Categoria(s) do post: Arquivos

Hoje vim compartilhar uma dica simples e rápida sobre como eu organizo os livros que tenho interesse em comprar.

Crie uma conta na Amazon Brasil e clique em “Lista de Desejos” no menu superior que aparecerá assim que você fizer o seu login.

Você pode adicionar livros na página da Amazon para essa sua lista, que você pode escolher se será pública (outras pessoas podem ver) ou particular. Deixe pública se quiser compartilhar ou ganhar presentes de outras pessoas.

Quando você acessar essa lista, a Amazon vai mostrar quando um livro estiver em promoção. Por exemplo:

Eu gosto de revisar essa lista pelo menos uma vez por semana. Penso que 30% sejam um bom desconto para considerar comprar um livro. Se ele estiver com mais de 50% de desconto, geralmente efetuo a compra sem pestanejar muito.

A lista não serve apenas para compras na Amazon. Por ser de fácil acesso no aplicativo do celular, sempre que estou em alguma livraria, adiciono novos itens descobertos a ela, ou consulto os preços. Se o preço estiver similar ao da loja física ou apenas um pouco mais barato (afinal, ainda teria o frete, se eu pedisse pela Internet, na maioria dos casos), acabo comprando na loja física mesmo.

Antes eu costumava organizar esses livros em uma lista no meu Evernote, mas dentro da Amazon ficou muito mais prático, por essas vantagens que citei acima.

Espero que seja uma dica útil. 🙂

Categoria(s) do post: Blog, Dicas de produtividade

Desde julho, estou postando dois vídeos por semana no YouTube. A ideia é levar em outro formato o conteúdo sobre organização e produtividade que já trago aqui no blog.

Criei uma série chamada Produtividade Básica para trazer vídeos que abordem temas básicos de produtividade. A ideia veio de uma amiga que me eorguntou: “Thais, quero saber o básico de produtividade para começar. Você teria algum material assim?”

Veja alguns vídeos já postados e, se se interessar, inscreva-se no canal!

Obrigada!

Categoria(s) do post: GTD™, Estudos

Este post vai trazer um pouco do que eu abordei no post da última segunda-feira sobre estar repensando as minhas áreas de foco.

Já comentei aqui no blog outras vezes que gosto muito da ideia de deixar um dia da semana para um foco diferente. Aos poucos fui trabalhando isso para ficar mais adequado ao GTD, que é a metodologia de produtividade que eu uso. O que eu fiz, então, foi definir que cada dia da semana terá um contexto diferente para mim e, dentro desse contexto, eu vou inserir as ações que quero priorizar no dia em questão.

Basicamente, eu estabeleci uma “vibe”, um foco, um nível de energia, um contexto mesmo para cada dia, a saber:

  • Domingo: renovação do espírito
  • Segunda: negócios estratégicos
  • Terça: programas educacionais
  • Quarta: conteúdo
  • Quinta: serviços de atendimento 1:1 e à comunidade
  • Sexta: estudos aprofundados
  • Sábado: atividades manuais ou mais criativas

“Ah Thais, significa que você só vai fazer esse tipo de atividades no dia?”. Não. Na última terça, por exemplo, eu tive atendimentos de coaching o dia todo. Meus compromissos continuam da mesma maneira.

Como todo contexto trabalhado no GTD, significa o seguinte: nos intervalos do calendário, quando eu posso escolher o que fazer, eu vou visualizar a lista de contexto daquele dia em específico. Não se trata do dia, mas do foco que quero dar naquele dia, entendem?

De maneira geral, todos são contextos de trabalho (GTDisticamente falando). Mas, para cada dia, eu quis atribuir uma área de foco mental que me ajuda a trabalhar em atividades contextualizadas.

Eu primeiro reformulei as minhas áreas de foco para depois chegar à conclusão do que entraria em cada um desses contextos. Isso significa que reestruturei minhas listas de contexto no Evernote.

E o que inclui em cada dia (como se fosse uma checklist):

Tenho feito isso há poucos dias, mas tem funcionado maravilhosamente. Me sinto ultra focada e produtiva, trabalhando no que faz sentido para mim.

Lembrando que isso não atrapalha prazos. Ou seja: se eu tiver algo relacionado à educação que tenha que ser feito na segunda, será feito na segunda e não na terça, quando “estabeleci” que o foco do dia seria esse. Mas, quando eu posso escolher trabalhar em algo, porque já finalizei tudo o que tinha prazo para o dia, eu foco nas atividades relacionadas, e isso tem me dado realmente um foco incrível e consigo ter ideias legais. Ou seja, eu crio os contextos que, dentro da minha análise de áreas de foco, são importantes que eu tenha no meu trabalho.

Já me ajudou em muitas situações práticas como: “Gostaria de formatar o grupo tal no Facebook. Mas peraí, melhor fazer na quinta-feira, que é o meu foco.” Porque, estabelecendo esse foco, trabalhar em atividades semelhantes me faz ter novas ideias e inspirações.

A grande graça de trabalhar com contextos no GTD é justamente se auto-conhecer e personalizar esses contextos para a sua vida. Eu estou maravilhada com esse modo que tenho trabalhado hoje e quis compartilhar com vocês.

Essa configuração também pode me ajudar (essa é uma ideia) a definir prazos para atividades específicas e quando fazer reuniões com pessoas, dependendo do assunto. Sempre que eu puder opinar ou decidir a respeito, uso essa configuração.

