Categoria(s) do post: Rotinas, Faça Você Mesmo/a, Mensal

Hoje vou compartilhar com vocês uma prática da empresa que tem sido muito bacana, o por que de ela ser feita e como fazemos. Trata-se das reuniões 1:1, ou “um a um”, em que eu tenho um momento para conversar individualmente com cada uma das pessoas que trabalham comigo. A frequência dessa reunião é mensal e o foco é ouvir como cada um está, o que está sentindo, achando do trabalho, revisitar papéis com seus propósitos, domínios e responsabilidades. Dentro da holacracia, trata-se de uma reunião de Governança em que utilizamos a seguinte estrutura:

  1. Rodada de check-in: cada um comenta como está chegando. A ideia é entender o contexto da pessoa, que pode ter tido uma briga conjugal antes da reunião, ter dormido mal, estar preocupada com algum outro assunto etc. É desenvolver empatia para entender que talvez a pessoa não esteja 100% ali, preocupada com o filho na escola, por exemplo, e dessa maneira a reunião pode ser conduzida de maneira mais leve, se for o caso. Pra mim, esse é um dos pontos mais importantes dessa reunião e uma maneira de nos conhecermos melhor.
  2. Questões administrativas da reunião: que horas vai acabar, se terá algum intervalo etc.
  3. Construção da pauta: de modo geral, a pauta dessa reunião 1:1 é revisitar cada um dos papéis exercidos pela pessoa para ver se eles ainda fazem sentido, se demandam mudanças, e também elencar pendências a serem resolvidas. O legal de revisar os papéis é que, cada pessoa tendo autonomia para exercê-los, algumas dúvidas operacionais até deixam de existir. Se a pessoa pode fazer sem ter que ficar perguntando e consultando um monte de gente, todo o processo é otimizado. E é óbvio que, se identificamos algo que a pessoa precisa de ajuda, orientação ou capacitação, isso será endereçado, mas sempre com a autonomia dela.
  4. Processamento de cada item da pauta: aí a gente vai tratando cada item da pauta.
  5. Encerramento: convite a compartilhar se gostou da reunião, suas reflexões pessoais e despedidas.

Essas reuniões costumam levar em torno de 1h30. Já tentamos fazer em 1h mas acaba não dando tempo de revisar os papéis completamente.

Como nós fazemos a revisão de cada papel

  1. Nós lembramos quais são os papéis executados pela pessoa.
  2. Abrimos o primeiro (que está no Notion, como na imagem acima) e lemos o propósito, o domínio e as responsabilidades.
  3. Há alguma dúvida sobre o propósito? Você concorda com ele? Acredita que possa ser melhor definido?
  4. Com relação a cada um dos domínios, você sente que tem autonomia sobre eles? O que precisa acontecer para que você tenha, caso sinta que não tem?
  5. Para cada domínio, pelo que você é responsável? Você tem alguma dúvida sobre cada uma das responsabilidades?

É comum resolvermos pendências diversas que sujam. Ao final das etapas acima, eu repasso a minha lista de Follow-up (tenho uma por pessoa da equipe) para conferir o status, marcar como concluídas as que já foram realizadas e cancelar aquelas que não fazem mais sentido.

Toda vez que alguém apresenta uma pendência, o primeiro passo é esclarecer para garantir que todos estejam na “mesma página”, ou seja, sabe com clareza o que está sendo demandado. E então discutimos as propostas. Muitas vezes, decidimos que se trata de uma questão operacional a ser decidida com outras pessoas fora da reunião 1:1. Não é que a gente não trate de temas operacionais – é que o foco da reunião é outro e, se nos distrairmos, pode levar muito mais tempo que o previsto e a gente pode não conseguir falar sobre coisas importantes para aquele momento.

“As reuniões de governança são úteis para integrar diferentes perspectivas e gerar maior clareza, mas o que as torna realmente transformadoras é o modo como os resultados moldam as atividades diárias depois das reuniões”, diz Brian Robertson no livro “Holacracia”. Cada pessoa tendo autonomia para gerenciar as responsabilidades de cada um dos seus papéis, a autorresponsabilidade acaba sendo natural.

Depois da reunião

Olha, eu faço as anotações das reuniões literalmente em qualquer pedaço de papel. Às vezes uso folha sulfite, às vezes uso um bloco de notas, como no caso abaixo. Mais importante do que onde anoto, é o que faço com as anotações depois.

Basicamente, eu digitalizo o papel para arquivar e também processo e organizo todos os itens apropriadamente nas minhas listas de afazeres. Por exemplo, no caso acima, eu crio uma ação no meu Todoist como: “Nome da pessoa – Verificar como podemos trocar o e-mail de cadastro no Zendesk sem perder o histórico dos tickets – 15/06” (que foi a data da reunião, para eu saber desde quando aquela tarefa está com a pessoa. Faço esse processamento no próprio dia ou no máximo na manhã seguinte, até mesmo para direcionar algumas atividades.

Ao finalizar a reunião, já vejo daqui a um mês na minha agenda para agendar a próxima. E é isso. Ah, procuro fazer no máximo duas dessas reuniões por dia, para não sobrecarregar minha agenda.

Espero que o post tenha sido útil para mostrar na prática como estamos fazendo por aqui. 😉