Quais são as boas práticas para reuniões em 2022?
As reuniões virtuais continuam e, do meu ponto de vista, ainda continuarão por muito tempo. Acredito no modelo de trabalho hÃbrido – ou seja, mesmo depois que tudo isso acabar, ainda haverá gente trabalhando remoto e outras presencialmente, e as ferramentas digitais nos ajudarão nesse processo.

Quais são as ferramentas que, hoje, eu uso e recomendo em termos de organização de reuniões?
- Doodle – Agendamentos
- Google Calendar – Minha agenda
- Caderno – Para anotações
- Notion – Para registros de referência
- Todoist – Para afazeres que nasceram nas anotações da reunião (meus e dos outros)
E boas práticas?
- O Planejamento Semanal, que me ajuda a visualizar as reuniões por vir e inserir informações, coletar pendências, enviar convites, criar a pauta e por aà vai. Sem esse planejamento, todas as reuniões ficariam meio atrapalhadas.
- Não agendar reuniões pela manhã, sempre que possÃvel. Pela manhã, eu gosto de trabalhar concentrada e mais quietinha, e na parte da tarde é melhor para conversar. Isso fez muita diferença na minha vida.
- Ter sempre o caderno para anotações aberto na mesa antes de começar uma reunião. Coloco a data, o nome da reunião e estou pronta para começar.
- Ter sempre água por perto antes de a reunião começar.
- Evitar o padrão de 1h de duração para absolutamente todas as reuniões. Testar outras durações – de 15 a 90 minutos, por exemplo.
- Eu não deixo alarme, notificação, nada disso para me avisar das reuniões. Fazendo o planejamento semanal e deixando a agenda do Google aberta no meu computador fica impossÃvel esquecer de algum compromisso.
- Busco anotar apenas o essencial. Falo isso porque antigamente eu era aquela pessoa que anotava tudo.
- 5 minutos antes do fim da reunião (ou até antes, dependendo do volume de informações), eu encerro a reunião recapitulando o que foi discutido e decidido em termos de ações, para que todos revejam seus pontos e tirem dúvidas, caso algo não tenha ficado claro.
- Ao terminar uma reunião, reviso rapidamente as anotações para ver se preciso complementar ou descrever com mais clareza algo que eu tenha anotado.
- No mesmo dia, sempre que possÃvel (senão, no máximo no dia seguinte), reviso as anotações e endereço corretamente o que preciso fazer e o que preciso acompanhar de terceiros. Eu “risco” a página no caderno, que para mim mostra que as notas foram “processadas”.
- Se necessário, compartilho minhas anotações. Para isso, monto uma página do arquivo no Notion e compartilho o link com os interessados.
O mais importante de tudo, para mim, é como lido com as informações no pós-reunião. Se deixar tudo no caderno, se perde e as coisas não são feitas. Então essa gestão no pós é fundamental.
Espero que o post seja útil para as suas reuniões este ano e, se tiver dúvidas, deixe um comentário. 😉
Seria tão bom se as pessoas tornam as reuniões mais produtivas e objetivas, principalmente, no formato on LINE. Suas recomendações de boas práticas iluminam o caminho na jornada de trabalho e suas infinitas reuniões.
Essa história de deixar no caderno e as informações se perderem é real!
Adorei a dica em especial de fazer reuniões a tarde, muito lógico