Categoria(s) do post: Dicas de produtividade

Quando perguntei para os leitores, no início do mês, o que gostariam de saber sobre foco (nosso tema do mês), uma pergunta recorrente foi: como você faz quando tem uma tarefa, ou uma ação na sua lista de próximas ações, e você tem o contexto e o tempo apropriados, mas não tem energia para se engajar naquilo?

O GTD™ tem a seguinte abordagem (e que eu uso) para a gente lidar com todo tipo de acordo que faz com a gente mesmo.

Seguinte: tudo o que combinamos conosco de fazer (como uma tarefa na lista) é um acordo. E como lidamos com os acordos que fazemos? Existem três possibilidades:

  1. Cumprir o acordo. Vejo o compromisso no meu calendário e cumpro o que está ali. Vejo a próxima ação em uma lista e a executo. Tenho um projeto que consigo concluir. Etc.
  2. Não cumprir o acordo. Oras, eu posso simplesmente ler “correr 5k” na minha agenda às 6h da manhã, desligar o despertador e voltar a dormir. Posso olhar que tenho uma ação na minha lista de ações e não executá-la. Tudo são escolhas e consequências.
  3. Renegociar o acordo. Muitas vezes, imprevistos acontecem, e não conseguimos cumprir o que nos comprometemos a fazer. Ou posso entender que a coisa mudou de figura, e precisa ser esclarecida novamente. Ou eu percebo que um projeto que iniciei não é o melhor momento de andar com ele. Tá tudo bem. Acordos podem ser renegociados – tanto comigo mesma quanto com as outras pessoas.

Renegociar acordos é uma arte. De modo geral, quando envolve outras pessoas, eu procuro avisar com a maior antecedência possível – “olha, fulano, fiquei de te enviar o relatório até segunda, mas não consegui, pois tive outras prioridades por aqui. Posso te enviar até amanhã ou até sexta?”

“Chefe, sei que assumi o projeto da implementação do novo sistema X para gerenciamento de contatos da área, mas fiquei bastante sobrecarregada porque já estou cuidando de Y e Z, que são prioritários, concorda? Gostaria de conversar com você sobre a possibilidade de passar a coordenação desse projeto para outra pessoa da equipe que possa tocá-lo com mais qualidade e agilidade que eu.”

“Em julho, planejei que começaria a estudar inglês em agosto, e estava tudo planejado, mas quando começaram as aulas eu percebi que não dava certo atravessar a cidade correndo para estudar na escola perto de casa. Só me deixou estressada. Então vou renegociar esse plano comigo mesma e procurar uma escola perto do trabalho ou fazer um curso online.”

“Tenho uma lista de 12 coisas para fazer em casa, mas sinceramente só consegui fazer 7 delas. Essas outras 5 podem esperar? Se sim, tudo bem? Se não, como posso renegociar? Posso delegar para o meu marido? Posso contratar alguém para fazer o serviço? Ou preciso tirar forças do nada ainda hoje para que isso seja feito?”

Tudo é questão de refletir e renegociar, quando for o caso. Nem sempre é fácil. Na verdade, envolve pessoas, envolve sentimentos, envolve percepções sobre nós mesmos. Mas já faz tempo que eu parei de me cobrar por coisas que não consegui fazer, porque outras prioritárias entraram na frente. Tá tudo certo. Sempre haverá mais coisas a fazer do que tempo para fazê-las, por isso mesmo preciso priorizar. E priorizar nem sempre é fácil, porque pessoas podem não entender, ficar chateadas etc. Tudo isso faz parte. Organização impacta relacionamentos. 🙂

O que quero dizer é que não precisamos ficar mal ou nos cobrando tanto esse perfeccionismo de fazer tudo o que “planejamos” fazer porque planejamento não é uma coisa rígida. É flexível. Tá perfeitamente ok planejar algo, mil coisas mudarem nesse meio tempo, e você precisar replanejar. A vida é assim mesmo.

Se você tiver algo na sua lista de tarefas ou próximas ações que você bate o olho e não está a fim de fazer, precisa apenas renegociar esse acordo consigo mesma/o, o que pode significar não cumprir o acordo. A decisão é sua. Dê uma olhada hoje na sua lista (ou em uma delas) com essas lentes e faça essa reflexão. Tá tudo bem renegociar. É isso mesmo. 😉

Boa sorte.