Gravei um vídeo também explicando mais:

Categoria(s) do post: GTD™, Blog

Oi, tudo bem? Se você acompanha o Vida Organizada e mora em Portugal, este post é para você. 🙂

Imagem: The Zen Files

Já há algum tempo estamos estudando a viabilidade de levar turmas de GTD para Portugal e isso agora virou uma possibilidade real. Muitos leitores portugueses solicitam isso aqui pelo blog e através de mensagens nas redes sociais, e para mim será um prazer poder fazer parte dessa iniciativa.

Se você quiser ser avisado(a) dessas iniciativas, por gentileza, cadastre seu e-mail neste formulário, pois é um formulário que estamos usando para captar interessados em turmas e cursos (mesmo que online) de GTD no país.

Não se preocupe que não há qualquer tipo de compromisso – a ideia é apenas ter uma ideia do volume de interessados, para ver se conseguimos viabilizar uma (ou mais) turma(s), e ter um meio de contatar essas pessoas quando realizarmos algo relacionado ao GTD em Portugal.

Obrigada!

Categoria(s) do post: Empreendedorismo

Tenho refletido demais sobre a natureza do meu trabalho ultimamente. Sei que também é a natureza do meu ano pessoal (um ano 7, de auto-conhecimento e mergulho interior), e já entro nas vibrações do meu próximo ano (um ano 8, empreendedor), com meu aniversário chegando em setembro. Superei este ano, digamos assim. Foi realmente um período de grande reflexão e aprendizado. Não foi de nada “ruim”, pois ele foi maravilhoso para que eu aprendesse coisas importantes a respeito do meu trabalho e de mim mesma. A principal é mais recente, e tem a ver com o título desse post. Por isso, hoje quero escrever sobre o assunto para compartilhar com vocês essa reflexão e para ajudar quem talvez esteja passando pelo mesmo momento e precisando de uma luz.

Quando eu comecei a empreender, em 2014, tudo era muito nebuloso. Coisas básicas como gerenciamento de notas fiscais, pagamento de impostos, organização de documentos – eram novidade para mim. Junte a essas coisas necessárias todo o trabalho que estava acontecendo, e que não me permitia “parar para pensar e estudar” nessa situação nova que eu estava vivendo. Hoje eu sei que esse processo entraria em um “plano de visão” para pelo menos três anos (colocar a operação da minha empresa em estado de cruzeiro). Mas, na época, era muito incipiente. Eu fazia tudo essencialmente na base da boa vontade.

Outra coisa que eu também lutava contra e não queria acreditar de maneira nenhuma era no mito (e hoje digo de boca cheia que é mito) de que empreendedor não tem tempo para nada, precisa se dedicar a tudo no negócio e dar o sangue mesmo. Isso é alimentado de maneira geral no mercado. Eu pensava: “Poxa, mas não é possível. Eu trabalho com produtividade. Deve existir uma maneira de não me sobrecarregar com tudo isso.” Então sim, é mito. Você pode ter uma empresa, se dedicar muito a ela intelectualmente, mas não se sobrecarregar e ter uma vida equilibrada desde o começo.

Bem, do meu ponto de vista, de acordo com o método de organização que eu desenhei para o Vida Organizada, o primeiro passo é destralhar. E isso vale para qualquer coisa. Mas como assim, destralhar? É você se desfazer daquilo que não faz sentido. De cara, pensei: “ok, vou delegar funções então”. Mas aí é que entra a questão da clareza. Delegar o que, exatamente? O que eu “não gosto” de fazer? Eu travei uma pequena (porém produtiva) batalha interna até descobrir exatamente o que deveria ser delegado. E eu achava mais difícil no meu caso, pois tenho duas frentes de trabalho (o GTD e o Vida Organizada). Se complementam, mas são duas frentes diferentes.

Recentemente, participei de um evento do Conrado Adolpho (uma autoridade quando se fala em marketing digital, e que eu acompanho desde 2008, se não me engano) em que ouvi ele dizer uma verdade que eu já tinha ouvido antes também: não tem como você ser o especialista no seu negócio e também o gestor. Ou uma coisa, ou outra. Não dá pra abraçar o mundo. Onde eu tinha ouvido isso antes? Anos atrás, com o David Allen (autor do GTD). Ele disse que tinha contratado um CEO para a sua empresa (David Allen Co.) porque não queria ficar na operação – ele queria apenas ser o cara que desenvolve cursos, ministra palestras e espalha o conteúdo do GTD pelo mundo. Como o Steve Jobs dizia, a vida é sobre conectar os pontos. E aí, na semana passada, também li (em uma só sentada) o livro do Diego Carmona (“Visionários”), em que ele fala basicamente sobre isso. Foi o suficiente para cair a minha ficha em algo importante e que foi um divisor de águas para mim.

E por que eu estou me abrindo para vocês e contando tudo isso? Porque sei que muitos empreendedores me acompanham por aqui. E definir papéis é chave para organizar a vida.

Muito do que foi confuso nos últimos anos para mim vem do fato de eu querer “fazer tudo” na minha empresa (Vida Organizada) e também “fazer tudo” na consultoria onde atuo com o GTD. Isso aconteceu porque sou uma pessoa que se envolve muito com o que faz. E esse também é um dos perigos de amar demais o seu trabalho. Apesar de eu sempre ter em mente o equilíbrio e priorizar uma vida tranquila, me sentia incomodada por deixar pontos importantes de lado, que gostaria de estar trabalhando e não estava justamente para não me sobrecarregar.

