Setup do GTD™ no Trello

21
8521

Bem, quando fiz o post falando sobre o OmniFocus, comentei com vocês que o meu teste com a ferramenta tinha sido ok, mas que eu estava sentindo falta de ter uma ferramenta com elementos mais visuais. Por esse motivo, resolvi voltar a usar o Trello para as minhas listas do GTD™. Este post então traz um pouquinho como estou fazendo, e espero que sirva como um guia.

Eu criei um time para as listas, um time para arquivos de suporte a projetos e um time para referências.

Dentro do time de listas, eu coloquei todas as categorias e os horizontes do GTD. Ainda estou migrando os horizontes mais elevados e vendo se prefiro manter aqui ou no Mind Meister, que tem sido a minha preferência nos últimos anos. Não é um processo que me atrapalha, pelo contrário – adoro revisar essas informações e pensar na minha vida.

O que eu gosto muito no Trello é dessa possibilidade de deixar uma imagem linda e inspiradora de fundo em cada um dos quadros. Troco frequentemente, sempre que sinto vontade.

O quadro AGUARDANDO eu preferi separar do quadro de Próximas Ações porque eu coloquei um power-up (recurso) nele que me ajuda a gerenciar melhor. Aprendi com um aluno meu a fazer isso (obrigada, Bozo).

Está meio incompleto porque ainda não terminei de passar todos os itens para cá.

Dá para ver, em cada card, o power-up chamado “Custom Fields” em ação. Você pode personalizar campos dentro do card, e para este quadro de aguardando, onde coloco tudo o que estou aguardando de terceiros, eu deixo habilitado o campo de data (para saber desde quando estou aguardando aquilo) e o campo de texto para colocar o nome da pessoa.

Acho que é uma maneira bem bonitinha de armazenar essas informações. Reviso semenalmente, arquivo os cards que já me enviaram resposta, cobro quem eu tenho que cobrar.

As colunas estão com categorias avulsas, apenas para eu distribuir melhor os itens visualmente no quadro.

O quadro de PRÓXIMAS AÇÕES é muito importante e, junto com o calendário (que fica na agenda do Google), é o quadro que fica aberto o dia todo para eu ir escolhendo e executando as ações de acordo com o contexto em que eu estiver.

Cada coluna é um contexto.

A primeira coluna é a caixa de entrada. Eu pego o endereço de e-mail do quadro, salvo no meu Gmail como endereço na minha lista de contatos (“Caixa de Entrada – Trello”), pois assim todo e-mail que recebo que preciso armazenar no Trello, eu envio e cai diretamente aqui nessa coluna, que eu processo diariamente.

De acordo com o contexto em que estou ao longo do dia, vou revisando as ações que tem nele e escolho o que fazer entre os compromissos do meu calendário. Quando concluo uma ação, eu arquivo o cartão.

O quadro de PROJETOS traz todos os meus projetos que estão em andamento. Não vou me estender muito aqui porque eu tenho um post super detalhado que mostra como eu uso o Trello para gerenciar projetos.

Uso uma extensão do Google Chrome chamada “Total Cards” para saber quantos cartões tenho em cada quadro e em cada coluna. Me ajuda especialmente no caso dos projetos, para saber a quantidade deles.

Também uso o power-up de custom fields aqui para inserir a data de início do projeto. Sei que dá para ter essa informação dentro do card, no histórico, mas assim fica mais visível e prático para mim.

Lá no post que linkei sobre projetos no Trello eu explico sobre os quadros de suporte a projeto. Essa explicação será útil mais adiante, quando falarei sobre essa categoria de informações.

Em ALGUM DIA, TALVEZ estão todos os itens incubados. Cada coluna é uma categoria, que me ajuda a organizar melhor os itens que coloco ali dentro. Ainda não terminei de migrar tudo. Essa categoria é sempre a que mais tem coisas no GTD.

Os outros horizontes ainda estou migrando.

Nem todo projeto precisa ter um quadro só dele, mas existem projetos mais complexos que precisam. Quando é assim, crio o quadro e compartilho com outras pessoas, se for o caso.

Isso é bem útil para gerenciar informações de projetos maiores que estejam em andamento.

Como eu falei, no outro post que escrevi sobre projetos no Trello eu explico com bastante detalhes. Veja lá. 😉

O time de referências traz alguns quadros que são úteis para mim, especialmente a catalogação dos temas abordados no Vida Organizada e outros.

