Categoria(s) do post: Diário da Thais, Rotinas, Tecnologia

Eu tenho dificuldade com o What’sApp porque não gosto da ferramenta. O conceito de mensagem instantânea me deixa aflita quando as pessoas não sabem utilizar esse recurso. Para mim, mensagem instantânea é para coisa urgente, que não pode esperar, que precisa de uma resposta logo mas que não é uma emergência que justificaria um telefonema. Mas as pessoas usam para absolutamente tudo – agendamentos, perguntas, bate-papo. E isso não seria tão problemático se elas não esperassem que você respondesse o quanto antes, em tempo recorde. O que elas não param para pensar é que elas são apenas uma pessoa mandando mensagem – mas a pessoa que está recebendo sua mensagem está recebendo muitas outras também, cujo volume ela desconhece.

No meu caso, eu recebo tanta, mas tanta mensagem, que é humanamente impossível responder todo mundo diariamente. Já tentei, mas meu dia se resumiria a isso. E não quero. Tenho outras coisas para fazer.

Nesses anos todos, tentei de tudo: deletei o What’sApp, coloquei mensagem automática de resposta (que ainda uso às vezes), ignorei mensagens, respondi todas, enfim. Desta vez, fiz uma organização com etiquetas que tem ajudado. Então, se você lida com MUITAS mensagens assim como eu, diariamente, talvez este post seja útil para você.

No trabalho utilizamos o Slack para comunicação, mas apenas para a equipe. As pessoas de fora da empresa ainda não são acostumadas a usar e utilizam o What’sApp ainda. Espero que esse péssimo hábito mude com o tempo.

Para usar o recurso de etiquetas no What’sApp, você precisa ter a versão Business instalada no seu celular. Ela é gratuita e não demanda nenhum tipo de cadastro com CNPJ nem nada disso. É o mesmo aplicativo, só que com mais recursos, por isso sempre recomendo.

Um desses recursos é o de criação de etiquetas para categorizar as mensagens. Veja: eu não estou recomendando que você perca mais tempo etiquetando as suas mensagens do que respondendo. Mas uma categorização mínima pode te ajudar, além de um processo para revisão e atualização dessas mensagens. Mais uma vez: se for útil para você. Se não fizer sentido, vale a máxima: não precisa consertar o que não está quebrado.

  • Etiqueta RESPONDER em verde. Aqui eu coloco todas as mensagens que precisam de resposta. Aí, diariamente, eu acesso essa etiqueta pelo What’sApp do computador (acho mais fácil para digitar) e respondo as pessoas. Se eu ficar aguardando algum retorno delas, coloco na etiqueta de FOLLOW-UP.
  • FOLLOW-UP significa simplesmente “acompanhar”. São as mensagens que eu preciso fazer algum tipo de acompanhamento. Não apenas respostas ou coisas delegadas, mas acompanhamento de pessoas mesmo, questões diversas etc. Reviso uma vez por semana, na quinta-feira (tem lembrete na agenda), e envio uma mensagem para a pessoa se for necessário.
  • Em Agendamentos eu coloco todas as mensagens de pessoas com as quais faço agendamentos, do salão para fazer sobrancelha até médicos e pet shop. Verifico semanal e mensalmente, para agendar.
  • Informes, Grupos e outros são mensagens de referência, que vejo quando dá. Agora, Grupos de Trabalho eu vejo diariamente, porque geralmente estamos discutindo projetos que precisam do meu retorno.
  • Em Todo dia eu coloco 1 grupo e 4 pessoas com as quais converso diariamente, entre elas a minha mãe, por exemplo. Verifico logo cedo.
  • Em Toda semana eu coloco minhas amigas e outras pessoas que gosto de interagir semanalmente para ver como estão.
  • Em Todo mês eu coloco aquelas pessoas que eu gosto de manter contato, apesar de não estar tão próxima. Ex-colegas de trabalho, amigos do tempo da escola ou faculdade, networking e por aí vai.
  • Também posso criar etiquetas temporárias para projetos, como criei a de “imóveis”, quando estava procurando imóvel comercial. É uma maneira de agrupar mensagens que façam sentido ficarem juntas.

Ainda não é perfeito porque, para mim, ideal mesmo seria não ter que precisar usar o What’sApp. Mas, já que é necessário em alguns casos, essa é a minha busca para conseguir responder sem passar o dia inteiro, dentro do tempo mais adequado para mim. Espero que o post tenha trazido insights para você aplicar também.

Meu nome é Thais Godinho e eu estou aqui para te inspirar a ter uma rotina mais tranquila através da organização pessoal.