Por fim, sem “enrolar” mais com a contextualização (ela é importante), a decisão que eu cheguei foi: sou especialista quando se trata do GTD, mas sou a gestora quando se trata do Vida Organizada. Isso significa abrir mão de papéis de gestora com o GTD e de abrir mão de papéis de especialista com o Vida Organizada. E isso foi mind blowing.

Como uma pessoa obcecada pela alta performance humana, passei vários dias trabalhando no que seriam as minhas novas áreas de foco profissional com base nesse meu novo entendimento. Desenhei um mapa para as áreas relacionadas ao GTD (como especialista) e um mapa para as áreas relacionadas ao Vida Organizada (como gestora). E tudo ficou claro como água.

Agora eu tenho um mapa do que são realmente as minhas responsabilidades em cada uma das duas frentes (e que são naturezas diferentes de responsabilidades) e, daqui a para a frente, vários projetos que me permitirão colocar tudo em estado de cruzeiro.

Sim, é uma construção. Mas uma construção maravilhosa que estou muito empolgada fazendo. Nunca tinha pensado no meu trabalho dessa maneira, e essa percepção me ajudou demais a ver as coisas como um todo, onde eu quero chegar em cada uma das frentes, o que deve e pode ser delegado, quais meus objetivos de curto, médio e longo prazo etc. Realmente parece que eu bati com uma varinha mágica e abri as brumas de todo o cenário.

Se você for uma pessoa que tem um emprego e está tocando um segundo negócio em paralelo, perceba que você não pode atuar como empregado no seu negócio. É outra natureza. Se você for gestor, tiver uma empresa, uma franquia, um empreendimento seu, saiba que você não é o especialista – e, se for, deve ter especialistas tão bons ou melhores que você trabalhando com você e te deixando na liderança e direcionamento do negócio – essas sim atividades que só você pode fazer. Isso aqui pega direto no ponto dolorido porque geralmente quem empreende o faz porque é bom na área. Pode até ser o melhor. Mas isso não basta – a não ser que você queira continuar sendo o especialista, então nesse caso deve ter alguém com você tocando o negócio.

Uma das coisas que mais me atrapalharam nos últimos anos foi querer desenvolver uma rotina de atividades parecidas para ambas as frentes. E eu trabalhava como se estivesse em um emprego – agendamentos, projetos, prazos etc. E sim, tudo isso é incrível e funciona, mas você tem que inserir os elementos certos nessas categorias de trabalho. E agora eu finalmente sinto que esteja efetivamente fazendo isso.

Eu pretendo explorar muito mais essa ideia no meu livro que estou escrevendo (será publicado ano que vem) e no novo curso de organização para empreendedores (que estou desenvolvendo para setembro).

Se você for empreendedor e sentir que esse assunto pode te ajudar, por favor, deixe um comentário! Vamos trocar ideias. Obrigada!

Categoria(s) do post: Arquivos, Ferramentas de organização, Universidade Pessoal

Hoje eu gostaria de escrever um pouquinho sobre um assunto que estou apaixonada atualmente, que é o conceito de commonplace books. Commonplace books são basicamente livros ou cadernos criados por uma pessoa onde ela anota ou registra trabalhos de outros, porém com suas próprias palavras, junto com observações pessoais de aprendizado. São basicamente uma maneira de agrupar conhecimento “pessoal” usando um mesmo caderno, até acabar, sobre variados assuntos. Desse modo, ao longo de uma vida, você pode ter um registro cronológico do seu aprendizado e, mais forte que diários, te ajudam a analisar futuramente essas observações e como “a sua cabeça estava funcionando e focando” em cada época da sua vida. Fascinante!

Lewis Carroll

Esses livros têm história – são uma tradição antiga. Grandes nomes da humanidade fizeram os seus. Dentre eles: H.P. Lovecraft, Thomas Jefferson, Thoreau, Ralph Waldo Emerson e outros. Não se trata de um caderno com foco em planejamento, como acontece com os bullet journals, por exemplo. Trata-se de um caderno de referências, onde você registra conhecimento adquirido. Também não são diários. Diários costumam ser mais introspectivos.

Se você gosta de ler e estudar diversos assuntos, pode se interessar pela ideia do CPB (commonplace book). Tudo o que você precisa é de um caderno de sua preferência e uma caneta, e então pode começar a registrar aprendizados, frases preferidas, trechos de livros e o que mais for relacionado.

A Universidade de Harvard define um CPB como “uma coleção de passagens significativas que foram copiadas e organizadas de uma determinada maneira, através de tópicos ou títulos temáticos, para servir como registro de memória ou referência”. Esses cadernos (ou livros) são geralmente escritos à mão e podem conter não apenas textos como imagens e colagens. A informação é organizada de modo que possa facilitar a consulta posterior.

O primeiro registro de um CPB vem da Idade Média, mas o conceito em si vem desde a Roma e a Grécia antiga. Os CPBs se tornaram populares durante o período renascentista, quando os estudantes começaram a registrar seu aprendizado. Apesar de serem registros individuais, os CPBs servem como legado para outras gerações, pois são como “autobiografias da mente”.

Mais uma vez, para criar um CPB você só precisa de um caderno e uma caneta. A maneira como você vai organizar o conteúdo fica totalmente a seu critério. Eu gosto de organizar em ordem cronológica (insiro a data do dia em que farei a anotação e escrevo) e, no início ou no fim do caderno, ter um índice para listar os tópicos principais, com as páginas numeradas. Outra maneira é usar canetas marca-texto para termos importantes ao longo dos textos, pois em uma folheada você consegue ver os tópicos.

