Pergunta feita pela leitora:
Eu utilizo o Todoist para afazeres diários. Por afazeres diários eu entendo:
- texto, livros etc. para ler e estudar
- coisas que preciso fazer todos os dias (rotina diária)
- ações pontuais (que eu faço uma vez e acabou), partes de projetos ou avulsas
- textos para escrever para o blog
- vídeos e aulas para gravar
- conteúdos para criar para o Instagram
- acompanhamento de demandas de terceiros (follow-up)
- assuntos e tópicos a tratar com pessoas diversas sem uma reunião agendada
- checklists
Já o Asana eu uso para projetos, que são de uma natureza diferente das ações. Os projetos são revisados semanalmente e, as ações, diariamente.
Eu tenho dois “quadros” lá dentro:
- projetos em andamento
- projetos em espera
Não é difícil conciliar. Entendendo que cada ferramenta tem uma finalidade e um foco, é muito tranquilo.
Basicamente, quando reviso um projeto no Asana, identifico em que etapa ele está (uso as sub-tarefas quando preciso destrinchar melhor cada etapa do projeto) e o que for ação mesmo, algo que já posso fazer, passo para o Todoist, descrevendo a ação de maneira bem clara.
Por exemplo, se uma etapa do projeto “Finalizar apresentação para a INTERCOM” for “PPT”, eu me pergunto o que falta fazer disso para concluir, qual seria o próximo passo, que pode ser “revisar os slides do PPT para a INTERCOM” e aí sim coloco no Todoist. Se tiver um prazo (nesse caso tem), eu coloco o prazo na tarefa. Verifico diariamente. Simples assim. 😉
Se algo demandar um tempo maior para fazer e você sentir que precisa dedicar um tempo a isso, você pode inserir na agenda, como parte do seu planejamento semanal, no melhor dia e horário, tomando o cuidado de deixar o compromisso de outra cor para sinalizar que se trata de uma atividade que você se planejou para fazer. Assim, se precisar movê-la, você tem mais flexibilidade.
Espero ter esclarecido. 😉 Qualquer dúvida, me perguntem. Obrigada!