Categoria(s) do post: GTD™, Rotinas, Tecnologia

Este post é uma atualização do post que entrou no ar sábado, sobre a minha rotina atual.

Tenho feito alguns estudos e testes práticos a respeito da minha rotina nesse momento que estamos vivendo, em casa.

Quando a rotina muda, o foco deve estar em reajustá-la. Ponto. Enquanto você não focar nisso, os dias passarão confusos e você pode ficar em um mix de cansaço com frustração.

Para mim, reestruturar a rotina significa repensar os meus contextos.

Contextos são situações, condições, espaços que você cria na sua vida diariamente. É conhecer a si mesma/o, se observar, entender os diversos momentos do seu dia, como você fica (em termos de nível de energia) e simplesmente adequar as suas atividades a como você fica ao longo de um dia inteiro naturalmente.

Para refletir sobre isso, eu prefiro fazer esse raciocínio inteiro no papel, pensando: “o que seria um dia ideal para mim nessa quarentena?”. Ou seja, um dia que permita que eu faça tudo o que eu tenho para fazer, tanto de tarefas domésticas e profissionais, quanto de tarefas individuais, de autocuidado, lazer, descanso, enfim.

Definir esse dia ideal é um exercício essencial e que eu recomendo que você faça, porque ele vai te ajudar a equilibrar as coisas. Vou demonstrar como ficou o meu e vou explicando algumas questões que podem ser úteis para você também.

Na hora que eu acordo, achei adequado fazer uma espécie de “check-in”: ou seja, dar uma checada no mundo de modo geral porque tanta coisa pode acontecer de um dia para o outro que eu não quero começar o meu dia de forma alienada, sem saber se uma nova notícia estourou ou se pessoas que não moram em casa com a gente estão precisando de algo. Vejo mensagens, leio notícias, enfim, faço um check-in mesmo.

Depois disso eu consigo ficar tranquila para a minha “hora mágica” – aquele momento de autocuidado que dedico todos os dias para mim. É quando faço minha higiene pessoal, minha prática de yoga, tomo banho, visto uma roupa que eu gosto, acendo um incenso, abro as janelas, arrumo as camas… começo o dia pronta, enfim.

Como comentei em outro post, voltei a usar o Todoist para as listas (GTD) do ground, do térreo, ou seja, as próximas ações. As próximas ações são organizadas por contextos, e na imagem acima você confere os meus contextos, que é onde eu organizo as ações. Simples assim. Vou descrevendo ao longo do post todos os contextos.

“Organização” é um contexto rápido que vem logo depois da minha hora pessoal (“Dinacharya” é o termo dessa rotina diária dentro do Ayurveda – veja um post correspondente onde explico melhor sobre ela), onde eu apenas garanto que os conteúdos do dia estão ok. Eu geralmente agendo tudo com antecedência, então é só uma verificação e identificação do que preciso produzir para os próximos dias, que entrará no contexto “Produção” (mais adiante).

Sabe, tem dias que cada contexto demora mais que outro. Tem dias que eu fico um tempão na organização, porque tenho mais coisas a definir por ali – por exemplo, o planejamento semanal dos vídeos do canal, o planejamento mensal dos posts no blog. Tem dias que esse contexto leva poucos minutos. Os contextos não têm a ver com horário, mas com fluxo. Já falei muitas vezes sobre isso em outros posts sobre rotina, se quiser explorar mais no blog, ou se for novo/a por aqui.

“Deep Work” é um contexto importante, porque me mostra que não dá para ficar o dia inteiro só fazendo atividades de concentração. Preciso focar. Logo, todos os dias escolho no máximo três coisas que demandem concentração para trabalhar nesse momento.

Aí embaixo eu listo as próximas ações de acordo com, hm… “sub-contextos” dentro desse mesmo “deep work”. Quando entro nesse contexto, escolho aquilo que considero mais prioritário ou estou mais inspirada no dia e foco nessa ação. Vale dizer que todos esses painéis são alimentados diariamente e, os projetos relacionados, revisados pelo menos uma vez por semana para garantir que todas as próximas ações que os farão avançar estão definidas e organizadas nos contextos adequados aqui.

Organizar as ações nos contextos adequados deixa a minha agenda livre para eu NÃO criar blocos de tempo, que é a maneira “rodinha”* do cérebro querer organizar as coisas no dia a dia e que eu sei que NÃO funciona para mim.

*Rodinha é a analogia que eu faço com a rodinha da bicicleta. Quando aprendemos a andar de bicicleta, usamos rodinha porque nos dá apoio nessa insegurança para determinadas práticas no começo. Porém, quando aprendemos a andar de bicicleta de verdade, tiramos a rodinha. Ela é útil durante algum tempo, mas quando aprendemos não rola mais usar. O mesmo vale para algumas práticas de organização. Blocar tempos na agenda, para mim, é uma prática rodinha.

