todas as informações novas que precisarei processar. Quando eu envio e-mails para o Evernote, recipes do IFTTT ou clippings da web (via Clearly), eles entram diretamente nesse caderno. Uma ou mais vezes por dia, eu faço o processamento e envio essas notas para os outros cadernos descritos abaixo.

2. Tarefas. Este é um caderno somente para tarefas de todos os tipos, desde tarefas next actions até tarefas recorrentes, de rotina. Tudo o que demanda uma ação está aqui.

3. Ticker. Tudo o que entra na agenda (compromissos) ou no arquivo de referência rápida (43 pastas) fica neste caderno, se não for associado aos outros cadernos específicos, como no caso das tarefas. Eu costumo deixar muitos lembretes para mim mesma marcados com dias específicos, então eles ficam neste caderno.

4. Projetos. Toda vez que eu crio um projeto novo, eu crio uma nota principal para ele, que chamo de MPN (master project plan, ou plano mestre do projeto). Todas essas notas MPN ficam neste caderno, pois isso me dá uma visão simplificada para fazer a revisão semanal (uma visualização completa de todos os projetos).

5. Suporte a projetos. Este caderno foi o pulo do gato para mim. Antes, eu sequer sabia se colocava coisas no arquivo ou nas tags de projetos. Agora, todas as notas relacionadas a projetos que estão em andamento ficam neste caderno, e não arquivadas. Elas ficam com as tags dos projetos que são associadas mas, vendo que estão neste caderno, eu sei que estão ligadas a projetos em andamento. É claro que, quando um projeto é concluído, eu verifico todas as notas associadas a ele para arquivar o que for necessário e limpar este caderno de tudo o que não estiver em andamento.

6. Arquivo. Outro caderno auto-explicativo, é onde ficam as notas que não são tarefas nem estão associadas a projetos em andamento. Artigos interessantes que li e quero guardar, entrevistas, diário, comprovantes de pagamento, atestados médicos, enfim, uma infinidade de coisas.

Etiquetas

Aqui é onde a diversão começa de verdade. Vamos às tags:

Agenda. Bem, tenho uma tag chamada Agenda com sub-tags dos 12 meses do ano. Dentro do mês corrente, tenho mais sub-tags com os dias (Dia 01, Dia 02 etc). Toda vez que eu preciso associar qualquer nota a um dia em questão, eu marco com o mês ou com o dia que vou precisar dela. Isso serve para tarefas, lembretes, pautas de reunião, referências no geral que vou precisar acessar naquele dia. Isso facilita muito a minha vida e é o principal motivo pelo qual eu não estou usando mais outro sistema (como o Toodledo) para gerenciar tarefas. O melhor do Evernote é ter tudo centralizado em uma única ferramenta, pois facilita muito o meu dia a dia não ter que acessar diversos pontos para executar o que precisa ser executado. Inclusive eu criei uma recipe no IFTTT (falarei sobre isso e sobre esse site posteriormente) para enviar para o Evernote uma nota sempre que eu criar um novo compromisso na agenda do Google. Ainda estou testando, mas tem funcionado. Eu só mantenho o G. Calendar porque sincronizo com a agenda do meu marido e do meu filho, mas com essa recipe tudo fica automático e gerenciável via Evernote.

Algum dia/talvez. Esta é uma categoria tradicional do GTD para coisas que queremos fazer, mas não são o foco no momento. Tenho esta tag com algumas sub-tags também, a saber:

Arquivo. Dentro da tag arquivo, coloco os itens diversos em ordem alfabética, sem segredo. Antes eu utilizava uma tag para cada letra e, dentro delas, as outras tags com os termos em si, mas vi que era desnecessário, já que o Evernote já lista em ordem alfabética. Isso me permitiu criar sub-tags de categorias. Por exemplo, tenho uma tag chamada “Bancos”. Dentro dela, tenho listados os bancos onde temos conta. Ou seja, em vez de deixar uma tag tipo “Bradesco” solta no arquivo, eu a deixo dentro de “Bancos”. Ainda estou testando esse sistema, mas tem funcionado. Não coloquei foto porque tem muitos termos pessoais, viu gente.

Compartilhados. Marco com esta tag todas as notas que compartilhei com outras pessoas, apenas para eu ter controle desse compartilhamento.

Em andamento. Esta tag estava dentro de outra tag chamada “Status”, mas deixei-a como tag principal para gerenciar melhor projetos, tarefas e rotinas ativos. Isso foi um insight que eu tive e que tem funcionado muito bem. Exemplos de sub-tags que estão dentro desta: Andamento da minha área no trabalho, Contas a pagar, Control journal (FLY Lady, com as listas de limpeza detalhadas, por exemplo, e rotinas), Projetos em andamento, entre outras. Dentro de projetos em andamento, separei por áreas de foco (ex: Pessoal – Casa, Pessoal – Família, Profissional – Blog) e, dentro destas, as tags dos projetos em si. Mais uma vez, sem print porque é bem pessoal.

