Categoria(s) do post: Ferramentas de organização, Trabalho

O e-mail é uma das principais ferramentas de comunicação. E, entre suas vantagens, está o registro de mensagens recebidas e enviadas. Por isso é importante também organizar e fazer uma boa gestão da sua caixa de entrada. 

Listamos 4 boas práticas para organização de e-mails para te ajudar com os seus 2.022 e-mails não lidos. Confira:

Não trabalhar com o e-mail aberto

Manter o e-mail aberto pode atrapalhar seu foco e concentração. A recomendação é criar uma frequência de leitura dos e-mails. Analise sua rotina e veja em quais horários faz mais sentido ler e responder mensagens. 

Utilizar resposta automática

Geralmente o recurso de resposta automática é mais utilizado no período de férias. Mas uma boa prática é também utilizá-lo para informar o prazo de resposta daquela mensagem e sugerir outros canais de comunicação para demandas específicas ou urgências.

Arquivar e-mails do mês passado

Após um mês, retire da caixa de entrada os e-mails que você não respondeu. Se não houve uma resposta durante esse período, provavelmente o assunto não era prioridade.

Veja também: Como lidar com o backlog

Criar pastas 

A criação de pastas ajuda a organizar as informações dentro do e-mail e trazer mais foco ao acessar a ferramenta.

Algumas sugestões de pastas: 

  1. Responder: e-mails que vêm da caixa de entrada e precisam de respostas mais longas
  2. Fazer: e-mails que demandam atividades além da resposta (atividades fora do e-mail)
  3. Follow-up: o que você delegou e está aguardando de terceiros para fazer acompanhamento
  4. Ler com calma: e-mails com newsletters, textos maiores que você quer ler com calma
  5. Arquivos de apoio: e-mails que chegam com arquivos relacionados a projetos para serem consultados no mês

Confira no vídeo Como criar pastas e personalizar caixa de entrada no Gmail

Meu nome é Thais Godinho e eu estou aqui para te inspirar a ter uma rotina mais tranquila através da organização pessoal.

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5 comentários

  1. Quenia comentou:

    Olá, amei este conteúdo, já comecei a colocar em prática porém estou com dificuldade de tirar o email que estava em “x” marcador e enviar para outro, não consigo arquivar tb o email …

  2. Ricardo Meira comentou:

    Você tem uma pasta tipo “arquivo morto”? Aqueles emails que não são necessariamente de suporte a projetos do mês, mas que não devem ser excluídos?

    1. Oie, Ricardo! Tenho sim. Chamo de “arquivo”. E de tempos em tempos reviso. Até!

  3. Iandra Cristine da Silva Paixão comentou:

    Olá, pra mim não funciona trabalhar com email fechado. Deixo ele aberto o dia todo e vou respondendo conforme der. Já utilizo a pasta follow up e irei testar a última dica Arquivos… Obrigada