Eu sinceramente gosto muito de organizar o que é referência no Evernote, mas aqui no Trello também tem uma disposição interessante para algumas categorias. Como comentei ali em cima, não é um problema exatamente, porque eu tenho um processo mental que faz as ferramentas funcionarem para mim. Não fica confuso em nenhum momento, porque se eu quero encontrar algo para consulta, de referência, só pode estar em dois ou três lugares. É bem tranquilo.

Em “Concluídos 2019” eu jogo os cards de projetos e objetivos que eu for concluindo este ano. Desta maneira, consigo fazer esse balanço do que realizei e posso escrever aqueles posts de objetivos / projetos concluídos no trimestre aqui no blog. XD

Enfim, existe toda uma lógica que faz sentido para mim e, portanto, tem sido a minha ferramenta preferida atualmente. Lembrando sempre que o importante é ter um método ou processo pessoal seu, e que ferramenta nenhuma faz milagre.

Uma coisa que eu estranhava muito antes eram as próximas ações, mas consultando pelo celular qualquer quadro do Trello fica com aparência de lista, então tem funcionado super bem.

Seguem outros textos aqui no blog que podem te ajudar a usar o Trello junto com o GTD:

Tem também o guia oficial da David Allen Company, para quem quiser ler em inglês.

Mais alguém usa o Trello para o GTD? Por favor, deixe um comentário contando um pouco sobre a sua experiência.

21 comentários

  1. Obrigado pelo post! muito maravilhoso! Eu migrei meu sistema para o Trello justamente pela necessidade desse apelo visual e estou gostando bastante (e aprimorando algumas coisas).

  2. Oi Thais, tenho seguido teu blog há alguns anos desde que comecei a pesquisar sobre o método GTD. Agradeço muito pelo teu trabalho, tem me ajudado a organizar as prioridades da minha vida como um todo, muito obrigado. Eu já passei por dezenas de ferramentas para implementar o método GTD, mas a que deu mais certo pra mim foi o Trello mesmo, pela simplicidade e pelos plugins que ele permite usar. Segue uma foto de como está o meu quadro de GTD neste momento

    https://pasteboard.co/ItyOodi.png

    A ideia de separar em quadros as listas do GTD foram bem interessantes, estou pensando em implementar também 🙂

  3. Já pensei em usar o Trello por ser bastante visual, mas ainda acho que é overkill para o GTD. Vou continuar usando meu sistema Wunderlist + Evernote, que é simples e funcional, e que creio ter finalmente chegado, depois de 3 anos, ao sistema definitivo.
    A única coisa que espero é que o Wunderlist continue funcionando durante muitos anos, pois se tiver que migrar para o Microsoft To-Do da maneira que está no momento, vai ser uma transição bem complicada…

  4. Eu amei o post, Thaís!
    Eu sou bem visual e o trello me ajuda nisso.
    Deixo uns croquis em alguns cards.
    Sua organização me alertou para um microgerenciamento entre projetos e ações, muito obrigada.

  5. Oi Thaís!
    Comecei a implementar o GTD no Todoist, depois Evernote (que ainda uso para Referências), Keep e agora estou no Trello de onde, por enquanto, não pretendo sair. Gostei muito e o apelo visual realmente ajuda bastante. Todos por sua influência. S2 E nesse exercício, vou aprendendo mais e aprofundando o método. Agradeço imensamente pelo conteúdo tão rico que cria e compartilha conosco. Minha vida mudou depois do seu blog. Um beijo!

  6. Oi Thaís!! Adorei o post! Gosto mto ver como a coisa acontece dentro das ferramentas pois facilita meu entendimento..
    Tbm sou muito visual e o Trello me agrada justamente por isso.
    Para listas uso o app Tick Tick q.achei o melhor na versão free.
    Vc já usou o Notion?

    Bjinhos

  7. Adorei seu Post Thais!
    Obrigada por compartilhar seus conhecimentos e dicas. Tem me inspirado a me organizar melhor!

  8. Obrigada pelo post, Thais!
    Tenho usado o Trello como ferramenta principal e tem funcionado bastante.
    Tinha algumas dúvidas que você respondeu aqui que vai facilitar ainda mais meu dia a dia!
    Tão bom saber o que precisa ser feito, né?
    Muito obrigada! Beijo!

