Categoria(s) do post: Diário da Thais, GTD™, Tecnologia

Na minha última Revisão Semanal, tive vontade de reestruturar a organização dos meus projetos no Notion e assim o fiz. Passei a lista do Asana para lá, revisando cada nome de projeto e refletindo sobre as minhas prioridades, e nessa revisão eu arquivei, incubei e deletei vários. Toda revisão sempre é muito boa por conta disso e, ao migrar de ferramentas, você consegue filtrar ainda mais a maneira como quer se relacionar com as suas informações.

No Notion, basicamente criei uma página para Projetos e, dentro dela, toggles por ano, com 2021 sendo representado por “current”, que basicamente mostra que é o ano em que estou no momento.

Coloquei 2020 também porque talvez eu passe para cá o arquivamento de projetos de anos anteriores. Vamos ver.

Tanto em 2021 quanto em 2022 eu criei databases para os projetos com o nome do ano. “Projetos 2021”, por exemplo.

A visualização é por tabela e traz o nome do projeto, o status, a área da vida relacionada e se tem alguma data crucial. Vou explicar cada item.

Ah, vale dizer que está em inglês porque assim eu treino meu raciocínio com o idioma. É um exercício que faço.

Uma boa prática para o nome do projeto é sempre associar um verbo a ele, para saber qual a sua responsabilidade relacionada ao projeto em si. A maioria dos projetos pode ser “concluir” algo. Quando é assim, deixo apenas o nome, pois o verbo está implícito. Mas, de modo geral, quando são verbos diferentes, ou quando o nome não é tão dedutivo assim, eu coloco o verbo – nesta versão, no final do nome do projeto. Pois assim, quando acessar a página pelo celular, por exemplo, consigo encontrar facilmente os projetos que procuro, pois no começo da linha estão as palavras-chave e não os verbos dos projetos.

Status tem as opções: ativo (para projetos em andamento), incubado (para projetos que não estão em andamento) e concluído.

A propriedade de áreas da vida está linkada ao database das áreas. Isso permite que eu visualize os projetos por área e também todas as áreas relacionadas a cada projeto (eu busco associar apenas uma para não ficar poluído visualmente).

Data crucial não é o prazo, mas uma data crucial do projeto em si. Por exemplo, uma apresentação que eu vá fazer em um evento. A data crucial é o dia da apresentação, mas não necessariamente o projeto será finalizado nesse dia. Pode ser que eu tenha coisas a fazer ainda depois da apresentação com relação a ele. Então a data crucial fica ali apenas para que eu não perca pontos importantes relacionados ao projeto.

Dentro do projeto, além das propriedades citadas, eu tenho também uma que linka com a database de tarefas. Assim, ao revisar o projeto, eu já consigo visualizar se ele tem uma próxima ação definida. Sim, de modo geral as minhas ações estão no Todoist, mas na revisão diária estou fazendo a migração para o Notion também. Vamos ver se vai funcionar. Minha ideia é ter essa central de controle no Notion mesmo, mas precisa de mais tempo de teste.

As diferentes visualizações que uso para projetos são:

  • Datas cruciais com visualização de calendário
  • Concluídos mostra em formato de lista e agrupado por área
  • Incubados mostra uma lista agrupada por área
  • Só os projetos em andamento me mostra o que está em andamento – útil durante a Revisão Semanal
  • Por área mostra os projetos em formato de quadro, por área

Esse novo recurso de agrupar nos databases do Notion tem sido muito útil para mim e me animou a trazer as listas para cá de novo.

Bem. Lista de projetos migrada, agora é ir alimentando e revisando semanalmente. Caso tenha alguma dúvida sobre esse processo, por gentileza, deixe um comentário neste post. 😉 Obrigada!

Meu nome é Thais Godinho e eu estou aqui para te inspirar a ter uma rotina mais tranquila através da organização pessoal.

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5 comentários

  1. Mariana Rampinelli comentou:

    Ei Thais, bom dia!
    Obrigada por compartilhar! Uso a lista de Projetos no Notion de forma bem simples e adorei sua forma de organizá-la. Tentarei implementar em uma próxima revisão.
    Além dos projetos dentro do conceito do MVO, tenho também projetos de pesquisa que preciso acompanhar: há informações importantes como alunos e pesquisadores que participam, objetivos específicos, equipamentos/materiais comprados ou a serem comprados, cronograma, etc. que preciso acompanhar para a boa execução do mesmo. Fico um pouco perdida em como organizá-los dentro do conceito do projeto do MVO. Você teria uma dica de como “linkar “um ao outro? Essas informações seriam material de suporte?
    Obrigada 🙂

    1. Michele bruna da silva comentou:

      Não sei como é no MVO, mas usando GTD com Notion, dentro da página do projeto eu criei um template para o plano mestre do projeto (MPN).

      As referências em si, ficam no arquivo de referências, dentro do Notion ou no seu lugar de origem como sites, livros e redes sociais.

      Aí uso os recursos /linktopage , /toggle ou simplesmente colo os links pra ter acesso rápido a esse material.

      Pra mim tá funcionando bem. É como ter uma lista de favoritos personalizada a cada projeto.

  2. Lucà comentou:

    Muito legal!

    Eu tenho dúvidas:

    1 – No final de 2021, o que não estiver concluído vai pra DB de 2022?
    2 – Incubado é o que está decidido fazer esse ano, mas não está em andamento? (não é algo “Talvez”, somente “Algum dia esse ano”?

    Beijos!!

    1. Oi Luca!

      1 – Depende. Avaliarei caso a caso no final do ano. 😉

      2 – Sim!

      1. Lucà comentou:

        Oi, Thais!

        Obrigado!

        😉