Organizando Reuniões em 2022

Quais são as boas práticas para reuniões em 2022?

As reuniões virtuais continuam e, do meu ponto de vista, ainda continuarão por muito tempo. Acredito no modelo de trabalho hí­brido – ou seja, mesmo depois que tudo isso acabar, ainda haverá gente trabalhando remoto e outras presencialmente, e as ferramentas digitais nos ajudarão nesse processo.

Quais são as ferramentas que, hoje, eu uso e recomendo em termos de organização de reuniões?

• Doodle – Agendamentos
• Google Calendar – Minha agenda
• Caderno – Para anotações
• Notion – Para registros de referência
• Todoist – Para afazeres que nasceram nas anotações da reunião (meus e dos outros)

E boas práticas?

1. O Planejamento Semanal, que me ajuda a visualizar as reuniões por vir e inserir informações, coletar pendências, enviar convites, criar a pauta e por aí­ vai. Sem esse planejamento, todas as reuniões ficariam meio atrapalhadas.
2. Não agendar reuniões pela manhã, sempre que possí­vel. Pela manhã, eu gosto de trabalhar concentrada e mais quietinha, e na parte da tarde é melhor para conversar. Isso fez muita diferença na minha vida.
3. Ter sempre o caderno para anotações aberto na mesa antes de começar uma reunião. Coloco a data, o nome da reunião e estou pronta para começar.
4. Ter sempre água por perto antes de a reunião começar.
5. Evitar o padrão de 1h de duração para absolutamente todas as reuniões. Testar outras durações – de 15 a 90 minutos, por exemplo.
6. Eu não deixo alarme, notificação, nada disso para me avisar das reuniões. Fazendo o planejamento semanal e deixando a agenda do Google aberta no meu computador fica impossí­vel esquecer de algum compromisso.
7. Busco anotar apenas o essencial. Falo isso porque antigamente eu era aquela pessoa que anotava tudo.
8. 5 minutos antes do fim da reunião (ou até antes, dependendo do volume de informações), eu encerro a reunião recapitulando o que foi discutido e decidido em termos de ações, para que todos revejam seus pontos e tirem dúvidas, caso algo não tenha ficado claro.
9. Ao terminar uma reunião, reviso rapidamente as anotações para ver se preciso complementar ou descrever com mais clareza algo que eu tenha anotado.
10. No mesmo dia, sempre que possí­vel (senão, no máximo no dia seguinte), reviso as anotações e endereço corretamente o que preciso fazer e o que preciso acompanhar de terceiros. Eu “risco” a página no caderno, que para mim mostra que as notas foram “processadas”.
11. Se necessário, compartilho minhas anotações. Para isso, monto uma página do arquivo no Notion e compartilho o link com os interessados.

O mais importante de tudo, para mim, é como lido com as informações no pós-reunião. Se deixar tudo no caderno, se perde e as coisas não são feitas. Então essa gestão no pós é fundamental.

Espero que o post seja útil para as suas reuniões este ano e, se tiver dúvidas, deixe um comentário. 😉