Organizando os projetos por áreas de foco no Todoist

Dica rápida para organizar seus projetos por áreas de foco dentro do Todoist.

Crie uma pasta (“projeto”) chamada “Projetos”.

Dentro dessa pasta, crie outras duas: Pessoais e Profissionais.

Dentro tanto de pessoal quanto de profissional, crie uma pasta para cada área de foco. Abaixo, você vê as minhas. Por gentileza, personalize as suas de acordo com as suas áreas respectivas. Se precisar de explicações adicionais, leia este post.

O Todoist chama de projetos as pastas que ele cria. Por favor, não confunda com o conceito de projeto que eu uso (que vem do GTD): resultados que quero concluir em até um ano e que demandam mais de um passo para essa conclusão.

Cada projeto meu eu adiciono ao meu sistema adicionando o que o Todoist chama de “tarefa” (por favor, não deixe a semântica te confundir – são apenas itens).

Todo o plano do projeto – ou seja, informações, planejamentos, ações futuras e tudo o mais que ainda não forem próximas ações – entra na parte de notas do projeto. As ações eu coloco nas pastinhas correspondentes de contextos, em aguardando resposta ou no calendário. (Se você tem dúvidas sobre toda essa nomenclatura, recomendo este post).

Organizar meus projetos dessa forma permite que eu veja quantos projetos tenho no total:

Assim como quantos eu tenho para pessoal e profissional:

E também por área:

A outra vantagem é que, quando eu concluo algum projeto, o Todoist salva no log de “tarefas concluídas”, e posso ver quando concluí e, se precisar resgatar informações do projeto, estão todas agrupadas dentro do campo de anotações da “tarefa”. Outra vantagem é que, se eu precisar incubar o projeto por algum tempo, basta movê-lo para a pasta de incubados. Não preciso criar pastas diferentes ou transferir informações de outra maneira. É bem prático.

Vale lembrar que nem sempre haverá projetos para todas as áreas em andamento. Essa recomendação fica para quem realmente gosta de visualizar seus projetos por áreas. Existem outras maneiras de organizar, como apenas dividindo pessoal x profissional, ou por prazo de conclusão, entre outras personalizadas.

Se tiver dúvidas, por favor, deixe um comentário aqui neste post.

30 COMMENTS

    • Quando insiro uma ação, ela sempre tem que estar clara o suficiente para eu saber que ela faz parte de um determinado projeto. Uma das coisas que ajudam é inserir uma palavra chave. Assim, posso usar a busca e ver todos os itens relacionados àquela palavra-chave.

  1. Oi Thais! Faz um pouco mais de 1 ano que utilizo o método GTD com o Evernote. O seu método de integrar os dois foi meu ponto de referência (depois o livro do David Allen para aprofundar o conceito).
    Mas agora com essa demonstração de como pode funcionar no Todoist… Estou realmente impressionada! Sempre achei que faltava algo a mais no evernote para organizar os projetos…. Parece que o Todoist tem a saoluçao!
    Você aconselharia eu começar a tentar o método pelo Todoist e abandonar o Evernote, ou usar os dois simultaneamente?
    Beijos e muito obrigada pelas dicas sempre muito úteis!

  2. Olá, Thais! Gostei dessa abordagem. Mas tira uma dúvida? Até que ponto conseguimos criar sublistas sem cair no microgerenciamento? Obrigado!

    • Acho que cada um deve ponderar. Também acho que existem fases… eu tento algumas coisas mas, se percebo que está complicando, desfaço.

  3. Oi Thais! Eu estava achando um pouco ruim colocar o planejamento do projeto nos comentários do todoist e passei a fazer no evernote (só o planejamento). Vou tentar de novo com os comentários para deixar mais coisas em uma mesma ferramenta! Obrigada por compartilhar como você está fazendo! Abraços

  4. Tais o que acontece com o todoist, as minhas tarefas e projetos estão sendo mudadas de datas automaticamente, mesmo eu corrigindo as datas.

  5. Oi, Thaís! Só pra te dizer que acessar o blog pelo celular está bem melhor agora! Obrigada! E obrigada pelo conteúdo que você disponibiliza sempre. É de muito valor! Um beijo!

  6. Oi Thaís! Tenho uma dúvida: você só coloca 1 tarefa do projeto nas listas de próximas ações por contexto ou as que pretende realizar na semana? Tenho um péssimo hábito de só trabalhar nas tarefas prazerosas e assim caminho apenas com os projetos que estão nas tarefas mais criativas e “fáceis”. Assim, procrastino os projetos que estão em fases mais burocráticas. A pergunta é, como caminhar com todos os projetos ao mesmo tempo? Como saber que andei um pouquinho com todos eles na semana? Obrigada por todo conteúdo compartilhado e por ser tão inspiradora!

    • Na verdade, aquilo que já pode ser feito entra nas minhas listas por contexto. Se tiver prazo para a semana, coloco o prazo.

      A ideia de trabalhar por contexto é que, estando no contexto apropriado, você vai executando as ações que estão listadas nele, sejam de quais projetos forem.

      Obrigada!

  7. Como você organiza por prazos? O que é de curto, médio e longo prazo e como diferencia do que está para o ano corrente. Tipo assim: quero organizar o que quero para o ano que vem, mas quero organizar minhas metas de curto, médio e longo prazo. Como fazer isso no Todoist?

    • Tenho um post programado para os próximos dias que falará sobre isso. 😉
      Mas basicamente, o que orienta são as revisões regulares, especialmente as semanais.
      E prazos maiores sempre estão no calendário.

  8. Conheci o seu site faz pouco tempo e estou impressionado com tanta organização :O

    Estou lendo vários artigos do Vida Organizada e tentando aprender sobre o método GTD. Acho que vou até comprar os seus livros para aprender mais.

    Ah, parabéns pela iniciativa! 🙂

  9. Oi, Thais! Tenho estado confusa em relação a seguinte questão: Digamos que eu tenha um projeto x. Para que ele seja concluído eu tenho que realizar outros projetos menores, mas que nem por isso sejam simples… Como você me orienta? Seriam estes sub-projetos? Ou talvez eu deva olhar esses projetos menores (e que não são simples, reforço) como projetos independentes? Agradeço a sua atenção!

    • A decisão é sua, na verdade, Miriam. O que o David recomenda é que sejam todos revisados semanalmente. Uma orientação que ele dá é que, muitas vezes, se as etapas desses projetos puderem ser feitas em paralelo umas às outras, talvez faça mais sentido separar como projetos individuais. Mas realmente, realmente tanto faz. o importante é estarem listados, serem revisados e terem ações definidas para que andem. Como você vai organizá-los é uma parte pequena, que não faz diferença. 😉

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