O não planejado na verdade pode ser muito bom!

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No GTD, aprendi que toda pessoa, não importa seu nível de hierarquia ou tipo de trabalho, tem três naturezas de atividades em um dia:

    1. Atividades já planejadas (que você já sabe que vai precisar fazer)
    2. Atividades não planejadas
    3. O tempo que você dedica definindo o seu trabalho

(Se quiser saber mais sobre esse assunto, tem um post chamado “a matemática do planejamento”.)

“Definir o trabalho” é uma prática que advém da cultura do “trabalho do conhecimento”, termo cunhado pelo Peter Drucker referente ao trabalhador das ideias, desde o século XX. Hoje não lidamos apenas com o trabalho braçal. Lidamos com projetos, planejamentos, e tudo isso se configura (muito resumidamente) no trabalho do conhecimento.

Isso significa que esse trabalho não chega definido para cada um de nós. Ele chega de uma maneira abstrata, e cabe a cada um definir o que fazer, quando, como e onde. Dificilmente seu chefe ou seu cliente chegará para você e dirá: “oi, Fulano, aqui está este projeto, este é o resultado desejado e esta é a próxima ação”. Não. Vai chegar em forma de reclamação, de problema, de demanda, de reunião urgente. E aí você precisa pegar aquela massa amorfa de informações e transformar em ações concretas, suas e dos outros.

No GTD, o tempo que você passa definindo o seu trabalho (e o trabalho dos outros, quando delega atividades) é o tempo que você dedica ao passo 2 do método: esclarecer. Você pega um item que capturou, ou que capturaram por você (no caso de e-mails e mensagens) e se pergunta: o que é isso? demanda ação? sim / não, e o que fazer em ambos os casos. Saiba mais sobre o fluxo do esclarecer lendo outro texto do blog onde explico em detalhes.

De modo geral, quanto mais tempo você dedica ao “definir”, menos tempo você precisará dedicar às atividades não planejadas, pois vai prever a maioria delas. Só que nem apenas de imprevistos vivem as atividades não planejadas. Uma atividade não planejada pode ser também algo espontâneo seu, que você teve vontade de fazer.

Outro dia eu estava trabalhando e as coisas estavam sob controle. Vi que tinha a tarde livre (sem agendamentos) e estava com vontade de comprar uma toalha para a minha mesa da cozinha. “Hm, onde posso ir?”, pensei. “Na 25 de Março!” (a 25 de Março é uma rua muito famosa aqui em São Paulo para fazer compras). Aproveitei que teria a tarde livre e fui até lá não apenas comprar a toalha, mas dar uma voltinha e ver outros utensílios domésticos que estava precisando. Voltei para casa cedo, ainda trabalhei mais um pouco, e deu tudo certo.

Assim como fui na 25, poderia ter ido ao cinema ou tirado um cochilo. Mas nem apenas de atividades de lazer vivem as ações espontâneas. Isso também vale para o seu trabalho. Você pegar um dia em que tem vontade e dedicar algumas horas ao planejamento de um projeto que te faz avançar muito nele. Ou arrumar a estante de arquivos da equipe. Ler um material de um curso que você fez, pago pela empresa. Melhorar um documento, um template, uma planilha. Enfim, as ideias são infinitas.

Tem tantas coisas legais que a gente pode fazer diariamente na nossa vida para torná-la mais legal! Às vezes só precisamos de um pouco de criatividade. E a criatividade precisa de espaço para aflorar. Por isso que eu digo: organização e criatividade podem sim caminhar juntas. Você organiza o que pode ser organizado, de modo que a criatividade pode fluir.

Por mais atividades espontâneas na vida!

7 comentários

  1. Thais, bom dia!!!
    Adorei o post! Estou numa fase de eliminar sobrecargas, ou acúmulos, para deixar a criatividade fluir! Muito bom, parabéns

  2. Amei esse texto, Thais! Eu trabalho com criatividade e a organização/planejamento é essencial no meu dia para conseguir ser criativa, então concordo muito com o fechamento desse texto.

    E acho aquela crença de que criativo tem de ser desorganizado/bagunceiro é bem errônea! Porque o processo criativo pode até envolver etapas caóticas, mas não há necessidade nenhuma de o restante ou o entorno ser também caótico.

  3. obrigada Thaís ! ao ler seu texto fiquei me perguntando: e aquelas atividades procrastinatórias, sem utilidade, inúteis que, às vezes, nos pegamos fazendo só pra enrolar/fujir do monte de coisas a fazer ? elas não se encaixam em nada : nem ‘em planejadas’, nem em ‘não planejadas’ e nem em “Definindo o trabalho”. kkkk…. E essas tem qual natureza? rs rs

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