Como inserir uma próxima ação no Todoist de acordo com o GTD

Nós temos diversas caixas de entrada, ou lugares onde capturamos ideias, lembretes de coisas a fazer, ou que capturam por nós (mensagens, e-mails etc). Ao longo do dia, todos os dias, a boa prática é ir esvaziando essas caixas de entrada, de modo que elas não se acumulem e não tomem tanto tempo para serem processadas (se fizer um pouco todos os dias, esse processo será mais tranquilo).

Como eu mostrei outro dia aqui no blog, eu estou utilizando o Todoist para gerenciar as minhas listas de próximas ações. Próxima ação, para o GTD, é aquela próxima ação física e visível que vai mover uma situação adiante. É diferente de “tarefa”, que é mais simples e abstrato. Por exemplo, você pode ter uma tarefa que seja “montar a estante”, mas a sua próxima ação pode ser “ler o manual para saber as ferramentas que preciso para montar a estante”. Se você inserir simplesmente “montar a estante”, seu cérebro dará “bug” quando você olhar a sua lista de coisas a fazer e, inconscientemente, procrastinará a atividade simplesmente porque não há clareza do que é realmente a próxima ação.

Para esvaziar suas caixas de entrada e inserir as próximas ações no Todoist, siga o seguinte roteirinho:

1. Escolha UMA caixa de entrada para esvaziar no momento. Sei que você tem várias caixas de entrada e várias ferramentas de captura, mas neste momento escolha apenas uma. Por exemplo, seu caderninho de anotações.
2. Pegue o primeiro item, ou o mais recente, apenas ele, e pergunte a si mesmo: o que é isso? Apenas para tornar mais claro para você. E depois: demanda ação? Estou comprometida(o) a agir com relação a este item no momento?
3. Se SIM (este post é sobre organizar o que demanda ação), você tem algumas opções.
4. Se levar menos de 2 minutos para resolver, faça nesse exato momento. Ou seja, enquanto estiver processando suas anotações. O propósito é que é mais fácil tirar da sua frente em vez de inserir em uma lista de coisas a fazer depois. Feito, risque do seu caderninho e passe para o outro item.
5. Se levar mais de 2 minutos, pergunte-se se você é a pessoa mais apropriada para fazer. Caso outra pessoa possa fazer, delegue para ela (via e-mail, ou via o melhor canal de acordo com a pessoa ou o tipo de trabalho) e insira em uma lista no Todoist chamada Aguardando.
6. Se levar mais de 2 minutos e você não puder delegar para ninguém, isso significa que você mesma(o) deve fazer. Então apenas se pergunte se deve ser feito em um dia ou em um horário específico. Se sim, insira em sua agenda. Se não, se só tem que ser feito o quanto antes, insira no seu Todoist.

Para inserir ações no Todoist, você vai clicar em “Adicionar tarefa” ou “+”.

Escreva o nome da sua próxima ação.

Aí temos os campos abaixo do título da ação para preenchermos.

Se a sua ação tiver um prazo (prazo real, não simplesmente “desejável”, para você não perder confiança no seu sistema), você clica em “agendar” (não concordo com esse verbo, pois ali você vai colocar apenas o prazo mesmo, mas abstraia). Inserindo o prazo, você quer dizer que pode fazer aquela ação o quanto antes, e no máximo naquele prazo. Isso é diferente de uma ação que entra na agenda, que deve ser feita apenas em um dia ou em um horário específico (não dá para adiantar, por exemplo).

No campo do lado temos o que o Todoist chama de “projeto”. Não confunda com os projetos do GTD. Chame de “listas”. Ali é onde você vai criar as diversas listas do GTD. Se você usar a versão paga, pode incrementar com etiquetas, mas não se preocupe com isso agora.

Ao selecionar a lista, você pode ter uma lista única chamada “Próximas Ações” ou, se preferir (se tiver muitas), ter uma lista para cada contexto – ou seja, cada lugar ou situação que precisa estar – para executar aquela ação. Por exemplo: em casa, no computador, na rua, no escritório, com um celular etc.

O ícone seguinte é o de etiquetas. Se você usar a versão gratuita, ele não estará disponível (apenas na versão paga). Se você usar a versão paga, pode usar as etiquetas para marcar os contextos, se preferir fazer dessa maneira (o Todoist permite dezenas de combinações).

O ícone do reloginho serve para você inserir notificações. Eu não uso, pois acho notificações invasivas. Mas você pode usar até se acostumar a visualizar diariamente as suas listas de contextos.

O ícone de bandeirinha serve para colocar prioridade. Associado eo GTD, minha recomendação para prioridades é a seguinte: amarelo (quando for uma ação associada a um projeto), laranja (quando for uma ação associada a uma área de foco da sua vida que é importante você manter com boa qualidade) e vermelho (quando for uma ação associada a objetivos de curto a longo prazo). Mas fique à vontade para não usar prioridades também. É “perfumaria”.

O ícone de conversa serve para inserir anotações. Apesar de ser um recurso disponível apenas na versão paga, eu gosto dele porque serve para inserir notas que dêem apoio à ação em si, anexos e outras observações úteis. Caso você tenha apenas a versão gratuita, pode inserir as observações no próprio título da tarefa mesmo.

O ícone de bonequinho serve para atribuir a tarefa a alguma pessoa, e não uso. Prefiro delegar de outra maneira.

Aí basta adicionar a tarefa.

No dia a dia, verifique aquilo que tem prazo e, depois, os contextos em si. Uma vez por semana, revise o que está aguardando de terceiros e cobre, se for o caso. Simples assim. 😉 Fazendo isso todos os dias, você tem o controle de tudo o que precisa fazer nesse nível mais terreno mesmo, e consegue ter um inventário visível e completo de todas as ações que precisa executar, dependendo apenas de estar no contexto mais apropriado.