Categoria(s) do post: Diário da Thais, Ferramentas de organização, Trabalho

Quando eu digo que planejar, organizar e registrar são verbos e atos diferentes do processo de organização, isso pode parecer confuso para algumas pessoas. Pela minha observação, quando misturam-se esses três tipos de atividades, aí que o seu processo vira uma bagunça.

Leia um post aqui no blog sobre este assunto se quiser entender melhor a diferença entre os três verbos.

O caderno de reuniões nada mais é do que uma versão de um assunto específico de um caderno de captura, que também pode servir como referência (usando termos comuns a outros métodos, como o GTD™).

O grande problema é que a maioria das pessoas quer usar esse mesmo caderno também para organizar e planejar demandas, e aí o negócio desanda. Comenta aqui se isso já não aconteceu com você.

Minha sugestão, caso você queira ter um caderno para usar em todas as suas reuniões, é que aqui é aquele momento de escolher um caderno mais bonitinho e usá-lo sem dó, especialmente se esse caderno ficar também como referência. Vou explicar o que isso significa.

Meu caderno de reuniões atualmente
Meu caderno de reuniões atualmente

Eu ganho MUITOS cadernos legais das marcas e em diversos cursos que participo, e eu sempre ficava “guardando” a ocasião para usar. Então por isso decidi ter sempre um (e apenas um) caderno só para reuniões em andamento. Trata-se de um caderno que levo em todas as reuniões que eu fizer, sejam online ou presenciais. Esse da foto é um caderno bem bacana que ganhei em um grupo de mentoria que faço parte e o que eu estou usando no momento.

Como funciona: começou a reunião, eu anoto:

  1. data
  2. tema da reunião
  3. quem está participando

E eu vou fazendo anotações diversas embaixo disso, até o fim da reunião.

Evito anotar coisas que não tenham a ver com a reunião. Se eu lembrar de algo que preciso anotar e que não tenha a ver com a reunião, eu uso o bloco de notas, que é um caderno menorzinho que eu uso para essas capturas rápidas.

Meu bloco de notas atual

“Thais, mas por que usar um caderno bonitinho para as reuniões?”

Primeiro, para passar uma imagem mais profissional. Isso é bom para a minha auto-estima e também para quem participa comigo da reunião (infelizmente vivemos em um mundo em que isso importa).

Segundo, para dar vazão aos diversos caderninhos que já tenho.

Terceiro, porque o caderno de qualidade melhor (geralmente capa dura) serve mais para ser armazenado durante mais tempo. Ele tende a durar mais. E aqui é o fundamento do que estou ensinando sobre “como escolher cadernos”: se pretende guardar como referência, escolha um caderno de capa dura, com durabilidade maior. Cadernos como bloco de notas rápidas, que você vai usar e depois descartar, podem ser de qualquer qualidade. Não me vá pagar 150 reais em um moleskine desse tamanho e depois me dizer que tem dó de jogar fora! rs

Agora… tem gente que adora guardar os blocos de notas também. Sei lá, Leonardo da Vinci? Se você acha que é o seu caso, use cadernos duráveis e seja feliz.

“Mas Thais, eu não tenho espaço para guardar cadernos!”

Então a gente está chegando a um outro princípio aqui, certo? Se você tem um estilo de vida mais nômade ou mora em um local pequeno, ou mesmo não quer guardar cadernos, decidido está, não? Nesse caso, jogue fora os cadernos e, no caso de referências anotadas em papel, digitalize e salve em alguma ferramenta como Google Drive, Dropbox, Notion, Evernote ou outro.

Eu também aproveito pra ficar pintando à toa com aquarela (minha terapia)
Como ficam as anotações depois de processadas

Vamos ao fluxo:

  1. Faço as anotações (registros) durante a reunião
  2. Se possível, no próprio dia, processo o que anotei: significa definir ações para o que demanda ação e organizar no meu Todoist, que é onde organizo todas as minhas ações, ou no calendário, se for um compromisso
  3. Depois que processei, risco a página para saber que já processei tais notas

O que fica de anotações (registro) são as notas de cada reunião, o que são arquivo de referência – ou seja, não demanda mais ação, pois já processei e organizei o que demandava, mas quero poder consultar futuramente o que foi discutido.

E você tem duas maneiras de fazer isso:

  1. Digitalizando
  2. Mantendo o caderno

Para escolher, use as orientações anteriores deste post para adaptar à sua vida. 😉

“Thais, o que você faz quando acaba um caderno?”

Se escolhi guardar o caderno, ele fica na minha estante de livros, arquivado com outros cadernos. Se não, jogo fora. (tome sempre cuidado com a segurança das informações em cadernos jogados fora)

E escolho um novo caderno para a mesma função.

Espero que o post tenha ajudado. Qualquer dúvida, deixe um comentário. 🙂

Meu nome é Thais Godinho e eu estou aqui para te inspirar a ter uma rotina mais tranquila através da organização pessoal.

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9 comentários

  1. Taty comentou:

    Adorei. Estava pensando o que fazer com o tanto de consultas que meu filho faz, acompanhamento com otorrino pra sinusite recorrente, com pneumo para tratamento de asma. Se eu pegar um caderno e anotar todas as orientações como uma reunião e depois processar deve funcionar. Obrigada pelo conteúdo.

    1. Jussara comentou:

      Eu faço isso com minhas consultas!
      Uso uma pasta sanfonada para os exames. Cada divisória um tipo de exame. Numa divisória ‘mora’ o caderno e caneta. Noutra as receitas. Carrego junto para todas as consultas. Meu médico principal diz que é ‘coisa de secretária’ kkkk

  2. MARIELLA comentou:

    Postagem muito instrutiva!

  3. Ana comentou:

    Gostei muito das orientações!! Essa coisa do caderno físico que adaptei pra mim. Já precisei buscar uma informação e o caderno não estava comigo, e a nota digitalizada não aparecia na busca do computador.. então tenho tentado fazer o registro de reuniões digitalmente já! Inclusive com suas dicas do instagram!
    Obrigada sempre!

  4. Priscila comentou:

    Tem algum tempo que aderi ao caderno de anotações para reunião e foi a melhor decisão que tomei e quando comecei, também tive essa preocupação com o visual: que fosse algo com aparência profissional, mas bonito, de capa dura, pois a apresentação conta bastante.
    Gosto muito do seu conteúdo, seu blog e vídeos são meus guias de consulta de vida pra me organizar (já que sempre considerei esse o meu principal ponto fraco).

  5. Julia Lucena Carneiro comentou:

    Nossa Thaís, quando vi sua foto, e li a frase “Seu ÓBVIO é o MILAGRE de alguém”, me senti tão próxima a vc… Uma sensação de abraço. Estou enfrentando um período sombrio de ansiedade e depressão, sei que vc tbm está, e ler seu blog, ver seu rosto, nossa, me faz um bem, me traz um alívio que vc não tem noção. Muito obg.

  6. Thaís comentou:

    Amei! Obrigada Thais.

    Trabalho organizando vários eventos ao mesmo tempo e minha maior dificuldade é organizar os processos, não largo do meu caderninho e vivo fazendo e refazendo listas.