Processando um email com muitas demandas: exemplo

Recebi este e-mail e achei que seria legal compartilhar aqui como eu faço, para que vocês saibam e de alguma maneira o exemplo ajude.

Um objetivo importante e significativo que tenho é me formar como professora de meditação pela tradição budista que participo, que é a Nova Tradição Kadampa. Para isso, existe um programa que dura cerca de sete anos (se você fizer direto, sem pausas), lendo todos os livros da tradição de maneira aprofundada. Eu voltei a frequentar esse curso em 2019 mas, no meio do ano passado, com as sequelas complicadas do COVID-19 (especialmente fraqueza, falta de ar e fadiga), eu não conseguia manter compromissos na parte da noite, pois o final de um dia de trabalho já me deixava bastante cansada. Então, com muita dor no coração, saí­.

Este ano, esperei iniciar o Doutorado para entender em que horários seriam as aulas e como eu lidaria com essa nova rotina para saber o que eu conseguiria abrigar. Como as aulas do Centro continuam sendo online, e desta vez apenas uma vez por semana (antes eram de segunda e sexta – agora é só segunda), eu consigo voltar e fico muito contente por fazê-lo, pois estava me fazendo falta.

Pois bem, recebi o e-mail de confirmação do meu retorno e, nesse e-mail, tem um montão de informações para processar. Queria mostrar para vocês como eu fiz isso.

1 – Eu vou organizar o prazo no meu calendário. Crio um compromisso “de dia inteiro” onde insiro que esse prazo se encerra na data tal. No meu planejamento semanal, verei aquela ocorrência e já poderei entrar em contato solicitando a renovação para o segundo semestre. Uso a agenda do Google:

2 – Bom, só neste parágrafo são vários elementos. O primeiro é com relação ao horário das aulas: toda segunda, das 19h í s 21h. Já inseri na minha agenda com recorrência semanal a partir da próxima semana. Tem o nome do livro e a informação de que o link será enviado semanalmente. Eu já respondi o e-mail com meu número de telefone pedindo para me adicionarem no grupo novamente (em menos de 2 minutos) e inseri esse dado para fazer follow-up. E também criei uma ação no meu Todoist (ferramenta para gerenciar listas) para que eu possa pegar o meu livro e revisar o que eu já li, de quando eu ainda fazia parte do curso, no ano passado. Sobre a tarefa em si, eu estou fazendo alguns testes no momento – 1) tag para quando demanda um bloco de tempo, para eu verificar no planejamento semanal se demanda algum agendamento e 2) bandeirinha azul denotando que é relacionada a um projeto.

3 – Bom, não estamos fazendo nada presencialmente, então sendo online eu dou preferência. Aqui, eu complemento na minha checklist de planejamento semanal “verificar a programação do Centro” para ver se tem alguma aula que eu gostaria de assistir naquela semana. Eu também gosto de ver a programação mensalmente para planejar a participação em retiros ou aulas especí­ficas, que não quero perder por olhar apenas na semana vigente. Atualmente estou migrando essas checklists de planejamento para o Google Keep, pois eles são facilmente acessí­veis ali do lado da agenda do Google.

4 e 5 – Cupons e informações entram em uma página de referência no Notion, para quando eu precisar consultar.

Sobre projetos… será que tudo isso faz parte de um projeto? Sem dúvida faz parte de um objetivo de médio prazo, que é me formar nesse programa para ser professora do Centro, e a leitura desse livro, que é um calhamaço, por si só me parece um objetivo de curto prazo. Penso que o projeto seja me organizar por semestre, já que é o prazo que o Centro organiza para as inscrições. Desse modo, o projeto na minha lista (no Todoist) acaba sendo “Concluir o primeiro semestre de 2021 no PFP”. (Programa de Formação de Professores)

Isso também me lembra que voltar a participar ativamente do Centro me demanda uma revisão das áreas da vida e responsabilidades porque há o trabalho voluntário no Centro, estudos diários, práticas, entre outras atividades, que vão entrar na minha rotina também. Mas isso eu não preciso fazer agora – apenas identifiquei e anotei no meu bloco de notas, para processar depois. Vocês querem saber como eu processo isso? Deixa um comentário! Obrigada.