Hoje eu gostaria de falar um pouquinho sobre uma boa prática de organização que eu considero básica, muitas pessoas já fazem, mas muitas pessoas ainda NÃO fazem, então vim dar uma reforçadinha básica nessa ideia.
Existem algumas coisas que a gente precisa guardar em formato fÃsico, especialmente papel. Documentos, dinheiro, cartão de crédito. Ok. Mas muita, muita coisa, pode ser digitalizada e, com isso, você pode economizar bastante espaço na sua casa.
“Antigamente” (5 anos atrás), a gente achava mais difÃcil digitalizar porque dependia de scanners ou impressoras multifuncionais para fazer isso. Hoje não: com qualquer celular você consegue digitalizar algo com qualidade e salvar na nuvem ou em outros dispositivos digitais.
Ferramentas que você pode usar para salvar seus arquivos
- HD externo: para andar sempre com você e levar arquivos pesados e outros documentos de maneira geral, como fotos e vÃdeos
- Dropbox: sincroniza com diversos dispositivos, é excelente para arquivos de uso corrente, que você precisa acessar com frequência
- Google Drive: bom para documentos que precisam ser compartilhados com facilidade ou arquivos colaborativos (planilhas que outras pessoas atualizam etc.)
- Evernote: para digitalizar conte̼do de maneira geral Рde mat̩rias em revistas a comprovantes de d̩bito
O ideal é você fazer um mix dessas ferramentas de acordo com a necessidade.
Como digitalizar
Para variar, jamais vou recomendar que você faça tudo de uma vez porque:
- dá trabalho
- cansa
- o “tudo” nunca acaba
Então minha orientação é que você pegue um pouquinho por dia e vá digitalizando.
Com seu celular, você pode digitalizar assim:
- tirando uma foto e salvando-a em uma das ferramentas acima
- tirando uma foto com o próprio aplicativo (ex: Evernote)
- tirando uma foto em um aplicativo especÃfico para isso (recomendo o CamScanner)
Lista de coisas que você pode digitalizar
- revistas e artigos que gosta
- artigos do jornal de domingo que leu e gostaria de guardar
- trechos preferidos de livros (se quiser doar os livros)
- manuais de instruções
- fotos
- lembranças
- materiais escolares antigos
- textos antigos da faculdade que você ainda pretende usar
- receitas
- diários e agendas antigas
- exames médicos
- receitas médicas
- notas de reuniões
- o céu é o limite!
O que NÃO pode jogar fora?
Toda vez que publico um post sobre o assunto, alguém tem essa dúvida. Essa informação a gente não encontra facilmente simplesmente porque não existe uma regra, gente. Cada pessoa tem documentos com determinadas particularidades e essa “tabela de temporalidade” deve ser construÃda com um contador ou advogado especialista. Não precisa contratar alguém se não quiser, mas um simples e-mail perguntando o que deve manter já basta. Mas deve ser pessoal, ou seja, personalizado caso a caso.
Muitas coisas você pode manter uma cópia digitalizada mas precisa manter offline também. Sempre consulte um profissional e, na dúvida, guarde, especialmente comprovantes de coisas e documentos.
Conclusão
Digitalizar o que for possÃvel foi algo que me ajudou a diminuir bastante a quantidade de espaço usado em casa e no escritório. Acredito que cada vez mais isso fará parte do dia a dia das pessoas. Sinto que muitos não o fazem simplesmente por não saber como fazer, então espero que este post tenha sido um bom guia.
Nossa, eu nunca tinha pensado sobre digitalizar meus cadernos da época da faculdade. Não os uso, mas não tenho coragem de jogar fora porque “um dia posso querer verificar algo”, e aà fico guardando e carregando pra baixo e pra cima (me mudo com frequência). Digitalizar é a solução perfeita!!! 😀
Ótimo post, Thais! Tô começando a digitalizar minhas coisas e acho que vou manter um backup em mÃdias diferentes. Se eu perder o que digitalizei no HD externo, por exemplo, consigo recupera-lo da nuvem.
Thais, faz um post sobre como organizar as leituras. Tem tanta coisa que eu recebo por email que eu quero ler, materiais de cursos impressos, acórdãos do tribunal, matérias de revista. Tudo para ficar atualizada na minha área mas acumula e não leio nada 🙁 não sei nem como organizar os materiais nem como organizar meu tempo para lê-los!
Gosto muito desse tema. Sugestão anotada!
Só para lembrar que Arquivistas também elaboram tabela de temporalidade – então se você conhece algum colega formado em Arquivo, dá pra pedir um favor, rs!
Boa!
Ou em biblioteconomia 🙂
Thais,
Muito bom o seu post.
Eu também guardo digitalizados alguns textos de revistas e trechos de livros que gostei. É muito mais prático para encontrar depois, além de não ficar acumulando papéis.
Exames médicos, guardo só os últimos em papel, os anteriores somente as cópias digitalizadas também.
Boa semana!
Amo o Vida Organizada, desde que o descobri, minha vida virou de cabeça pra baixo, no bom sentido é claro.
Esse negócio de destralhar é demais, começamos a destralhar as gavetas, os comôdos, a casa e aà queremos destralhar tudo, tipo, de pensamentos negativos até gente chata, TUDO!
Tudo funciona melhor, a gente fica mais leve!
Li Vida Organizada, Casa organizada e agora vou ler o livro de David Allen, e não vejo a hora de acabar a leitura para ler a força do Hábito.
Obrigada, Thais, você fez a diferença na minha vida.
Quando vi o primeiro microcomputador, eram o PC 200 e o PC 300, e os “disquetes” deles eram um gravador e uma fita cassete. O PC 500 veio depois, com o drive para o disquete maior e, em seguida, para um disquete menor, não lembro as medidas, algo com 3/8 e 5 1/4. Mesmo que tenha arquivos da época dos disquetes, não sei se conseguiria recuperá-los, por causa da linguagem, então esse cuidado tem que existir. Eu acho válido acumular, primeiro para não correr o risco de perder algo único, e desde que a revisão do material seja constante, porque é nesse momento que arquivos perdem mesmo o significado, e então o descarte é mais seguro.
Já faço isso no meu dia-a-dia simplesmente pq acho mais fácil procurar um documento digitalmente do que mexer naquela pilha de papéis (por mais organizados que estejam rs). Adoro seu blog e graças as suas dicas já consegui eliminar bastante papel da minha vida (as árvores eu eu te agradecemos muito hehehe). Ainda estou engatinhando no caminho da organização, mas felizmente no que se refere a documentação digital sou bastante disciplinada. Também adoro os seus conteúdos sobre produtividade e consegui melhorar muito nessa área graças a vc. Obrigada, ThaÃs, pelo seu trabalho e por me inspirar a buscar a melhoria contÃnua. Sucesso!
Oi Thais, uso bastante o web clipper do Evernote para salvar artigos que acho importante ou que eu gostaria de ler depois. Além disto tenho outros arquivos como e-books, que estão salvos no meu computador. Gostaria de organizar tudo por assuntos/temas. Você sugere que eu concentre em apenas um lugar ou tudo bem manter separadamente (Computador e Evernote)? Obrigada!
Puxa, isso é uma questão pessoal, que você precisa avaliar o que funcionaria melhor para você testando mesmo…