Só para mostrar como os contextos são fluidos. Hoje eu acordei mais tarde, porque fui dormir tarde pra caramba ontem, vendo filme. Quando terminei o contexto de organização, já estava na hora de almoçar. Almocei, e só depois entrei no deep work. Se eu não tivesse nada nesse contexto para fazer hoje, talvez eu até tivesse pulado e ido para o próximo, sem problemas. Contextos são condições. Você precisa identificar os seus, na sua vida, e aí simplesmente distribuir suas atividades entre eles, para agrupar o que faz sentido fazer junto.

No contexto almoço eu costumo fazer uma parada não apenas para comer, mas para ficar com os meninos, descansar, ver algum vídeo no YouTube, dar uma navegada nos stories do Instagram etc. Aproveito para pagar contas e fazer atividades mais rapidinhas que por ventura eu tenha listado nesse contexto, como por exemplo: “fechar carrinho da Amazon”.

“Produção”, assim como “Deep Work”, é um contexto em que geralmente tenho mais atividades. Logo, no dia a dia, eles costumam me tomar mais tempo (de 1h30 a 4h). É óbvio que esses tempos variam a cada dia, senão eu não faria mais nada. Eu coloco a estimativa de tempo porque sempre me perguntam, mas realmente varia e, como comentei, conforme for, eu até pulo algum contexto, se não tiver nada a fazer ali, nele, no dia. Se tiver que fazer algo em algum horário, isso vai pra agenda do Google, não para a lista de contexto. Essa diferenciação é essencial para a produtividade, gente. Se você tiver dúvidas sobre isso, recomendo explorar outros materiais do blog sobre agenda e calendário, onde explico em detalhes, com muitas dicas e tutoriais.

Como diz o filhote, essa é a minha “rotina” de trabalho. Aqui entram tanto ações pontuais quanto ações recorrentes, que faço todos os dias. Quando entro nesse contexto, tudo o que preciso saber de opções está aqui, para escolher o que for mais prioritário momento a momento.

Depois eu tenho um breve intervalo, que é para descansar a mente mesmo depois de tanta produção. Faço uma nova prática de yoga, relaxo a mente, medito, faço leituras espirituais e janto (eu janto mais cedo que os meus meninos).

Como todos os outros contextos, se eu tiver alguma ação pontual para fazer nele, listo embaixo.

Vale dizer que eu só “ticko” como concluídas as ações pontuais. As ações recorrentes ficam eternamente ali, como lembretes. Algumas pessoas gostam de colocar a recorrência diária no agendar do Todoist – questão de escolha. Eu prefiro não colocar, porque isso fica lotando o meu “hoje” do Todoist, que prefiro manter apenas com o pontual que tem prazo vencendo ali.

Esse “hora do rush” é a hora aqui em casa que eu saio do home-office e vou fazer coisas em casa de modo geral: janta, faxina, arrumar as coisas, lavar roupa, fazer atividades com os meninos, enfim. É aquele momento que fico para lá e para cá na casa. Quando a casa está muito barulhenta, eu coloco meu fone de ouvido e fico ouvindo outras coisas. Sou muito afetada pelo barulho, então essa é uma maneira que tenho e que funciona bem para não ficar estressada com eles. rs

“De noite em casa” é o contexto cujo gatilho é: tomar banho e colocar meu pijama ou roupa de dormir. É o que separa a hora do rush da hora de descansar e ficar “de boinha”. É um momento que tem bastante coisas porque geralmente mantenho ali as leituras, estudos, filmes e séries para assistir, enfim, sempre tenho bastante coisa legal para fazer, de lazer mesmo.

Por fim, “antes de dormir” é a rotina do “check-out”. 🙂 Apenas algumas coisas que eu faço para proporcionar uma noite legal de sono, diariamente. Listo meus remédios a tomar, essas coisas.

Enfim, ter desenhado essa rotina para a quarentena me ajudou demais porque assim eu consigo fazer tudo o que tenho para fazer de maneira equilibrada, sem esquecer de nada e respeitando o meu ritmo natural ao longo do dia, através desse reconhecimento dos meus contextos. É o que recomendo que todo mundo faça.

Claro que tudo na produtividade pessoal é sobre acordos que você faz com você mesmo e com as outras pessoas, e que esses acordos podem e precisam ser renegociados o tempo todo para a gente não ficar frustrado com o que não rolou fazer e também distribuir melhor as atividades porque não dá para fazer tudo ao mesmo tempo.

Ainda vou alimentar melhor todos esses contextos, inserindo recados e checklists úteis. Mas estou adorando fazer assim. Talvez inspire você a fazer algo parecido!