Gerenciamento da vida. Estou usando este termo na falta de um melhor, mas é onde coloco tags referentes a objetivos, visão, entre outras. Poderia estar na tag “Arquivo”, mas eu sinceramente gosto de deixá-la como tag principal para ficar sempre de olho.

Prioridades de tarefas e projetos. Auto-explicativa essa tag. Defino graus de prioridade e, quando crio uma nota MPN ou de tarefa, eu seleciono a tag específica. Isso me ajuda a priorizar no dia a dia, pois não deixo de trabalhar em uma tarefa urgente ou importante simplesmente por não ter nenhum critério de análise que não seja olhar uma por uma. Meus critérios para definir cada prioridade são os seguintes: TOP (urgente, pra ontem), alta (importante), média (não tão importantes, mas outras pessoas dependem da minha execução) e baixa (para fazer na sequência).

Status de tarefas e projetos. Idem à etiqueta acima, é referente às tarefas e projetos. Em “Aguardando”, eu coloco todos os projetos e tarefas que, por algum motivo, preciso esperar acontecer algo. Exemplo: preciso fazer um relatório, mas antes disso preciso esperar que fulano me passe uma informação. Não depende de mim, mas também não é uma tarefa que foi delegada. Logo, está em espera. Em “Cancelados”, coloco projetos e tarefas que, por algum motivo, não precisaram mais ser realizados. Em “Concluídos”, coloco tudo o que for concluído (por ano). Arrasto não só as notas de tarefas como as tags de projetos inteiros para lá, quando eles são concluídos. Eu só tiro o “!” da frente (que indica que o projeto está em andamento na tag correspondente) e substituo por “2013 – Área de foco – Nome do projeto”. Tem sido bem rápido e intuitivo fazer assim, pois já me acostumei. Em “Delegados”, coloco todas as tarefas e projetos que passei para outra pessoa, tanto no trabalho quanto em casa (algo que eu tenha pedido para o meu marido fazer, por exemplo). Dentro desta tag, há sub-tags com o nome das pessoas responsáveis (geralmente são sempre as mesmas, então não tem tanta tag assim). Em “Next actions”, por fim, ficam as tarefas que só dependem de mim. Basta acessar e fazer.

Tags de tarefas. Centralizei dentro desta tag principal as sub-tags referentes somente a tarefas. Também não sei se vou deixar esse nome, mas por enquanto está assim. Todas as tarefas são tageadas por Contexto, Duração e Nível de energia necessários. Esses dados são do GTD, mas também são importantes para mim. Meu sistema é totalmente personalizado para as minhas necessidades. Esses três parâmetros são essenciais para eu saber o que devo priorizar a cada dia (vou falar sobre isso em um post sobre a revisão diária com foco na execução, aguardem!). Pois bem, em “Contextos”, estão todos os contextos necessários. Vivo mexendo nisso, porque identifico necessidades. Por exemplo, tem coisas que só posso fazer em um tablet com iOS, assim como em um tablet com Android (testes para o blog, principalmente), então achei importante tê-los listados, mas para a maioria das pessoas não precisa. Em “@rua”, eu coloco todos os contextos que preciso. Separei “@celular” de “@telefonemas” pelo mesmo motivo do tablet – nem sempre uso o celular para telefonar, mas para fazer testes de aplicativos etc. Em “@computador”, há tarefas que posso fazer em qualquer computador, como coisas que só posso fazer no Macbook ou quando estiver online. O “@vo” é a casa da minha avó, pois passo alguns finais de semana lá e aproveito para resolver bastante coisa. A tag de “@trabalho” eu não expandi na visualização porque tenho um contexto com o nome da minha chefe, onde eu listo todas as pendências que preciso verificar com ela. Em “Duração”, estão listadas as minhas três durações de tarefas (já escrevi um post explicando cada uma delas). Essas tags são importantes porque às vezes tenho, por exemplo, 15 minutos antes de entrar em uma reunião, então posso verificar o que tem ali e executar uma ou mais tarefas em um tempo que, se eu não tivesse focado, poderia ter sido perdido com qualquer bobagem. Em “Nível de energia necessário”, listo as tarefas que precisam ser feitas naquela hora do dia em que estou com pique total (“Energia alta”), assim como as tarefas para fazer no modo automático (geralmente as de rotina, em “Energia baixa”).

E aí gente, muita informação? Quis colocar bastante imagem neste post para mostrar direitinho para vocês como eu venho fazendo.

Devo dizer que nunca me senti tão produtiva, nem no auge do uso do Toodledo. O GTD é o método que melhor funciona para mim há anos, e adequá-lo ao Evernote tem melhorado muito a minha produtividade. Espero conseguir ajudar vocês a montarem seu próprio sistema, adequado às suas necessidades, com esse monte de posts que eu estou escrevendo.

Por favor, deixem sugestões, críticas, dúvidas e comentários. Obrigada!