De tempos em tempos eu gosto de compartilhar aqui no blog como eu estou organizando as diferentes ferramentas de organização que eu uso. Hoje, vou atualizar vocês sobre a ferramenta que uso para organizar as minhas listas de afazeres do dia a dia: o Todoist.
Nós utilizamos aqui na empresa o Todoist Business para todo mundo.
Ano passado começamos com o Asana mas ele foi ficando bastante confuso e estranho í medida que a gente foi inserindo cada vez mais informações. Como todos nós aqui dentro gostamos do Todoist, definimos o seguinte:
- Demandas claras são postadas no Todoist
- Cada pessoa organiza essa demanda do seu jeito, no seu próprio sistema
Vou explicar melhor adiante.
Processo da equipe
- Quando alguém tem uma demanda, posta na caixa de entrada da equipe. A tarefa precisa estar clara e alocada para a pessoa responsável. Se tiver prazo, deve ter prazo alocado. Tudo o que puder ser inserido de comentários e arquivos para facilitar a execução deve ser colocado na tarefa.
- Quando a pessoa vê a tarefa na caixa de entrada, ela pode reescrever para deixar mais claro o que precisa ser feito e coloca em uma pastinha dentro de Ações pontuais, com o nome da pessoa que delegou e essa pasta é compartilhada com ela, para acompanhamento.
- A pessoa que delegou coloca essa pasta compartilhada como uma sub-pasta de Follow-up. Assim:
Meu processo pessoal
Eu uso a caixa de entrada individual para fazer coletas diversas no meu dia a dia. Processo diariamente e organizo nas listas conforme apropriado.
Minha rotina diária é definida basicamente pelas áreas da minha vida e responsabilidades profissionais, que “me dizem” o que preciso fazer diariamente para manter as coisas bem.
Em Ações pontuais eu coloco tudo aquilo que preciso fazer uma única vez (não é recorrente), relacionado a projetos ou não.
Em Follow-up eu faço um acompanhamento do que foi delegado.
Em espera ficam os afazeres de modo geral que eu não posso executar no momento por qualquer motivo. Reviso de tempos em tempos para puxar para a pasta de ações conforme apropriado.
Configurei dois filtros:
Mas confesso que não uso muito.
Quanto mais o tempo passa, mais simplifico a minha maneira de organizar as coisas.
Eu uso o Todoist e a agenda do Google diariamente para gerenciar o que preciso fazer. Os projetos estão no Notion.
Hoje essa configuração me atende bem, sem complicação.
Antes eu utilizava apenas o evernote pra tudo, mas nesse ano comecei a utilizar o todoist para as ações e tem sido muito bom. Estou achando muito produtivo!
Olá, Thais. Obrigado pelo post.
Uma dúvida:
Em “Ações pontuais” você adiciona qualquer tarefa pontual, seja relacionado ao trabalho, seja uma questão doméstica (por exemplo)? Pergunto porque tenho um sistema semelhante em uso, mas acabei criando duas “pastas”, uma para ações pontuais do trabalho, outra para ações pontuais “pessoais”. O grande problema é acabar esquecendo, vez ou outra, da pasta de uso pessoal.
Deixo tudo junto.
Ei Thais!
Gosto quando você compartilha o uso das ferramentas.
Lendo seu artigo, quero saber: Já testou o TickTick?!
Estou usando a alguns meses, gostei tanto que migrei de vez do Todoist após 7 anos de uso.
Experimenta e depois compartilha aqui num artigo pra gente.
Abraço!
Já usei. Não me apeteceu. Mas isso não significa que não seja uma ferramenta legal. 😉 Só prefiro outra.