Fundamentos do GTD™: arquivos de referência

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Estou muito motivada no momento a estudar os fundamentos do GTD™ de modo que eles se tornem o básico bem feito e sempre a ser aprimorado.

Na página 330 do livro do GTD™ (A arte de fazer acontecer), o David diz o que são os fundamentos bem estabelecidos:

Hoje vamos falar sobre uma das peças mais importantes no processo de organização de qualquer pessoa, use o GTD™ ou não, que é o arquivo de referência.

O arquivo de referência organizado é tão importante que o David diz que ele precisa ser providenciado antes mesmo de você querer começar a usar o método GTD™.

Vamos começar definindo o que é material de referência.

Referência é tudo aquilo que não demanda nenhum tipo de ação, mas que você quer guardar por algum motivo (para consulta, para comprovação etc). Vou fazer a analogia com uma biblioteca de livros já lidos. Você leu aqueles livros, não precisa fazer nada com relação a cada um deles, ou o que aprendeu neles, mas quer mantê-los em sua estante (e não doar ou dar de presente) porque pode ser que, em algum momento da sua vida ou no seu dia a dia de trabalho, você precise consultar informações. Referência é isso. Não demanda ação, mas você pode querer guardar para consultar se necessário, em algum momento.

Não confundir com os itens que você incuba, que são coisas que até demandariam ação (uma viagem a fazer, um projeto a começar) mas não demandam no momento por falta de tempo, dinheiro, recursos ou até clareza. É uma categoria diferente.

Outro bom exemplo para pensar em referência é pensar nos seus documentos. Passaporte, diploma universitário, certificados de cursos que fez – tudo isso é apenas referência. Você mantém guardado porque sim. Porque um dia pode precisar para outras coisas. Porque é importante guardar. Simples assim.

Existem diversas ferramentas que podem ser usadas para organizar o seu material de referência, como você pode imaginar. Vamos fazer uma primeira diferenciação necessária: as ferramentas analógicas (pastas, cadernos, papéis) e as ferramentas digitais (aplicativos, pendrive, HD externo).

Você necessariamente vai ter material de referência em ambos formatos. Enquanto existir passaporte, certidão, documento assinado, dinheiro e cartão de crédito, ainda teremos que manter um arquivo de referência físico para guardar as nossas coisas. Todo o resto pode ser digitalizado (e eu recomendo fortemente que você faça isso, para diminuir o volume). Tudo vai depender do espaço que você tem. Particularmente, mesmo podendo digitalizar, eu prefiro manter algumas coisas em formato de papel, como registros em cadernos ou até mesmo anotações em folhas (dentro de pastas), porque até a maneira como eu escrevi no dia me ajuda a contextualizar melhor aquela anotação. Mas isso é extremamente pessoal.

Para organizar o material de referência impresso, físico, basta usar pastas. Você pode usar pastas de plástico simples, ou até mesmo ter móveis para armazenamento de arquivos. Use o que você tem, o espaço que você tem. Eu já tinha um gaveteiro com 3 gavetas, que hoje uso para essa finalidade. Mas meu marido não tinha, e usa uma caixa com umas 12 pastas suspensas, que são suficientes para ele. No nosso escritório, temos pastas simples de plástico etiquetadas.

Para organizar no digital, existem tantas ferramentas boas! Particularmente, eu prefiro os serviços “na nuvem” em vez de dispositivos físicos (como pendrive, CD ou HD externo), que uso exclusivamente para transferir arquivos de um computador para o outro, quando preciso, para não “gastar Internet”. Mas para armazenamento eu prefiro aplicativos como Evernote, Google Drive e Dropbox. Cada um tem uma funcionalidade diferente. Recomendo um artigo meu anterior onde explico para que eu uso cada um deles, pois pode te dar ideias.

Você pode ter arquivos de referência geral e arquivos de referência específicos. Por exemplo, se você for vendedor e tiver um arquivo de clientes, com o histórico de cada um deles em uma ferramenta como o Salesforce, por exemplo – isso é um exemplo de arquivo de referência específico. De modo geral, o David recomenda arquivos específicos apenas para macro-categorias, e não para tudo. Ele recomenda fortemente o arquivo de referência geral. CASO você precise de um macro-arquivo para algo específico, como nesse caso dos clientes, você pode criar um arquivo separado, simplesmente porque facilita.

Ainda falando sobre boas práticas, seguem mais algumas:

  • Deve ser fácil de criar uma pasta nova para arquivar, deve ser fácil de arquivar algo e deve ser fácil de encontrar. Esse é o bom sistema de arquivamento. Se não tiver essas características, você ainda pode melhorá-lo.
  • Evite usar sub-categorias, ou pastas dentro de pastas. É melhor ter uma única hierarquia com as pastas em ordem alfabética. Assim você consegue visualizar tudo o que tem e não precisa ficar entrando em pasta por pasta para descobrir.

  • Parafraseando meu colega Tadeu Motta, não existe arquivo morto. Seu arquivo deve se manter relevante para você. Vale a pena, de tempos em tempos, revisar o que guardou para fazer uma limpa ou melhorar as informações armazenadas.
  • Pastas por assunto no seu e-mail são uma das melhores fontes de referência. Garanta que não esteja guardando nada que demande ação. Uma dica que gosto de dar é a de salvar anexos de e-mails em outro programa (como Evernote, Dropbox ou Google Drive) para não sobrecarregar o seu programa de e-mail com anexos pesados. Use apenas para e-mails que contenham textos, confirmações etc.
  • O bom de armazenar informações e documentos na nuvem é justamente a facilidade de acessá-los quando você precisa deles. Considere carinhosamente, caso ainda não use. Imagine você resolvendo um problema no cartório da sua região, a atendente te pede algo que você não tem, mas está armazenado a um clique no celular? Facilita pra caramba no dia a dia.

Não existe um sistema de referência perfeito e o mais comum é você ir aperfeiçoando ao longo da sua vida inteira. Comece organizando o que você já acha prioritário manter e, aos poucos, vá organizando o restante e promovendo melhorias.

Como todo o restante dos itens dos fundamentos, da fundação mesmo, no método GTD™, é essencial simplesmente ter e usar, colocar para rodar, porque só assim você verá o que pode melhorar e a importância da categoria.

5 comentários

  1. Ótimo texto! pode parecer tudo muito óbvio, mas não é, se não organizarmos as coisas mais simples como documentações, livros, etc. , vira uma bola de neve e depois a pessoa se perde completamente, como um balde debaixo da torneira pingando à noite, parece que não é nada mas ao amanhecer ele está transbordando.

    Fiz este comentário porque depois que conheci a Thais apresentando o método GTD eu sabia que precisa organizar mas não sabia como começar. Coloquei em prática por enquanto somente dois pilares: Destralhar e arquivos de referência e isso mudou muito meu ambiente e estou entusiasmando em lançar mão dos outros pilares do método e um detalhe é que entendi que não precisava fazer todo o método de uma só vez.

  2. Thais, tira uma dúvida: nesta imagem do Google Drive que vc postou acima, não tem nenhuma subpasta dentro destas pastas? Achei essa ideia minimalista sensacional, porque realmente fica bem mais fácil de achar tudo. Eu tb adotei colocar todos os nomes das minhas pastas em letras maiúsculas e sem nenhuma acentuação nos nomes dos arquivos. Parece que fica mais limpo de enxergar tudo.

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