GTD™, Tecnologia, Arquivos

Como eu organizo o Google Drive

Google Drive é uma ferramenta do ecossistema da Google, bastando você ter uma conta Gmail para poder acessar.

Existe na versão gratuita e paga (para mais espaço). Pela minha experiência, depois de quase 20 anos usando eu optei por ter uma versão paga, apenas porque uso arquivos grandes e pesados para transferência, no trabalho. De modo geral, a gratuita sempre me atendeu (o plano Basic armazena 30Gb).

Dentro do que ensino aqui, completamente associado ao que aprendi com o método GTD, o Google Drive se encaixa muito bem como uma ferramenta para gerenciamento de arquivo de referência geral. Ou seja, um compartimento para pastas e arquivos que você precisa guardar por algum motivo e consultar facilmente. Você pode armazenar, editar e compartilhar de qualquer lugar, o que é uma das maiores vantagens da ferramenta.

Para variar, se tratando de uma ferramenta Google, um ponto forte do Drive é a sua busca. Mesmo que você não use uma estrutura tão organizada de pastas, você consegue encontrar facilmente o que você precisa fazendo uma busca pelo nome do arquivo ou analisando os filtros como “recentes”, “compartilhados comigo”, “alterado em” etc.

A recomendação para organização será diretamente associada ao que o David ensina no método GTD:

  • Evitar sub-pastas. Manter as pastas em uma única hierarquia. Em vez de usar umas estrutura de pasta “História > História do Brasil”, você criaria pastas em uma única hierarquia como “História geral”, “História do Brasil” etc. Isso facilita encontrar as coisas pois você não precisa entrar em pasta por pasta pra saber.
  • Nomear intuitivamente para você, geralmente com palavras-chaves. Não adiante criar uma pasta com o nome do seu marido se você o chama por um apelidinho carinhoso. Use o apelido. Vale pra tudo.
  • Revise pelo menos uma vez por ano para excluir arquivos que não sejam mais necessários. Isso também ajuda a não manter arquivos duplicados ou extrapolar o limite da sua conta.

Como eu uso

O Google Drive não é a minha ferramenta padrão para armazenamento de referência (prefiro o Evernote). Mas muitas pessoas com as quais trabalho e lido diariamente usam o Google Drive e compartilham arquivos comigo por lá, então é necessário ter uma estrutura organizada nessa ferramenta. Acabo usando vez ou outra para alguns materiais se isso for mais prático: abrir arquivos em Word ou Excel (não tenho na minha máquina, gerar PDFs facilmente de textos e outros).

Uma visão geral de como está hoje a parte do menu chamada de “Meu Drive”, que é a parte que consigo organizar:

Tudo o que está aí, está por algum motivo. Alguns exemplos:

  • Ayurveda: guardo arquivos pesados de livros antigos digitalizados, que não cabem em uma nota no Evernote. O acesso aí é mais fácil para eu visualizar de outros dispositivos, quando preciso.
  • Call Daniel é uma pasta da empresa compartilhada comigo. Eles organizam TUDO no Drive, então é uma fonte importante de acesso.
  • Em Concursos eu tenho arquivos antigos da época que eu estudava para concurso. Mantenho aqui porque é mais fácil de compartilhar com amigos, quando preciso.
  • Contabilidade traz arquivos que preciso compartilhar com a minha contadora com facilidade.
  • Currículos, mesma coisa. Fácil de editar e fácil de compartilhar, se precisar. Não estou procurando emprego mas mantenho essas informações atualizadas porque de vez em quando me pedem quando faço entrevistas ou ministro cursos / palestras nas empresas.
  • As pastas de cursos trazem arquivos que considero mais fáceis de manusear no Google que em outro lugar, como apresentações e apostilas.
  • Por aí vai.

