Meu sistema de organização atual – Outubro 2021

De tempos em tempos eu gosto de fazer um post como esse para ficar como referência e percebi que o último que eu tinha feito foi há mais de um ano! Então ‘bora lá fazer algumas atualizações para vocês!

Gosto sempre de lembrar que as ferramentas apenas dão suporte a um processo pessoal consolidado de organização e que não fazem nada por si mesmas. De nada adianta uma pessoa usar uma ou 20 ferramentas se não estiver habituada aos comportamentos de produtividade que garantam um bom uso das mesmas. Vai se perder, vai misturar informações etc. Portanto, nunca paute sua organização apenas em ferramentas, mas nos hábitos e comportamentos diários, cujas ferramentas tanto faz.

Neste post vou mostrar que ferramentas estou usando e com prints do “como”. Lembrando que o passo a passo do processo ensino no curso do MVO para quem precisa de ajuda na implementação. 😉

Agenda: Google

Tenho essas quatro categorias de agenda no Google, que para mim fazem sentido de manter nessa separação, pois compartilho a agenda principal, que tem eventos e agendamentos, com meu marido e o pessoal da equipe, para saber onde estou etc., e o restante é um controle pessoal que diz respeito só a mim mesma. Abaixo trouxe o print de um dos dias em que mostro mais ou menos como fica o esquema dessas agendas diferentes.

Não coloquei nada com horário porque acho mais auto-explicativo… são apenas os “compromissos do dia inteiro”, que são ações que posso encaixar ao longo do dia (mas, de modo geral, como hábito pessoal, prefiro fazer de manhã).

Lista de afazeres: Todoist

Eu não uso mais o Todoist para projetos, objetivos etc, (simplesmente preferi separar) e ele fica apenas como “cardápio” de afazeres para o dia a dia. Assim não preciso acessar mais nenhuma ferramenta para saber o que fazer.

Projetos: Asana

Os projetos ficam no Asana para revisar semanalmente e, diariamente, alimentá-los conforme surjam novas informações e demandas, especialmente para a equipe. Uso a caixa de entrada de lá como referência de atualizações.

Tenho uma equipe “Thais” (só eu visualizo) e uma equipe “Vida Organizada” onde todos visualizam os projetos.

Referência e registros de modo geral: Notion

Eu pretendo fazer um post só para o Notion em breve, porque ainda não finalizei a organização do menu lateral para as referências. Quando terminar, eu compartilho com vocês.

O que vale a pena dizer é que venho usando a ferramenta para registros de todos os tipos. Tem funcionado bem, mas é um processo de me acostumar.

E o Evernote?

Mantenho como “arquivo morto” (sei que esse termo é pejorativo e não existe arquivo morto – ou é referência ou é tralha que precisa destralhar). Mas muita coisa simplesmente pode ficar arquivada lá e não preciso migrar para o Notion, e é isso.

Acima estão os cadernos que eu uso e os assuntos são tageados pelas etiquetas, sem segredo. Tipo, se tenho um artigo salvo sobre os Beatles, a etiqueta é “Beatles”. Simples assim.

Quando me dá na telha, entro no aplicativo e vou fazendo uma limpa do que está ali, porque já o uso desde 2012 ou 2013 e tem muuuuita coisa. Mas, como falei: já tá ali, não é prioridade, e trato apenas como um arquivo morto, se é que tenho a ‘liberdade poética” para chamar assim.

E o Mind Meister? E o Google Drive?

Que a minha querida amiga Liz Kimura não ouça, mas não tenho usado taaaanto assim mapas mentais ultimamente – muitos registros tenho feito de maneira mais linear no Notion mesmo. Mas ainda tenho algumas informações que prefiro manter no formato de mapas, e eles estão no Mind Meister.

Basicamente, áreas da vida, responsabilidades profissionais, objetivos e mapas de planejamentos de projetos, livros etc. Uso realmente como ferramenta, como formato, para referência, simplesmente porque é melhor ditar e manusear ali que salvar no Notion, por exemplo, e ter o retrabalho de ir e voltar quando quero fazer alguma edição. O mesmo vale para o Google Drive. Mantenho lá o que precisa ser editado lá. Só por isso.

E cadernos? Você usa?

Sim. Tenho um bloco de notas pequeno sempre comigo para anotações rápidas no dia a dia.

Uso o Bullet Journal para planejamentos de modo geral, tipo planejamento de conteúdos, projetos, semana, mês, ano que vem etc. Tenho agendas de papel também que uso para isso. Agora, falando sério: não importa a quantidade de coisas aqui. São apenas papeeis para rabiscos, brainstorms, e não ferramentas de referência, que checo diariamente para fazer minhas coisas. No dia a dia, é outra história. Comento mais abaixo.

E o commonplace book, um cadernão universitário para anotações de aulas, palestras etc., que confesso que está sendo cada vez menos usado porque tenho preferido fazer essas anotações no Notion.

“Nossa, Thais, mas você não se confunde com tantos apps?”
Não porque, como digo sempre, não me organizo por ferramentas, mas por hábitos que já estão enraizados e as ferramentas apenas dão suporte ao que eu preciso fazer.

Um dia comum se resume a:

• Trabalhar com a minha agenda e o Todoist abertos no computador o tempo todo.
• O que tem na parte de cima da agenda do dia eu busco fazer antes da hora do almoço, assim como o que tem prazo no Todoist. Como não abuso dessas informações, consigo dar conta de tudo diariamente.
• Os compromissos com horário vão sendo realizados ao longo do dia, conforme acontecem.
• Na parte da tarde, trabalho em ações sem prazo ou de rotina que estão no Todoist.
• Verifico minhas mensagens (e-mails, What’s e Telegram) ao longo do dia para responder urgências, mas sento ao computador para zerar as caixas antes do almoço e antes do final do dia.
• Faço anotações nos cadernos ao longo do dia, sempre que algo me vem í  mente ou aparece. Alimento as listas e ferramentas de modo geral conforme a demanda mesmo. Digitalizo anotações e arquivos ao longo do dia também, conforme apropriado.

Acredito que valha a pena citar que eu não olhos todos os apps todos os dias. O segredo da coisa toda está em fazer revisões apropriadas.

• Agenda e Todoist são revisados diariamente
• Projetos e itens incubados são revisados semanalmente
• íreas da vida são revisadas no iní­cio do mês, mensalmente
• Objetivos eu reviso quando muda a estação, trimestralmente
• O planejamento do ano é feito anualmente, quando planejo os trimestre e aí­ vou revisando conforme apropriado, para fazer o planejamento do mês, da semana etc.

Esse post foi um resumão de como me organizo, mas é claro que não dá para trazer TUDO descrito em detalhes em um único post. Você pode me acompanhar diariamente aqui e nas redes sociais do Vida Organizada para ver na prática como faço e as mudanças que implemento através de auto observação, novos aprendizados vindos dos meus estudos e experiências cotidianas.