Use a abuse da sua imaginação para organizar as informações. Você pode inserir quadros de destaque, desenhos, mapas, mapas mentais, colagens e por aí vai. Usar post-its, canetas coloridas e todas aquelas parafernálias de papelaria que nós amamos. <3

Sobre os cadernos em si, eu acredito que, para CPBs, os cadernos pautados (com linhas) funcionem melhor, mas você também optar por outros formatos se se identificar mais. Outra dica é usar cadernos de capa dura, para que durem mais tempo. Você pode até querer encapá-los. Eu tenho usado Moleskines.

Eu tenho preferido ter um único caderno para registrar os aprendizados de maneira cronológica. Ao longo da vida, tentei fazer cadernos por temas diferentes mas, para mim, não funcionou. Eu sempre acabava abandonando porque, por exemplo: se eu fosse viajar, teria que levar todos os cadernos comigo, caso quisesse registrar algo. Portanto, um único caderno tem funcionado melhor para mim desde então. Quando ele acaba, eu coloco no início (geralmente na contracapa) o período pelo qual eu o usei e começo a usar um novo. Eu nem conhecia o termo commonplace book, mas já naturalmente me identifiquei com ele. Fiquei sabendo do termo recentemente, ao ler um livro sobre bullet journals, e adorei!

E você, já ficou com vontade de fazer o seu? Deixe nos comentários!

Fontes deste post:
http://www.dirgemag.com/bullet-journals-commonplace-books/
http://ocp.hul.harvard.edu/reading/commonplace.html
Categoria(s) do post: Vida Organizada

Há cerca de um ano tive um insight sobre um assunto que permeia toda a minha organização pessoal e produtividade e, ao longo dos últimos meses, venho fazendo testes e conversando com pessoas para poder trazer esse conteúdo de maneira mais fundamentada para vocês. É a diferenciação entre três ações relacionadas à produtividade, a saber: organizar, planejar e registrar. E, por serem ações diferentes, demandam ferramentas, técnicas e comportamentos diferentes.

Vamos às definições:

Organizar, segundo o método GTD (minha visão, de acordo com o que o David Allen ensina), é colocar as coisas no lugar que combine com o significado de cada item. A organização é algo que você (1) pensa, esclarece, (2) encontra uma solução e (3) armazena. Isso serve tanto para objetos em casa quanto para projetos em uma lista. É a organização que permite você consultar, acessar muito rapidamente qualquer tipo de informação que seja confiável para você. Por exemplo: estou no telefone agendando uma consulta e preciso saber se tenho tempo quarta para ir ao dentista? Eu acesso minha agenda e sei com certeza se posso agendar ou não, porque as informações organizadas ali são confiáveis. Eu confio que posso ou não agendar. O mesmo vale para listas de ações e outras que, depois de esclarecer, eu organizo em um lugar adequado.

Planejar tem a seguinte definição:

Ok, tenho as minhas informações organizadas. Porém, quero elaborar um plano para executá-las. Por exemplo: se eu tenho uma prova na quinta-feira na faculdade, como posso me programar para estudar todos os tópicos? Posso distribuir isso ao longo dos dias? Posso criar “cronogramas internos”, meus, para executar aquela atividade bem? Isso vale para os planejamentos diários, semanais, distribuição do tempo para atividades semelhantes, planejar deslocamentos. O planejamento é algo que se baseia nas informações organizadas, mas você usa como recurso seu, pessoal, intransferível, para fazer as coisas acontecerem. E será diferente da pessoa ao lado. Outro exemplo: quero dedicar minha noite de segunda para estudar inglês, mas sei que esse compromisso é diferente de um agendamento que tenho para o dia seguinte para uma reunião com o meu chefe. Geralmente, planejamentos têm mais mobilidade que informações organizadas. Isso não significa que daremos menos importância – apenas que têm natureza diferente.

Muitas pessoas se desorganizam porque confudem uma coisa com outra. Colocam, no mesmo lugar (ex: agenda), tanto as informações organizadas quanto as informações planejadas. Aí você se depara com um dia cheio de 26 “tarefas” e não sabe por onde começar. Isso te sobrecarregada e te confunde. Algumas precisam ser feitas naquele dia invariavelmente, outras não. Toda vez que alguém mistura organização com planejamento se sente sobrecarregado, e não é à toa. No fundo, nosso inconsciente sabe que tem coisa errada lá distraindo nossa atenção.

Registrar significa montar uma biblioteca pessoal, de referência, para consultas específicas. Aqui entram os diários, logs de atividades, registros de projetos concluídos e um mundo de outras coisas que queremos armazenar como referência, mas não são ações. Ouço muito perguntas como: “mas Thais, uma vez que eu conclua um compromisso, como posso deixá-lo no meu calendário?”. E eu rebato: Seu calendário é o melhor local para registro? Ou o registro deve ou pode ser feito em outro lugar? Como você pretende consultar essa informação depois? O que faz sentido?

