Novo projeto em equipe: como eu organizo

Quiz compartilhar como organizei um projeto novo da equipe para demonstrar na prática como eu faço.

Inicialmente, eu tinha feito uma anotação no meu bloco de notas sobre a necessidade de revermos nossa polí­tica interna de comunicação. Em época de evento, abusamos do Telegram e das mensagens instantí¢neas, e eu notei que valeria a pena revisarmos esse processo.

Quando revisei essa anotação, ali, no dia a dia, identifiquei uma ação que eu gostaria de fazer, que seria enviar um e-mail para a equipe explicando essa tensão (termo da holacracia) para que iniciássemos nossa discussão por ali, sem a necessidade de agendar uma reunião.

Na situação apropriada, enviei o e-mail para a equipe, colocando todo mundo no campo “Para” e eu em cópia, de modo que, quando o e-mail chegasse na minha Caixa de Entrada, ficaria mais fácil organizá-lo sem que eu tivesse que ficar “caçando-o” nos enviados.

Uma vez que eu abra os meus e-mails novamente e me depare com ele, eu percebo que a minha ação ali é aguardar o retorno de todos, fazendo um acompanhamento ou follow-up. Por isso, clico no botão da extensão do Todoist for Gmail (acima do tí­tulo, í  direita), e transformo esse e-mail em uma tarefa linkada dentro do meu Todoist, na lista de Follow-up.

O interessante aqui é que, como já percebi que se trata de um projeto, já aloquei a bandeirinha azul de prioridade, o que significa que aquela ação está contribuindo com o andamento de algum projeto. Usando sempre palavras-chave nas ações (como nesse caso, polí­tica de comunicação), eu posso usar o campo de busca do Todoist para encontrar facilmente o que for relacionado. Algumas pessoas usam tags ou outras maneiras, mas eu não gosto por considerar microgerenciamento.

E então crio o projeto na lista de projetos.

Esse projeto, por sua vez, leva a bandeirinha vermelha, o que significa prioridade máximo, pois está relacionado a objetivos – neste caso, a implementação do sistema de holacracia na empresa nos próximos anos.

Vale dizer que eu criei um marcador no Gmail com a mesma palavra-chave do projeto – polí­tica de comunicação – para armazenar este e outros e-mails relacionados.

Como não se trata de um tema urgente, e sim importante, eu posso fazer o acompanhamento das respostas na próxima quinta-feira, quando costumo revisar toda a lista de Follow-up e verificar o andamento, se faltou alguém responder etc. Se tivesse prazo, bastaria dar o prazo a todos os envolvidos no e-mail e inserir na ação que estou monitorando.

Vale dizer que, pelo menos uma vez por semana, vou revisar o projeto como um todo para garantir que ele tenha sempre ações definidas para que ele esteja realmente andando.

Achei que seria legal compartilhar esse processo com vocês trazendo um exemplo prático porque sempre surgem dúvidas desse tipo. Qualquer coisa me falem. 😉