  9. Thais,
    Adorei o post, uso Trello para GTD e me ajuda muito por ser uma ferramenta mais visual.
    Reparei uma coisinha no time de referências e queria tirar a dúvida, já que estou tendo um pouco de dificuldade com isso. Qual a diferença entre “checklists” e “listas de referência”? Tenho várias anotações pequenas que as vezes preciso consultar, ou informações que gosto de aguardar, e por enquanto estão no Keep, mas isso está começando a me confundir pois tenho algumas anotações parecidas, porém maiores, no Drive, e algumas que precisam de revisão periódica no Trello. Queria saber categorizar melhor esse tipo de coisa para pelo menos diminuir as ferramentas.
    Desde já muito obrigada! Beijos

    • Checklists são arquivos de referência de qualquer maneira. Só diferenciei porque nessas outras listas coloco coisas que não uso com tanta frequência, tipo “shows que já fui”, “músicas preferidas” etc. Mas são a mesma categoria.

  10. Thais, adorei ver o seu sistema no Trello. Não uso ele mas ajuda muito por ver o seu para ter noção se o meu sistema está bom ou não. Na parte das ações você disse que, quando conclui a ação, arquiva o card. A minha dúvida é: você já define a próxima ação, se houver, ali na hora de arquivar?

    • Sua dúvida é muito pertinente e eu já a ouvi algumas vezes. Por isso, resolvi criar um post com a resposta (que estava ficando enorme!) e ele vai ao ar amanhã. <3 Obrigada!

  11. Há muitos anos (desde uma série que você fez) tenho usado o GTD no Evernote, mas recentemente tenho sentido que ele acaba complicando algumas coisas (muito por causa de mudanças na plataforma mesmo).

    Já estava pensando no Trello como (usei no passado, antes de conhecer o GTD) e depois desse seu post to pensando em como fazer acontecer. Obrigada!

  12. Thais, esse post abriu os meus olhos para o Trello. Eu sempre usei o Evernote para todo o meu setup GTD, mas sentia muita falta de algo mais visual. Já migrei as próximas ações, algum dia/ talvez e assuntos a tratar e alguns projetos. Que diferença! Poder enxergar os contextos e projetos lado a lado me trouxe outra visão do método. Obrigado pela dica! Pessoal, não fiquem preocupados em escolher o melhor app para o GTD, foquem no método e nas suas necessidades.

    Fiquei curioso em saber como você organiza o contexto assuntos a tratar e os demais horizontes.

  13. Menina, seus textos são muito inspiradores, parabéns. Já queria usar o TRELLO quando você anunciou em um vídeo do Youtube, mas com esse passo a passo, ficou genial, até fiz uma cópia do seu (adequando a minha realidade), espero que não se importe, quero conhecer o GTD (só conheço um pouco do que você fala), mas amo produtividade e organização e seguir você é a direção que nos falta. Vou ler seus post e comentar, então vai enjoar de me ver por aqui.

    Beijos e sucessos

  14. Daria para usar o GTD num único quadro do Trelo, com listas para projetos, próximas ações, aguardando resposta, e algum dia talvez, ou, talvez pela grande quantidade de informações num só lugar, o quadro ficaria visualmente muito poluido, levando á dispersão e dificuldade de acompanhamento?

  15. Olá, Thaís. Sou bem iniciante em GTD e estou com uma dúvida em como usar o Trello. Após esclarecer as capturas, verifiquei que uma determinada ação faz parte de um projeto. O resultado desejado vai para a lista de projetos e a primeira ação vai para a lista de PA, certo? Minha dúvida é se posso sinalizar essa primeira ação como pertencente a um projeto para que, ao concluí-la, eu já capture o próximo passo. Exemplificando: verifiquei que preciso trocar o microondas (que não está quebrado, mas apresenta falha em um botão e pequenos pontos de ferrugem devido à maresia). O projeto seria: substituir o microondas e a próxima ação seria pesquisar modelos e preços de microondas (contexto: no computador). Eu poderia colocar um ad-on do Trello para sinalizar com um “checkbox” que a ação faz parte de um projeto para lembrar que após concluir a pesquisa (e provavelmente a compra), preciso definir o destino do microondas velho? Como, por exemplo, pesquisar locais para doação? Com esta sinalização pretendo fazer as seguintes perguntas: “Se isto faz parte de um projeto, ao finalizar esta ação, o projeto está finalizado? Se não, qual a próxima ação?” E já capturo o que devo fazer em seguida direto para a lista de PA. Está correto? Obrigada pela atenção!

Deixe uma resposta para Rafael Cancelar resposta

Por favor, insira seu comentário
Por favor, insira seu nome aqui