Todas essas questões são relevantes para todo mundo e, para cada pessoa, existirão respostas diferentes. Se você precisar prestar contas de atividades realizadas em seu emprego para o seu chefe, precisa elaborar uma forma de registro efetiva que ele tenha acesso e que você consiga registrar diariamente com facilidade. Me pego muito pensando no caso dos diários, por exemplo. Se eu quero escrever um diário pessoal, faz sentido agrupar dezenas de cadernos ao longo da vida, sendo que pessoas podem ter acesso e, quando eu morrer, eles servirão a quem? Por isso que, para mim, um diário pessoal no Evernote faz mais sentido. Só eu tenho acesso e, quando eu morrer, não darei trabalho pra ninguém com papelada, nem deixarei uma vida inteira exposta com informações que talvez não queira compartilhar. Mas talvez commonplace books possam ser úteis de deixar como “legado”. Então, nesse caso, cadernos são melhores.

Essa reflexão veio enquanto eu estava pensando sobre os diversos usos do bullet journal. De certa maneira, o bullet journal é um mix dessas três ações. No entanto, será que é efetivo manter as três em um único lugar? Porque existe a questão do foco. E o foco é importante.

Por exemplo: se eu tenho na minha agenda todos os meus compromissos para hoje, além de ações que preciso fazer hoje (não ontem nem amanhã – exatamente hoje) e informações relevantes para o dia de hoje, isso me dá confiança para focar no meu calendário até finalizar o que tem ali. O bullet journal, por exemplo, pode ser excelente para montar um planejamento diário das atividades, pois assim eu pego as informações organizadas em outro lugar e monto meu planejamento. Eu dou gritinhos cada vez que vejo pessoas que acompanho chegando a essa mesma conclusão. A Kara (Boho Berry), por exemplo (super conhecida pelo seu bullet journal). Ela agora concilia seu bullet journal com um sistema organizado no OmniFocus, que ela usa como “base” (e isso seria o organizar) para planejar seu bullet journal, onde faz seu planejamento.

E sim, eu poderia ficar uma vida inteira escrevendo sobre isso. Os casos são inúmeros e, os exemplos, infinitos.

Meu propósito com este post é apenas explicar esse insight. Dizer que, na minha concepção, existem três ações relacionadas à produtividade, e são três ações distintas, que devem ter tratamento distinto. Pretendo explorar mais esse assunto em posts futuros, mas tenho especialmente trabalhado nesse conteúdo para o meu terceiro livro, que sairá ano que vem e terá como foco trabalho e produtividade.

Cada vez que misturamos esses três tipos de ações, isso causa sobrecarga e confusão. Entender como cada ação funciona nos leva a entender melhor como é a nossa vida e como podemos organizar, planejar e registrar nossas informações pessoais.

Categoria(s) do post: GTD™

Este post tem o propósito de servir como ponto de partida para você quer quer aprender GTD (ou já pratica), mas quer melhorar suas práticas e precisa saber que caminho percorrer. O GTD é uma habilidade para a vida toda, assim como apender a dirigir ou a tocar um instrumento musical, e sempre podemos nos aperfeiçoar nela. A David Allen Co. oferece alguns recursos gratuitos que ajudam (e muito) os usuários da metodologia a saberem onde estão nesse caminho e o que devem fazer para se aperfeiçoarem. Neste post, vou trazer os dois recursos que considero primordiais que todos os usuários de GTD conheçam. Vamos lá?

Os 5 estágios do GTD

Os 5 “Is” do aprendizado. O David diz que nós passamos por cinco fases de aprendizado no GTD. No vídeo abaixo, ele explica (em inglês) o que são essas cinco fases.

Caso você não entenda inglês, segue o resuminho esperto:

  1. Estágio 1: Informação. Você acabou de ouvir falar em GTD. Viu um artigo, alguém falou com você a respeito, você ficou sabendo que existe um livro. Pode ser até que você tenha visto uma palestra ou algo que tenha te inspirado e ficou com vontade de saber mais a respeito. Você sabe que existe algo chamado GTD, e pode até já saber um pouquinho sobre o que se trata, porém não sabe como começar.
  2. Estágio 2: Instrução. Você leu o livro. Fez um curso. Leu artigos sobre “como fazer”. Ou seja, já recebeu instruções sobre como colocar em prática, porém ainda não fez isso.
  3. Estágio 3: Instalação. Você percebe que é algo que você quer colocar em prática, então parte em busca de ferramentas para implementar. Você busca ferramentas que funcionem bem para o seu GTD. Está na fase de criar as listas, colocar em prática o que aprendeu. Você começa a capturar, esvaziar sua mente.
  4. Estágio 4: Implementação. Uma vez que você tenha consigurado seu local de trabalho, instalado as ferramentas, você quer povoar tudo isso. Quer inserir o seu conteúdo. Precisa implementar apropriadamente com informações. Quero pegar o que eu capturei e esclarecer e organizar no lugar certo. É quando você começa a colocar o GTD em prática mesmo: com a regra dos 2 minutos, esvaziando as suas caixas de entrada etc.
  5. Estágio 5: Integração. É quando tudo isso se torna parte do seu trabalho e da sua vida, como uma segunda natureza. Tudo o que acontece com você não te perturba – apenas entra no fluxo. Em vez de pensar no GTD, você apenas usa o GTD como parte da sua vida. É quando virou hábito de verdade.

Cada um dos estágios tem seu valor. Você pode se analisar e ver onde está. Isso pode te dar uma base. Por exemplo, se você ainda “pensa no seu sistema”, talvez você tenha questões a serem resolvidas na fase de Instalação.

