Um dos motivos de ter aceito esse novo trabalho com uma empresa grande é voltar a ter a experiência de desafios de produtividade com a experiência que eu tenho hoje com relação a isso. (para quem não está sabendo, em resumo, estou conciliando com o Vida Organizada, ok?)
Um dos desafios é o de ter uma agenda minha padrão (usando o Google) mas, para empresa, ter que usar uma agenda diferente (Outlook) que sofre modificações diariamente porque ficam agendando reuniões com você no seu tempo livre.
Muitas alunas minhas passam por isso então vou compartilhar aqui o que sempre recomendei e o que eu aplico hoje na prática pra testar e compartilhar a minha experiência.
Primeira coisa: defina qual será a sua agenda padrão
Não dá para consultar duas, três agendas, para saber o que tem para o dia, a semana etc.
Então veja: por mais que você tenha a agenda da empresa, escolha qual você usará para ser a sua agenda padrão para revisar diariamente.
Eu até poderia usar a agenda da empresa, no Outlook, como padrão, pois a empresa não restringe esse uso (consulte a política da empresa que você trabalha). No entanto, eu PREFIRO a agenda do Google e as configurações que faço lá. Portanto, a minha escolha foi manter a minha agenda padrão na agenda do Google. ✅
Segunda coisa: não recomendo sincronizar
Uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa.
Eu não insiro a minha agenda do Google dentro do Outlook nem insiro a do Outlook dentro da do Google, sincronizando ferramentas. Acho que isso confunde pra caramba e pode correr o risco de deletar coisa sem querer.
Prefiro manter separadas, mas fica a critério de cada um.
Como conciliar as duas então? Veja a seguir.
Terceira coisa: sim, vai ter que duplicar, mas faz parte
Faça o planejamento semanal atualizando a sua agenda padrão com os compromissos que estão na(s) outra agenda(s).
Diariamente, faça as atualizações necessárias que surgirem.
Se alguém me envia um convite para uma reunião que entra na agenda do Outlook, eu simplesmente crio manualmente o mesmo compromisso na minha agenda padrão.
Isso é bom porque consigo fazer o MEU controle do compromisso, nomeando do jeito que quero, inserindo observações etc. que muitas vezes não quero colocar no compromisso original, que outras pessoas podem visualizar.
Sim, dá um trabalhinho a mais mas faz parte do trabalho, entende? Não é algo que atrapalha. Espero que o post ajude quem passa por isso também.
Maravilhoso! Eu faço a inserção manualmente tbm e pensava que deveria ter um outro jeito. Faz parte do trabalho, se organizar. Obrigada Thais.
Thais, se você utiliza Windows, tem um APP nativo chamado calendário onde você pode adicionar as duas agendas e assim exibir tudo em um único local. Quando inserir um novo compromisso, basta escolher qual é a agenda. Funciona muito bem.
Eu tenho 2 agendas de trabalho, pois tenho a da empresa que paga meu salário (consultoria) e o da empresa para a qual presto serviço, ambos no Outlook, então, eu fico enviando os compromissos de uma agenda para a outra via email mesmo, logo que os aceito. Ao final da semana vejo se estão sincronizados, e novamente no inÃcio de cada dia bato o olho para ver se está tudo ok.
Na agenda pessoal (Google) coloco apenas os meus compromissos pessoais. Se tais compromissos foram ocorrer no horário de trabalho eu os replico nas 2 agendas do Outlook (crio o evento em uma das agendas me convidando para a outra). Agora, se tenho uma reunião ou treinamento logo no inÃcio da jornada, coloco também na agenda pessoal, para o caso de, em uma emergência, eu poder avisar que não estarei disponÃvel.
Tem funcionado.
Oi Thais,
hoje vim aqui comentar que estou num grande projeto da minha vida! É meu primeiro passinho rumo à minha própria empresa na área que sempre sonhei. Pra isso precisei de muita disciplina e MUITA ORGANIZAÇÃO, pois ainda tenho meu emprego fixo e meus bicos ocasionais.
Thais, eu te acompanho há muitos anos e você não faz ideia como seu processo me inspirou e me ajuda a alcançar os meus objetivos.
Sempre me cobrei muito e sinto que finalmente estou conseguindo utilizar as ferramentas e habilidades que adquiri todos esses anos pra mim e não apenas para o Outro ou para o meu emprego.
Quero que você saiba que você faz parte do meu processo e me identifico DEMAIS com seu jeito e seu conteúdo. Se tem uma grande influenciadora da minha vida é você! <3
Eu sempre tive duas agendas, mas antes eu conseguia usar o app do Outlook no meu celular, então ficava fácil consultar as duas. No começo desse ano tive que separar e o Outlook só pode estar no celular da empresa, então estava sofrendo pra me entender com dois celulares (e nem sempre estou com os dois). Vou começar a duplicar pra ver se me ajuda!
Faço exatamente como você descreve ThaÃs, e tem funcionado super bem!
O que coloco são alguns compromissos pessoais chave que são na hora do trabalho ou perto do horário (como consultas médicas, compromissos, etc) em modo “compromisso particular” e indico como não disponivel, assim as pessoas sabem que naquele horário não conseguirão marcar reuniões comigo.
Também bloqueio minha agenda do trabalho para atividades rotineiras (como reportes de gastos, etc), tempo de foco e desenvolvimento pessoal (normalmente nas sextas-feiras).
Obrigada pela dica!