Categoria(s) do post: Rotinas, Faça Você Mesmo/a, Mensal

Hoje vou compartilhar com vocês uma prática da empresa que tem sido muito bacana, o por que de ela ser feita e como fazemos. Trata-se das reuniões 1:1, ou “um a um”, em que eu tenho um momento para conversar individualmente com cada uma das pessoas que trabalham comigo. A frequência dessa reunião é mensal e o foco é ouvir como cada um está, o que está sentindo, achando do trabalho, revisitar papéis com seus propósitos, domínios e responsabilidades. Dentro da holacracia, trata-se de uma reunião de Governança em que utilizamos a seguinte estrutura:

  1. Rodada de check-in: cada um comenta como está chegando. A ideia é entender o contexto da pessoa, que pode ter tido uma briga conjugal antes da reunião, ter dormido mal, estar preocupada com algum outro assunto etc. É desenvolver empatia para entender que talvez a pessoa não esteja 100% ali, preocupada com o filho na escola, por exemplo, e dessa maneira a reunião pode ser conduzida de maneira mais leve, se for o caso. Pra mim, esse é um dos pontos mais importantes dessa reunião e uma maneira de nos conhecermos melhor.
  2. Questões administrativas da reunião: que horas vai acabar, se terá algum intervalo etc.
  3. Construção da pauta: de modo geral, a pauta dessa reunião 1:1 é revisitar cada um dos papéis exercidos pela pessoa para ver se eles ainda fazem sentido, se demandam mudanças, e também elencar pendências a serem resolvidas. O legal de revisar os papéis é que, cada pessoa tendo autonomia para exercê-los, algumas dúvidas operacionais até deixam de existir. Se a pessoa pode fazer sem ter que ficar perguntando e consultando um monte de gente, todo o processo é otimizado. E é óbvio que, se identificamos algo que a pessoa precisa de ajuda, orientação ou capacitação, isso será endereçado, mas sempre com a autonomia dela.
  4. Processamento de cada item da pauta: aí a gente vai tratando cada item da pauta.
  5. Encerramento: convite a compartilhar se gostou da reunião, suas reflexões pessoais e despedidas.

Essas reuniões costumam levar em torno de 1h30. Já tentamos fazer em 1h mas acaba não dando tempo de revisar os papéis completamente.

Como nós fazemos a revisão de cada papel

  1. Nós lembramos quais são os papéis executados pela pessoa.
  2. Abrimos o primeiro (que está no Notion, como na imagem acima) e lemos o propósito, o domínio e as responsabilidades.
  3. Há alguma dúvida sobre o propósito? Você concorda com ele? Acredita que possa ser melhor definido?
  4. Com relação a cada um dos domínios, você sente que tem autonomia sobre eles? O que precisa acontecer para que você tenha, caso sinta que não tem?
  5. Para cada domínio, pelo que você é responsável? Você tem alguma dúvida sobre cada uma das responsabilidades?

É comum resolvermos pendências diversas que sujam. Ao final das etapas acima, eu repasso a minha lista de Follow-up (tenho uma por pessoa da equipe) para conferir o status, marcar como concluídas as que já foram realizadas e cancelar aquelas que não fazem mais sentido.

Toda vez que alguém apresenta uma pendência, o primeiro passo é esclarecer para garantir que todos estejam na “mesma página”, ou seja, sabe com clareza o que está sendo demandado. E então discutimos as propostas. Muitas vezes, decidimos que se trata de uma questão operacional a ser decidida com outras pessoas fora da reunião 1:1. Não é que a gente não trate de temas operacionais – é que o foco da reunião é outro e, se nos distrairmos, pode levar muito mais tempo que o previsto e a gente pode não conseguir falar sobre coisas importantes para aquele momento.

“As reuniões de governança são úteis para integrar diferentes perspectivas e gerar maior clareza, mas o que as torna realmente transformadoras é o modo como os resultados moldam as atividades diárias depois das reuniões”, diz Brian Robertson no livro “Holacracia”. Cada pessoa tendo autonomia para gerenciar as responsabilidades de cada um dos seus papéis, a autorresponsabilidade acaba sendo natural.

Depois da reunião

Olha, eu faço as anotações das reuniões literalmente em qualquer pedaço de papel. Às vezes uso folha sulfite, às vezes uso um bloco de notas, como no caso abaixo. Mais importante do que onde anoto, é o que faço com as anotações depois.

Basicamente, eu digitalizo o papel para arquivar e também processo e organizo todos os itens apropriadamente nas minhas listas de afazeres. Por exemplo, no caso acima, eu crio uma ação no meu Todoist como: “Nome da pessoa – Verificar como podemos trocar o e-mail de cadastro no Zendesk sem perder o histórico dos tickets – 15/06” (que foi a data da reunião, para eu saber desde quando aquela tarefa está com a pessoa. Faço esse processamento no próprio dia ou no máximo na manhã seguinte, até mesmo para direcionar algumas atividades.

Ao finalizar a reunião, já vejo daqui a um mês na minha agenda para agendar a próxima. E é isso. Ah, procuro fazer no máximo duas dessas reuniões por dia, para não sobrecarregar minha agenda.

