Como construir uma rotina de trabalho quando você tem um negócio

Uma das perguntas que eu mais recebo aqui no blog é sobre como lidar com um dia a dia de trabalho quando você não tem uma rotina. Seja você um(a) empresário(a) ou não, o que eu quero te dizer é que, se o seu trabalho não tem uma rotina, você pode criar uma, de modo que a rotina facilite o seu dia a dia. Aliás, é para isso que serve uma rotina: não se trata de ter horários certos e regrados, mas sim de fazer as coisas em uma determinada frequência.

Quando eu percebi que, sendo empresária, “ter uma rotina” dependia apenas de eu mesma criar essa rotina, tudo mudou para mim, pois assim eu pude estruturar o meu dia a dia de modo que ele atendesse as minhas necessidades (e as necessidades da minha empresa).

Veja então como fazer:

1. Conheça as suas responsabilidades

Faça uma lista com as suas principais responsabilidades no trabalho hoje. O que são as atividades que só você pode fazer? O que são as atividades que, com o tempo, você poderá delegar para pessoas que contratar? Quais são as atividades que, dentro do seu negócio, não podem deixar de ser feitas?

Identificando tais responsabilidades, você pode também determinar com que frequência elas devam acontecer. Algumas precisarão ser feitas todos os dias, enquanto outras poderão ser feitas semanalmente e assim por diante.

Somente listando suas responsabilidades você conseguirá ter uma ideia do tempo que precisa alocar ao longo de uma semana para executá-las. Isso já pode ir “auto-desenhando” uma rotina, de modo que, uma vez que você entenda que precisa de duas horas por semana para cuidar das notas fiscais, isso precisa ser feito em algum momento (que pode se refletir em sua agenda).

2. Organize a semana por contextos

Eu já comentei em outro post com mais detalhes sobre como fazer isso (você pode querer ler aqui).

A ideia é que você conheça as principais frentes do seu trabalho e as distribua ao longo da semana, promovendo um foco diferente para cada dia. Hoje, por exemplo, meu foco está assim:

Segunda:
Relacionamentos (é quando agendo reuniões ou cuido de assuntos relacionados a outras pessoas)

Terça:
Educação (é quando cuido dos meus cursos, gravo as aulas, desenvolvo materiais)

Quarta:
Deep work (quando trato de revisões e leituras que demandam concentração)

Quinta:
Administrativo (vou ao banco, compro suprimentos, resolvo questões administrativas de modo geral)

Sexta: 
Conteúdo (dedico tempo a tudo o que envolve a produção de conteúdo para o meu trabalho)

Não significa que eu só vou produzir conteúdo na sexta ou fazer reuniões na segunda, mas é uma maneira que me ajuda a ter um foco apropriado em cada um dos dias da semana e, sempre que eu precisar me planejar para fazer determinado tipo de atividades, essa orientação me ajuda.

3. Equilibre os três períodos do dia

Temos a manhã, a tarde e a noite, e quem tem uma empresa sabe que o risco de trabalhar os três períodos é enorme.

Minha dica aqui então é que você bloqueie (com agendamentos e planejamentos) apenas dois períodos do seu dia e deixe um deles livre para que você possa atender demandas do próprio dia ou tenha espontaneidade na hora de escolher como alocar o seu tempo. Isso te ajudará a não ficar sobrecarregada(o) e também ter pequenos respiros ao longo da semana para descansar.

Ainda se tratando de trabalho, eu entendi que, de acordo com a nautureza do MEU trabalho, ter 50% do meu dia agendado ou planejado é o máximo que consigo abrigar de agendamentos / planejamentos sem me sobrecarregar. Na prática, funciona assim: se eu tiver reuniões a manhã inteira, deixarei a tarde livre para trabalhar em outras atividades.

Isso tem a ver com um conceito do GTD chamado “as três naturezas do trabalho”, que eu já abordei aqui no blog há algum tempo (vale a pena reler).

Essas são então as três dicas que eu dou para você construir uma rotina de trabalho mesmo que você acredite que não tenha uma. Faça o teste e me conta como foi. 😉