De tempos em tempos eu gosto de fazer um post como esse mostrando as ferramentas que estou usando no momento para me organizar.

Gosto sempre de lembrar que as ferramentas apenas dão suporte a um processo pessoal consolidado de organização e que não fazem nada por si mesmas. De nada adianta uma pessoa usar uma ou vinte ferramentas se não estiver habituada aos comportamentos de produtividade que garantam um bom uso das mesmas. Vai se perder, vai misturar informações, etc. Portanto, nunca paute sua organização apenas em ferramentas, mas nos hábitos e comportamentos diários, aos quais as ferramentas servem de suporte.

Duas ferramentas são essenciais para gerenciar as coisas que eu preciso fazer todos os dias: minha agenda e uma lista de tarefas. Elas são coisas diferentes porque o que entra em cada uma tem natureza diferente.

Na agenda entram apenas aquelas coisas que precisam de qualquer maneira serem feitas em um dia ou em um horário específico. A agenda também pode conter informações e lembretes relevantes, como vencimento de contas, aniversários e outros.

Desde 2004, mais ou menos, eu uso a agenda do Google para me organizar, mas você pode usar qualquer tipo de agenda.

Minhas agendas:

Lembrando que entram na agenda:

1. Compromissos agendados em um horário específico
2. Tarefas que tenho que fazer naquele dia em específico
3. Ações recorrentes, de rotina (semanal, mensal etc.)
4. Informações úteis

Todo o restante das coisas que eu tenho para fazer estão no Todoist.

Nós usamos o Todoist Business na empresa para gerenciarmos as demandas como um todo. Testamos várias ferramentas e ela é a que funciona melhor nesse sentido.

Para mim, o melhor do Todoist é que é uma ferramenta que gerencia listas sem frescura. A curva de aprendizado e de formar hábitos é muito rápida, pois ela é fácil de usar. Basta centralizar tudo o que tem para fazer ali, e pronto. Para mim, a praticidade fala mais alto de fato e por isso retornei à ferramenta.

Todas as minhas ferramentas de arquivos estão basicamente com a mesma organização, que é a do sistema PARA do Tiago Forte. Uma pasta para arquivos de suporte a projetos, outra para arquivos referentes a áreas da minha vida (que não sejam projetos), outra para referências de modo geral e uma última para “arquivo morto” – coisas que não estão em uso, que são arquivos permanentes. Aplico essa estrutura em todas as ferramentas de arquivo que eu tenho – Mind Meister, Drive, Dropbox, Notion, Evernote.

Eu confesso que ainda acho um pouco confuso organizar assim às vezes, porque não sei exatamente como diferenciar o que entra nas áreas e o que entra nas referências, mas por hora eu me adaptei a esse formato e acho que, a longo prazo, à medida que a gente vai interagindo e aprendendo, ele funciona bem.

Em termos de diferenciação de ferramentas, é mais ou menos assim:

• O Google Drive vai para arquivos de trabalho, pois consigo compartilhar mais facilmente com a equipe, ou arquivos editáveis, tipo docs, então coloco coisas do doutorado também;
• O Evernote eu reabilitei para usar exclusivamente para arquivos de viagens. Ele é imbatível nisso e eu uso a organização que o Vladimir Campos ensina no livro dele sobre Evernote e viagens (você encontra na Amazon, eu acho – baixei em 2013!);
• O Dropbox serve para arquivos pesados, tipo fotos e vídeos;
• No Notion eu organizo mais informações mesmo, como tabelas;
• No Mind Meister são os mapas mentais de modo geral, tanto meus mapas de planejamento pessoal quanto planejamento de aulas etc.

Para a organização de mensagens, o que eu tenho feito basicamente é ter um número de telefone para trabalho e um número pessoal, e quando não estou trabalhando eu uso apenas o meu número pessoal. Isso tem me ajudado a separar melhor as coisas no momento, mas eu ainda tenho muita dificuldade em lidar com pessoas que não entendem que eu não resumo a minha vida ao What’sApp. Essa é uma ferramenta de mensagens rápidas e as pessoas usam para tudo, substituindo o e-mail, e eu não trabalho assim. Então é um exercício diário de paciência e educação.

Para a organização de arquivos impressos, eu tenho uma maleta simples onde coloco todos os meus documentos (certidões, passaporte, cartões, escrituras, contratos etc). Não preciso de mais do que isso porque felizmente a maioria dos meus documentos estão em formato digital hoje em dia, mas ainda existem esses poucos em papel que preciso de um lugar para guardar.

Em um futuro post eu pretendo mostrar outras ferramentas que utilizo: cadernos, planejamento, recursos e por aí vai.