E você pode aplicar cada um dessses estágios para cada um dos elementos do GTD. A regra dos 2 minutos, cada horizonte mais elevado, seu calendário, e por aí vai. É um teste de conhecimento muito válido para usar como análise sempre que quiser melhorar o seu uso da metodologia.

GTD-Q

Existe um teste que você pode fazer no site oficial do GTD para entender onde você se encontra em termos de controle ou de perspectiva. O teste está inglês, mas você pode traduzir os itens facilmente utilizando o Google Tradutor.

Existem quatro quadrantes na matriz de resultado que vão te dizer onde você está hoje e o que precisa fazer: se investir mais em controle ou mais em perspectiva (ou nos dois!). Enfim, é um teste honesto que vai te ajudar a entender o que deve ser aperfeiçoado na sua vida.

Vale dizer que não existe resultado melhor ou pior que o outro. Cada um dos quadrantes tem características boas e pontos de melhoria. Serve apenas para mostrar quais características sua vida tem hoje e como você pode melhorar usando o GTD, se quiser. Vale a pena refazer esse teste de tempos em tempos, porque ele certamente vai mudar.

Usar esses dois recursos acima pode ser fundamental para você entender onde você se encontra no GTD e para onde está indo. Se você estiver estudando e aplicando a metodologia, ficar de olho nessas duas formas de análise é essencial.

Compartilhe seu resultado atual nos comentários! 🙂 Vou adorar saber.

Categoria(s) do post: Carreira, Estudos

Neste post da série GTD e Estudos vou exemplificar como seria a vida de uma pessoa que esteja na faculdade de acordo com o GTD. Como ela se organiza? Como fica o GTD, de modo geral, para essa pessoa?

Eu comecei a usar o GTD no meu último ano de faculdade. Foi bem propício, pois eu estava entregando meu TCC. Eu gostaria de ter na época o conhecimento e a experiência com o GTD que eu tenho hoje para que tudo tivesse sido mais tranquilo desde o início do curso, então espero que esse post possa ajudar quem estiver nessa fase.

Para começar, é importante que você tenha lido os outros posts da série. Os posts iniciais sobre a captura e o esclarecer são CHAVE, importantíssimos de serem lidos, compreendidos e colocados em prática.

A captura em si, para o estudante, se dá o tempo todo, mas principalmente nas aulas. Tenha esse hábito da captura. Ao capturar, você não precisa se preocupar em organizar as informações: precisa apenas garantir que tudo o que for relevante tenha sido capturado. Use uma pasta simples para levar sempre com você e inserir tudo o que chegar de papel ou colocar suas anotações em sala de aula. Aqui fica totalmente de acordo com sua preferência, mas eu gostava (e ainda gosto) de usar folhas soltas de sulfite ou fichário para tomar notas em sala).

Não fico preocupada naquele momento em grifar com marca texto, usar caneta colorida etc, porque eu ainda vou processar essas anotações depois. Minha única preocupação é em capturar o que for relevante. Ao chegar em casa, coloco essas anotações em minha caixa de entrada, que vou processar todos os dias. Na época em que eu estava estudando na faculdade, eu trabalhava o dia inteiro, então colocava na minha caixa de entrada do trabalho assim que chegasse lá pela manhã. Eu gostava de chegar meia hora mais cedo que todos apenas para processar minha caixa de entrada com calma, mas nada impede que você faça isso ao longo do dia ou nos intervalos, como na volta do almoço.

É o esclarecer que você vai perceber coisas como: Preciso estudar mais isto aqui? Tenho que ler algum texto? Algum livro? Tenho algum trabalho para fazer? E tudo isso, quando esclarecido, pode virar ações ou projetos. Depende do item, claro. Uma vez esclarecido, organizo as informações no lugar mais adequado. As notas de sala eu deixava em uma divisória do fichário chamada “notas em sala”, por ordem de matérias, ou dentro de uma pasta com 12 divisórias (escolha o que achar melhor para você). As ações e projetos entravam nas minhas listas (na época eu usava o Toodledo e já a agenda do Google).

Na agenda, entravam todas as aulas e seus horários, assim como prazos finais de trabalhos. O que eu considerava um projeto na época da faculdade? No geral, se eu fizesse hoje, trataria como projeto a conclusão de cada disciplina no semestre. Algo assim:

  • Concluir a disciplina de Estatística no segundo semestre
  • Concluir a disciplina de Pesquisa de Mercado no segundo semestre
  • E por aí vai.

É claro que, no meu último ano, “entregar o TCC” por si só era um grande projeto. Agora, se você estiver no primeiro ano da faculdade, isso não será um projeto para você – estará mais no Horizonte 4, Visão.

Sua formação como um todo pode ser uma área de foco (Horizonte 2). Eu coloco assim:

  • Áreas de foco: pessoal
    • Carreira
      • Formação
        • Ensino Médio
        • Faculdade
        • Pós-graduação

Se você estiver na faculdade, você não precisa colocar pós-graduação, porque não é algo que já faz parte da sua vida. Você insere em áreas de foco apenas aquilo que for real na sua vida. É como se fosse um mapa de tudo aquilo que você cuida, que tem responsabilidades a respeito.

Horizonte 3 diz respeito a metas e objetivos para realizar em até 2 anos. Então, se você estiver no quarto ou quinto semestre, “concluir a faculdade” pode ser um objetivo. Se estiver no primeiro ano, “concluir a faculdade” está no Horizonte 4, Visão, que diz respeito aos objetivos mais de longo prazo, de 3 a 5 anos ou mais.

