Boas práticas para enviar e-mails em tempos de quarentena

Lidar com as pessoas FORA do home-office tem sido um desafio para todo mundo. Trabalhando em escritório, já existe uma dinâmica e as interrupções podem atrapalhar bastante. Mas o envio de e-mails, que ainda é norma no meio corporativo, parece que voltou a se intensificar para todo mundo agora durante a quarentena. Então este post de hoje traz algumas boas práticas em termos de produtividade.

Vale a pena citar que dois pontos são importantes antes de irmos para as dicas:

1. Nada substitui a equipe conversar e ter uma política de comunicação entre todos. Po exemplo, quando um colega te envia um e-mail, qual a política para responder? Mesmo dia? 1 dia? 2 dias? Isso tem que ser conversado. O que não foi medido, não pode ser mensurado – Peter Drucker. Você não pode ser cobrado de uma regra que não sabe que existe.
2. O e-mail ainda é a melhor ferramenta de comunicação para trabalho, na minha opinião. Melhor que telefonar, melhor que fazer reunião à toa, melhor que lotar o What’sApp do coleguinha. Justamente pelo caráter menor de urgência e instantaneidade do e-mail, ele é a ferramenta mais compassiva para lidar com o fluxo de trabalho do outro sem que isso prejudique o restante do seu trabalho em si.

Esta semana li um artigo muito bacana do David Allen (para assinantes do GTD Connect) onde ele fala que é importante mecanizarmos o que pode ser mecanizado, especialmente nesse processo de comunicação, pois assim valorizamos mais as conversas pessoais. Logo, veja o e-mail como uma ferramenta útil que te ajuda a não desgastar a relação com os seus colegas e pessoas que convivem com você não apenas profissional como pessoalmente.

Vamos às recomendações então para um bom uso dessa ferramenta em tempos de quarentena e excesso de comunicações entre as pessoas, para um bom convívio de todos.

• Quando precisar solicitar algo para uma pessoa fazer, coloque no título do e-mail “Ação: descrição” para a pessoa 1) ver que se trata de uma ação e 2) já saber de cara o tema. Isso facilita e até chama a atenção para o seu e-mail, devido à clareza. Exemplo: “Ação: enviar relatório de despesas de março para a reunião de amanhã”.
• Quando precisar enviar um e-mail solicitando algo, como dito no item anterior, procure enviar uma única demanda por e-mail, e não um e-mail com uma lista com várias demandas. Apesar de parecer mais prático, pois é um e-mail em vez de cinco ou mais, na verdade fica difícil de a pessoa gerenciar, pois ela pode precisar encaminhar para outra pessoa solicitando ajuda com UM item (e seu e-mail tem vários), ou ela pode administrar em algum painel de tarefas e um único e-mail vai mais atrapalhar que ajudar. Um assunto por e-mail é a melhor prática e facilita o gerenciamento do mesmo.
• Garantir que você está enviando o e-mail para a pessoa certa e incluindo apenas quem for necessário. Se precisar copiar alguém, explique porque está copiando. Por exemplo: “estou copiando o Fulano apenas para ciência” ou “para acompanhamento”. Assim a pessoa sabe por que está copiada e também o que ela precisa fazer a respeito. Isso vale para todas as pessoas que estiverem no campo “para” ou “cc” do e-mail.
• Se enviou um e-mail, e se a empresa tem uma política de comunicação que diga algo como “respostas em até 24h u 48h”, não fique cobrando a resposta da pessoa em outros canais. É muito desagradável você receber uma mensagem no What’sApp dizendo “oi, te mandei um e-mail!”. Todo mundo já receber TANTAS comunicações- se você enviou um e-mail, e não o What’sApp, é porque o e-mail é o melhor canal. Logo, não tem necessidade – e é até uma forma de desrespeito – mandar outra mensagem em outro canal. A pessoa já vai ser notificada sobre o e-mail.
• A maioria dos programas de e-mails permite o agendamento para o envio de mensagens. Se não quiser incentivar a cultura de envio de mensagens fora do horário comercial ou aos finais de semana, responda os e-mails no melhor horário para você, mas faça o agendamento para irem na segunda às 8h, por exemplo. O Outlook oferece esse serviço através do recurso “e-mail delivery” (dê uma olhada na sua ferramenta) e, pelo Gmail, ao enviar a mensagem você pode clicar na flechinha do botão “enviar” e “programar envio”.

Cada pessoa tem sua rotina de checagem de e-mails. Por aqui, eu costumo fazer o seguinte:

• Ao iniciar meu dia, verifico as mensagens para ver se ter algo urgente e já tranquilizo a pessoa respondendo e dizendo que já retorno com mais calma.
• A cada intervalo – ou seja, cada vez que paro uma atividade e antes de começar outra – eu acesso meus e-mails e processo os novos que chegaram. Processar significa abrir, ler e endereçar corretamente – seja uma ação para mim ou para outra pessoa.
• O que posso fazer rápido (menos de 2 minutos), faço na hora. O que leva mais tempo, eu adiciono como tarefa no meu Todoist para responder depois, com calma, no contexto mais apropriado (tem uma extensão do Gmail que permite esse adicionar bem facilmente).
• Quando vou ficar ausente mais tempo do meu e-mail, crio uma resposta automática de férias explicando a ausência e dizendo que retorno em breve. Agora na quarentena não tenho usado tanto, mas pode ajudar no caso de horários em que você não esteja trabalhando ou aos finais de semana.

Espero que essas dicas sejam úteis para você gerenciar seus e-mails com um pouco mais de tranquilidade diariamente.