Espero que o post tenha sido útil para mostrar na prática como estamos fazendo por aqui. 😉

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15 comentários

  1. Lucia Padula comentou:

    Uau! Nem acreditei quando li este post! Você acreditaria que, há cerca de um mês e meio eu venho fazendo exatamente este tipo de reunião com a mesma finalidade na minha empresa? Isto nasceu da minha necessidade de alinhar perspectivas com minha equipe nestes tempos tão nebulosos, inspirada no curso MVO do qual sou aluna e em toda a minha própria experiência de vida. Acho que vou precisar estudar este tema, “holocracia”, que já vi que tem tudo a ver comigo… Onde? Por favor, sugestões e materiais, teacher! Já vi algo por aqui, mas ainda não me aprofundei, sorry, mas um “comece por aqui” já me ajudaria. Beijão!

  2. Lais comentou:

    Parabéns pelo post, Thais!
    Pela minha experiência, o follow-up é um grande exemplo de liderança. Não apenas para acompanhar a evolução das tarefas mas principalmente poder dar o suporte necessário e ajustes no que for preciso quanto antes.

  3. Simone Midori Costa comentou:

    Uau, excelente post Tais. Voce compartilha tanto conteudo de valor, nao tenho como agradecer a altura. Obrigada. Abracos.

  4. KATIA REGINA GOMES FERREIRA comentou:

    Oi, Thais! Esse formato de reunião na educação de Alagoas se chama Horário de Trabalho Pedagógico Individual – HTPI onde a professora senta com a sua coordenadora pedagógica. Com o objetivo de discutir individualidades das turmas, alunos, da professora em si, semanalmente. Gostei da sugestão de organização da reunião em si. Obrigada.

  5. Mariana Oliveira comentou:

    Oi Thaís! Estou iniciando meus estudos sobre a holacracia. Na empresa onde trabalho temos essas reuniões com frequência tb embora que ainda trabalhemos com a velha hierarquia. Eu sempre achei que reunião de cavernames fosse uma reunião com toda a equipe. Existe alguma reunião com todos da equipe que seja feita regularmente? Como vocês definem quem é o responsável por cada papel?

    1. Não entendi a mensagem porque veio com uns errinhos de digitação.

      1. Mariana Oliveira comentou:

        Eu sempre achei que reunião de governança, fosse uma reunião com toda a equipe para decisões. E não reuniões individuais com os membros da equipe. Existe alguma reunião com toda a equipe que seja feita regularmente? Com qual frequência e escopo?

        1. Boa pergunta, Mariana. Para mim, reunião de Governança é a que discute papéis e, tática, a que discute as tensões e pontos operacionais das responsabilidades de cada papel. Mais adiante, quando tiver um entendimento melhor, comento por aqui. Obrigada.

  6. Rachel Costa comentou:

    Oi, Thais! Adorei o post. Sou pesquisadora e agora tenho alguns alunos sob minha orientação e lendo o post tive vários insights de como conduzir a reunião com eles, mesmo que seja num contexto bastante diferente de uma empresa. Obrigada <3

  7. Karine Aureliano comentou:

    Thais, eu admiro muito seu trabalho e como você o conduz. Vendo sua forma de gestar e administrar o VO, o desenvolvimento da produtividade compassiva e etc, me deixa certa que é esse tipo de empresários que veremos agora na Era de Aquário. E sim, é possível ser próspero enquanto enxerga o outro como seres humanos, e não como números.
    Você é uma guerreira por ir contra o sistema e desejo a você todo sucesso, alegria e prosperidade!!! Para você continuar em sua jornada e também para inspirar mais pessoas a migrarem para esse conceito, e assim, construímos de fato um mundo melhor. Gratidão pela sua existência. Gratidão pela sua dedicação e esforços. Muita ✨Luz e Amor 💜

  8. Luana Lemos Villar comentou:

    Thais,
    estou começando a ler o livro Holacracia e adorando acompanhar o processo do Vida Organizada nesse processo.
    Percebo que repensar a gestão da minha empresa tem sido maravilhoso para alinhar quem eu sou com o que estou construindo nas minhas relações.
    Obrigada

  9. CLAUDENICE PASSOS PALACI comentou:

    Olá, Thais! Proposta excelente essa da reunião 1:1! Seria perfeita para resolver uma situação que temos no Setor em que trabalho. Em geral, no serviço público estadual aqui (pelo menos nos locais onde já trabalhei!), ainda estamos no modelo de estrutura organizacional, com definição de cargos (hierarquia). Porém, não existe a clareza quanto aos papéis e funções que cada cargo terá que exercer, de fato. Exemplo: certa vez exerci a função de técnica em um Setor, na Secretaria de Educação. Apesar de ter formação em Pedagogia, ter formação e experiência na área específica que o Setor atendia, não havia nada que definisse (especificasse) o que um técnico deveria fazer. Ou seja, existe o cargo na estrutura organizacional mas não se sabe para que! Ponto! Na verdade, eu penso que estou precisando mesmo é fazer reuniões 1:1 é entre eu e eu! Kkkkk