Quando a gente precisa armazenar um arquivo que não demanda ação ou é um documento de apoio / suporte, você precisa escolher que ferramenta vai melhor te atender. Você pode ter várias, isso não é um problema. O problema é a falta de processo. Se eu uso o Drive, o Evernote e o Dropbox para arquivos de referência, e se por algum motivo eu não me lembrar de onde coloquei, eu tenho apenas esses três locais para procurar. E a estrutura de pastas, assim como a busca eficiente, são recursos que facilitam bastante.

Eu não gosto de sincronizar com as pastas do meu computador porque já tive problemas com isso no passado. Lotou meu computador de arquivos e tive problemas na sincronização, perdendo arquivos por conta de atualizações. Tenho certeza que existe uma maneira certa de evitar esses erros, mas preferi simplificar para mim e ir pelo caminho mais fácil, que é como uso no momento. Acredito que não exista um jeito melhor ou “certo” de usar, mas atender necessidades e personalizar.

O David diz que o sistema de referência deve ser simples e acessível. É isso. A gente não precisa complicar mais do que isso. Se obedecer esses dois critérios, já é suficiente. Você não precisa inventar mil maneiras de organizar ou fazer – basta que funcione. A gente cria estruturas apenas para facilitar, nunca deve ser para complicar.

O arquivo de referência organizado é tão importante que o David diz que ele precisa ser providenciado antes mesmo de você querer começar a usar o método GTD™. Existem diversas ferramentas que podem ser usadas para organizar o seu material de referência, tanto no analógico quanto no digital. Depende do espaço que você tem, das suas necessidades e vontades.

Parafraseando meu colega Tadeu Motta, não existe arquivo morto. Seu arquivo deve se manter relevante para você. Vale a pena, de tempos em tempos, revisar o que guardou para fazer uma limpa ou melhorar as informações armazenadas.

O bom de armazenar informações e documentos na nuvem é justamente a facilidade de acessá-los quando você precisa deles. Considere carinhosamente, caso ainda não use. Imagine você resolvendo um problema no cartório da sua região, a atendente te pede algo que você não tem, mas está armazenado a um clique no celular? Facilita pra caramba no dia a dia.

Como todo o restante dos itens dos fundamentos, da fundação mesmo, no método GTD™, é essencial simplesmente ter e usar, colocar para rodar, porque só assim você verá o que pode melhorar e a importância da categoria. E, para saber se está funcionando, basta pensar: eu simplesmente uso essa ferramenta em vez de ficar pensando e me preocupando com ela? É isso.

20 Comments

  1. Luiza Martinez says:

    Excelente post!
    Sugestão para um próximo assunto: atualizar como você tem organizado suas fotos. Vi que tem um post antigo mas não sei se continua igual. 😉

    1. Continua igual. 😉

  2. Gustavo Fritz says:

    Post muito útil para mim!!
    Thais, como você disse, a recomendação do David é evitar “sub-pastas”. Nesse caso você acha que seja interessante usar a ferramenta de cores do G Drive para separar as pastas principais? Ex: pastas pessoas na cor vermelha, profissionais em azul, de estudos em verde…

    1. Já fiz assim e não faço mais porque era um passo a mais pra fazer e tinha assunto que se encaixava nas duas coisas. Mas acho legal usar, se fizer sentido pra você. 😉

  3. Acabei de re-organizar todos os meus arquivos no Google Drive só por causa desse post! Já fazia um tempinho que eu estava incomodada com a bagunça nele, e ter visto seu exemplo esclareceu várias coisas para mim. Muito obrigada, me ajudou MUITO!

  4. ANA BEATRIZ GARCIA DE FREITAS says:

    Thais , vc tem os mesmos arquivos salvos no Google Drive, Dropbox e afins, como se fossem backups?

  5. Fabíola says:

    Muito bom esse post. Eu estava começando a usar o Evernote para conteúdos de referência, mas estava editando um arquivo com observações sobre um livro e perdi tudo… Voltei para o Google Drive.

