Já mais de uma vez me perguntaram como eu atualizo a minha agenda, então resolvi colocar um passo-a-passo para mostrar a quem tiver interesse nesse método.

Em primeiro lugar, descobri que trabalhar com cores é altamente eficaz. Assim, eu anoto os eventos diariamente divididos por cores, formando categorias. Ela são as seguintes:

Preto = tarefas relacionadas ao trabalho;
Azul = tarefas relacionadas a trabalhos paralelos (sites, blogs, bandas);
Verde = tarefas pessoais (em casa, compras, estudos);
Vermelho = compromissos (consultas médicas, shows, vencimento de contas);

Você pode usar outras cores se achar necessário. Anotações diversas eu faço a lápis (número de gastos, por exemplo). Depende da sua necessidade. Se você tem alguma atividade que requer muitas tarefas (exemplos: faculdade, banda, um site que você atualiza), talvez seja conveniente ter uma cor de caneta só para isso. Eu, no entanto, acredito que, nesse caso, quanto menos, melhor, senão complica muito. E essas quatro cores de caneta que eu uso são fáceis de achar, além de existir a clássica caneta com quatro cores.

Eu sempre anoto as tarefas com um quadrado ao lado, para atualizar seu status. Veja abaixo como faço:

Esses são os risquinhos que eu faço nos quadradinhos que ficam ao lado das tarefas. No final do dia, eles me dão uma boa orientação.

Quando a tarefa é adiada para outro dia, eu sempre anoto, à lápis, na frente da tarefa, a data para a qual eu a designei. Isso me ajuda a localizar na agenda, mais para a frente. Quando a tarefa é delegada, eu coloco entre parênteses o nome da pessoa que agora está cuidando do assunto, para que eu possa ter controle.

Outros símbolos simples que eu uso são esses:

Círculo = tarefas que devem ser realizadas no período da manhã;
Quadrado = tarefas que devem ser realizadas no período da tarde;
Triângulo = tarefas que devem ser realizadas no período da noite;

Isso também facilita muito a minha vida, pois quando bato o olho na agenda, já sei o que deve ser feito, quando, onde e a que horas. Por exemplo, se antes de sair de casa eu olho a agenda, vejo direto as tarefas em verde (que são as pessoais) e que têm o círculo, pois sei que são as tarefas que devo fazer de manhã em casa, como colocar o lixo para fora, ligar para alguém ou coisas do tipo.

Agora, uma questão muito importante: a freqüência de atualização da agenda.

É fundamental que a sua agenda seja atualizada sempre que você conseguir fazer isso. Ela deve ser uma fonte confiável de seus compromissos e tarefas, por isso não pode ter informações antigas. Para sua agenda não se tornar uma bagunça que arrasta as tarefas de um dia para o outro, você terá ao seu lado outro grande aliado: o caderninho de anotações!

O seu caderninho de anotações deve andar sempre com você. Sempre. Na rua, no mercado, no shopping, na fila do banco, no cinema, ao lado da cama quando for dormir. Nele, você irá anotar tudo o que vier à sua cabeça. Eu costumo chamá-lo de “penseira”, pois é nele que eu faço um verdadeiro “descarrego mental” antes de dormir, anotando tudo o que tenho em mente, para que eu fique mais tranquila e consiga pegar no sono. Isso dá uma aliviada, porque quando encosto a cabeça no travesseiro, minha mente começa a trabalhar incessantemente, pensando nas coisas que tenho que fazer no dia seguinte, durante a semana, enfim, qualquer coisa!

E então, você terá que investir alguns minutos do seu dia na manutenção das suas tarefas. Eu garanto: é a melhor forma de aproveitar o tempo, pois você renderá horrores otimizando as suas tarefas.

Suponhamos que você possa atualizar a sua agenda todos os dias à noite, antes de dormir.

1. Você pegará então a sua agenda, suas canetas e o seu caderno de anotações.


2. Fará uma revisão do seu dia (na agenda) e anotará o que fez, o que adiou, o que não tem mais necessidade.


3. Verificará o dia seguinte.


4. Fará uma revisão do seu caderno de anotações. Se executou alguma tarefa que está lá e sequer conseguiu passar para a agenda, risque-a imediatamente.


5. Veja, no caderninho, as tarefas que podem ser feitas no dia seguinte. Anote-as na agenda. Risque no caderninho e coloque a informação “NA” (“na agenda”, que significa que a tarefa foi colocada na agenda).


6. Depois, distribua algumas tarefas pela sua semana, também na agenda. importante: seja realista! Ninguém consegue fazer um milhão de coisas em um só dia!


7. Atualize, no decorrer do dia, a sua agenda, com o status das tarefas. Se novas tarefas surgirem, anote primeiro noc aderno de notas para não se esquecer delas, e assim que tiver um tempinho, passe-as para a agenda.

Bom, é assim que eu me organizo no dia-a-dia, com a agenda e o bloco de notas. Espero que este pequeno e rápido tutorial tenha sido útil e, se tiver alguma dúvida, deixe nos comentários deste post, logo abaixo.