Como revisar projetos [MAR 2022]

Neste post, eu pretendo explicar como você pode revisar os seus projetos pessoais.

A definição de projeto que trabalho aqui é a construída dentro do Método Vida Organizada. Clique aqui para saber mais.

Com que frequência revisar os projetos?

Depende muito da complexidade da sua vida no momento. Você sempre pode adaptar. Pode ser que você esteja em um momento de novo emprego, por exemplo. Como tudo é muito novo, você pode querer revisar os seus projetos com mais frequência – todo dia, até. Isso significa que você vai precisar alocar um espaço na sua agenda todos os dias para essa revisão. Se você estiver em um período muito atribulado, o que eu recomendo é que você não deixe passar mais de 10 dias. Algumas pessoas gostam de revisar semanalmente.

O que significa revisar um projeto?

Revisar não é executar. Muitas pessoas perdem tempo demais nessa revisão justamente porque, enquanto revisam um projeto, ficam querendo resolver todas as coisas possíveis relacionadas a ele. Você está transformando o seu projeto em um contexto quando faz isso. Não há problema algum, desde que você tenha um momento dedicado apenas a revisão dos projetos, que não seja para executar nem para planejar o projeto em si. Se precisa trabalhar no projeto, planejando ou executando, crie ações para isso, como:

• fazer o brainstorm de tal projeto
• planejar tal projeto
• montar o cronograma de tal projeto
• trabalhar no projeto X

Independentemente disso, o que estou recomendando neste post é que você tenha um espaço separado na sua vida, que não seja de execução, para apenas revisar. E o que é revisar, afinal?

Revisar é bater o olho no projeto para saber se:

• mudou o status dele
• ele teve atualizações
• há novas ações relacionadas que devam ser inseridas na sua lista de afazeres

A maioria dos projetos é simples e você revisará em menos de 1 minuto, mas pode ser que tenha projetos mais complexos cuja revisão demande ver cronogramas e outras informações que levam mais tempo. A pergunta que você deve se fazer ao terminar de revisar um projeto é: ficarei tranquila/o com relação ao que preciso fazer nesse projeto até a próxima revisão dele? Se não, defina o que precisa ser feito e insira na sua lista de afazeres. Eu uso o Todoist para essa lista, mas você pode usar literalmente qualquer aplicativo de listas para isso – ou até mesmo um caderno, se preferir.

Para revisar, seus projetos precisam estar organizados

A imagem que você vê acima é um print de tela da ferramenta que uso no momento para organizar a minha lista de projetos (Notion). Eu já usei outras como o próprio Todoist, o Asana, o Trello, o Evernote… A escolha da ferramenta depende muito do seu gosto e das suas necessidades no momento. Escolha aquela que tiver mais a ver com você. Não tem ferramenta “certa”. Caso você já tenha alguma que precise ou queira usar, faça uso dela mesmo. Caso queira conhecer mais ferramentas, o arquivo aqui do blog é imenso e tem um amplo repertório de opções – digite “projetos” na busca e confira os posts anteriores.

Recomendo que você coloque todos os seus projetos em um único lugar. Me refiro à lista, ao índice dos seus projetos em andamento. Arquivos, e-mails, documentos, coisas de apoio aos projetos – tudo isso pode estar organizado em outros lugares, com pastas com o nome do projeto. Quando eu falo em revisar projetos, estou me referindo a olhar essa lista mesmo de projetos em andamento para bater o olho. Facilita se todos os seus projetos em andamento estiverem listados em um único lugar.

Quando eu crio um novo projeto, tudo o que preciso ter nele é:

• o nome do projeto, que geralmente traz um verbo que me ajuda a entender a responsabilidade com relação a ele (quando não tem, o verbo oculto é “concluir”)
• se o projeto está em andamento ou não
• o que eu já posso fazer com relação a ele (pode ser uma ou mais coisas), que entrará na minha lista de afazeres (você pode colocar apenas na lista ou copiar e colar)

Isso é o essencial para o controle do projeto. Com o passar dos dias, as ações vão sendo realizadas, as informações vão chegando e eu posso criar atualizações. Mas, se eu não olhar aquele projeto no dia a dia, sei que na próxima revisão darei atenção a ele.

Espero que este post tenha trazido clareza sobre o processo de revisão de projetos. Caso tenha alguma dúvida, deixe um comentário aqui embaixo. Obrigada!