  6. Priscila Borges Araújo says:

    Thaís, onde posso arquivar minhas fotos? Coloco no Google drive em uma pasta chamada fotos. Mas mesmo pagando por armazenamento o drive vive lotado. Obrigada!

    1. Organizo no Dropbox, com backup em hd externo.

      1. Priscila Borges Araújo says:

        Obrigada!

  7. ariane loures says:

    Valeu! comecei a usar agora e estava meio perdida. Meu próximo desafio é usar o google agenda …

    1. Tem vários posts sobre agenda aqui no blog. Espero que ajudem. 😉

  8. Adoro seus posts, Thais!
    Organização é o que há de melhor…
    Queria perguntar sobre as fotos…
    Tenho o Google fotos para backup do iPhone. Entretanto, acho pouco prático! Porque organizo as fotos na galeria do celular mesmo… mas o Google fotos sincroniza rápido e acumula muito lixo. Como é zero prático cuidar da galeria e do Google tbm, desisti…
    E eu já tou na fase que o celular tem foto demais pra passar pro computador (aliás, de tanto dar erro em baixar, desisti).
    O que vc indica pra backup?
    Algo que atualize de acordo com a galeria de fotos do celular… Existe isso?
    Obrigada!!!
    Sucesso sempre!
    Beijos

    1. Já tive problemas com automatizações para fotos, por isso faço e recomendo o backup manual. Uso o Dropbox. 😉

  9. Lorena Sousa says:

    Thais, de tanto você recomendar o Evernote, acabei adquirindo e estou amando! Mas me surgiu uma dúvida aleatória aqui… Quando eu escaneio um arquivo e coloco em uma nota no Evernote, preciso salvar esse arquivo em algum lugar ou posso ter esse arquivo apenas na nota do Evernote? Por exemplo, escaneio uma anotação de reunião no próprio app do Evernote, mas não salvo esse documento em nuvem, nem no celular nem no pc, tenho o arquivo apenas na nota. Corro algum risco de perder esse documento? Ou tenho que “duplicar” os arquivos? Obrigada pelo seu trabalho 😉

    1. Oi Lorena, tudo bem?

      Obrigada pela pergunta.

      Olha, nenhum compartimento, seja físico, digital, na nuvem ou em hardware, é infalível.

      Por isso, qualquer elemento importante que você não queira correr o risco de perder, a recomendação básica é fazer backup em um segundo lugar.

      Isso independe de ser o Evernote ou não. 😉 Leve a regra pra vida.

      Bjo.

  10. Ederson de Moraes says:

    Olá Thais! Gostei muito do post.
    Vc fez uma observação que caso não se lembre onde a referência está salva, teria apenas os três lugares para procurar, sendo o Drive, Evernote ou Dropbox. A minha dúvida é se vc pode incluir uma observação no seu projeto indicando o local que está a referência, por exemplo, lá no projeto colocar “ver referência ou material de apoio no Drive”. É recomendável fazer isso?
    Obrigado.

    1. Pode, claro. 😉 Em outros posts sobre projetos chego a recomendar, especialmente no caso de projetos mais complexos.

      1. Ederson de Moraes says:

        Legal. Encontrei aqui um post mostrando isso, onde vc linkava uma informação do Evernote (viagem para Disney) e colava em Suporte ao Projeto no Todoist. Era exatamente a minha dúvida. Muito obrigado. Aliás, estou iniciando no GTD… Ouvi sobre o método sem querer em um podcast, achei interessante e quando fui pesquisar sobre o assunto caí em um vídeo seu no YouTube. Consequentemente aqui estou devorando o blog hehe. Já comprei o livro, estou lendo e essa semana consegui implementar algumas coisas no trabalho. Assisti também a sua série da instalação do GTD. Resumindo, estou cheio de dúvidas hehehe mas com uma excelente expectativa em conseguir implantar o sistema. Obrigado por todo esse trabalho e ensinamentos. Tudo de bom pra vc!

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