A categoria Algum dia / talvez também pode ser usada com sabedoria por quem estiver na faculdade, especialmente no que diz respeito a escolhas de carreira. Talvez você esteja pensando em fazer um curso X quando terminar a faculdade, mas ainda não tem certeza. Entra aqui. Ou atuar em uma determinada área específica. Tudo o que você não tem certeza que quer fazer, mas pode ser que no futuro sim, você coloca em Algum dia / talvez.

Outra forma que o GTD pode ajudar muito quem está na faculdade é com o arquivo de referência. Organize adequadamente seu arquivo de referência por assuntos. Tanto em papel quanto no digital, você lida com muitas informações, artigos, livros, textos, que precisa guardar como referência. Faça como o David Allen recomenda e vá no simples: pastas por assunto em ordem alfabética. Não tem como errar.

E, é claro: fazer a Revisão Semanal toda semana fará toda diferença na sua relação com seus compromissos não só da faculdade como da vida.

Caso você esteja na faculdade e tenha alguma dúvida sobre como o método GTD pode te ajudar durante esse período, por favor, poste nos comentários. Obrigada!

Categoria(s) do post: Blog

Dia 15 de agosto, das 19 às 22 horas, teremos uma nova edição do nosso evento GTD happy-hour. O propósito do encontro é juntarmos fãs da metodologia para bater papo e trocar experiências sobre o GTD. Para iniciantes e iniciados!

Foto do último GTD happy-hour gentilmente cedida pela Milena Teles

Tentamos seguir a seguinte programação:

Apresentações! Se você for novo, conte-nos o que faz e qual sua história com o GTD quando chegar.

Novidades da turma: O que estou usando? O que descobri? O que gostaria de compartilhar porque estou muitíssimo empolgado?

Faça acontecer: Projetos que concluí, objetivos que alcancei e outras vitórias do dia a dia através do uso do GTD.

Sessão tira-dúvidas: Traga suas dúvidas sobre GTD para discutirmos em grupo!

O local do encontro é um bar/restaurante que atende todos os gostos e bolsos. Consumação opcional! Evento gratuito.

Para participar e ter mais informações sobre o local, é necessário fazer parte do nosso grupo no Facebook (GTD Brasil) e confirmar sua participação no evento. Obrigada!

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Em junho, postei aqui no blog sobre o meu armário-cápsula da estação, com fotos e observações. Hoje gostaria de contar um pouquinho como tem sido a experiência com esse armário, pois ela tem sido curiosa. Tenho perdido bastante peso e muitas roupas do armário deixaram de me servir, então a técnica que usei foi comprar substituindo uma peça por outra semelhante. Por exemplo: se perdi uma calça jeans, compro outra calça jeans, se isso fizer sentido de acordo com o meu estilo (não vou comprar apenas para substituir se for algo que eu não quero mais usar).

De modo geral, tem funcionado bem, mas acredito que o armário-cápsula de primavera será um pouco diferente. Estou caminhando mais para o guarda-roupa “cápsula por si só”, com peças essenciais que atendam as diversas estações, e não vejo sentido em guardar aquilo que não vou usar no momento. Eu quero usar tudo o que tenho enquanto ainda me serve – basicamente isso. Talvez, quando meu peso estabilizar, eu pense diferente.

Algumas pessoas me perguntaram sobre a mudança da cartela de cores. A mudança se deu porque fui para uma paleta neutra (em termos de temperatura) e com maior profundidade, porque meu cabelo está mais escuro. São termos técnicos de quem faz análise de cores. Mais uma vez, quem fez esse trabalho incrível foi a Ana Soares. Ainda estou em época de redescoberta dos tons que ficam bem em mim, e um hobbie interessante é visitar algumas lojas quando tenho um tempinho para esse passeio descompromissado e experimentar peças sem a intenção de comprar, apenas para testar os tons e estilos diferentes em mim. Tem sido uma experiência bem legal e que recomendo a quem estiver buscando suas cores (e não puder/quiser pagar um profissional para fazer a análise) ou estiver buscando seu próprio estilo.

 

Gostaria de reafirmar esse trecho que escrevi no post anterior: “(…) eu acho que meu estilo é mais clássico mesmo, uma coisa meio french rocker tomboy, com muitas listras, trench coats, sapatos oxford e tecidos naturais contrastando com tecidos mais estruturados. E eu meio que quero aceitar isso, porém aprendendo a fazer boas misturas – uma calça de linho com uma linda blusa colorida de seda, talvez? Esse é o tipo de coisa que vou explorar um pouco mais adiante”. Esses dois meses de armário-cápsula de inverno têm servido para me mostrar como esse é o estilo que me sinto mais “eu” mesma. Tem sido um barato brincar com isso, com essas misturas. Outro dia eu estava com uma calça jeans e bota marrom, com cinto marrom, um pacote meio country. Experimentei uma blusinha de renda em uma loja e adorei a mistura (um boho menos afetado)! Quando eu faço esse mix, fico bem feliz – acho que meu estilo é por aí mesmo. E tem sido muito gostoso não descobrir, mas reafirmá-lo pra mim mesma.

Vou revisitar as peças do armário para falar para vocês como tem sido trabalhar com elas:

Das calças acima, duas não servem mais. Comentei que eu tinha também uma calça jeans que estava lavando (também já não serve). Comprei uma calça preta e duas calças jeans para substituir as três que deixaram de servir. Resgatei uma calça mostarda que estava guardada, que não servia antes e agora já estou quase perdendo, então estou aproveitando para usar.

