Esta é uma técnica que pode ser utilizada por quem está começando a se organizar e tem muita coisa urgente para resolver, ou por todo mundo que já se considera razoavelmente organizado mas está em um dia particularmente difÃcil, sentindo que as coisas estão saindo dos trilhos. Chama-se modo de emergência.
Quando nós estamos começando a nos organizar, isso significa que ainda não temos boas práticas, hábitos e comportamentos que realizamos diariamente e que proporcionam uma rotina mais tranquila e sem deixar tanta coisa chegar no estado de urgência. Mesmo assim, as coisas podem não se tornar urgentes por nossa causa, mas sim por terceiros. Você está lá trabalhando de boas e chega uma solicitação urgente. Esse é o caso mais comum! E, justamente por sabermos que isso pode acontecer, que não devemos deixar a agenda o dia todo cheia, justamente para conseguirmos abrigar imprevistos, “incêndios” e ações espontâneas de nossa parte. Essa é a boa prática.
Outro dia, batendo um papo com a Silvia, aluna do MVO, a gente falou sobre isso e eu quis trazer essa discussão para o blog também.
É importante lembrar que, quando chega uma demanda urgente, você precisa classificá-la como uma urgência ou como uma emergência. Emergência é quando você não tem o que fazer além de atender. É diferente de urgência. Nesse caso, você marca onde parou (na atividade que estava fazendo), atende a emergência e volta. Se for algo urgente, você deve ponderar:
- Precisa ser feito até tal horário hoje?
- É mais importante do que o que eu estou fazendo agora?
Essas duas perguntas vão te ajudar a decidir se você precisa parar o que está fazendo e atender a urgência ou se dá tempo de terminar o que está fazendo e aà sim atender a urgência, ou até mesmo deixar para fazer depois (o que é uma urgência para uma pessoa pode não ser uma prioridade para você).
Fazendo uma analogia com o fluxo de atendimento em um pronto-socorro, você pode categorizar as urgências em vermelho, amarelo ou verde.
Na prática, faça assim:
- Chegou uma demanda? Pergunte-se se ela é urgente. Se não for, organize no local certo (agenda, se tiver um dia especÃfico para ser feita, ou lista de afazeres);
- Se for urgente, pergunte-se se ela precisa ser feita HOJE. Se sim, coloque um asterisco (se estiver fazendo no papel) ou insira na sua agenda (digital);
- Se não for urgente, organize no local certo (agenda, se tiver um dia especÃfico para ser feita, ou lista de afazeres).
Ao selecionar o que for urgente e que precisa ser feito hoje, escolha a mais importante de todas para começar. Foque nela. Acabando, escolha a próxima, e assim por diante. O segredo aqui está em não olhar o montante, pois ele pode te paralisar.
Vale dizer que o modo de emergência não pode ser feito todos os dias, senão você nunca sairá desse modo reativo. Mas, naqueles dias mais cheios, ou para quem está começando, pode ser uma boa estratégia.
Depois me conta se deu certo? 😉
Olá, tudo bom?
Como sempre, ótimo texto!
A minha dificuldade sempre foi identificar o que, fora do contexto médico, seria uma emergência. Em áreas profissionais não relacionadas à saúde não existiriam apenas urgências?
Boa pergunta. Eu imagino que uma emergência em casa seria, por exemplo, um encanamento vazar, a luz ser desligada por engano, um vidro da janela quebrar, coisas do tipo. Mas a pergunta é legal para a gente refletir!
Se, dentro dos nossos prazos de trabalho, temos atendimento a terceiros, pode sim haver emergências. Por exemplo, eu atendo alunos em uma instituição de ensino. Para eles, realizar certas ações dentro do prazo significa não perder o perÃodo letivo, conseguir fechar uma matrÃcula para se formar, ou obter uma declaração de colação de grau para concorrer em uma vaga de pós graduação ou de entrevista de emprego. Para mim, quando tem a ideia de prazo e de perda, é uma emergência.