Boas práticas para organização de e-mails

O e-mail é uma das principais ferramentas de comunicação. E, entre suas vantagens, está o registro de mensagens recebidas e enviadas. Por isso é importante também organizar e fazer uma boa gestão da sua caixa de entrada. 

Listamos 4 boas práticas para organização de e-mails para te ajudar com os seus 2.022 e-mails não lidos. Confira:

Não trabalhar com o e-mail aberto

Manter o e-mail aberto pode atrapalhar seu foco e concentração. A recomendação é criar uma frequência de leitura dos e-mails. Analise sua rotina e veja em quais horários faz mais sentido ler e responder mensagens. 

Utilizar resposta automática

Geralmente o recurso de resposta automática é mais utilizado no perí­odo de férias. Mas uma boa prática é também utilizá-lo para informar o prazo de resposta daquela mensagem e sugerir outros canais de comunicação para demandas especí­ficas ou urgências.

Arquivar e-mails do mês passado

Após um mês, retire da caixa de entrada os e-mails que você não respondeu. Se não houve uma resposta durante esse perí­odo, provavelmente o assunto não era prioridade.

Veja também: Como lidar com o backlog

Criar pastas 

A criação de pastas ajuda a organizar as informações dentro do e-mail e trazer mais foco ao acessar a ferramenta.

Algumas sugestões de pastas: 

1. Responder: e-mails que vêm da caixa de entrada e precisam de respostas mais longas
2. Fazer: e-mails que demandam atividades além da resposta (atividades fora do e-mail)
3. Follow-up: o que você delegou e está aguardando de terceiros para fazer acompanhamento
4. Ler com calma: e-mails com newsletters, textos maiores que você quer ler com calma
5. Arquivos de apoio: e-mails que chegam com arquivos relacionados a projetos para serem consultados no mês

Confira no ví­deo Como criar pastas e personalizar caixa de entrada no Gmail