Dos vestidos acima, dois já não servem. O azul do meio ainda estou usando, e resgatei dois que estavam guardados que antes não serviam, para substituir os dois que saíram.

Dos casacos pretos, todos estão servindo, com exceção do blazer. Substituí por um blazer branco, que comprei mês passado.

A blusa e os casacos acima ainda estão servindo, ainda que largos. Porém, dá para usar até o final do inverno.

Todas as camisas estão largas, mas a verde e a florida ainda podem ser usadas. A preta não. Resgatei algumas camisas que estavam guardadas e que eu preciso usar antes que elas não sirvam mais: uma vermelha, uma branca e uma rosa pastel.

Das camisetas acima, duas ficaram grandes demais. O restante estou usando.

A blusa bege está extremamente larga. Todas as outras ainda estou usando.

Outras compras da estação: duas blusinhas para fazer treinamentos (estava completamente sem opções), um cinto preto (perdi o meu também), uma pashmina cor de canela, um anel e um colar.

Mais alguém está fazendo armário-cápsula de inverno? Como vocês têm se saído?

Categoria(s) do post: Tecnologia

Tenho recebido uma quantidade enorme de mensagens com essa pergunta, então achei que seria mais eficiente escrever um post a respeito e usá-lo sempre como referência. Assim também tenho a oportunidade de esclarecer de maneira geral.

Queria dizer que não existe muito motivo para uma pessoa migrar de ferramenta. No meu caso, às vezes simplesmente dá vontade. Canso da cara de um aplicativo e quero testar outro. Foi mais ou menos o que aconteceu com o Todoist. Eu já estava usando a ferramenta há quase três anos e enjoei um pouco. Porém, vou ser sincera: não há um dia que passe que eu não sinta saudade de todas as funcionalidades do Todoist. Ainda acho que é uma das melhores ferramentas para ser utilizada por quem usa e por quem não usa o método GTD.

Eu quis voltar para o Evernote por dois motivos em especial:

  1. A versão instalada do Evernote me passa mais segurança que a versão instalada do Todoist (no Macbook). Pode ser algum bug para Macbook que até já pode ter sido consertado, mas às vezes eu acessava o Todoist offline em meu computador, e ele não abria. Nos computadores com Windows, ele abria normalmente (mas não uso computador com Windows). Então isso me chateava um pouco. Pode ser que eles já tenham consertado…
  2. Gosto muito da possibilidade de você inserir qualquer formato de informação dentro de uma nota do Evernote. Por exemplo: outro dia tirei uma foto com o celular de um produto em uma revista, que fiquei a fim de pesquisar mais a respeito. Essa nota no Evernote foi processada muito facilmente e fica claro para mim, ao acessá-la, do que se trata, porque a fotinho está ali. Você pode me dizer que no Todoist também dá para salvar anexos (e dá), mas a visualização é diferente. Eu sou uma pessoa essencialmente visual e essa variedade de visualizações faz diferença para mim.

Então, por hora estou usando o Evernote. Criei uma série inteira de posts para mostrar meu sistema nele, que você pode ver clicando aqui.

Agora, sinto muito a falta de alguns pontos infalíveis do Todoist, a saber:

  • Log de tarefas concluídas. Sei que dá para fazer no Evernote, mas optei por não fazer. No Todoist era automatizado e a consulta depois era bem fácil e rápida. É o que eu mais sinto falta. Porém, me pergunto se não existem maneiras mais eficazes de se fazer um log de atividades de maneira geral, e acho que é isso que preciso melhorar, e não sentir falta de uma funcionalidade do Todoist.
  • Marcar as tarefas como concluídas. Era tão gostosinho “tickar” uma tarefa!
  • As visualizações de ações com prazo para hoje e para sete dias. Imbatível. Me dava uma boa visão da semana como um todo. No Evernote eu consigo visualizar com os lembretes, mas não é igual.
  • A facilidade ao inserir informações. A sincronização do Todoist é fantástica. O visual é clean. Então, ao acessar pelo computador ou pelo celular, era muito fácil inserir, buscar e alterar informações de maneira geral. Eu sinto que o Evernote é mais robusto e pesado.
  • As cores das coisas (etiquetas, projetos, filtros). Quem usa o Evernote para Windows consegue manusear cores nos cadernos e etiquetas, mas eu uso Macbook e essa possibilidade ainda não é real lá. Logo, as listas ficam muito iguais, muito sóbrias. Sei que é totalmente subjetivo, mas sinto falta das cores.
  • A organização de um plano do projeto de acordo com o Modelo de Planejamento Natural do GTD ficava fantástica no Todoist. No Evernote, como a estrutura da nota é muito solta (e essa também é uma grande qualidade), às vezes fico incomodada pela falta de estrutura.

Quando as pessoas me perguntam que aplicativo elas devem usar para começar a se organizar, sempre recomendo o Todoist. Continuo acreditando demais no poder da ferramenta. Tanto que tenho até um curso bem completo para se organizar com a ferramenta. Já fiz testes de aprendizado com as pessoas usando ferramentas diversas, e nunca vi ferramenta mais fácil de se acostumar que o Todoist. Porém, preferências pessoais são muito particulares, e eu sou uma pessoa que gosta sempre de mudar.

Caso você tenha alguma dúvida sobre o tema, por favor, poste nos comentários. Obrigada!