Categoria(s) do post: Arquivos

Hoje eu gostaria de falar um pouquinho sobre uma boa prática de organização que eu considero básica, muitas pessoas já fazem, mas muitas pessoas ainda NÃO fazem, então vim dar uma reforçadinha básica nessa ideia.

Existem algumas coisas que a gente precisa guardar em formato físico, especialmente papel. Documentos, dinheiro, cartão de crédito. Ok. Mas muita, muita coisa, pode ser digitalizada e, com isso, você pode economizar bastante espaço na sua casa.

“Antigamente” (5 anos atrás), a gente achava mais difícil digitalizar porque dependia de scanners ou impressoras multifuncionais para fazer isso. Hoje não: com qualquer celular você consegue digitalizar algo com qualidade e salvar na nuvem ou em outros dispositivos digitais.

Ferramentas que você pode usar para salvar seus arquivos

  • HD externo: para andar sempre com você e levar arquivos pesados e outros documentos de maneira geral, como fotos e vídeos
  • Dropbox: sincroniza com diversos dispositivos, é excelente para arquivos de uso corrente, que você precisa acessar com frequência
  • Google Drive: bom para documentos que precisam ser compartilhados com facilidade ou arquivos colaborativos (planilhas que outras pessoas atualizam etc.)
  • Evernote: para digitalizar conteúdo de maneira geral – de matérias em revistas a comprovantes de débito

O ideal é você fazer um mix dessas ferramentas de acordo com a necessidade.

Como digitalizar

Para variar, jamais vou recomendar que você faça tudo de uma vez porque:

  • dá trabalho
  • cansa
  • o “tudo” nunca acaba

Então minha orientação é que você pegue um pouquinho por dia e vá digitalizando.

Com seu celular, você pode digitalizar assim:

  • tirando uma foto e salvando-a em uma das ferramentas acima
  • tirando uma foto com o próprio aplicativo (ex: Evernote)
  • tirando uma foto em um aplicativo específico para isso (recomendo o CamScanner)

Lista de coisas que você pode digitalizar

  • revistas e artigos que gosta
  • artigos do jornal de domingo que leu e gostaria de guardar
  • trechos preferidos de livros (se quiser doar os livros)
  • manuais de instruções
  • fotos
  • lembranças
  • materiais escolares antigos
  • textos antigos da faculdade que você ainda pretende usar
  • receitas
  • diários e agendas antigas
  • exames médicos
  • receitas médicas
  • notas de reuniões
  • o céu é o limite!

O que NÃO pode jogar fora?

Toda vez que publico um post sobre o assunto, alguém tem essa dúvida. Essa informação a gente não encontra facilmente simplesmente porque não existe uma regra, gente. Cada pessoa tem documentos com determinadas particularidades e essa “tabela de temporalidade” deve ser construída com um contador ou advogado especialista. Não precisa contratar alguém se não quiser, mas um simples e-mail perguntando o que deve manter já basta. Mas deve ser pessoal, ou seja, personalizado caso a caso.

Muitas coisas você pode manter uma cópia digitalizada mas precisa manter offline também. Sempre consulte um profissional e, na dúvida, guarde, especialmente comprovantes de coisas e documentos.

Conclusão

Digitalizar o que for possível foi algo que me ajudou a diminuir bastante a quantidade de espaço usado em casa e no escritório. Acredito que cada vez mais isso fará parte do dia a dia das pessoas. Sinto que muitos não o fazem simplesmente por não saber como fazer, então espero que este post tenha sido um bom guia.