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8 comentários

  1. Fabine comentou:

    Oi Thaís, tudo bom?

    Acabei de descobrir os widgets (sim, analfabeta digital quase KKKKKK) e migrei os três grupos principais do whatsapp pro telegram, porque pelo widget deste eu consigo fixar conversas específicas na tela inicial. Aí tá meu grupo de trabalho que não tem muita mensagem, meu marido e um comigo mesma que uso de caixa de entrada (pode até quatro, acho).
    Tô deixando nas telas iniciais só o que é útil pros meus objetivos ou pra minha rotina. O whatsapp tava sendo um problema pra mim porque queria responder meu marido, mas perdia o foco quando entrava e o widget não deixava conversavas específicas fixadas. O widget do whatsapp mostra por ordem de recebimento, aí era uma distração sem fim e excluí com uma manhã de uso, fiquei estressadíssima.
    O ícone do telegram tá sendo bem tranquilo (:
    Tô mandando prints das minhas telas pelo inbox do instagram, caso não esteja claro o texto KKKKKKK meu @ é fernandesfabine_
    Quero sugerir conteúdo sobre widgets de organização também porque tô encantada com eles, vai que serve pra alguém também hahahaha Além do Telegram, tô usando o do google agenda e do dailyo e considerando seriamente retornar pro TickTick pra testar o Widget com contextos. Enfim.
    Você usa algum? Gosta, não gosta, odeia? Queria saber sua visão sobre esse recurso!

  2. MICHELLE comentou:

    Amei a dica, tenho dificuldade com a ferramenta What’sApp e com a expectativa de está disponível o tempo todo. Não conhecia os recursos do What’sApp Business e farei a experiência, acredito que irá facilitar muito minha vida.

  3. Maria Regina Pimentel comentou:

    Achei que business fosse só para uso comercial. Vou buscar aplicar pois estou precisando mesmo.

  4. Bia Almeida Paiva comentou:

    Pra mim o melhor da sua organização foi o todo dia/toda semana/todo mês. Porque eu sou mestre em “esquecer” as pessoas por longos tempos e quando preciso falar com elas, fico sem graça de ter sumido…

    Uso bastante o Whatsapp pra trabalho porque, pelo tipo de informação que utilizo, prefiro que me enviem assim do que me ligarem pra falar (ódio total de falar em telefone).

    Quando me ligam, eu basicamente anoto o que a pessoa tá dizendo pra fazer depois, então é mais prático ela me mandar num lugar que já fique salvo e eu possa consultar novamente.

    Minha tática quando ainda preciso responder ou fazer algo é marcar a conversa como não lida, assim sei que preciso voltar nela.

    Já pra vida pessoal uso bem pouco. Nos fins de semana chego a ficar mais de 24h sem olhar nada lá. Os grupos estão todos silenciados.

    E quanto a essa urgência na resposta, fui educando todo mundo fazendo eles esperarem rsrs. Se for realmente urgente, aí sim me ligam. Também eduquei quando me ligarem, não atendendo hahaha

    E assim seguimos. Pra mim, o whatsapp funciona como um caderninho de lembretes ao longo do dia, onde tanto eu quanto as outras pessoas podem anotar.

  5. Mariana comentou:

    Eu trabalho em uma empresa em que toda a comunicação acontece via WhatsApp, do assunto mais banal até o mais urgente/sério. O pior de tudo é que eu só tenho um celular, ou seja, o que era uma conta para assuntos pessoais acabou virando um meio de trabalho também, o que faz com que eu me sinta sobrecarregada e permaneça conectada ao trabalho mesmo quando não quero. Vou baixar o Business e seguir a dica. Muito obrigada! 🙂

  6. Luhara comentou:

    Eu simplesmente acho o WhatsApp a ferramenta mais invasiva que tem. Não gosto nem um pouco!

    Obrigada pelas dicas!

  7. Denise comentou:

    Existe vida ANTES do WhatsApp (que eu já não lembro como era) e a vida PÓS WhatsApp (sem volta). tudo hoje gira em torno do WhatsApp. Para grupos, eu prefiro o Telegram, pois abro com menos frequência. o WhatsApp lotado me dá angústia, aflição e ansiedade.

  8. Sandra comentou:

    Amei a dica e em algumas boas horas de trabalho segui suas dicas e fiquei pasma com a quantidade de gente que deixei no vácuo. Como é de madrugada agora…amanhã finalmente acessarei a etiqueta RESPONDER e elas serão finalmente respondidas.

    Obrigada!!! Salvou minha reputação kkkk 🎉